醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值

朱琛琛

（河北省皮膚病防治院，河北 保定 071000）

人們生活水平不斷提高，更加重視健康問題，檔案是醫院管理中一項重要工作，是醫院各項工作順利進行重要的途徑，因此做好檔案管理工作至關重要，在進行醫院檔案管理的過程中，引入信息技術完善檔案管理系統，提升檔案信息化建設的價值，提高檔案信息管理的效率和服務水平。

1 醫院檔案信息化的核心內容

醫院進行檔案信息化管理的注意事項：1）全面做好紙質記錄，為信息化建設提供基礎依據；2）完善醫院內部人員的人力資源管理，促進檔案信息化建設的有序進行；3）整理醫院內部化驗、檢測等檔案，轉換成信息形式的文件儲存；4）整理醫院中的各種儀器、后勤及設備等檔案，使檔案信息更全面；5）整理好所有患者的病例、處方信息。6）整理醫院內部各類型的反饋信息，均以信息化的形式儲存[1]。

2 檔案信息化建設的作用及價值

1）檔案信息化建設可促進醫療事業發展。我國醫療體系不斷完善，促進醫院的快速發展，醫院每天都會有大量患者，產生大量患者信息，為了提高醫護人員的工作效率，醫院應引入信息化檔案管理系統，方便醫護人員快速獲取患者信息。檔案信息化建設可提高醫院各項工作的有序進行，進而完善醫院內部管理體系。醫院服務于患者的重要基礎是信息化管理，進而為社會作出更大的貢獻。通過網絡進行信息化管理較傳統的紙質檔案管理手段更方便，進而提升醫院信息化管理水平。如，信息化管理可取代傳統手工記錄，如掛號、繳費時，使用就診卡時，掃描條形碼即可獲取患者的化驗、檢查等資料信息，信息化管理方式可有效地縮短患者就診時間，提高醫護人員的工作效率。

2）提高醫院管理水平。檔案信息化建設要以檔案資料為基礎。在醫院管理方面，應根據檔案信息制定相應策略，如在病房后藥品區域管理方面，應根據檔案中的標準條框采用相應的措施。傳統人工查詢和記錄方式會給醫院管理工作帶來更大的工作量及壓力。檔案信息化建設，可使患者在就醫時將個人信息、患病信息錄入就診卡內，診治過程中，醫生可通過系統顯示的信息結合當時的病情快速進行診治。在住院病人管理方面，錄入病人的入院、藥物治療、治療過程各項指標檢查記錄等，應用相應的診治方案，幫助病人快速恢復健康。在出現相似病情患者后，醫生可以調取相關資料，進而提升治療效率。在醫院日常工作中，管理人員可隨時登錄系統，查看病例報表、工作會議記錄、人員流動狀況等，通過降低檔案管理的難度系數，可促進醫院管理工作的順利進行。檔案信息化建設可以確保信息數據的準確性，進而確保醫院管理工作的效果。在醫療行業競爭激烈的環境下，醫院除了加強醫療器械的配置外，還可通過建設檔案信息化來提升醫院的服務治療及管理水平，提高醫院的整體競爭力[2]。

3）醫院檔案信息化可提升管理者的水平。將信息化技術引入檔案管理中，既能簡化管理工作流程、提升管理效率，還可提升檔案管理者的管理水平。檔案信息化管理需要各種計算機技術支撐，使管理流程步入正規化、流程化，有利于管理者掌握更多先進的管理方法及管理技術，在不斷的管理過程中，持續提高其管理水平。

3 醫院檔案信息化建設的策略

1）提高醫院對檔案信息化建設重視度。檔案的信息化管理與各項工作是否能夠順利進行有關，因此，醫院內部相關人員皆應重視檔案信息化建設工作，使此項工作更加完善。醫院管理者對檔案信息化建設應有高度的認識，并全力支持信息化建設的力度，為檔案信息化建設提供所需的信念、物質基礎。在醫院檔案管理工作中，應及時做好工作中的反饋，全面重視檔案信息化建設，加速其構建完成。

2）確保錄入的檔案信息準確無誤。醫院檔案管理信息化建設初期，需要檔案管理人員將紙質檔案錄入計算機系統中，該工作是信息化工作的重點，若管理人員在錄入時未能保證信息的真實性，會造成后續的檔案管理出現失誤情況。因此，要求檔案管理人員應認真核對錄入的信息，確保信息的真實性，進而保證后續工作順利進行。

3）優化醫院信息化檔案管理系統。醫院檔案信息化建設中，應結合醫院的內部實際情況，建立完善的管理系統，并進行不斷地更新與優化，達到不斷提高檔案管理效率的目的。充分利用管理系統，為醫院各部門的各項工作提供有利支持。在進行管理系統優化的過程中，應進行各部門間會議討論，進行有效的溝通交流，互相合作。同時應在醫院內部建立檔案信息安全監管部門，便于解決檔案信息化建設期間出現的狀況及系統的日常維護與管理，及時對管理系統進行優化，確保信息化軟件的安全運行。

4）加強醫院檔案信息化管理安全工作。醫院檔案管理引入信息化技術，雖然能提高工作效率和服務質量，但安全性方面仍存在弊端，在醫院信息化檔案管理過程中，管理系統若遇到黑客入侵，檔案信息可能會被盜取或被篡改，極大影響醫院檔案信息的真實性與完整性，因此，在進行檔案信息化建設的過程中，應重視信息安全性問題，將機密文件進行加密處理，不斷提升檔案的安全等級，最大程度的確保醫院檔案信息的安全及完整。

5）嚴格執行檔案信息化建設的基本原則。在醫院檔案信息化建設過程中，檔案管理工作人員，應嚴格遵守以下原則：（1）標準性原則。在檔案信息化建設過程中，需確保每個流程具備一定的標注性及規范性。（2）實行歸檔雙軌制。為了提高檔案管理工作水平，檔案管理人員還應實行歸檔雙軌制，通過雙重保證來提高檔案管理工作水平。（3）應進行長期管理。因檔案信息具有非常重要的作用及價值，在檔案信息化管理工作中應始終遵守長期管理的原則，將管理工作貫穿始終，全面落實信息化管理工作，充分發揮檔案信息的價值[3]。

6）提升檔案管理人員的綜合素質。在檔案管理工作中，檔案管理人員是此項工作的主體，檔案管理人員的自身的工作能力及綜合素質直接影響著檔案管理工作的效率，因此，在信息化建設過程中，應執行相應的措施來提升管理人員的綜合素質，實踐中可從以下方面進行：使檔案管理人員對信息化建立正確的認知。若想使檔案信息化建設能順利實施，首先應確保檔案管理人員樹立正確的信息化意識，進而重視信息化管理工作，將管理職責落實到每個管理人員身上。其次，給予檔案管理人員相關的培訓。可開設信息化管理的知識講座，培訓檔案管理人員全面掌握信息化管理技術，全面提升檔案管理人員的綜合素質。最后，在培訓中可提升檔案管理人員的道德修養，避免管理人員因個人利益而影響檔案管理工作的質量。

4 結語

綜上所述，醫院在檔案管理過程中，引入信息化管理取代傳統的檔案管理方式，將信息技術應用于醫院檔案管理工作中，管理人員應樹立信息化管理的意識，培訓檔案管理人員相關信息化知識，保證信息化管理系統的安全性，提升醫院檔案管理工作效率和質量，有利于促進醫院長遠發展。