航天企業工程信息系統電子文件歸檔管理研究

董志梅

（北京航天長征飛行器研究所，北京 100076）

隨著網絡和信息技術的迅速發展，大量數據的研究應用、云計算、人工智能和無紙化辦公應用、數字研究、信息管理和文件歸檔（從數據采集到保存的紙面文檔、電子文件的接收、文件實體管理到文件數據管理、手動和智能操作、歸檔與“數字空間”建設相關的信息處理）迅速增加，對航天檔案電子歸檔的需求也在不斷增加。

1 電子文件歸檔含義

電子文件歸檔包括物理歸檔和邏輯歸檔兩個部分。前者，是指計算機網絡中電子文件轉移至獨立或脫離于專門的存儲器，電子文件存儲方式或存儲位置發生了物理變化，作為企業來說，要根據其電子文件產生的數量和歸檔需要，定期做好物理歸檔，以實現企業電子文件實現集中管理。后者，是指基于計算機網絡平臺或載體，在不改變電子文件存儲方式或位置的基礎上，將電子文件的管理權限移交至檔案部門管理的過程。邏輯歸檔，是電子文件從形成部門向檔案部門轉移的過程。與物理歸檔不同的是，邏輯歸檔結束，電子文件仍然分布于形成者存儲器之中。

2 電子檔案管理特點

與紙質檔案相比，電子檔案管理具有顯著特點：

1）易管理。與傳統紙質檔案相比，電子檔案易存儲、易檢索、易攜帶，傳遞速度快，突破了物理與時間界限。

2）依賴性。所謂依賴性，是指電子檔案管理對計算機、互聯網等電子設備、網絡環境存在很強的依賴性，離開特殊設備或環境，電子檔案將難以傳遞或利用。

3）非傳統安全因素影響較大。電子檔案對特殊設備及環境存在較大依賴性，使得其安全管理方面容易受到設備及傳輸環境影響，而面臨著易篡改、易損壞、易非法訪問等非傳統因素威脅。

3 電子文件歸檔及電子檔案管理現狀

3.1 數字檔案資源建設規劃不足

當前，航天企業全面推動科研生產模式向數字化、網絡化、智能化轉型，雖然最大限度地提高了各級檔案部門、信息設施的數字文件資源的完整性和安全性，但由于缺乏一流的設計和綜合規劃，導致數字文件資源的思路和管理策略不足以找到科學的管理方法。與此同時，航天企業在電子文檔歸檔、元數據管理、傳統載體歸檔數字化等方面缺乏統一的標準，這突出表現在數字文件資源的構建，由于元數據捕獲、編碼、電子文件格式等標準不一致，數字文件資源參差不齊，而且難以實現共享網絡。

3.2 對檔案信息化建設重大意義缺乏正確認識

檔案信息化建設重大意義是改變過去檔案單一僵化的管理模式，提高勞動生產率，檔案管理可以變得省時省力、檢索查詢便捷即時；實現了無紙化辦公，打破檔案流轉帶來的繁瑣；檔案進出庫可查可控，保證檔案的安全；檔案信息生成電子文件，檔案管理實現共享。同時也改變了過去檔案管理的職能，檔案管理部門朝著信息采集、管理、服務職能轉變，工作重心落在為企業發展提供高效優質的服務上。但是，現階段，許多企業的領導和檔案管理部門的工作人員沒有認識檔案信息化的重大意義，其中，一部分人在接受信息化理念方面存在疑慮，難以積極領導或參與進來，甚至于極力排斥；另一部分人漠視信息化建設對檔案管理工作巨大的推動作用，對檔案信息化抱著可有可無的態度，不能積極創新，檔案信息化建設被擱置，進展 緩慢。

3.3 電子文件存儲格式不統一

航天企業在日常生產經營過程產生各種載體形式的電子文件資料，有圖片、文本、照片、影像，CAD圖紙、PCB圖紙等等，但從當前企業電子文件歸檔來看，由于電子文件存儲格式不統一，數據結構和電子文件存儲格式與計算機辦公操作應用系統兼容性差，影響了電子文件歸檔及電子檔案管理質量和效果。

3.4 查詢和資源共享利用率不高

在全新的“互聯網+”時代，發達的信息化技術以及網絡數據共享功能大幅提升了企業檔案管理的便利性。目前，有的企業沒有積極開發與企業實際相符的服務器，不能完成內部或外部的資源共享。企業檔案管理部門沒有借助網絡完成各項檔案信息的收集、匯總、存儲、利用等操作，無法提升信息數據處理的效率。有的企業檔案管理部門各項操作還是借助紙質文件，通過發揮人力作用達到工作目的，耗時費力，無法保證信息的準確性，沒有在信息化系統中快速查找相關信息，做到及時搜索、即時應用，提高檔案管理的靈活性以及檔案的利用價值，導致檔案利用率不高。

