提高會計檔案管理水平的方法研究

何志宏

（平昌縣外援扶貧項目辦公室，四川 巴中 636400）

會計檔案管理，是一個單位的財務(wù)會計工作非常重要的組成部分；而會計檔案，則是反映和記錄單位財務(wù)工作的原始證據(jù)與重要史料。而作為財務(wù)管理最后的一個環(huán)節(jié)——會計檔案的管理，在日常財務(wù)管理中恰恰最容易忽略，因此財務(wù)管理水平和質(zhì)量也就自然受到影響。通過對會計檔案實施規(guī)范化管理，不斷強化財會工作人員的技能水平，不但可以顯著提升財務(wù)管理質(zhì)量，而且能夠確保會計檔案管理效率得到顯著提高。為此，本文立足欠發(fā)達山區(qū)縣的會計檔案管理工作，探索提出了規(guī)范化管理會計檔案，確保財務(wù)管理水平得到進一步提升的一些策略。

1 明晰會計檔案內(nèi)容，規(guī)范裝訂會計檔案

為了保證會計檔案管理工作可以有序進行，明確相應的管理內(nèi)容特別重要，一般來講，現(xiàn)階段的會計檔案管理的重點包含以下幾方面的內(nèi)容：

1）會計報表。一般包括：年度、季度和每月的會計報表。每一類的報表都包含：決算說明、報表附注、各種附表、成本費用表、現(xiàn)金流量表、利潤分配表、損益表和資產(chǎn)負債表，等等。會計報表按照賬簿檔案管理要求一致都要編寫頁碼。按照年、季、月的不同分別整理會計報表并與報表的說明、決算和附注一起裝訂組卷。

2）會計賬簿。輔助登記備查簿、銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、各類明細分類賬、會計科目設(shè)置的總分類賬等資料都屬于會計賬簿。有的賬簿通常以1本（訂本式）為單位單獨裝訂保管。有的賬簿采用活頁式管理方式，也就是按會計科目的順序進行整理，歸類成冊有的需要單獨組卷同時加裝扉頁、封面，如電腦自動形成的明細賬、總賬，等等，加裝并填齊扉頁、封底和封面的內(nèi)容后進行裝訂。會計工作人員在整理這些會計賬簿檔案時要去掉其中的空白頁碼，組成保管單位，并分別立卷整理。當會計賬簿裝訂后，每頁的非裝訂線一側(cè)上角編好頁碼號，可用藍黑或碳素鋼筆依次單獨編寫每冊會計賬簿的流水號，當然也可同號碼機打印流水號。

3）會計憑證。會計憑證的裝訂要求便于翻閱，做到不倒置、不串頁、不壓字、不掉頁、美觀、牢固、整齊。會計憑證通常包含：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行存款對賬單、原始憑證匯總表、外來原始憑證和自制原始憑證等。裝訂會計憑證檔案時候，要將超過大中型帳皮的原始憑證進行折疊擺放，要整齊、均勻地粘貼原始憑證，張與張之間上下左右對齊。在裝訂月末最后一張銀行付款憑證時，要附上應行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行存款對賬單、銀行收款單。

除上述三種會計檔案資料外，其他會計監(jiān)督、會計核算等財務(wù)會計業(yè)務(wù)密切相關(guān)的數(shù)據(jù)資料都要進行規(guī)范裝訂歸檔，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。

2 健全會計檔案管理制度，夯實檔案管理基礎(chǔ)

在新時代，會計檔案管理工作面臨諸多的挑戰(zhàn)，使得會計檔案管理風險不斷增多。為確保單位財務(wù)管理水平得到全方面的提高，充分挖掘出會計檔案的潛在價值，就要不斷強化會計檔案管理意識，進一步提高會計檔案管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)。

1）完善會計檔案管理制度。根據(jù)財務(wù)管理和檔案管理的法律法規(guī)要求，進一步健全會計檔案管理的制度，突出檔案管理工作的重要地位，對歸檔內(nèi)容、歸檔要求、規(guī)范裝訂、管理紀律、保密制度、借閱規(guī)定、銷毀制度等會計檔案制度進一步健全與完善，進而保證會計檔案管理規(guī)范化。

2）完善會計檔案工作獎勵制度。針對工作表現(xiàn)較為突出的檔案管理工作人員，給予良好的獎勵，對于工作表現(xiàn)較差的檔案管理工作人員，給予一定的懲罰措施，不斷提升檔案工作人員的工作積極性和熱情，進而確保會計檔案管理工作職能得到良好發(fā)揮。同時，在分配具體工作任務(wù)的過程當中，相關(guān)人員還要遵守公平、公正原則，合理分配工作任務(wù)，進而確保會計檔案管理更加安全、規(guī)范。

