提高會計檔案管理水平的方法研究

何志宏

（平昌縣外援扶貧項目辦公室，四川 巴中 636400）

會計檔案管理，是一個單位的財務會計工作非常重要的組成部分；而會計檔案，則是反映和記錄單位財務工作的原始證據與重要史料。而作為財務管理最后的一個環節——會計檔案的管理，在日常財務管理中恰恰最容易忽略，因此財務管理水平和質量也就自然受到影響。通過對會計檔案實施規范化管理，不斷強化財會工作人員的技能水平，不但可以顯著提升財務管理質量，而且能夠確保會計檔案管理效率得到顯著提高。為此，本文立足欠發達山區縣的會計檔案管理工作，探索提出了規范化管理會計檔案，確保財務管理水平得到進一步提升的一些策略。

1 明晰會計檔案內容，規范裝訂會計檔案

為了保證會計檔案管理工作可以有序進行，明確相應的管理內容特別重要，一般來講，現階段的會計檔案管理的重點包含以下幾方面的內容：

1）會計報表。一般包括：年度、季度和每月的會計報表。每一類的報表都包含：決算說明、報表附注、各種附表、成本費用表、現金流量表、利潤分配表、損益表和資產負債表，等等。會計報表按照賬簿檔案管理要求一致都要編寫頁碼。按照年、季、月的不同分別整理會計報表并與報表的說明、決算和附注一起裝訂組卷。

2）會計賬簿。輔助登記備查簿、銀行存款日記賬、現金日記賬、各類明細分類賬、會計科目設置的總分類賬等資料都屬于會計賬簿。有的賬簿通常以1本（訂本式）為單位單獨裝訂保管。有的賬簿采用活頁式管理方式，也就是按會計科目的順序進行整理，歸類成冊有的需要單獨組卷同時加裝扉頁、封面，如電腦自動形成的明細賬、總賬，等等，加裝并填齊扉頁、封底和封面的內容后進行裝訂。會計工作人員在整理這些會計賬簿檔案時要去掉其中的空白頁碼，組成保管單位，并分別立卷整理。當會計賬簿裝訂后，每頁的非裝訂線一側上角編好頁碼號，可用藍黑或碳素鋼筆依次單獨編寫每冊會計賬簿的流水號，當然也可同號碼機打印流水號。

3）會計憑證。會計憑證的裝訂要求便于翻閱，做到不倒置、不串頁、不壓字、不掉頁、美觀、牢固、整齊。會計憑證通常包含：銀行存款余額調節表、銀行存款對賬單、原始憑證匯總表、外來原始憑證和自制原始憑證等。裝訂會計憑證檔案時候，要將超過大中型帳皮的原始憑證進行折疊擺放，要整齊、均勻地粘貼原始憑證，張與張之間上下左右對齊。在裝訂月末最后一張銀行付款憑證時，要附上應行存款余額調節表和銀行存款對賬單、銀行收款單。

除上述三種會計檔案資料外，其他會計監督、會計核算等財務會計業務密切相關的數據資料都要進行規范裝訂歸檔，避免出現數據丟失現象。

2 健全會計檔案管理制度，夯實檔案管理基礎

在新時代，會計檔案管理工作面臨諸多的挑戰，使得會計檔案管理風險不斷增多。為確保單位財務管理水平得到全方面的提高，充分挖掘出會計檔案的潛在價值，就要不斷強化會計檔案管理意識，進一步提高會計檔案管理人員自身的專業素養。

1）完善會計檔案管理制度。根據財務管理和檔案管理的法律法規要求，進一步健全會計檔案管理的制度，突出檔案管理工作的重要地位，對歸檔內容、歸檔要求、規范裝訂、管理紀律、保密制度、借閱規定、銷毀制度等會計檔案制度進一步健全與完善，進而保證會計檔案管理規范化。

