信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新分析

何聆玉

（云南文山電力股份有限公司，云南 文山壯族苗族自治州 663000）

現(xiàn)如今，伴隨著現(xiàn)代化企業(yè)的不斷擴(kuò)大，企業(yè)檔案的數(shù)量、種類、規(guī)模也有所增長，作為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程當(dāng)中的重要見證，在信息化環(huán)境下企業(yè)檔案需要不斷創(chuàng)新與變革，以此才能緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，提高檔案管理的現(xiàn)代化與科學(xué)化，所以，積極探究在信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新具有重大現(xiàn)實(shí)意義，下文主要從創(chuàng)新企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式角度出發(fā)進(jìn)行論述。

1 企業(yè)檔案管理信息化的背景

2021年1月1日起，《中華人民共和國檔案法》正式實(shí)施。這是檔案法的首次修訂，也在一定程度上為檔案工作的有序開展提供了理論基礎(chǔ)與法律保障。其中在本次修訂中明確指出需推動(dòng)信息化建設(shè)，以此開辟檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展路徑，根據(jù)解讀，該項(xiàng)修訂中新增一章節(jié)對電子檔案的安全管理、信息化系統(tǒng)建設(shè)等進(jìn)行了明確規(guī)定，并指出各級政府需要將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃中，同時(shí)對電子檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、檔案信息資源共享平臺(tái)提出了要求，這一系列的內(nèi)容均在一定程度上為企業(yè)檔案的發(fā)展帶來幫助。

2 企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的重要性

在信息化背景下，積極做好企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新至關(guān)重要，這不僅符合時(shí)代發(fā)展的要求，而且也是推動(dòng)企業(yè)創(chuàng)新變革的關(guān)鍵所在，其重要性主要體現(xiàn)在兩點(diǎn)。

2.1 能夠?yàn)槠髽I(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供保障

就目前而言，在時(shí)代的不斷發(fā)展下，我國經(jīng)濟(jì)體系得以完善，企業(yè)的數(shù)量規(guī)模越來越大，在發(fā)展過程當(dāng)中，檔案的數(shù)量也有所增加，這樣一來則給檔案管理工作人員帶來了壓力與挑戰(zhàn)。當(dāng)然，從另外一個(gè)角度分析，在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程當(dāng)中涉及的內(nèi)容比較多，無論是管理信息還是無形資產(chǎn)，均是在檔案之中加以體現(xiàn)，這是企業(yè)整體運(yùn)營的重要載體，也是反映企業(yè)不斷發(fā)展的重要工具，對此，在企業(yè)檔案管理過程當(dāng)中，基于信息化背景加強(qiáng)運(yùn)用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新，這樣才能為企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展以及整體運(yùn)營提供保障，帶來依據(jù)。

2.2 可以推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)工作的有序開展

在企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程當(dāng)中，企業(yè)文化是主要的內(nèi)在動(dòng)力，同時(shí)也是新時(shí)代企業(yè)核心競爭力的主要體現(xiàn)，作為企業(yè)文化的重要延續(xù)載體，企業(yè)檔案需在信息技術(shù)的有效融合下改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新，這樣不僅可以進(jìn)一步保存企業(yè)優(yōu)秀文化，而且也能推動(dòng)企業(yè)常有效的發(fā)展。

3 企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新策略

在信息化環(huán)境下，各項(xiàng)信息技術(shù)層出不窮，為企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新提供了保障，筆者經(jīng)過歸納與總結(jié)，將信息化背景下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新對策概述為以下幾個(gè)方面。

3.1 做好企業(yè)檔案管理制度建設(shè)工作

毋庸置疑，要想在信息化環(huán)境下推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的有序進(jìn)行，首要任務(wù)便是做好檔案管理制度的建設(shè)工作，要通過制度完善各項(xiàng)環(huán)節(jié)，落實(shí)各項(xiàng)工作，對此企業(yè)要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，嚴(yán)格按照自身的實(shí)際情況，制定獨(dú)特的檔案管理制度，尤其是對檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行明確，要從檔案信息的建立到檔案的保存以及使用，都要通過制度的方式進(jìn)行展現(xiàn)與明確，這樣方可保證企業(yè)檔案管理工作的有序性與針對性。除此之外，還要在檔案管理制度當(dāng)中將懲罰制度與監(jiān)督制度融入其中，保證每一個(gè)環(huán)節(jié)的有序開展，如果檔案具有機(jī)密性，要進(jìn)行監(jiān)督，在檔案管理當(dāng)中如果工作人員出現(xiàn)失誤，造成損失，那么則要追究責(zé)任，這樣一來不僅可以實(shí)現(xiàn)對檔案工作人員的約束與管理，而且也能為推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作而奠定基礎(chǔ)提供保障。

