檔案管理的數字化建設與安全保密實施策略

鐘海莉

（山東蘭陵縣檔案館，山東 臨沂 277700）

現階段中國檔案工作正處于數字化發展的關鍵時期，自2002年，國家檔案局發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，隨后又發布了《檔案事業發展“十一五”規劃》，提出了“建立一批電子文件中心和數字檔案館，實現檔案信息資源社會共享”的總體目標；印發了《數字檔案館建設指南》《數字檔案室建設指南》，明確數字檔案館（室）建設的具體內容；提出要“加快數字檔案館建設步伐”，同時還陸續制定了一系列相關標準，為數字檔案館（室）規范建設提供了保障。2020年6月新修訂的《中華人民共和國檔案法》，增加了“檔案信息化建設”專章，指出各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全并積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。

在過去的檔案管理中，部分輔助性工作主要借助計算機系統進行實施的，因此信息檢閱速度比較慢，檢索效率比較低，在IT的全面輔助下，檔案工作實現了信息共享和數字化，同時可以進行遠程操控，節約了資源，利用Digital Camera展開拍攝，并利用激光3D立體實施掃描，不僅對檔案信息安全起到了保障作用，還促進了檔案數字化建設的穩定發展。

1 檔案管理的數字化建設路徑

1）配置專業設備，完善基礎設施建設。完善的基礎設施是檔案信息化工作開展的硬核條件，若基礎設施條件不完善，就會難以展開檔案管理信息化建設工作。各單位應當按照檔案信息化建設要求，建設或配備能夠滿足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。可從以下三個方面來完善基礎設施：首先包括服務器、計算機、掃描儀等硬件設施，信息化工作質量與硬件的好壞有著密不可分的關系；其次，計算機運行網絡系統，可以錄入、整理檔案管理資料及數據，通過全文識別將數字化的檔案信息數據化，先進的計算機運行網絡系統，能連接各個部門，提高工作效率；最后是安保系統，提高檔案信息的保密性。做好檔案資料的管理工作，避免出現檔案缺失問題，及時備份檔案資料與數據。

2）加強制度建設，建立健全管理機制。要想做好檔案數字化管理工作，必須加強制度建設，建立健全管理機制。建立完善的檔案數字化規章制度，嚴格遵守數字化建設中的各項規章制度，是實施檔案數字化管理不可缺少的一項內容。在檔案數字化過程中，建立有效的規章制度，防止因人為因素等多方面的原因，致使檔案出現不應有的損失。保證制度實施的關鍵就是機制的科學性，這就需要在考核內容中納入崗位職責、權利以及義務匯總，對檔案工作人員的積極性與主動性進行充分調動，從而推動檔案工作的順利開展，進而促進檔案數字化管理發展更加的規范性。

3）創新管理形式，引入檔案管理信息系統。在數字化時代，我國的檔案管理工作應與時俱進，不僅要有意識上的創新，還要有形式上的創新，推動檔案管理信息化、數字化、網絡化，打破傳統檔案管理模式的束縛。引入檔案管理信息系統，通過系統來對檔案資料進行批量導入，圖像文字OCR識別，并按照單位的檔案結構進行分類，依據編號規則將歸檔的檔案自動生產編號，并自定義檔案標簽組，通過對檔案進行分類，以提升檢索效率；在檔案信息系統中增加自定義檔案屬性欄，主要用于對一些檔案進行補充說明，使用者還可以根據屬性來搜索所需要的檔案，更加方便快捷。在檔案系統中包含檔案狀態管理模塊，主要是檔案的編寫、待審、發布、存檔等四種狀態，以實現對檔案的動態跟蹤，使管理人員能隨時掌握檔案的狀態，還可以設置受控文件夾，需要查閱檔案的人員只能選擇發布狀態下的檔案信息。通過建立檔案信息系統，可以實現對檔案的集中統一管理，增強檔案管理的安全性。此外，還可以將檔案外包給專業的數字化處理團隊，由專業的機構將紙質檔案掃描處理，再進行電子版著錄，在需要了解相關檔案信息時，只需要通過搜索框檢索目錄，就可以了解詳細內容，能夠有效提升檔案管理效率。

2 檔案管理的安全保密策略

1）提高隊伍建設，建立及完善監督制度。建立及完善監督制度，可有效保障檔案保密工作的健康運行。因此，各檔案保管機構需要制定嚴格的、規范的檔案管理制度。建立檔案工作協調領導小組，設立檔案工作機構，配備具有專業知識的專（兼）職檔案工作人員，在做好檔案安全保管九防措施之外，還應定期組織人員對檔案數量進行清點、對保管狀態進行檢查，涉及檔案儲存信息的計算機需要采取加密措施。利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果等技術性文件材料，必須履行嚴格的審批手續，未經單位領導批準，嚴禁提供利用。

2）認真劃分控制，做好檔案開放工作。對于擬開放檔案，在對檔案開放進行明確前，需要單位成立檔案開放審核小組，認真、詳細審查，審慎劃分控制要開放的檔案，保障要開放的檔案不會影響到國家、社會，同時嚴格控制其開放范圍。除此之外，相關管理人員還應切實做好檔案的密集變更和解除工作，嚴格按照檔案密級管理規定，對其管理方案進行切實落實執行，確保在有效范圍內盡可能地開發與利用檔案，實現檔案價值的最大化利用。

3）正確利用檔案，杜絕泄密風險。檔案信息泄露風險經常會在檔案利用期間出現，所以有必要科學、高效地實施檔案利用期間的監督工作，以保障檔案的保密性。嚴格監督檔案的利用過程，不但對探尋檔案利用期間的部分不良現象有著很好地幫助，還能有效提升檔案的安全性與完善性。一是建立完善的查（借）閱利用制度。針對不同的保密級別，明確不同層面、不同范圍的查閱、借閱、抄寫、復制范圍。了解檔案利用目的，為保障檔案利用的安全性，需要了解檔案利用目的，準確掌握檔案利用人員的心理，進而有針對性的重點監護檔案。同時強化審批各種文件如加密等文件，杜絕對國家規定的絕密文件不同程度的泄露現象。二是安裝場所監控設備。為有效防止偷取信息及檔案資料等行為的發生，可有效利用相關監控設備如360°旋轉高清攝像頭、攝像監視器等實時監控檔案室。在工作開展期間，一切依據規定辦事，保障檔案保密工作有法可依、有章可循，與此同時在實踐過程中進行不斷探索、不斷完善。

4）加強防范措施，確保檔案移動安全。一般情況下，在檔案資料所處的位置不發生變動的前提下，相關管理工作的開展是較為平穩的，對檔案的管理工作也能持續、穩定的進行。不過，在現實生活中，尤其是近幾年隨著檔案基礎建設的不斷開展，新建了很多新檔案館（室），建成后的搬遷，會導致對檔案資料進行轉移。要想對檔案資料進行安全轉移，管理人員應提高警惕，增強對檔案資料的安全保護意識，采取嚴格的檔案安全轉移防范措施，確保檔案資料在轉移過程中的安全。

3 結束語

檔案是國家寶貴的資源，檔案管理者需認真做好本職工作，切實執行檔案管理的數字化建設與安全保密控制策略，以便進一步推進檔案管理數字化建設的進程，同時保障檔案信息安全。