淺析文檔一體化在企業檔案管理中的應用

楊 贇

（上海建材（集團）有限公司，上海 200032）

隨著信息技術與網絡技術的發展，計算機技術在文件與檔案管理中更廣泛的運用，打破了檔案管理傳統的工作流程，改變了計算機在檔案管理工作中長期處于單機運行，條目管理的狀況，使檔案管理工作有了新的飛躍。

隨著信息技術的廣泛應用，文檔一體化管理不再只是一種停留于理論的管理思路，更多的是在實踐中實施的一種管理方式和管理手段。實現文檔一體化管理，保證了文件信息不會被遺失或損耗，簡化了文檔管理的工作程序，提高了文檔管理的效率，更重要的是改變了文件的生成方式和載體特點，貫穿了文件的完整生命周期，實現了對文件處理的全程管控。

當前，文檔一體化管理系統已發展到一個成熟的階段，在各類企業工作中已有大量及長期的應用實例，其軟件系統技術功能成熟可靠，應用廣泛穩定。對于大型企業來說，基于文檔一體化的辦公自動化和信息化是現代企業的發展方向[1]。

首先，以文檔一體化系統為中心，以上海建材集團的文檔一體化系統實施為實例，淺析文檔一體化在企業檔案管理中的應用狀況。

1 上海建材集團文檔一體化系統發展歷程

2002年，上海建材集團正式上線啟用由上海啟明軟件公司開發的文檔一體化系統。該系統中的檔案管理模塊具有對網上流轉的收發文及其他內部文件進行登記、分類、整理、保管期限的劃分、歸檔目錄和案卷封面的打印、統計和檢索等功能，系統在公司內部的推廣應用范圍以文書檔案為主，推進了檔案管理工作的信息化進程。

初期在系統中搭建行政收發文、黨委收發文、工會收發文流程，逐步實現了這幾類文件的無紙化流轉和的數字化歸檔，借助檔案管理功能模塊輔助完成了這部分文書檔案的整理歸檔工作。

2005年，文檔一體化系統與信息發布等系統相整合成OA系統。

2010年，根據檔案工作的要求，提高檔案整理歸檔工作的工作效率，對整理模式進行了改革，由原來的組卷形式改為組件形式。文檔一體化功能模塊同步進行改造，新增了組件方式的檔案整理功能，也保留了對歷史組卷文件的查詢檢索功能。

2019年OA系統進行整體大規模改版，文檔一體化功能模塊同步進行更新。除了公文收發以外，將業務簽報、合同審批等業務流程也轉移到線上進行流轉審批。由此，使文檔一體化的應用范圍擴大，延伸到更多納入歸檔范圍的業務領域，進一步推動檔案現代化管理進程[2]。

2 使用文檔一體化系統下的檔案管理工作狀況

目前上海建材集團使用的文檔一體化系統是2019年OA更新后的版本，是OA系統的重要功能模塊。文書工作中文件的收發、流轉、審批等以及檔案管理中的“收、管、用”依靠文檔一體化提供的功能來實現，文件的整個生命周期在這個平臺上形成一個有序的整體。

在收發文中，黨政工各條線收發文在線上流轉。業務簽報、合同審批等其他流程也在系統中完成審批流。文件辦理完成和業務結束后由部門預填寫歸檔信息，進行線上歸檔。檔案部門在系統中接收到文件后審核歸檔信息并簽收。對于納入歸檔范圍但未在系統中流轉的文件采用內部文件補充登錄的方法著錄，并把文件內容掃描后導入系統。簽收完歸檔文件后，在系統中進行邏輯上的分類、整理、鑒定、排列、編目，由系統自動形成歸檔文件目錄。

在平時利用中，按查詢需求提煉題名關鍵字、歸檔年份、問題分類、保管期限等有關檢索條件，直接在文件層級上進行查找。通過多條件的不同設定和不同組合進行多次檢索，找準找齊。查閱以電子文檔為主，避免直接對紙質文件的翻閱和復印等接觸，降低了紙質原件受損的風險[3]。

3 文檔一體化系統應用的成果

從企業管理角度來看，通過用文檔一體化的管理系統的實施，規范了文件流轉、審批等業務流程，實現了文件及歸檔一體化信息存儲數據化。查詢利用電子化，提高檔案檢索效率。系統的應用提高工作效率，有利于業務流程的優化，有助于領導科學決策。文檔一體化系統在企業信息化、現代化管理中起到不可替代的重要作用。

在實際的檔案管理工作中，文檔一體化的管理系統的應用，徹底改變了傳統檔案的管理模式，使檔案收集完整齊全，整理、分類、鑒定、編目便捷。在利用過程中，使用計算機的檢索能力大大提高了信息檢索速度和精準度，避免產生遺漏。系統的應用同時也方便了檔案的統計工作，可對在使用文檔一體化系統以來系統中的歸檔文件進行多維度統計，輔助完成檔案統計年報的填報。

其次，現在部分企業的文檔一體化還停留在比較初級的階段，推進過程中也有不少問題，結合上海建材集團在實施文檔一體化的歷程分析在實施過程中重點關注的問題。

1）特別要重視領導在項目中的作用，獲取領導支持保證項目穩步推進。企業信息化建設是“一把手”工程，建立和完善符合檔案信息化建設要求的文檔一體化管理系統，要把文檔一體化作為企業信息化建設的一項基礎工作來抓。

2）要改變文檔管理的傳統理念，文檔一體化并不是一個僅僅與文件處理檔案管理相關的概念，它是一項融文書學與檔案學、管理學、計算機科學等多知識、多技術為一體的科學。

文件及其他業務的審批流及歸檔，需要文件管理部門、業務部門、檔案管理部門相互協調與溝通。文檔一體化是一個需要多個業務部門有機結合，權責分明，才能有效實施的系統工程 。

3）理解文檔一體化的管理理念和意義，從管理層面和操作層面同步革新，改變傳統的工作模式。制定文檔一體化條件下的文檔管理制度，以制度為支撐，確保系統的落地。選擇合理的時間點切入，全程管控、實時跟蹤。秉持“無紙化”的文件處理模式，流轉歸檔都以電子文件的形式操作。

4）文檔一體化管理在系統選擇上要慎重，要考量軟件開發方的技術水平，選用可靠性高、兼容性強、界面友好、智能程度高的可延續可擴展的平臺。在系統升級過程中，要保證歷年已歸檔文件的安全，數據遷移要完整，實現所有數據在同一平臺下的統一管理。

最后，探索文檔一體化未來在檔案信息化中的應用。企業信息化建設的過程中，實施文檔一體化管理是社會信息發展的結果，對于檔案管理的方法和手段產生了較大的影響。

如今，計算機行業的飛速發展為數字檔案室的建設及管理提供了有力的支持。建設數字檔案室成為企業信息化的目標之一，也是企業檔案管理工作今后發展的主流方向。數字檔案室是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數字設備為手段，基于網絡實現檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。

企業數字檔案室的規劃建設以文檔一體化為原則，文檔一體化系統的實施和應用為數字檔案室建設奠定了基礎。采用合理的方法和手段建立一個以文檔一體化為基礎的數字檔案室，推進檔案管理的信息化，實現檔案資源的高效利用，發掘檔案的資源價值和知識價值。

4 結束語

將文檔一體化在企業檔案管理中實施，促進檔案管理的自動化、規范化、科學化，提高檔案管理的質量與效率，提升檔案管理的整體性、準確性，保證檔案管理的工作質量，優化簡化檔案管理工作，最大限度保證檔案管理的安全性。 文檔一體化使檔案管理的質量水平提高，有效地增強資源的利用，促進企業的進步與發展。