科研單位檔案信息化管理探析

丁曉蕓 劉紅利

（上海空間推進研究所，上海 201112）

隨著社會的發(fā)展，檔案管理這項工作更加專業(yè)、規(guī)范。信息時代的到來為檔案管理工作帶來了機遇與挑戰(zhàn)。科研單位要與時俱進，加快檔案信息化建設(shè)，盡快實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動化管理，充分發(fā)揮出檔案資源的利用價值，更好地為科研工作服務(wù)。

1 科研單位加快檔案管理信息化建設(shè)的意義

1）提高檔案管理效率。科研單位日常工作中所形成的檔案資料涉及的領(lǐng)域較為廣泛，有的檔案存檔后經(jīng)常會被借閱查看。伴隨時間的流失，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案可能老化受損、丟失，并且傳統(tǒng)的人工管理模式會耗費大量的人力、物力，檔案管理質(zhì)量并不如意。實現(xiàn)檔案管理信息化，借助信息技術(shù)開展檔案管理能夠減輕工作人員的工作壓力，提升工作效率，而且檔案資料轉(zhuǎn)換為電子檔案存儲更方便，可節(jié)省不少檔案存儲空間[1]。檔案借閱者需要檔案資料時只需登錄系統(tǒng)輸入關(guān)鍵字就可篩選出很多文檔資料，也無需到檔案室就能借閱到所需 資料。

2）提高檔案管理質(zhì)量。在傳統(tǒng)人工管理檔案的背景下，科研人員在查閱檔案時往往會花費大量時間，而且搜索到的資料可能不是自己所需的內(nèi)容。檔案的頻繁借閱會讓檔案原件逐步受損，甚至導(dǎo)致部分資料丟失的問題。科研單位中的一些檔案具有機密性，要求保密處理。因此，檔案工作者應(yīng)增強責(zé)任意識與保密意識，檔案使用者也需樹立較強的責(zé)任意識。采用信息化管理模式，系統(tǒng)可直接記錄檔案的基本信息，包括保密程度、檔案內(nèi)容、借閱人員等內(nèi)容，防止檔案泄密與遭到破壞。同時，可及時對檔案做好維護保養(yǎng)工作，從而提高檔案管理質(zhì)量。

2 科研單位加快檔案信息化建設(shè)的對策

1）轉(zhuǎn)變觀念，注重頂層規(guī)劃設(shè)計。科研檔案是科研項目從立項到驗收整個過程的真實記錄，也屬于科研項目成果的重要構(gòu)成部 分[2]。可以說，檔案管理與科研院所的主業(yè)與發(fā)展有著密不可分的聯(lián)系。為此，科研單位必須高度重視檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，使科研檔案更好地服務(wù)于科研工作。單位領(lǐng)導(dǎo)需轉(zhuǎn)變觀念，高度重視檔案信息化建設(shè)的意義，給予充分的支持，做好檔案信息化建設(shè)的頂層設(shè)計與規(guī)劃，將這項工作作為單位同步發(fā)展的一項重要戰(zhàn)略任務(wù)。針對信息時代單位檔案管理面臨的不足，對檔案信息化建設(shè)的路徑做出科學(xué)合理的部署，梳理清楚每一步工作的目標(biāo)與工作重點，同時，把檔案信息化加入到考核體系中，引起單位全體人員的重視。

2）要完善檔案信息化管理的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施。要實現(xiàn)檔案信息化管理，科研單位必須盡快完善相關(guān)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施。所需的硬件設(shè)施主要包括掃描儀、電腦、相機、打印機、錄制音視頻設(shè)備等。要配備充足的電子檔案存儲介質(zhì)。電子檔案的存儲與安全均與存儲介質(zhì)有著密切的聯(lián)系，選用合適的存儲介質(zhì)是實現(xiàn)檔案信息化管理的前提。目前，電子檔案主要存儲在電腦系統(tǒng)中，在系統(tǒng)存儲之外多采用光盤存儲。光盤具有價格便宜、攜帶方便、存取迅速等優(yōu)點，但在存儲容量以及穩(wěn)定性方面都不及硬盤[3]。為此，科研單位檔案管理者需根據(jù)檔案保管要求選取合適的存儲介質(zhì)。比如，對于存取速度要求較低，存儲時限較短的檔案可選擇便宜的光盤存儲；對于需要長時間保存、要求嚴(yán)格的檔案可選取穩(wěn)定性較強的存儲介質(zhì)保存；對于珍貴檔案資料應(yīng)選擇專用的、穩(wěn)定性好的存儲設(shè)備存儲，或直接改為紙質(zhì)檔案保存。此外，科研單位應(yīng)積極完善檔案管理的軟件環(huán)境，配齊相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施與檔案管理系統(tǒng)，促進單位檔案局域網(wǎng)自動化集成水平的提升，為檔案信息化管理創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境。

