淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策

井 勃

（西安地質礦產勘查開發院有限公司，陜西 西安 710000）

在信息化時代背景下，網絡信息技術在各行業領域中得到廣泛應用，在企業檔案管理中，檔案資料作為重要的信息資源，其利用價值也越來越受到重視，因此需要通過檔案管理水平的提高，使檔案信息的有效利用率提升，在企業發展中充分發揮其作用，其中企業檔案管理工作加強網絡信息化建設至關重要，進一步促進檔案管理工作的有效創新。

1 信息化檔案管理概述

通過現代網絡信息技術在檔案管理工作中的應用，借助計算機對各類資料數據進行采集、整理、加工，有利于后期信息資料的開發利用，更好地在企業發展建設中充分發揮作用。因此，在信息時代，傳統的檔案管理模式需要改革和創新，從以往的繁瑣、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式轉變，使檔案管理工作效率有效提高。另外，檔案管理信息化工作主要涉及建設檔案管理基礎設、信息化建設細則規范化、構建資源管理平臺、開發系統軟件幾方面內容。在進行檔案基礎設施建設中，需要圍繞信息化、數字化、現代化的建設核心，對資源平臺進行有效構建，使國家與企業之間的聯動得以強化，從而進一步促進信息化檔案基礎管理平臺的建立，同時通過分級制以及規范化細則的建設，結合企業自身實際情況，根據國家相關法律法規，對規范標準進行制定。

2 信息時代下企業檔案管理工作存在的問題

2.1 安全問題

傳統檔案管理工作主要集中于實地檔案管理與人員管理，因此檔案安全性能夠得到有效保障，管理人員只需要做好檔案室管理工作，約束好檔案管理人員即可。但在信息時代下，檔案管理工作安全問題更加嚴峻，檔案管理工作依賴于檔案管理系統，但系統處于開放的網絡當中，容易被不法分子、競爭對手所竊取。因此企業在開展檔案管理工作時，必須加強硬件、軟件管理，確保管理工作安全性能夠得到有效保障。

2.2 檔案資料利用率不高

因企業領導及檔案管理相關人員對檔案管理工作缺乏重視，對檔案管理工作的重要性認識度不足，使檔案資料的有效利用率不高，同時在檔案管理工作中，人員配備以及資金投入力度相比較少，也導致檔案管理水平受到影響。隨著企業的經營發展，檔案信息資源不斷增加，使工作人員的工作量大幅度提高，需要耗費大量時間進行檔案資源的收集、整理和編輯以及歸檔等。傳統的查閱過程也需要耗費大量時間去查找，一旦出現孤本檔案紙質損壞的情況，還需要花費時間進行修復，使檔案資源的利用率降低。

2.3 管理人員和專業技能不足

對所有企業來說，檔案是企業不可或缺的一部分，既是企業資產的依據也是載體，既是一個企業管理工作的基礎也是管理能力的集中體現。但是檔案管理工作并不像企業研發、銷售等部門一樣對企業發展有強力的推動作用，一般企業也很少針對檔案管理設計績效指標。對很多企業來說，檔案管理崗位的角色更像是“資料保管員”，企業在檔案管理崗位人員招聘的學歷、年齡等限制都較松。

3 檔案管理工作的創新策略

3.1 檔案人員綜合素質提升

企業檔案管理工作人員綜合素質提高對于有效保證檔案管理服務水平有著重要的影響。首先，需要提高工作人員對檔案管理工作重要性的認識，完善檔案管理制度，使工作人員的管理觀念得以創新，使工作責任心有效提高。其次，企業應定期組織工作人員進行專業技能和管理知識的培訓，使其綜合素質和專業技能提高，對檔案管理工作人員的知識結構進行更新，對計算機技術和信息化技術予以充分了解和掌握，為檔案管理的信息化建設奠定堅實的基礎。最后，為了有效調動檔案管理人員的工作積極性，應制定相應的激勵及獎懲制度，對檔案管理工作進行有效規范，使檔案管理水平有效提升，資料信息的有效性、全面性和真實性得以有效保證。

3.2 保障檔案數據安全

企業檔案管理工作信息化過程中，一定要保障其安全性、可靠性。具體方法如下：

1）將企業檔案管理內容進行安全等級分級，對于絕密檔案應該特殊保管、多份備案。

2）日常中做好檔案管理數據庫安全維護工作，定期升級管理系統。

3）聘請專業團隊提供檔案管理數據庫安全服務，確定是否有人進行非法入侵。

4）定期更換口令、命令，劃分檔案管理系統管理權限。

5）檔案管理人員簽訂保密協議，約束個人行為。

3.3 建立企業檔案信息化風險防控體系

在檔案信息化的進程中，信息安全是重中之重，建立檔案信息化風險防控體系是集團發展的必要措施。首先，要合理維護硬件設備。計算機、服務器等硬件設備作為集團員工接觸信息的媒介，在使用過程中應該確保信息從服務器到終端的順暢。特別是要加強對服務器的維護，實時監測機房的溫度，并定期對線路進行維修檢查，避免線路老化造成信息傳輸不通暢甚至因短路引發的火災。其次，應加強企業內部人員的職業道德修養，防范企業內部的腐敗，可以和一些檔案管理人員簽署保密責任書。另一方面，還應該加強信息安全技術的研發。由于集團的下屬企業和機構遍布全國，因此想要建設大規模的局域網絡顯然不現實。因此集團應通過系統加密、對所有聯網設備加裝安全控件等措施防止病毒攻擊，并將一些核心信息分開處理。

4 結束語

在信息時代背景下，企業應對檔案管理工作加強重視，對傳統的管理觀念予以轉變，但企業運行風險也在不斷加大，企業在發展過程中要加強管理科學性。從而，提升主動創新意識，合理利用先進信息技術，推動信息化水平的提升，優化檔案利用環節，推動管理水平的提升。