4 加強企業檔案信息化建設的對策措施

4.1 規范標準研究

要在企業工程信息系統（EDM）中遵守當前的電子文檔管理標準，就需要對國家和行業的電子文檔管理要求、標準和標準進行全面整合，反映電子文檔管理整個生命周期、資源管理和專業技術等多個視角，并管控企業文檔的歸檔。企業電子歸檔管理規范必須從全面考慮電子文檔歸檔管理入手，包括電子文檔歸檔的組織、傳輸和審核規范。電子文件的組織規范包括企業系統存檔功能設計、數據存檔要求、元數據存檔要求、電子文檔格式要求和庫存內容存檔。電子文件傳輸規范包括業務和數字文件管理系統集成規則、數據傳輸接口規范等。審核規范包括數據完整性審核要求、數字文檔管理系統中接收審核功能的設計規范、電子數據標準、電子文件元數據標準等。

4.2 健全規章制度

根據《電子文件管理暫行辦法》，參照《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》等相關規定，結合企業實際，進一步健全企業電子文件歸檔及電子檔案管理實施細則，具體內容應包括電子文件歸檔責任主體、歸檔范圍、歸檔流程、歸檔要求，以及電子檔案收集、鑒定、整理、存儲、編目等原則和步驟，通過健全的規章制度，確保企業電子文件歸檔及電子檔案管理的規范化、科學化。

4.3 做好“四性”檢測

企業電子文件歸檔及電子檔案管理應確?！八男浴?，即“真實性、可靠性、完整性和可用性”鑒定合格率達到100%的標準和要求。為此，應盡可能多的將功能嵌入歸檔接口，最大限度地減少人為干預，不斷提升電子文件歸檔及電子檔案管理的信息化、自動化水平。如，根據企業電子文件歸檔及電子檔案管理的實際，結合“四性”鑒定的標準和要求，在企業電子文件移交、接收、保存等環節，通過數字簽名、身份認證、內容保障、漏單管理、日志審計等措施，設置一定數量的檢測項目，從而確保企業電子文件歸檔檢測合格率達到100%的標準和要求。

4.4 建立企業檔案信息化風險防控體系

在檔案信息化的進程中，信息安全是重中之重，建立檔案信息化風險防控體系是企業發展的必要措施。首先，要合理維護硬件設備。計算機、服務器等硬件設備作為員工接觸信息的媒介，在使用過程中應該確保信息從服務器到終端的順暢。特別是要加強對服務器的維護，實時監測機房的溫度，并定期對線路進行維修檢查，避免線路老化造成信息傳輸不通暢甚至因短路引發的火災。其次，應加強企業內部人員的職業道德修養，防范企業內部的腐敗，可以和檔案管理人員簽署保密責任書，也可以和第三方大數據平臺合作，依托大數據技術對一些風險行為進行預警。例如發現一些員工反常地下載大量企業數據時就可以及時跟進和審查，有效預防信息泄漏事故發生。

4.5 利用牽引，創新數字檔案資源服務方式

提供高質量、高效的服務是構建數字文件資源的目標。航天技術利用數字資源管理系統中數字文件信息資源的優勢，激活數字文件信息資源的價值，并針對研發過程的開發和用戶需求的數據采集，利用先進的技術和創新的數字文件資源方法。

1）創建一個數字文件資源管理平臺，以便集中管理和在線使用資源管理。根據管理的要求和科學的生產流程，航天企業應與業務系統（如PDM、OM和其它數字文件管理平臺）建立接口，這些平臺利用基于大型框架的數據管理機制，能夠管理電子文檔分類并動態更新電子文檔和模式更改。同時，企業應改變其傳統的紙質管理模式，通過電子批準、在線使用、跟蹤等方式為用戶提供快速方便的使用服務，以滿足您使用數字文件資源的迫切需要。

2）提供了多種檢索文件的方法，以滿足用戶的不同需求。對于項目管理人員來說，應執行簡單的一鍵查詢，為現場研究開發提供更全面的數據倉庫效率模型。對于企業決策者來說，航天企業應提供數據開發利用、知識管理技術獲取和分析信息的機會，以便更好地掌握企業知識管理的成果，并勝任領導者。

4.6 加強企業檔案信息化基礎設施建設

檔案信息化的基礎設施建設主要包括網絡環境建設、硬件環境建設、系統軟件建設三部分。它是檔案信息傳輸、信息處理、信息交換和資源共享的必備條件，只有完善了信息化基礎設施的建設，才能談得上檔案信息化建設。一是要從思想上高度重視，企業領導和相關部門要把檔案信息化建設納入企業的總體規劃，要充分考慮檔案信息化基礎設施建設的需要，全力推進建設。二是全面推進國有企業檔案館（室）計算機和網絡技術應用水平，計算機及配套設施逐步統一，推進系統軟件建設。三是企業要花大力氣完成內部局域網的建設，搭建安全可靠的網絡環境。四是國有企業要積極創造條件，加大資金投入，強化技術力量，打造良好的硬件環境。

5 結束語

電子文件歸檔管理是電子文件全生命周期管理的至關重要環節，關系到電子檔案的真實性、完整性和有效性的保障，是為企業收集、積累具有寶貴價值資源的關鍵點。因此，應當將企業工程信息化與檔案信息化統籌規劃、同步建設，以保證歸檔電子文件的真實、完整、系統、有效和安全，實現全生命周期的電子文件管控。