3）完善會計檔案業(yè)務(wù)培訓制度。單位要支持鼓勵財務(wù)人員積極參加縣市檔案、財政部門組織的業(yè)務(wù)培訓，特別是多組織財務(wù)人員參加省檔案部門每年舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓班的學習進修，不斷提高財務(wù)人員的會計檔案管理的專業(yè)能力，不斷強化其責任意識，不斷減少會計檔案管理失誤，進而提高會計檔案管理水平和質(zhì)量。

4）完善會計檔案經(jīng)費保障制度。要充分認識到單位會計檔案的重要性，積極在資金上大力支持，購置檔案管理必須的會計檔案專用儲藏柜，劃撥經(jīng)費購買必須的會計檔案裝訂的現(xiàn)代化設(shè)備，購買必須的會計工作軟件，促進會計迪昂做規(guī)范化、信息化、自動化。

3 明確會計檔案管理責任，落實檔案管理人員

明確會計檔案管理責任。會計檔案管理是單位財務(wù)管理中的一個非常重要的環(huán)節(jié)。因此，單位年初在落實財務(wù)人員工作崗位分工時，要明確一名財務(wù)人員專（兼）職負責會計檔案管理工作，并將檔案管理列入年度考核范圍，中管理人員需找到原有檔案管理機構(gòu)當中存在的缺陷和不足，經(jīng)過綜合性的分析之后，在先進管理理論的大力支持下，不斷加強檔案管理工作力度，并對既有的管理機構(gòu)進行優(yōu)化與完善。

4 應用信息化技術(shù)，優(yōu)化檔案管理手段

為了進一步滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求，強化會計檔案管理的規(guī)范性與有效性，企業(yè)工作人員要積極應用信息化技術(shù)，通過將多種信息化技術(shù)有效運用到檔案管理工作之中，可以實現(xiàn)檔案信息的高效的傳遞，強化檔案的信息化管理質(zhì)量，主要可從以下幾方面著手：

1）不斷提高工作人員的信息化管理意識。積極引導其學習先進的信息化技術(shù)，并將各類信息化技術(shù)有序的運用到具體工作當中，在提升會計檔案管理工作效率與質(zhì)量的同時，不斷強化財務(wù)管理水平。

2）全面考慮新時代發(fā)展需求，找到會計檔案管理工作開展期間存在的主要問題，并運用信息化技術(shù)，對原有的各類基礎(chǔ)設(shè)施進行全面的完善，確保各項新型的信息化技術(shù)得到更好運用。

在信息化時代發(fā)展大背景之下，會計檔案管理工作難度越來越大，其所涉及的工作內(nèi)容也越來越多，為了進一步滿足市場經(jīng)濟的快速發(fā)展需求，合理應用信息化技術(shù)尤為重要，同時，根據(jù)財務(wù)管理工作的具體開展狀況能夠得知，在信息化技術(shù)的大力支持之下，會計檔案管理工作變得越來越規(guī)范化。從工作人員角度來分析，要從多個角度來了解信息化技術(shù)，并主動學習信息化技術(shù)的應用要點，在滿足會計檔案管理工作需求的同時，確保各項信息化設(shè)備穩(wěn)定運行，推動財務(wù)管理的快速發(fā)展。

為了確保信息化技術(shù)在會計檔案管理工作之中得到良好的運用，要求工作人員還要根據(jù)企業(yè)自身的具體發(fā)展情況，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計算技術(shù)，建立相應的管理體系，針對不同類型的會計檔案，采取分離處理模式，并對檔案管理內(nèi)容進行細化，確保企業(yè)內(nèi)部的會計賬簿與各項票據(jù)更加規(guī)范化。與此同時，將先進的信息化技術(shù)運用到檔案管理工作之中，能夠幫助工作人員及時更新數(shù)據(jù)庫資源，將不同類型的檔案信息進行完美整合，進而確保不同類型的檔案資源實現(xiàn)高效的利用。

從會計檔案管理工作人員的角度來分析，在信息化技術(shù)的全面支持下，會計檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理目標，能夠明顯減少其實際工作量，確保會計檔案實現(xiàn)精細化與規(guī)范化管理，進一步發(fā)揮出信息化技術(shù)的重要功能，充分展現(xiàn)出會計檔案管理工作的各項優(yōu)勢。

5 結(jié)語

綜上所述，通過對規(guī)范會計檔案管理提高財務(wù)管理水平的重要途徑進行分析，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)精細化管理目標，而且可以確保會計檔案的重要價值得到更好體現(xiàn)。