論新時期加強(qiáng)檔案管理工作的對策

郭 錦

（富滇銀行昆明中山支行，云南 昆明 650041）

1 檔案管理工作的重要性

檔案管理作為一種具有政策性質(zhì)同時也具有機(jī)密性質(zhì)與專業(yè)性質(zhì)的工作。其管理的是否到位對企事業(yè)單位的發(fā)展有重要的關(guān)聯(lián)關(guān)系。所以，企事業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員必須要意識到檔案管理對于企事業(yè)發(fā)展的重要程度。尤其是在新時代的市場經(jīng)濟(jì)管理中，檔案管理在資源開發(fā)有著重要的地位與作用。這是因?yàn)槭紫龋瑱n案能夠充當(dāng)發(fā)生業(yè)務(wù)的憑證。檔案是企事業(yè)發(fā)生業(yè)務(wù)的真實(shí)錄入，并且擁有與其他文檔所不具有的特定法律效力。檔案的保證效果取決于檔案的性質(zhì)以及檔案本身的特征。正是由于檔案是自然形成的，決定了檔案記錄歷史條件的客觀性與真實(shí)性。因此，檔案是企事業(yè)可靠的歷史證據(jù)。同時，從檔案本身的物理狀態(tài)來看，它保留了相關(guān)各方的實(shí)際歷史文物，其次，檔案具有參考作用。作為一種歷史記錄，檔案不僅具有證據(jù)功能，而且具有廣泛的參考功能。這是因?yàn)闄n案不僅真實(shí)地記錄和反映了人類獎勵社會實(shí)踐活動的重點(diǎn)，而且反映了實(shí)際活動的廣度，為人們提供了了解和改變自然的積極和消極的經(jīng)驗(yàn)。

2 新時期檔案管理工作存在的問題

2.1 現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)制度與部分工作實(shí)際不相適應(yīng)

在新時代中處理文件的內(nèi)容更加復(fù)雜和多樣化。原始檔案的收集和使用以及檔案的開發(fā)，分類和匯編已成為檔案，出版物和文化產(chǎn)品的宣傳材料。文件和媒體格式正從IT管理逐漸發(fā)展為數(shù)字和電子格式。有許多類型的電子文件和不同類型的存儲介質(zhì)。還可以通過網(wǎng)絡(luò)更智能地顯示和分發(fā)它。可以更方便地使用文件信息系統(tǒng)和網(wǎng)站，擴(kuò)大使用文件的范圍，并豐富文件信息的內(nèi)容。同時，通常不會及時制定或修改相應(yīng)的記錄管理標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)以延遲實(shí)際工作，并且缺少合適的系統(tǒng)來執(zhí)行實(shí)際工作將使規(guī)則和管理無效。它不可避免地影響文件操作。

2.2 檔案的現(xiàn)代化與信息化需求不相適應(yīng)

今天，社會上的計(jì)算機(jī)化水平正在提高，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，各行各業(yè)都在經(jīng)歷著高科技的變革。還應(yīng)該及時進(jìn)行文件操作，使用自動識別技術(shù)來管理借入的文件，通過文件管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)全面的電子文件管理并備份電子數(shù)據(jù)信息。電子文件管理中心，數(shù)字檔案館建設(shè)，基于行業(yè)的國家數(shù)字檔案館建設(shè)，智能檔案館建設(shè)等。應(yīng)該成為檔案中信息的發(fā)展方向。鑒于文件操作的發(fā)展趨勢，文件操作在文件管理，過程以及智能查詢和利用方面趨于標(biāo)準(zhǔn)化。最初，體力勞動，經(jīng)驗(yàn)管理和封閉式管理模型非常困難。滿足各方信息的存檔需求會削弱其法律功能并降低其原始價值。

2.3 人員素質(zhì)與新時期檔案管理要求不相適應(yīng)

記錄保存人員的人員設(shè)置取決于員工數(shù)量而限制在不同的級別。通常，只有一個或兩個人負(fù)責(zé)單位范圍的文檔，并且他們可以是兼職退休人員或在職員工。他們沒有從檔案系統(tǒng)地，專業(yè)地學(xué)習(xí)商業(yè)知識，并且不穩(wěn)定。文檔知識的理論結(jié)構(gòu)和豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，尤其是缺乏現(xiàn)代文檔管理的應(yīng)用知識，缺乏能夠滿足新時代文檔管理要求的復(fù)雜專業(yè)人才。文件管理是其他任務(wù)的結(jié)束。檔案管理應(yīng)更加注意使用檔案。檔案部門不應(yīng)該是組織“閑人”的地方。處理文檔不再只是手工縫制，拆卸和分類文檔的操作。按照現(xiàn)代社會的計(jì)算機(jī)化，我們非常重視檔案館人才的培養(yǎng)，維護(hù)檔案館的穩(wěn)定性，提高檔案館的完整性。

