在大數據時代，如何運用云數據平臺助力學校檔案管理工作

馬建國

（青島電子學校，山東 青島 266071）

當前互聯網以及信息化產業技術深刻地改變了人們的生產生活以及學習方式，大數據技術的應用使得人們可以根據大量數據進行特點分析以及規律化查詢，相對于學校檔案管理來說，大數據不僅能夠為學校帶來更加高效的工作模式，但是也會帶來一定的挑戰，只有充分了解大數據技術平臺的特點，才能對挑戰提出應對策略[1]。

1 大數據的特點分析

由于互聯網的快速發展，社會生產必定會產生大量的數據，但是學校在面對檔案管理數據時單靠人工，無法對所有數據進行有效接收及處理分析，而大數據技術則是通過相應的手段對海量的技術進行分析處理，并能夠根據個性化需求，挖掘相應的數據價值，并為后期的決策以及信息管理打好基礎。傳統的學校檔案大部分以紙質材料為內容載體，包括文本及數據信息等，但是隨著當前多元化經濟的發展，大數據中的視頻、音頻、文本以及數據結構同時發展，因信息的獲取和整理帶來了一定難度，而大數據的技術特征首先可以進行規模化的信息數據收集，并將不同源頭的信息書及進行匯總，具有一定的時效性。其次，大數據技術的信息收集，打破傳統的分類模式，可以將網頁、圖片、視頻、文本等進行綜合歸類，讓學校檔案信息收集整理形式更加豐富。最后，大數據技術可以將收集的信息進行價值分析，根據學校教育管理需求將具有潛在價值的信息整理挖掘，提高信息的利用效率[2]。

2 數據時代學校檔案管理的發展趨勢與問題

檔案管理就是對檔案信息進行收集、整理以及服務利用，而信息化檔案管理則是通過現有的信息化技術以及互聯網技術等對檔案信息資源進行虛擬化的歸納收集整理，同時信息化建設也需要從多個方面進行考慮，例如信息化基礎設施信息化人才培養以及信息化設備的維護與更新。學校檔案管理包含的內容繁雜，隨著當前社會朝著多元化的方向發展，學校檔案管理的標準和要求也越來越多，在檔案管理的最終目的是服務學校教育管理，在云數據平臺的加持下檔案管理工作可以有效提高工作效率，同時也能將多元化的檔案信息進行融合，改善原來傳統檔案管理的運作模式，更對檔案查詢、檔案調取、檔案檢索提供了便捷性[3]。

當前隨著市場化經濟快速發展，學校的數據統籌能力、數據整理能力及數據分析能力等直接影響學校的目標制定以及未來發展方針，而檔案管理形式則決定了學校未來的發展。當前人們對互聯網技術較為依賴，很多數據信息需要通過互聯網進行收集和統計，傳統的紙質數據收集方式無法對海量數據進行系統化收集，互聯網中所產生的數據信息非常龐大，依靠傳統的模式無法對信息價值進行挖掘，而且學校所需的數據來源眾多，信息廣泛種類繁雜，在整理歸納上有一定的困難。例如人力管理、技術方案、設備信息等，都需要學校跟自身需要進行有效價值探索，只有充分利用云數據平臺，才有利于學校的未來發展規劃[4]。

3 運用云數據平臺助力學校檔案管理的策略

檔案管理是學校現代化建設的重要環節，同時檔案管理也需跟著社會技術發展形勢進行更新，計算機已經與當前人們的生產生活以及學習深度融合，同時也為檔案信息化管理指明了方向，信息化建設可以提高檔案管理的工作效能，同時也減少了傳統檔案的占地空間，在信息檢索方面也更加便捷快速使未來檔案管理的重要發展方向[5]。

1）充分發揮云數據平臺優勢。傳統的學校檔案管理模式無法適應當前大數據發展趨勢，檔案管理部門必須促進自身的網絡數字化發展，利用互聯網以及信息化技術優勢發揮原始檔案的自身效能，利用云數據平臺整合檔案資源。學校檔案管理的主要功能不僅是要對信息資料進行收集整理，而且充分發揮檔案信息的潛在價值，但是傳統的檔案管理模式在查詢收集方面十分不便，信息化檔案管理方式讓檔案信息資源以虛擬數據的形式存儲。隨著當前信息化產業的快速發展，學校的很多信息都會需要通過互聯網進行存儲和運輸，因此學校在這樣的背景下需要提高云數據平臺的綜合分析以及整合能力，根據數字化的市場動向進行合理科學的綜合分析，為學校的優化檔案管理提供數據支持。學校要改變傳統檔案管理模式，注重更多的信息來源挖掘，以此提高學校的核心競爭力[6]。

2）加強檔案數字化資源庫建設。加強學校檔案云數據平臺管理需要從軟件和硬件兩方面入手。首先，在硬件方面需要注重檔案管理、設備更新以及原有設備的外接拓展，未來的數字化發展具有較大潛力，因此學校檔案管理在設計之初，硬件就不能匡定在具體范圍內，而是要注重技術的革新以及拓展，同時由于當前檔案信息的多元化，因此要注重多樣性多媒體信息技術與3D技術的結合，這樣有利于將傳統的學校檔案信息進行轉換，同時也能豐富檔案管理的綜合效能。其次在軟件方面應該注重相應檔案管理的應用程序開發，根據實際需求結合智能化技術將查詢方式、調檔方式以及存儲方式以更加多元化的形式開展，促進學校數字化檔案建設快速發展。

3）建立多功能云數據檔案平臺。多功能云數據檔案平臺是學校檔案管理的重要組成部分，隨著學校信息化檔案管理建設的逐步開展，多功能云數據檔案管理平臺不僅可以為相關需求群體提供便捷舒適的閱覽環境，同時也能加快信息的傳播與共享。建立多功能云數據平臺時，要針對學校教育管理需求以及檔案管理工作特征進行分析，注重網絡咨詢以及檔案檢索等服務，加快自身的服務效能，打破時間與空間的限制，為師生提供更多便利，同時也要注重傳統檔案的電子轉化，讓多功能數據資源更加豐富，以滿足學校發展需求。

4）提高教職工的信息化綜合能力。隨著當前互聯網技術不斷的向上發展，在學校相關部門中的檔案管理工作，必須提升相關人員的綜合素養，以適應現代技術的快速應用。首先，建議學校檔案管理部要注重自身新鮮血液的引進，例如與各大高校的計算機專業簽訂就業協議，以專項培養的方式為部門做好人才儲備，年輕人也能為檔案管理帶來更多的創新性思想，對于學校檔案管理的未來發展具有重要意義。其次，學校檔案管理部門要注重原有職工的綜合能力提升，可以采用定期培訓的方式促進業務能力成長，學習有關信息化的技術，尤其在設備維修應用檢查等方面要結合工作實際進行自我能力提升。

4 結語

綜上所述，隨著科技的快速發展，檔案管理數據化建設是未來的必然發展趨勢，學校相關工作人員應充分認識到信息化云數據平臺的重要性，從硬件和軟件兩個方面進行資源建設，并注重多功能云數據平臺的服務功效，提高學校檔案管理人員的綜合素質，使檔案管理信息化水平提升到一個全新高度，促進學校檔案管理的全面發展。