3.2 制定完善的檔案管理信息系統(tǒng)

無論從宏觀角度還是微觀角度分析，均可以清楚地了解到，在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展進(jìn)程當(dāng)中，信息化技術(shù)已經(jīng)成為不容或缺的內(nèi)容之一，企業(yè)檔案管理工作為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展變化要求，則需進(jìn)行信息化建設(shè)，以此實(shí)現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案管理的改進(jìn)，不斷提升檔案管理的效率。筆者認(rèn)為在信息化環(huán)境下企業(yè)要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，針對性地制定信息化管理系統(tǒng)，將檔案以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行保存，同時(shí)在檔案信息保存當(dāng)中，還要與管理人員、技術(shù)人員進(jìn)行信息分類，及時(shí)存入數(shù)據(jù)庫，做好權(quán)限設(shè)置。當(dāng)工作人員訪問檔案信息的時(shí)候，需要提供賬號以及密碼，如果賬號或密碼錯(cuò)誤是無法登錄檔案信息系統(tǒng)的，并且該系統(tǒng)還要對每一次的訪問都要記錄，如果沒有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)部門的允許，不可對檔案信息進(jìn)行私自拷貝。當(dāng)然為保證檔案管理信息系統(tǒng)的有效性，還需做好定期維修與檢查工作，尤其是要對病毒進(jìn)行防范，做好系統(tǒng)升級，這樣方可為企業(yè)檔案管理工作提供一定的支撐[2]。

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新與變革

在企業(yè)檔案管理之中記錄了企業(yè)各個(gè)部門的實(shí)際運(yùn)作情況、人才引進(jìn)情況、人員變動(dòng)情況等等，所以是企業(yè)發(fā)展演變的重要載體。在信息化的環(huán)境下，要一改傳統(tǒng)檔案管理的模式，尤其是要構(gòu)建檔案信息資源共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)多個(gè)部門的相互整合，使其積極參與到檔案管理之中，加強(qiáng)部門與部門之間的聯(lián)系，為企業(yè)檔案管理獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。還有一點(diǎn)，為了更好地發(fā)揮出檔案管理的作用，對于管理者而言需要在信息技術(shù)的有效應(yīng)用下實(shí)現(xiàn)智能化發(fā)展，通過檔案資源信息的共享，將部門整合，為企業(yè)的創(chuàng)新變革提供智能化服務(wù)。

3.4 打造信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)

要想進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理的有效性，在信息化環(huán)境下需要積極打造信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)，從管理人員入手做好各項(xiàng)優(yōu)化工作，同時(shí)在人員招聘方面要統(tǒng)籌全局，制定完善的招聘流程與制度，并且要將招聘劃分為兩個(gè)階段，其中在第一個(gè)階段當(dāng)中要根據(jù)檔案部門的整體業(yè)務(wù)量加以評估，明確認(rèn)識到所需人才的數(shù)量以及人員的專業(yè)水平，另外要通過各項(xiàng)媒介載體發(fā)布招聘信息并做好篩選與面試工作。此外在第二個(gè)階段，要對所招聘的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)與教育，做好工作情況的評估，并且還要將績效考核與培訓(xùn)教育相互整合，提高檔案管理工作人員的積極性，使其在自身的工作崗位上發(fā)揮出潛 能[3]。要注意的一點(diǎn)，在信息化環(huán)境下，要保證所招聘的檔案管理人員掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，還有對于年齡比較大的檔案管理人員而言，因?yàn)槌Ｄ晔艿絺鹘y(tǒng)檔案管理所帶來的影響，所以對信息化檔案管理不甚了解，對此企業(yè)也需進(jìn)行信息化培訓(xùn)，使其掌握基本的信息化檔案管理操作，以此才能提高檔案管理的有效性。

4 結(jié)語

總而言之，時(shí)代在不斷發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)的有效應(yīng)用已經(jīng)為人們的生活工作學(xué)習(xí)帶來了便捷，與此同時(shí)，信息化時(shí)代來臨，對于企業(yè)檔案管理工作而言，需要從信息化角度出發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新變革以及服務(wù)模式的創(chuàng)新，并且要從多個(gè)層面入手，完善檔案管理的規(guī)章制度，打造優(yōu)質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，落實(shí)各項(xiàng)檔案管理流程與環(huán)節(jié)，真正將信息化技術(shù)融入到企業(yè)檔案管理之中，如此才能減輕檔案管理工作人員的勞動(dòng)量，并且還可發(fā)揮出信息化的作用與價(jià)值，提高檔案管理的有效性與科學(xué)性。