電子檔案管理中的問題及對策

趙延紅

（內蒙古赤峰市紅山區衛生健康綜合行政執法局，內蒙古 赤峰 024000）

1 衛生許可檔案和公文檔案信息化管理的概述

電子檔案改革的目的在于服務好檔案利用主體，建設優質的檔案管理環境以及檔案服務環境。為了實現這一目標，許多地區主要是借助電子檔案管理系統對相關的檔案進行管理，一定程度上提升了管理效能[1]。然而，隨著衛生許可工作以及單位行政管理工作不斷深入，加之電子類文件不斷增多，使得檔案管理部門的壓力不斷增加。為此，必須要加快衛生許可檔案和公文檔案信息化管理進程，借助信息技術的專業性、系統性等特點對相關檔案進行管理，進而更好地優化檔案管理流程，減少檔案管理成本。

2 電子類衛生許可檔案和公文檔案管理中存在的問題

2.1 電子檔案管理制度不健全

一是部分單位沒有從制度層面明確電子檔案管理的流程、內容以及分工，不同檔案管理人員管理檔案的標準不一樣，影響了電子檔案管理的整體質量。同時，部分單位雖然制定了相關制度，但制度的內容不科學，缺乏可行性，難以指導檔案管理人員的工作。二是部分單位尚未從制度層面明確電子檔案歸檔的技術標準，電子檔案管理工作缺乏相應的技術支持[2]。三是沒有按照“應歸盡歸”的原則對相關的文件資料進行收集，影響了電子檔案的完整性。

2.2 電子檔案管理模式缺乏創新

一是部分單位沒有綜合將多種信息技術應用到電子檔案管理領域，實踐中對電子類衛生許可檔案和公文檔案的效力、可信度仍然存在爭議，不利于最大限度地利用好電子檔案，弱化了電子檔案的憑證價值和參考價值。二是部分單位電子檔案共享工作滯后，部門與部門之間、單位與單位之間難以實現信息資源的共享，不利于節約電子檔案管理的人力資源成本、財務成本。三是尚未從分部門、分級管理的角度分別對衛生許可檔案以及公文檔案進行處理，不利于進一步提升電子檔案的檢索效率。

2.3 電子檔案管理工作缺乏科學部署

一是部分單位沒有及時引進并更新相關的軟硬件設施，導致紙質類衛生許可檔案和公文檔案無法及時轉化為相應的電子類檔案。同時，部分單位電子檔案管理系統與日常產生文件的衛生許可系統、OA辦公系統之間沒有實現數據互通、數據共享，影響了電子檔案的采集、歸檔以及更新，不利于提升電子檔案管理效率[3]。二是部分單位沒有明確電子檔案的職責分工，導致檔案管理部門的管理壓力過大，不利于形成相互協作的檔案管理體系。同時，部分單位沒有明確電子檔案管理的標準，后期仍然需要進行二次加工、格式轉化。

3 電子類衛生許可檔案和公文檔案管理的基本路徑

3.1 制定電子檔案管理制度，推動規范化管理

為了夯實業務基礎，保障電子類衛生許可檔案和公文檔案管理的規范性，必須要制定健全的電子檔案管理制度。一是要從制度層面明確電子檔案移交范圍、操作規程、歸檔要求、保管期限。在這一過程中，單位要制定衛生許可檔案和公文檔案項目網上管理流程圖、網上查閱指南、安全管理等規章制度，制定符合單位實際管理需求的電子檔案管理標準，堅持實事求是。二是要從制度層面明確電子檔案歸檔的技術標準，依托于電子政務系統或者單獨的衛生許可檔案和公文檔案管理系統，開發設計相應的功能板塊。總體而言，功能板塊應大致應包括衛生許可檔案和公文檔案整理、保存、傳輸、歸檔、共享、分類、編研等方面。三是要探索推廣“一事一卷”制度，做到“一項檔案管理”對應“一份電子案卷”，將衛生許可申請、受理、辦理、辦結、送達等環節中產生的所有表單、證件、文書及其他附件材料以及機關公文管理中產生的信息資料進行歸檔，優化組卷方式。

3.2 創新電子檔案管理模式，推動創新化管理

隨著電子檔案改革進程不斷加快，無紙化辦公已經成為改革趨勢。為此，單位必須要堅持創新管理的基本理念，立足于無紙化辦公的基本要求，打造新型衛生許可檔案和公文檔案管理與利用模式。一是要綜合利用可信時間戳、電子簽名、數字摘要等技術手段，對衛生許可以及OA辦公過程中產生的電子文件進行高效處理，提升衛生許可檔案和公文檔案的可靠性、憑證性，解決實踐中存在的檔案認可問題，使各方都能充分認可電子檔案數據，發揮電子檔案的憑證價值和參考價值。二是要加快電子檔案共享進程，積極建設統一的衛生許可檔案和公文檔案信息資源管理平臺，不僅實現內部部門的信息資源共享，而且探索可利用單位之間的信息共享，減少衛生許可檔案和公文檔案管理的總成本。同時，要依托于這一平臺，實現跨單位的數據整合，真正打造“一站式”電子檔案管理與服務的體系。三是要立足于大數據時代電子檔案資源建設的要求，探索對衛生許可檔案和公文檔案進行分部門、分級管理，進一步細化衛生許可檔案和公文檔案的檢索方式、分類方式，解決衛生許可檔案和公文檔案資源分散、檢索難度大等問題。

3.3 統一部署電子檔案管理工作，推動科學化管理

電子檔案改革背景下，電子檔案管理要求發生了變化。為此，單位要堅持統一部署，確保電子檔案管理工作科學有序推進。一是要統一部署軟硬件設施。一方面，要進一步購買高性能計算機、高速掃描儀、高拍儀、存儲硬盤、微縮相機、快速打印復印機等設備，滿足電子檔案管理與利用的基本要求。另一方面，要優化電子檔案管理系統，打通衛生許可系統、OA辦公系統與電子檔案管理系統的數據壁壘，真正做到縱向跨層級、橫向跨部門，避免資源二次處理、二次調取，適應當下電子政務云計算的趨勢。二是要統一部署標準。一方面，要明確電子檔案管理過程中各個部門的權責，形成電子檔案管理的職責體系框架，建立電子檔案管理的權責清單，避免所有權責歸口于檔案管理部門，實現前置處理與后端處理的有效結合。另一方面，要統一電子檔案的格式規范，采取統一的數據標準，減少二次格式加工、格式轉換等現象。

4 結束語

電子檔案管理改革是檔案管理制度改革的一項重要戰略舉措，其體現出低成本、高效率的思想。在電子檔案管理改革背景下，衛生許可檔案和公文檔案管理工作要進一步強調共建共享、集中管理與資源整合，創新體制機制，確保衛電子檔案管理工作統一協調，更好地服務于群眾以及其他主體。具體而言，一是要制定電子檔案管理制度，推動規范化管理；二是要創新電子檔案管理模式，推動創新化管理；三是要統一部署電子檔案管理工作，推動科學化管理。相信隨著檔案管理人員的理念不斷更新以及對電子檔案改革工作的認識不斷深入，電子檔案管理工作會展現出新的氣象。