學校檔案管理信息化建設

雷 婷

（晉江市青陽街道中和中心小學，福建 晉江 362200）

檔案信息化是近些年來才出現的新興概念，得益于信息技術的快速發展，許多行業都迎來了翻天覆地的變化，對于檔案整理來說，信息技術可以做到將幾乎所有的整理流程融為一體，也就是說，操作者不需要親自去執行整個過程而是在計算機系統內進行檢索，這樣一來，不僅快捷高效，而且能夠方便隨時調用，可以說是未來檔案管理必然要經歷的過程。

1 小學檔案信息化現狀

國內由于相關概念普及程度較低，因此很少會有單位或者組織對其檔案進行信息化處理，更不要說在我國教育系統中不受重視的小學階段了，經過大量的實際調查可以發現，目前我國小學的檔案管理絕大多數還停留在人工處理層面，缺乏高效的整理工具。以下是詳細的介紹。

1）學校領導對檔案信息化建設重視程度不高。在目前的小學日常事務管理當中，很少會對檔案管理進行專門討論和安排，小學管理層的管理事務當中往往也不會涉及檔案管理，絕大多數學校領導都把檔案管理的有關工作完全推給學校聘請的管理人員，許多領導由于對檔案管理工作不夠了解，甚至還錯誤地認為檔案管理就是把文件簡單的分分類而已，因此不會批準在檔案信息化方面加大投入，但問題在于，檔案管理人員本身沒有私自進行檔案信息化的能力和權限，這樣彼此推諉扯皮，最后就導致檔案信息化被無限期擱置。

2）信息化管理手段較落后。許多小學的檔案整理工作還停留在由人工進行分類管理的階段，遇到緊急事務需要調用時則要人工一點一點的仔細查找，不僅費時費力，而且容易出現低級錯誤，非常的不方便。有的學校也意識到了對檔案進行信息化整理的重要性，然而其信息化管理的手段卻非常落后，甚至說是敷衍，有的只是簡單對封存的檔案名錄進行列舉，有的則只能查看檔案在哪里，無法實時在計算機系統上查看檔案內容，還是需要人工去進行檢索查找，這樣的信息化手段不僅落后，而且能夠發揮的作用也非常有限，隨著時間的不斷推移，學校收集和需要管理的檔案只會越來越多，如此草率的信息化管理手段很難滿足如此龐大的需求。

3）檔案信息化管理人員素質低。許多學校由于對檔案信息化整理并不夠重視，因此也不會專門的花費時間和精力來聘請專業的檔案管理人員，而是放寬標準，由其他專業的人員臨時充任，然而這些人員一方面沒有進行檔案管理的經驗和方法；另一方面也不懂檔案信息化的具體操作辦法。這就導致該校的檔案管理工作效率低下，在缺乏專業技術人才支持的情況下，想要建設檔案信息化管理系統幾乎是不可能的。

4）檔案信息的安全性、保密性較低。互聯網時代，任何在互聯網上進行的操作都會伴隨著安全風險，將檔案信息化處理同樣不例外，許多不法分子會選擇竊取關鍵檔案來換取經濟利益，一旦學校的檔案被竊取，那么損失將無法估量，然而即便面對如此高的風險和嚴峻的后果，許多學校的檔案信息庫還是處于不設防的狀態，既沒有安全防護系統，也沒有針對信息意外丟失的找回系統，一旦被盜，后果不堪設想。

2 學校進行檔案管理信息化建設的必要

許多學校本身并不是沒有對檔案進行信息化處理的能力，缺少的是對檔案管理信息化的重視，認為這是可有可無的事情，因此不愿意為其投入資金，實際上這是錯誤的短視行為，以下將對檔案管理信息化建設的必要性進行介紹。

1）檔案管理的信息化是時代發展的必然趨勢。信息技術的發展不僅極大地促進了生產水平的提高，還深刻的影響了人們的日常生活，隨著信息技術的應用范圍越來越廣泛，檔案管理進行信息化的處理將是一種趨勢，事實也證明，信息化管理與傳統的管理模式相比，有著無與倫比的優越性，如果其他學校都已經采用了信息化的檔案管理，而本學校仍然無動于衷，那么必然就會導致落后，應當到學校的健康成長與發展。

2）能夠提高檔案的信息質量，更好地為決策提供基礎。學校的發展離不開管理層的決策，領導的決策絕對不是空穴來風或者一時心血來潮，而是要根據學校自身的發展狀況，對這一狀況的了解就依賴于檔案，信息化處理之后的檔案管理系統可以自動為領導生成分類過后的信息，并且及時擇出信息的重點，幫助領導及時準確地把握好學校的發展情況。

3）使檔案管理的工作效率大幅度提高。傳統的檔案管理需要大量的人工來進行保障，無論是信息的分類、放置還是調用都要由人工親自去進行操作，不僅費時費力而且還容易出現錯誤。而信息化管理系統則不同，在建成信息化的檔案管理庫之后，操作者只有在計算機上登錄進這一系統就能夠實時的進行信息的檢索，在配備搜索功能的情況下，操作者只需要在搜索欄中鍵入自己想要搜索的信息重點，相關的檔案就會自動給出，不需要一遍又一遍的親自去查看，效率得到質的提升，并且，檔案在歸入信息庫以后，能夠長期的進行保存，巨大的存儲量可以滿足很長一段時間內的存儲需求。

3 學校檔案信息化建設的對策

在前文中，詳細介紹了目前國內小學檔案信息化處理的狀況以及信息化處理的巨大優勢，單單明晰了其必要性卻不采取行動終究還是不會有任何變化，因此，學校管理者如果篤定了要對檔案管理系統進行信息化，那么可以采取以下幾項措施來重點推進。

1）制定規劃，突出重點，推進檔案信息化建設工作。檔案管理信息化工作不能夠一蹴而就，也不能在原有的基礎之上縫縫補補，因此，想要同推進檔案信息化建設工作，就必須先對原有的檔案管理系統進行審視和改革，破除原來的陳舊思想，積極擁抱信息技術，結合自身發展實際，確定整個信息化的流程，確保整個過程能夠做到井然有序。

2）加強檔案信息標準化和規范化建設。檔案信息化管理不僅需要相關的硬件設施建設和專業人才配備，也要有專門的規范性條例作為規范操作流程的保證，在條例制定過程中，學校可以讓多方共同參與，由技術人才具體負責，學校領導進行把關，參考國內優秀范例，共同制定出符合學校發展實際的規范條例，確保操作人員能夠在遵循條例的情況下避免出現低級錯誤。

3）調整檔案管理人員的知識結構，提高員工素質。就目前來說，專業的檔案管理人員還缺少培養體系，因此市面上能夠找到的檔案管理人員并不多，為此學校可以采取兩種辦法，首先提高招聘門檻，在保證專業素養的情況下，盡量為應聘者開出優厚的薪酬待遇，吸引更多的優質人才前來應聘。其次，學校可以與高等院校進行接觸，采取定向培養和引進的方式解決高端人才缺乏的問題。

4 總結

總的來說，隨著檔案管理信息化的優勢逐漸顯現，相信在未來會有越來越多的小學會加入到信息化的進程當中，當然，許多學校的檔案管理系統已經有很長的歷史，不僅資料繁多，而且雜亂無章，這就需要學校管理者下定決心，配合專業技術人員，齊心協力一同完成這項工作，使學校的檔案管理更加高效，更加安全，更好地為學校發展服務。