3 新時期檔案管理工作的方式

歸檔操作的最終目標(biāo)是為單位中心操作提供利用率和支持。為了使存檔工作順利進(jìn)行，您應(yīng)該始終將服務(wù)視為存檔的目的，并將創(chuàng)新視為存檔的概念，以進(jìn)一步改變工作方式和更改現(xiàn)有的工作模式。在歸檔操作中，它已從傳統(tǒng)使用，從被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)，從單一存檔服務(wù)到完整的信息資源服務(wù)，從最終使用服務(wù)提供到整個目錄服務(wù)過程。為檔案實(shí)體提供電子和智能技術(shù)媒體服務(wù)。

3.1 完善檔案工作制度和規(guī)范

檔案工作的內(nèi)容根據(jù)單位中心的工作而變化，并隨時間變化，系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的建立和完善也必須與時俱進(jìn)。2006年，我國國家檔案館發(fā)布了有關(guān)文件和材料提交和存儲范圍的規(guī)定。今天，需要開發(fā)新的業(yè)務(wù)任務(wù)，舉行新類型的會議以及為所有部門創(chuàng)建新的專業(yè)檔案。符合第8號法令的要求。進(jìn)一步修訂數(shù)據(jù)提交范圍和存儲期限表。新型檔案館的出現(xiàn)，例如數(shù)字?jǐn)z影，紙質(zhì)檔案館的數(shù)字化以及對電子文檔的整個過程的管理。這些新事物包括檔案管理，電子歸檔管理方法，信息公開方法和在線借閱系統(tǒng)，財(cái)務(wù)緊急情況管理計(jì)劃等，所有這些都需要根據(jù)實(shí)際工作來建立或修改標(biāo)準(zhǔn)。檔案部門的系統(tǒng)文件管理方面，例如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)，系統(tǒng)規(guī)范和附屬檔案管理，都是需要進(jìn)一步改進(jìn)和集成的工作方向。

3.2 推進(jìn)檔案信息化

依靠信息技術(shù)加強(qiáng)對檔案資源的控制，提供網(wǎng)絡(luò)信息資源服務(wù)已成為新時代檔案管理的基本要求。各部門利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理，繼續(xù)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建立數(shù)字檔案（室），逐步實(shí)現(xiàn)存量的數(shù)字化和逐步數(shù)字化，開展會員的檔案信息化工作，必須予以指導(dǎo)。和標(biāo)準(zhǔn)化。機(jī)構(gòu)逐步建立檔案目錄中心和電子數(shù)據(jù)中心。例如，從1980年代和1990年代的手動分類和借出，到21世紀(jì)初使用獨(dú)立的檔案管理軟件來管理檔案目錄數(shù)據(jù)，某些檔案管理部門已經(jīng)逐步建立起該行業(yè)。最近廣泛使用的檔案數(shù)據(jù)信息交互平臺，可以接收檔案目錄和電子文件數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)分級權(quán)限管理系統(tǒng)檔案信息的在線傳輸和查詢，增強(qiáng)會員的管理能力和管理服務(wù)能力。會大大改善。該系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)性和綜合性數(shù)字檔案（室）推廣奠定了基礎(chǔ)。

3.3 加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)

新時代的檔案工作領(lǐng)域的擴(kuò)展，工作內(nèi)容和方法的不斷創(chuàng)新，必須不斷改變和提升檔案專業(yè)人員的作用和職能，從傳統(tǒng)檔案到檔案信息資源的管理者。存檔信息產(chǎn)品存檔信息使用顧問，存檔信息發(fā)布者和存檔信息知識教育者。從領(lǐng)導(dǎo)層到基層記錄員，記錄員必須不斷地進(jìn)行全面研究，以多種方式進(jìn)行重組，提高他們的整體素質(zhì)，并實(shí)現(xiàn)他們的記錄人才從單一類型到復(fù)雜類型的轉(zhuǎn)變。每個部門的檔案部門是系統(tǒng)中最高的檔案管理組織，負(fù)責(zé)管理系統(tǒng)的歸檔操作，例如標(biāo)準(zhǔn)化，監(jiān)督，指導(dǎo)和培訓(xùn)，為此，檔案人員必須努力提高自己的能力。為基礎(chǔ)工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在政策研究中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，領(lǐng)導(dǎo)對新理論的深入思考，對現(xiàn)狀的調(diào)查研究，工作領(lǐng)域的發(fā)展，豐富的知識，廣闊的視野，遠(yuǎn)見卓識和勇氣，成為行業(yè)檔案工作的先驅(qū)。它在管理指導(dǎo)，晉升和教育方面起著領(lǐng)導(dǎo)作用。

4 結(jié)束語

檔案管理模式的創(chuàng)新是一個必須不斷探索和探索的熱點(diǎn)問題，檔案工作的創(chuàng)新和進(jìn)步也是一個需要長期積累，不斷轉(zhuǎn)型和完善的過程。有必要不斷發(fā)現(xiàn)問題，學(xué)習(xí)和學(xué)習(xí)新的工作管理模型，確保檔案不斷地組織，規(guī)范和智能地工作，與單位工作協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)有序，可持續(xù)的發(fā)展，使檔案工作。信息服務(wù)在該系統(tǒng)的中央操作中的支持作用促進(jìn)了檔案館的健康可靠發(fā)展。