云計算在企業單位檔案管理中的應用策略研究

羅 莎

（濱州渤海活塞有限公司，山東 濱州 256600）

近年來，隨著信息化技術的不斷發展，我國人民的生活和工作出現了較大的變化，可以利用信息技術獲取大量的信息資源，而檔案館是獲取歷史信息的一個重要場所，需要提高對檔案管理的重視性，借助云計算對檔案管理的方式方法進行改進，從而提高檔案管理水平，為企業單位的發展提供有利支持。通過深入分析云計算在企業單位檔案管理中的應用優勢，探究云計算在企業單位檔案管理中的應用策略，有利于提高工作人員對這一方面的認識，促進云計算在企業單位檔案管理中的科學應用。

1 云計算在企業單位檔案管理中的應用優勢分析

1）降低檔案管理體系軟件投入。在應用云計算的基礎上，數據檔案室的建設過程只需要將云平臺終端與相關設備連接，就能夠實現檔案管理云計算系統中的所有功能，不再需要進行系統軟件、終端、網絡交換設備、檔案管理服務器等輔助配置，且不需要對網絡設備進行維護和更新，能夠有效降低檔案管理成本，減少設維修的次數，使設備使用壽命得以延長。

2）為用戶使用檔案提供方便。基于云計算的檔案信息系統能夠發揮B/S架構的優勢，將機關檔案信息集中存放在檔案節點服務器上，并實施透明的檔案服務機制，使用戶能夠更加方便地使用檔案資料。

3）為檔案信息化建設提供更多益處。首先，能夠提供檔案信息共享功能，借助云計算解決軟件開發商不同造成的檔案信息“孤島”問題，為不同的檔案管理部門構建信息共享渠道，從而促進信息交流，滿足用戶的實際需求。其次，能夠降低信息化建設成本，各個檔案管理部門分享一些云計算系統中的設施和基礎程序，可以降低企業投入的資金，獲取云計算系統的運算功能，避免用戶受到服務器訪問的限制，不再需要根據用戶的需求對設備投入進行提升，可以減少檔案管理部門的資金消耗，促進檔案管理的順利開展[1]。

2 企業單位檔案管理中應用云計算面臨的挑戰分析

1）對云計算技術的認知不足。部分人員認為云計算機已經沒有“端”，需要改變這一認知，認識到云計算技術依舊存在“端”，可以將其看作終端用戶。將云計算應用到企業單位檔案管理中，保留了原有的檔案信息資源，包括了館藏數字化成果、投入的IT技術人員等等。因此，在檔案管理中應用云計算，普遍都是以企業本身的檔案信息化作為基礎，結合企業情況對云計算進行應用，不斷優化企業檔案信息化管理。

2）信息安全隱患較大。隨著檔案信息的數量不斷增多，需要嚴格做好檔案信息的安全管理，但是在檔案管理工作的時候，無法將所有信息資源存入“云”中，使得一些保密性較強的信息資料需要另外存放，導致檔案信息的安全性無法得到保障[2]。

3）軟硬件建設力度有待提升。我國各地區的經濟發展存在較大差距，不同企業對檔案數字化建設方面的投入不同，那么檔案數字化建設的過程也就存在一些差距，無法保證計算機端口統一，導致信息跨庫、信息共享面臨著較大的難題，給檔案云計算服務平臺的建設帶來較大挑戰。

3 云計算在企業單位檔案管理中的應用策略分析

1）提高員工對云計算的認識。將云計算應用到企業單位檔案管理中，必須要保證管理人員具備較強的領導能力，建立完善的管理制度，保證資金供應的穩定，從而保證云計算在企業單位檔案管理中的積極作用得以充分發揮。部分企業員工對云計算技術的認識不夠充分，導致云計算在企業檔案管理中的應用面臨較大挑戰。造成這一問題的主要原因就是企業員工未能掌握有關云計算技術的知識，未能制定長期的人才隊伍建設計劃，無法保障信息人才的從業和晉升，使得企業存在較嚴重的信息人才流失情況，不利于云計算在企業單位檔案管理中的有效應用。為解決這一問題，需要在處理人才、費用、信息技術等各種問題的時候，提高各部門、各人員對檔案管理信息化建設的認知，定期進行技術培訓活動，為企業培養出更多優秀的技術人才，實現云計算在企業單位檔案管理中的應用和發展[3]。

2）提高檔案館信息的安全性。檔案信息安全是企業單位檔案管理中的重要任務之一，需要借助云計算對檔案館信息的安全性進行提升，為企業單位檔案管理的信息化發展奠定良好基礎。首先，需要對檔案資料使用人員的訪問權限進行合理設置，杜絕出現檔案信息泄露等問題。由于云環境體現出較大的復雜性，很容易給網絡黑客帶來可乘之機，導致檔案信息被竊取、被破壞，所以要保證檔案使用權限的設置合理，確保特定用戶能夠對“云”資源進行正確使用。在特定用戶輸入身份信息登錄云環境之后，可以對檔案信息進行查詢、下載和利用，而這些操作具有一定的針對性，需要由特定人員對檔案數據庫進行維護和更新，能夠在云環境下完成普通用戶與其他用戶的區分和管理，防止出現數據外流的情況[4]。其次，云計算系統存在一些安全問題，尤其是系統更新的時候存在較大的安全風險，需要強化防范數字檔案館的意識。最后，可以利用現代化的審計技術將云計算的評估和監管制度落實，在云環境下對用戶的行為進行記錄和分析，通過審計系統發現問題，從而及時處理云計算系統存在的安全風險。

3）加強軟硬件設施的建設。將云計算應用到企業單位檔案管理中，需要重視對軟件和硬件的更新完善，使其能夠滿足檔案管理的需求，發揮云計算技術具有的優勢。具體來講，需要充分掌握檔案管理的實際情況，根據檔案服務功能對不同的軟硬件設備進行合理選擇，比如網絡適配器、路由器、計算機設備等等，這些都直接影響著企業單位檔案管理的進行，也是發揮檔案管理中云計算應用價值的重要基礎。同時，需要加強網絡系統的建設，對檔案數據庫進行不斷完善，構建有利于檔案管理的網站，為云計算的實施提供更好的環境。隨著企業單位檔案管理中的軟硬件設備不斷增多，需要強化檔案管理人員對各種軟硬件設備的運用能力，熟悉掌握各種設備的使用方法，避免操作不當造成檔案管理失誤的情況，從而保證企業單位檔案管理的整體質量，為云計算在企業單位檔案管理中的應用奠定良好基礎[5]。

4 結語

綜上所述，隨著云計算技術的不斷發展，企業單位檔案管理面臨著更多挑戰和機遇，需要提高對云計算技術的認識，將其合理應用到企業單位檔案管理中，促進企業單位檔案管理水平的提升。為發揮云計算在企業單位檔案管理中的作用，需要做到提高員工對云計算的認識、提高檔案館信息的安全性、加強軟硬件設施建設，實現云計算與企業單位檔案管理的有效結合，為企業的長遠發展提供充分有效的 支持。