提升事業單位檔案管理信息化水平的策略研究

劉 娜

（滕州市職業技能鑒定中心，山東 滕州 277599）

信息技術的出現以及計算機設備的普及，讓事業單位的檔案管理工作者有了新的工作模式與挑戰。適應社會發展的趨勢，做好檔案管理工作的信息化改革與建設，積極推進電子檔案體系的建立，實現檔案信息共享目標，才能滿足事業單位的發展需求。更換工作模式，提供信息化的檔案管理服務，還需要每一位一線工作者思想的轉變，行為的落實。

1 營造檔案管理信息化改革良好氛圍

對習慣于傳統檔案管理工作模式的所有人來說，檔案的信息化建設以及后續的數字化工作手段，是極為復雜的工作。在事業單位的發展過程中，決策者與各位一線工作者對檔案信息化建設的態度，決定了實際改革工作的順暢度。

首先，事業單位的決策者要給予檔案管理工作的信息化改革充足的重視。決策者觀念的及時轉變，能夠提高檔案管理信息化建設工作的重要性，引起其他工作人員的重視。在日常會議與工作安排中，將檔案信息化建設納入其中。在會議中共同學習有關于檔案信息化的新思想、新方向，展望與前景。鼓勵每一個部門的參會人員，說出自己關于檔案管理工作的實際建議。在單位內部的宣傳工作上，加大檔案信息化工作的宣傳力度，做到眾所周知。其次，檔案管理工作者要轉變工作理念。對檔案信息化建設工作來講，檔案管理人員是最為直接的參與者。他們的個人觀念，直接影響了檔案信息化建設的實際效率與最終結果。打破傳統工作模式的限制，共同學習檔案信息化建設的必要性與具體方法，了解新型工作模式與工作所需要的具體技能。通過自主學習，成為可以實施信息化檔案管理工作的新一代檔案工作者。另外，事業單位內部其它部門也要順應檔案信息化發展的變化。檔案是單位內部的重要資源，用處諸多。每個人都可能成為檔案資源的使用者。當檔案信息化后，使用者所持有的檔案信息形式也會發生變化。在檔案信息化過程中，各部門需要配合檔案管理部門完成信息的收集、歸納與電子化。讓檔案相關者了解信息化的便利，盡最大可能配合檔案管理部門，才能實現檔案信息化管理的最終目的。

2 加強檔案管理人員工作素養水平提升

檔案的信息化管理，是一項復雜的革新工程，更是專業要求相當高的實操工作。具有技術性與專業性的工作，需要專業性人才來完成。對于當代檔案管理人員來講，只了解檔案管理的專業知識遠遠不夠。信息化過程中，計算機技術、互聯網知識、相關設備的正確使用方式、故障應對方法等，都成為必要工作知識與技能。面對新的工作挑戰，事業單位要做好檔案管理人員的培訓與再教育工作。

首先，加強定期專業知識培養。信息化背景下，檔案管理人員需要充實個人專業知識，不斷參與學習。定期的集體培訓，選擇具有針對性的內容開展快速再教育，有利于檔案信息化建設工作的快速落實。針對檔案管理人員的現有專業知識與計算機操作水平，做好計算機應用教育，豐富他們的信息網絡知識。重點了解電子檔案制作方法，接收方式與保管、應用過程中應當注意的問題。將這些培訓內容與實際檔案管理工作結合在一起，一邊應用一邊鍛煉，在應用中發現問題，主動參加培訓。在檔案信息化建設的特殊時期，做好人員專業知識考核工作。每次培訓之后，要通過項目實操或者筆試方式，了解其培訓成果，不為之后的檔案管理工作留下任何隱患。其次，加大檔案管理工作人員隊伍建設。在當前的檔案管理隊伍基礎上，積極引入一些更專業的信息技術人才，作為高級技術人員參與到檔案信息化建設工作中。網絡技術人員，就像一顆定心丸一樣，為大家提供設備維護服務與網絡安全保障服務，讓檔案信息化改革順利進行。

3 提供充足的檔案管理信息化建設資金

檔案信息化建設，不僅需要思想支持、專業知識，資金支持也是必不可少的。與傳統的人工管理模式相比，信息化管理工作需要使用更多且更為現代化的設備。

首先，做好硬件設備的更新。對于當代檔案管理工作者來講，計算機、掃描儀、打印機等，都是必不可少的設備。利用現代化的方式實施檔案的高效管理，一定要有智能設備的支持。以硬件設備為基礎，檔案管理者才能將各類紙質檔案資源，轉變成為電子檔案，更好地收集、分類、保管、調用與共享。每一個環節，都離不開這些硬件設施。加大資金投入，在第一時間采購規格合理的設備，是完成檔案信息化管理目標的第一步。其次，做好軟件的更新。檔案的信息化，不只是將紙質資料轉變成為電子資料那么簡單，之后的收集、歸檔、使用與共享，也都需要依托互聯網、計算機設備完成。這種一體化的信息處理工作，需要得到文檔處理軟件的支持。在建立檔案信息數據庫的過程中，檔案管理者要根據一定的標準做好檔案信息的整理，并設計檢索標簽，更好地單位提供檔案信息的調用與共享服務。除了基本的操作，還需要對檔案信息進行加密處理，備份處理。在技術人員的建議下，購買適合單位檔案信息工作需求的相關軟件，并定期做好軟件的更新與維護工作，才能使檔案資料發揮其本身的作用。

4 改變檔案管理工作具體方法流程

有了信息技術依托，檔案管理工作方式會發生較大變化。當代檔案管理工作者，要認識到傳統管理方式的優勢與不足，傳承人工檔案管理的優勢，將其信息化管理手段的便利結合在一起。不得全盤否認傳統的工人管理模式，也不得用信息手段代替所有。

首先，做好檔案信息的搜集工作。在以往的檔案信息搜集工作中，檔案管理者要綜合考慮人力檔案、工作檔案、單位歷史文化檔案等內容，逐個尋找對應負責人，盡可能搜集全部信息。有了網絡平臺，檔案管理者可以尋得各部門負責人的協助。各部門內部以星期為單位，整理好每時期新產生的、需要存檔的資料。將紙質原件上交，電子版發到檔案管理部門郵箱，做好重要級別標注。用了信息技術的幫助，檔案信息的收集工作變得簡單且便利。其次，做好檔案信息的分類與保存。在各部門的協調下，檔案信息得以初步分類。檔案管理者要再次從專業角度出發，對檔案信息進行有效整理。按照檔案歸檔要求進行二次處理，讓每一位紙質資料都有對應電子文件，每一份電子文件都有具體歸納日期與來源標注。最后，做好檔案信息的調用與共享。利用檔案信息數據庫，幫助使用者在第一時間找到關鍵檔案文件，并按照單位內部要求完成調用與共享。

5 結語

綜上所述，借助計算機設備與網絡環境改變檔案管理工作方式與思想，做好事業單位內部文件數字化轉變，對事業單位各項組織工作的落實有積極促進作用。深化對檔案管理工作信息化的認知，提供良好氛圍，支持檔案管理者的改革工作，讓現代化的檔案管理工作方法為整個單位服務。