人口普查檔案現代化管理工作分析

陳寶平

（山西省忻州市五寨縣普查中心，山西 忻州 036200）

人口普查資料涉及豐富信息，可以全面客觀地直接反映出人口年齡、性別、文化水平以及遷移、住房與婚姻等基本情況，為科學制定國民經濟與社會發展規劃，統籌規劃人民群眾的物質、文化生活，全面有效落實可持續發展戰略等提供關鍵性的基礎依據。目前，在國務院、地方各級人民政府的統籌規劃領導以及各級普查辦的全力組織下，第七次全國人口普查正如火如荼地全面開展。然而，人口普查工作所收集整理的具有機制的文件、影響或表冊等普查資料以及信息數據等資料總量十分巨大，使人口普查檔案現代化管理工作面臨著極大挑戰，為此，做好人口普查檔案現代化管理工作也成為重中之重，具有較大的現實意義。

1 人口普查檔案現代化管理的重要性

人口普查，其目的在于對人口分布、數量與結構以及居住環境等基本情況變化作出全面準確了解掌握，為科學制定國民經濟與社會發展規劃，統籌規劃廣大群眾物質、文化生活，落實可持續發展戰略，構建現代化社會主義，提供準確詳細的信息數據支持。同時，開展人口普查，同樣也為國民經濟發展、宏觀政策調整、制定科學發展規劃等方面提供關鍵性的基礎信息參考和數據支持。

我國屬于世界人口大國，人口基數大屬于基本國情，社會主義現代化發展建設階段，發揚社會主義民主，開展民生工作，均需基于準確詳細的人口數據，而人口普查也成為收集獲取人口信息數據的主要方法途徑。基于我國歷次人口普查的具體情況分析，檔案現代化管理可以基于計算機、信息技術等眾多科學技術，實現對人口普查信息資料的全面系統的采集、傳輸與處理、管理等，滿足社會各方面對人口普查信息數據的多樣性需求。鑒于此，人口普查檔案現代化管理也具有非常重要的影響和作用。

2 人口普查檔案整理歸檔原則

1）堅持以成文單位立卷。對人口普查檔案的全面仔細收集整理，屬于人口普查工作的關鍵一環，成文單位屬于文件材料的直接形成者，對文件材料形成規律較為數字了解。基于各級人口普查辦公室作為單位，對文件材料的全面仔細收集規范，存在明顯的便利性，可同人口普查辦具體人員崗位責任制形成直接掛鉤，確保檔案整理任務可以保質保量完成[1]。

2）實行“三步走”立卷法。第一步，文件材料收集和修復。針對上級下發以及本級產生的全部文件，可基于收、發文薄完成仔細收集，本級形成的全部文件，可基于專業組以及責任人完成單獨收集。關于鉛筆、復寫紙等起草書寫的全部文件與表格，需使用碳素墨水采取在此復制抄寫；第二步，分類組卷。基于擬定分類方案以及歸檔范圍，對收集整理的全部文件，采取初步分類立卷。第三步，編目裝訂。基于文書檔案所涉及的立卷程序，開展編號、編目和裝訂等具體工作。

3）保證文件材料齊全完整。關于各類文件收集整理，對上級下發文件進行全部收集的同時，還需對本級所涉及的文件采取仔細收集。切勿僅僅關注“紅頭文件”，而對其他相關文件予以忽視，對本單位所產生的全部文件資料，不論“紅頭文件”或是內部文件，均存在其保存價值，務必采取全部收集歸檔。由于各方來文有可能從其他地方發現找到，針對本機關所產生所有文件，僅僅為“只此家”，若出現散失，則難以進行彌補。

4）文件和表格分開立卷。整理立卷期間，對文件類與表格類的區分，基于制成材料所具有的多樣性，對通用文件同表格采取分開立卷。相同類型表格，確保同一問題案卷緊密佩列，或是對八開表與十六開表采取分開立卷，為檔案保管與利用提供便利[2]。