3）重視檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。科研單位檔案數(shù)據(jù)庫信息主要源自館藏檔案資料與收集的電子文檔。將這些檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，分門別類構(gòu)建相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫。然后借助大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對檔案信息進行深度挖掘，精準(zhǔn)掌握檔案需求，提供精準(zhǔn)服務(wù)。這有利于增強用戶對檔案管理的滿意度，充分反映出科研單位檔案資源的利用價值。比如，對檔案借閱者信息采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，提取用戶的信息需求，查閱其訪問服務(wù)器時的日志文件跟蹤其行為，分析其需求，給予針對性的檔案利用服務(wù)[4]。同時，可對用戶的瀏覽記錄與統(tǒng)計檢索進行分析，借助統(tǒng)計學(xué)分析技術(shù)搜集用戶點擊檔案目錄的概率，將點擊率較高的檔案進行專門的電子化處理。挖掘用戶檢索檔案時的關(guān)鍵詞，補充數(shù)據(jù)庫的檢索關(guān)鍵詞，以進一步提升查閱速度。

4）注重電子檔案的安全管理。信息時代為我們的生活帶來了很大的方便，但同時也潛藏著較多的安全隱患。科研單位檔案管理已基本完成信息化建設(shè)，檔案形式包括紙質(zhì)檔案與電子檔案。電子檔案雖然管理方便，但如果丟失、受損將給科研單位帶來嚴(yán)重的損失。為此，科研單位檔案管理部門要特別重視電子檔案的安全問題，采取必要的安全管理措施。第一，運用防火墻技術(shù)，選用好的殺毒軟件，定期對管理系統(tǒng)進行升級、補漏洞。第二，對檔案資料采取加密管理辦法，劃分不同的權(quán)限，防止無關(guān)人員查看資料，盡量防止檔案資料被泄露。第三，加強檔案的備份管理，對于比較珍貴、重要的檔案信息可在電子檔案的基礎(chǔ)上配合紙質(zhì)文檔保管，采用這種雙保管的方式最大限度保障檔案信息的完整性與安全性。第四，增強檔案從業(yè)者的安全風(fēng)險意識，通過安全學(xué)習(xí)增強檔案安全觀念，提升防范檔案風(fēng)險的能力，熟悉檔案安全風(fēng)險常見形式與對策。

5）重視對檔案從業(yè)人員的教育與管理。檔案信息化建設(shè)離不開一批優(yōu)秀的檔案管理人才，不僅要熟悉檔案管理專業(yè)知識，也要了解科研單位的相關(guān)業(yè)務(wù)知識，而且要能熟練運用電腦與管理軟件，方能滿足信息時代科研單位檔案信息化建設(shè)的要求。科研單位可根據(jù)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃確定長期與短期的檔案人才教育方案，經(jīng)常組織從業(yè)者接受學(xué)習(xí)培訓(xùn)，了解前沿的檔案專業(yè)理論知識與信息技術(shù)，提升檔案信息化綜合素養(yǎng)[5]。其中，要重點培養(yǎng)從業(yè)者的檔案安全意識與服務(wù)意識，熟悉防范信息安全事故的方法，熟練運用數(shù)據(jù)信息分析技術(shù)，充分挖掘檔案的利用價值。單位可完善相關(guān)人才激勵措施，改善檔案人員的薪資待遇，提供一些外出學(xué)習(xí)深造的機會，充分調(diào)動從業(yè)者的學(xué)習(xí)熱情與工作積極性。針對優(yōu)秀檔案人才、信息技術(shù)人才匱乏的現(xiàn)狀，科研單位可從高校、社會上招聘一些符合條件的復(fù)合型專業(yè)人才，使單位檔案管理隊伍整體素質(zhì)得到改善。

3 結(jié)語

總之，信息時代對檔案管理提出了新要求，科研單位要與時俱進，高度重視檔案信息化建設(shè)，建立健全檔案信息化管理制度，完善相關(guān)軟硬件設(shè)施，重視人才建設(shè)，進一步推進檔案管理信息化建設(shè)，充分發(fā)揮出科研檔案的利用價值，推動科研單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。