論國有企業檔案管理信息化建設

張健森

（國網陜西省電力公司延安供電公司，陜西 延安 716000）

1 檔案信息化管理的重要作用

1.1 提高檔案管理的服務質量

傳統的檔案管理方法因為存儲量大、信息分散復雜，管理人員對歸檔的文件進行信息的提煉和綜合編研處理很困難，并且檔案的質量受人為因素影響較大，長時間保存易出錯。然而，信息技術的快速發展為提高檔案管理水平、創新服務方法提供了有力的技術保證。目前，可以利用互聯網平臺拓展數據來源，及時采集準確的信息，極大地提高了信息收集效率，同時還能縮短檔案歸檔流程，通過對各種信息的分類與整理，建立起對應的數據庫，可以為后續快速準確查閱，提高工作效率。

1.2 促進檔案管理的標準化建設

首先要健全檔案管理體系，并進行有目標、有針對性地管理，進行統一規劃、監督和指導，優化實體管理機構，促進檔案管理信息化、標準化。其次要培養高端的檔案管理技術人才，保證檔案數據資源的安全性和可靠性，保障管理工作有序實施。最后要加強與網絡服務商的緊密合作，保證網絡平臺的高級別。

2 信息時代檔案管理工作面臨的問題

2.1 國有企業管理層對檔案管理工作相關制度不夠

不夠重視檔案管理就會影響整個企業的管理工作，從而導致普通的工作人員認為只要掌握豐富的學識和學歷就可以晉升管理層，所以國有企業的考核就會偏重于學歷的考取和基礎知識的學習，而忽視檔案管理工作的重要性，從而將其交給其他工作人員，久而久之，國有企業的檔案管理就會變得越來越得不到重視，影響整個企業的工作狀態的同時還會直接影響單位工作人員的調動。

2.2 檔案信息的安全性較低

隨著互聯網技術的全面普及，其不僅給檔案管理工作帶來了新的發展機遇和便利，同時也對檔案信息的安全性造成了極大的威脅。這是因為隨著互聯網技術不斷進步，黑客和病毒也隨之產生和不斷擴大，檔案信息很容易遭到黑客和病毒的入侵，從而造成檔案信息泄露或者丟失的問題。

2.3 企業缺少檔案信息化所需的硬件和信息資源共享平臺

由于國有企業大多注重經濟和社會效益，而對檔案數字化往往重視不夠，投入不足，一些檔案信息化所需的設施設備不能及時購置或更新，導致檔案信息化管理必要硬件設備缺失，影響檔案信息化的開展；另外，國有企業開展檔案數字化目的就是實現利用網絡化和資源共享。由于缺少必要的信息技術平臺，導致一些可以公開的檔案信息不能及時公開發布，導致員工必需的檔案信息資源不能快速便捷地被利用。

3 推進檔案信息化管理的策略分析

3.1 改進管理方法，創新服務體系

檔案管理人員要提升自身文化水平，轉變管理思想，在繼承傳統檔案管理模式優點的基礎上，研究新形式的檔案管理模式，利用先進技術，轉變方式方法，高效完成檔案管理工作。其次，要充分利用檔案數據，創新服務機制，提高服務標準，改變服務方式，全方位完善服務體系，在保證重要信息安全的前提下擴大檔案的公開性，及時更新檔案信息，拓展服務途徑，使利用者能更方便、快捷、安全地利用檔案資源，獲得更多有用的信息，從而提高檔案信息服務效率。

3.2 推進檔案數字化、信息化建設

檔案資料數字化、信息化包含兩層意思，一是使檔案的目錄和內容信息數字化，二是讓數字化的檔案資料能夠實現互聯網信息化歸檔、調取查閱以及管理。加快建立檔案資料數字化、信息化，首先要轉變過去對檔案管理的認識，檔案資料的歸檔不僅僅是為了保存，應該通過多種媒介實現資源的共享服務，加大地區之間和行業之間的溝通，促進城建檔案的管理。

3.3 完善檔案管理的相關制度

國有企業根據自身的實際情況，有針對性地建立適合本單位的檔案管理制度，通過該制度來有效引導檔案管理人員的行為，指導他們的工作，同時在這個制度當中加入科學的考核指標，來激發管理人員的工作熱情，提高工作效率。人事管理人員需通過對應的指標，定期對檔案管理人員進行考核，以此作為依據進行職位調整，職稱評定等過程，保證他們能夠以最好的狀態來對待工作，保證檔案管理的信息化進程得到工作人員和領導層雙重保障，以此平穩發展。

3.4 整合數據，提高檔案的利用率

首先，要大力推進檔案管理的電子化進程，促使相關部門加快數據信息的存儲和收集進程，力爭將紙質資料轉變為電子數據，全面發展原生電子文件，保證電子檔案真實性、準確性、安全性。其次，要以信息化為目標進行改革，加大對檔案管理工作的投入，加強不同檔案管理部門的合作與聯系，優化資源類型，加強檔案管理的自動化，增強檔案的流動性和開放性，發揮凝聚效應，使檔案應用范圍更廣，可查閱數據更多。

3.5 注重提高檔案信息的安全性

通過網絡系統的漏洞，黑客可以入侵到檔案系統中竊取企業的檔案資料，甚至破壞和涂改系統內部數據，給檔案信息的安全帶來了威脅，給企業造成嚴重的損失?？梢圆扇∫韵麓胧﹣矸乐箒G失與破壞數據并防止計算機病毒傳染破壞系統；使用防火墻技術部署內網和外網的網絡安全策略，定期掃描服務器和終端客戶機中的文件，嚴格管理好檔案文件的訪問權限，完善數據庫的建設，采購先進的數據庫系統軟件，保證用戶數據的安全性和服務的多元化，實現互聯網資源共享的可靠性。

4 結語

綜上所述，在全面推動國有企業改革創新的進程中，如何加快國企檔案管理的現代化改革步伐是重中之重，也是信息化技術手段應用的必然舉措。為了提高檔案管理的質量以及效率，滿足檔案現代化和智能化建設的需要，國有企業要把握信息化建設的方向，完善信息化管理措施，落實檔案管理的現代化以及智能化。