3 人口普查檔案電子文獻化管理

1）電子文獻檔案利用。針對檔案部門，電子文獻檔案可供利用的具體途徑主要涵蓋：（1）提供拷貝，通訊傳遞，直接利用，為有關人員提供打印件等；（2）利用對點轉播數據通信或聯結網絡；（3）以直接利用的形式，為使用人員提供有關技術支持，以檔案信息系統為主，選擇可直接利用信息資料，為使用人員提供有關的檔案信息資料。

2）電子文獻檔案管理。基于信息安全層面，對使用人員的管理，對提供利用載體的管理和使用中保密措施等管理。首先，使用權限審核。使用期間，系統對使用中身份是否合法和具體使用范圍作出自動判定，并實現對操作路徑的詳細準確跟蹤記錄。其次，拷貝提供和稅收。原則上，需避免對載體所儲存的所有電子文獻檔案都拷貝提供給使用人員，需利用技術手段避免拷貝文件可以進行再次復制，并對回收拷貝采取消除處理。最后，重視使用安全管理。切勿毫無原則性為使用人員提供所有使用方式，對提供拷貝制作，務必采取嚴格監督，對加密信息采取必要的加密處理，并對使用全過程采取全面跟蹤監控[3]。

3）電子文獻檔案建立。（1）全面普查案卷，去冗去凈。此為檔案管理規范化以及標準的關鍵初始步驟。檔案由于會出現重份或是不具備查考價值的文件，因此，應對價值較小文件采取有效剔除，方可確保現代化管理工作不會產生重復和效率過低等問題。（2）基于工作具體標準規范著錄工作。著錄屬于開展現代化管理的關鍵基礎，同樣是對輸入至計算機信息數據詳細精準產生直接影響的關鍵性前期工作。同時，《檔案著錄規則》也對著錄工作所涉及的最基本依據作出嚴格規范，需基于《檔案著錄規則》作為基礎依據，結合具體情況和計算機管理所涉及的技術標準，制定符合人口普查檔案著錄的具體細則。（3）統一分類號，確保檢索查全率。計算機檢索所具有的優勢特點，即可以滿足檢索的嚴格標準需求。為使檢索可以保證完整，分類期間，務必基于《中國檔案分類法》完成具體分類工作，基于人口普查實際情況，制定科學合理的具體細則。此外，分類期間，同樣需提高校審力度，對分類作出做到及時發現和校正。同樣需要經常性組織人員開展交流學習，統一標準、思想認識，確保前后標引保持一致，同類文件標引保持一致，使管理更加規范化以及標準化。 （4）規范題名，確保檢索查準率。檔案分類號確保檢索查全率，題名準確無誤確保檢索查準率。所以，確保查全率的同時，還需對查準率加以重點關注，著錄期間，需對題目采取統一規范。規范題名需遵循的原則和要點：第一，填寫題名項期間，應對機構簡稱加以嚴格規范，盡可能避免檢索期間遇到含混模糊、文不對題與無法識別等問題；第二，對題名具有的要素加以標準統一。基于計算機檢索的具體標準，著錄期間對題名所涉及的責任者與文中和事由進行逐個列出，必要情況下，還需添加人名、時間與地點等基礎要素。此外，可通過計算機單詞輸入多次輸出的功能，對關鍵詞項所設計的人名、機構和實踐作出單獨著錄，為后期制作分類目錄等檢索工具提供基礎依據[4]。

4 結論

綜上所述，第七次全國人口普查的全面大力開展，人口普查信息數據的檔案資料管理工作也面臨著極大的挑戰。為此，相關人員務必對現代化管理工作予以高度重視，對信息技術、云存儲與大數據技術等全新科學技術加以有效應用，從而提高人口普查檔案現代化管理工作的效率和質量，為國民經濟發展、社會發展規劃等提供關鍵性數據支撐。