新時期下醫院檔案管理信息化建設策略

李 婷

（棗莊市中醫醫院，山東 棗莊 277000）

醫院檔案涵蓋了財會檔案、醫療檔案、病例檔案、科技檔案、人事檔案以及行政綜合檔案等，上述這些檔案信息一方面是醫院開展各項活動的原始憑證，真實記錄了醫院的發展歷程，另一方面也為科研攻關和醫院臨床醫學研究提供查參考資料。據此，在新時期下醫院要認識到檔案管理信息建設的重要性，分析當前存在的問題，通過多管齊下，抓重點、補短板、強弱項，推進醫院檔案管理信息化建設，發揮檔案信息的功效，提升醫院社會效益和經濟效益。

1 當前醫院檔案管理信息建設面臨的弊端

1.1 缺乏完善的信息化基礎設施

在新時期下雖然大部分醫院都堅持與時俱進，引入了一些檔案管理設備和技術，然而受多種主客觀因素的影響，在當前檔案管理工作部分工作人員還要延續傳統檔案管理模式，并沒有從思想層面認識到檔案管理信息建設的重要性，沒有構建局域網，自然檔案信息共享就成紙上談兵，無法落到實處[1]。另外，受傳統墨守成規的思想，雖然醫院加大了基礎設施建設投入力度，但是總的來說，信息化建設硬件和軟件還有待完善，制約了檔案管理工作信息化建設歷程的發展。

1.2 缺乏健全的檔案管理機制

制度是一切行為的準繩，是醫院檔案信息化工作有序開展的基礎。雖然大部分醫院都制定了信息化管理制度，當前由于制度存在弊端，缺乏制度性和規范性，如同擺設，檔案管理工作缺乏規范的制度依據來開展工作，因此在系統的使用過程中出現不嚴謹、隨意、缺乏安全意識的現象，一旦出現問題，大家就相互推卸，無法追責。

1.3 檔案管理人員素質有待提升

受多種因素的影響，部分檔案管理人員身兼數職， 加之年齡層次偏大，無法做到與時俱進，知識面較為匱乏，特別是檔案管理知識，信息化技術水平較低，綜合素養有待提升，無法滿足醫院檔案管理信息化的要求，制約了醫院檔案信息化建設歷程，導致檔案信息化建設工作不盡人意[2]。

1.4 缺乏統一的管理技術標準

在新時期下醫院重視檔案的信息化建設工作，并制定了一些制度，然而這些制度缺乏明確的要求和規范，如同擺設，缺乏執行力，抱著“僥幸”心理，敷衍了事。另外，由于檔案信息化管理缺乏管理技術標準，檔案管理人員只能根據自己的工作經驗，對醫院內部價值特別高，重要檔案進行編號、歸檔處理，導致檔案管理局面較為 被動。

2 新時期下醫院檔案信息化建設策略

2.1 正本清源加強投入，引入軟硬件配套設施

醫院要從思想上正本清源，加大對檔案信息化管理的資金投入力度，引起所需的軟件、硬件信息設備，夯實醫院檔案信息化工作的順利有序開展。另外，醫院還需立足實際，加強現有網絡建設的同步進行，實現醫院檔案資源的優勢互補。比如，醫院可以基于科學規劃檔案網絡使用權限上，堅持以檔案管理部門為中心，對各個科室的電腦進行內部聯網處理，進而將各個科室的信息數據統一到醫院內部檔案信息統信息平臺上，檔案使用者就可以根據自己的需求，在醫院內部任何的一臺計算機上，查找所需檔案資料，實現檔案資料的信息 共享。

2.2 完善檔案管理制度，規范檔案管理工作

常言道“無規律不成方圓。”為完善檔案管理信息化制度，醫院要立足于檔案管理工作需求和實際情況，建立健全檔案管理制度，依托制度促進檔案管理工作人員認真履職，根據制度加強各個科室的信息化檔案傳輸，共享檔案，有條不紊地開展檔案信息化管理工作，比如，收集、整理、歸納、存儲等工作，提升檔案信息化管理的質效，為醫院的穩健長遠發展保駕護航。此外檔案管理人員在調閱檔案的時候根據數字檔案管理制度要求和規范，開展工作，規避檔案丟失、遺失或是信息泄露情況的發生，提升檔案管理質效。

2.3 加強培訓教育力度，提升人員綜合素養

人才是醫院穩健長遠發展的內核，檔案信息化管理工作也不例外，加強醫院檔案管理信息化人才隊伍建設，有助于推動醫院檔案信息化的前進方向。因此，醫院在進行檔案信息化管理的過程中，要聚焦當前醫院檔案管理工作發展形勢，堅持以知促學，以知促行，加強學習，特別是理論知識和信息化技能學習，通過多措并舉，提升自身信息化技能水平。醫院要通過“走出去，引進來”，定期加強對檔案管理人員的培訓，讓他們認識到檔案信息化的重要性，不斷提升自身技能，做好檔案信息化建設中的每項工作。此外，醫院還要成立信息化系統維護小組，定期加強培訓，促進其信息化操作處理水平的提升，確保檔案管理系統的穩健運行，夯實檔案信息化發展的基礎。

2.4 加強電子歸檔力度，做好安全管理工作

首先，醫院檔案管理應注重規范性，實現各類檔案資料的電子化、統籌化，即各科室檔案應統一納入醫院檔案室管理之中。其次，醫院檔案室針對所收集的檔案資源，應實施相應的技術處理，設置其檔案權限為“只讀”文件，使檔案資源具備原始性，使其具備后期的可行性及參考價值。再次，注重對檔案數據處理效率的提升，即醫院應結合實際情況，加強檔案管理信息體系建設，依托豐富的資金、設備及技術的支持，提升在檔案管理電子化、數字化轉型速度，真正實現管理效能的提升，既促進無紙化辦公目標的實現，又能夠降低醫院辦公資源消耗，發揮檔案管理信息化的優勢功能。最后，增強檔案信息利用效率，借助醫院檔案信息管理系統，形成檔案信息共享機制，通過系統平臺的檢索、借閱及上傳等功能，加速檔案資源的處理速度，并及時向需求者提供海量資源，使檔案能夠得到更加高效利用，形成便捷化的檔案管理模式，從根本上提升檔案管理信息化質量。

3 結語

總之，醫院檔案管理對醫療發展至關重要，而檔案管理信息化則是未來的潮流和趨勢，醫院開辟檔案管理信息化路徑是時代的必然選擇。因此，醫院在檔案管理中應深刻挖掘信息化優勢，通過資金、技術及人才等維度的保障，不斷提升檔案管理效能，制定契合于醫院發展的檔案管理模式，適應未來檔案管理領域的新任務、新要求和新挑戰，全面促進醫院檔案管理工作高質量發展。