論新時期加強檔案管理工作的對策

郭 錦

（富滇銀行昆明中山支行，云南 昆明 650041）

1 檔案管理工作的重要性

檔案管理作為一種具有政策性質同時也具有機密性質與專業性質的工作。其管理的是否到位對企事業單位的發展有重要的關聯關系。所以，企事業的相關領導人員必須要意識到檔案管理對于企事業發展的重要程度。尤其是在新時代的市場經濟管理中，檔案管理在資源開發有著重要的地位與作用。這是因為首先，檔案能夠充當發生業務的憑證。檔案是企事業發生業務的真實錄入，并且擁有與其他文檔所不具有的特定法律效力。檔案的保證效果取決于檔案的性質以及檔案本身的特征。正是由于檔案是自然形成的，決定了檔案記錄歷史條件的客觀性與真實性。因此，檔案是企事業可靠的歷史證據。同時，從檔案本身的物理狀態來看，它保留了相關各方的實際歷史文物，其次，檔案具有參考作用。作為一種歷史記錄，檔案不僅具有證據功能，而且具有廣泛的參考功能。這是因為檔案不僅真實地記錄和反映了人類獎勵社會實踐活動的重點，而且反映了實際活動的廣度，為人們提供了了解和改變自然的積極和消極的經驗。

2 新時期檔案管理工作存在的問題

2.1 現行標準制度與部分工作實際不相適應

在新時代中處理文件的內容更加復雜和多樣化。原始檔案的收集和使用以及檔案的開發，分類和匯編已成為檔案，出版物和文化產品的宣傳材料。文件和媒體格式正從IT管理逐漸發展為數字和電子格式。有許多類型的電子文件和不同類型的存儲介質。還可以通過網絡更智能地顯示和分發它?？梢愿奖愕厥褂梦募畔⑾到y和網站，擴大使用文件的范圍，并豐富文件信息的內容。同時，通常不會及時制定或修改相應的記錄管理標準和系統以延遲實際工作，并且缺少合適的系統來執行實際工作將使規則和管理無效。它不可避免地影響文件操作。

2.2 檔案的現代化與信息化需求不相適應

今天，社會上的計算機化水平正在提高，大數據時代已經到來，各行各業都在經歷著高科技的變革。還應該及時進行文件操作，使用自動識別技術來管理借入的文件，通過文件管理系統和辦公自動化系統的結合，實現全面的電子文件管理并備份電子數據信息。電子文件管理中心，數字檔案館建設，基于行業的國家數字檔案館建設，智能檔案館建設等。應該成為檔案中信息的發展方向。鑒于文件操作的發展趨勢，文件操作在文件管理，過程以及智能查詢和利用方面趨于標準化。最初，體力勞動，經驗管理和封閉式管理模型非常困難。滿足各方信息的存檔需求會削弱其法律功能并降低其原始價值。

2.3 人員素質與新時期檔案管理要求不相適應

記錄保存人員的人員設置取決于員工數量而限制在不同的級別。通常，只有一個或兩個人負責單位范圍的文檔，并且他們可以是兼職退休人員或在職員工。他們沒有從檔案系統地，專業地學習商業知識，并且不穩定。文檔知識的理論結構和豐富的工作經驗，尤其是缺乏現代文檔管理的應用知識，缺乏能夠滿足新時代文檔管理要求的復雜專業人才。文件管理是其他任務的結束。檔案管理應更加注意使用檔案。檔案部門不應該是組織“閑人”的地方。處理文檔不再只是手工縫制，拆卸和分類文檔的操作。按照現代社會的計算機化，我們非常重視檔案館人才的培養，維護檔案館的穩定性，提高檔案館的完整性。

3 新時期檔案管理工作的方式

歸檔操作的最終目標是為單位中心操作提供利用率和支持。為了使存檔工作順利進行，您應該始終將服務視為存檔的目的，并將創新視為存檔的概念，以進一步改變工作方式和更改現有的工作模式。在歸檔操作中，它已從傳統使用，從被動服務變為主動服務，從單一存檔服務到完整的信息資源服務，從最終使用服務提供到整個目錄服務過程。為檔案實體提供電子和智能技術媒體服務。

3.1 完善檔案工作制度和規范

檔案工作的內容根據單位中心的工作而變化，并隨時間變化，系統標準的建立和完善也必須與時俱進。2006年，我國國家檔案館發布了有關文件和材料提交和存儲范圍的規定。今天，需要開發新的業務任務，舉行新類型的會議以及為所有部門創建新的專業檔案。符合第8號法令的要求。進一步修訂數據提交范圍和存儲期限表。新型檔案館的出現，例如數字攝影，紙質檔案館的數字化以及對電子文檔的整個過程的管理。這些新事物包括檔案管理，電子歸檔管理方法，信息公開方法和在線借閱系統，財務緊急情況管理計劃等，所有這些都需要根據實際工作來建立或修改標準。檔案部門的系統文件管理方面，例如行業標準系統，系統規范和附屬檔案管理，都是需要進一步改進和集成的工作方向。

3.2 推進檔案信息化

依靠信息技術加強對檔案資源的控制，提供網絡信息資源服務已成為新時代檔案管理的基本要求。各部門利用先進的網絡技術創新檔案管理，繼續按照國家有關標準建立數字檔案（室），逐步實現存量的數字化和逐步數字化，開展會員的檔案信息化工作，必須予以指導。和標準化。機構逐步建立檔案目錄中心和電子數據中心。例如，從1980年代和1990年代的手動分類和借出，到21世紀初使用獨立的檔案管理軟件來管理檔案目錄數據，某些檔案管理部門已經逐步建立起該行業。最近廣泛使用的檔案數據信息交互平臺，可以接收檔案目錄和電子文件數據，實現分級權限管理系統檔案信息的在線傳輸和查詢，增強會員的管理能力和管理服務能力。會大大改善。該系統的機構性和綜合性數字檔案（室）推廣奠定了基礎。

3.3 加強檔案干部隊伍建設

新時代的檔案工作領域的擴展，工作內容和方法的不斷創新，必須不斷改變和提升檔案專業人員的作用和職能，從傳統檔案到檔案信息資源的管理者。存檔信息產品存檔信息使用顧問，存檔信息發布者和存檔信息知識教育者。從領導層到基層記錄員，記錄員必須不斷地進行全面研究，以多種方式進行重組，提高他們的整體素質，并實現他們的記錄人才從單一類型到復雜類型的轉變。每個部門的檔案部門是系統中最高的檔案管理組織，負責管理系統的歸檔操作，例如標準化，監督，指導和培訓，為此，檔案人員必須努力提高自己的能力。為基礎工作打下堅實的基礎。在政策研究中發揮領導作用，領導對新理論的深入思考，對現狀的調查研究，工作領域的發展，豐富的知識，廣闊的視野，遠見卓識和勇氣，成為行業檔案工作的先驅。它在管理指導，晉升和教育方面起著領導作用。

4 結束語

檔案管理模式的創新是一個必須不斷探索和探索的熱點問題，檔案工作的創新和進步也是一個需要長期積累，不斷轉型和完善的過程。有必要不斷發現問題，學習和學習新的工作管理模型，確保檔案不斷地組織，規范和智能地工作，與單位工作協調，實現有序，可持續的發展，使檔案工作。信息服務在該系統的中央操作中的支持作用促進了檔案館的健康可靠發展。