2）完善會計檔案工作獎勵制度。針對工作表現較為突出的檔案管理工作人員，給予良好的獎勵，對于工作表現較差的檔案管理工作人員，給予一定的懲罰措施，不斷提升檔案工作人員的工作積極性和熱情，進而確保會計檔案管理工作職能得到良好發揮。同時，在分配具體工作任務的過程當中，相關人員還要遵守公平、公正原則，合理分配工作任務，進而確保會計檔案管理更加安全、規范。

3）完善會計檔案業務培訓制度。單位要支持鼓勵財務人員積極參加縣市檔案、財政部門組織的業務培訓，特別是多組織財務人員參加省檔案部門每年舉辦的檔案業務培訓班的學習進修，不斷提高財務人員的會計檔案管理的專業能力，不斷強化其責任意識，不斷減少會計檔案管理失誤，進而提高會計檔案管理水平和質量。

4）完善會計檔案經費保障制度。要充分認識到單位會計檔案的重要性，積極在資金上大力支持，購置檔案管理必須的會計檔案專用儲藏柜，劃撥經費購買必須的會計檔案裝訂的現代化設備，購買必須的會計工作軟件，促進會計迪昂做規范化、信息化、自動化。

3 明確會計檔案管理責任，落實檔案管理人員

明確會計檔案管理責任。會計檔案管理是單位財務管理中的一個非常重要的環節。因此，單位年初在落實財務人員工作崗位分工時，要明確一名財務人員專（兼）職負責會計檔案管理工作，并將檔案管理列入年度考核范圍，中管理人員需找到原有檔案管理機構當中存在的缺陷和不足，經過綜合性的分析之后，在先進管理理論的大力支持下，不斷加強檔案管理工作力度，并對既有的管理機構進行優化與完善。

4 應用信息化技術，優化檔案管理手段

為了進一步滿足現代化發展需求，強化會計檔案管理的規范性與有效性，企業工作人員要積極應用信息化技術，通過將多種信息化技術有效運用到檔案管理工作之中，可以實現檔案信息的高效的傳遞，強化檔案的信息化管理質量，主要可從以下幾方面著手：

1）不斷提高工作人員的信息化管理意識。積極引導其學習先進的信息化技術，并將各類信息化技術有序的運用到具體工作當中，在提升會計檔案管理工作效率與質量的同時，不斷強化財務管理水平。

2）全面考慮新時代發展需求，找到會計檔案管理工作開展期間存在的主要問題，并運用信息化技術，對原有的各類基礎設施進行全面的完善，確保各項新型的信息化技術得到更好運用。

在信息化時代發展大背景之下，會計檔案管理工作難度越來越大，其所涉及的工作內容也越來越多，為了進一步滿足市場經濟的快速發展需求，合理應用信息化技術尤為重要，同時，根據財務管理工作的具體開展狀況能夠得知，在信息化技術的大力支持之下，會計檔案管理工作變得越來越規范化。從工作人員角度來分析，要從多個角度來了解信息化技術，并主動學習信息化技術的應用要點，在滿足會計檔案管理工作需求的同時，確保各項信息化設備穩定運行，推動財務管理的快速發展。

為了確保信息化技術在會計檔案管理工作之中得到良好的運用，要求工作人員還要根據企業自身的具體發展情況，充分利用大數據技術與云計算技術，建立相應的管理體系，針對不同類型的會計檔案，采取分離處理模式，并對檔案管理內容進行細化，確保企業內部的會計賬簿與各項票據更加規范化。與此同時，將先進的信息化技術運用到檔案管理工作之中，能夠幫助工作人員及時更新數據庫資源，將不同類型的檔案信息進行完美整合，進而確保不同類型的檔案資源實現高效的利用。

從會計檔案管理工作人員的角度來分析，在信息化技術的全面支持下，會計檔案管理工作實現數據化管理目標，能夠明顯減少其實際工作量，確保會計檔案實現精細化與規范化管理，進一步發揮出信息化技術的重要功能，充分展現出會計檔案管理工作的各項優勢。

5 結語

綜上所述，通過對規范會計檔案管理提高財務管理水平的重要途徑進行分析，不僅能夠實現財務精細化管理目標，而且可以確保會計檔案的重要價值得到更好體現。