生態環境檔案的價值與規范管理探討

孫志嵐

（大同市生態環境局靈丘分局，山西 大同 034400）

簡明扼要的講，生態檔案就是在開展生態環境相關工作時，對過程中產生的問題、困難、異常等等細節的記錄，是確保工作可追溯的一種載體。可以說，作為信息資源，檔案記載的內容具有特殊性、基礎性、不可取代的價值，不僅對過去的先進工作經驗、發展過程等進行了記載，也為下個階段的工作提供了指定性的服務[1]。然而，伴隨著信息技術的迅猛發展，生態環境檔案的管理策略也將面臨著改革挑戰，必須要做出一定的改變，做到與時俱進，方可為生態環境的管理工作提供依據。

1 生態環境檔案的價值

作為系統性與復雜性兼具的工作，要想做好生態環境工作，不僅要具備完善的機制，也要有適合的對策，而環境生態環境檔案作為其基礎性工作之一，對實際工作的開展也具有重要意義，具體體現在如下幾個方面：第一，生態環境管理中記載著的數據，有一部分是關于污染糾紛、環境案件處理的憑證，是進行環境執法時的重要指導依據，為調查與仲裁污染事件提供了支持力量，直接保證了生態環境管理的社會與經濟效益；第二，生態環境檔案中對各個階段的通過環境監測得出的環境條件與原始數據均有明確的記載，想要了解當時的狀況，只要查閱當時的檔案即可；第三，現如今，環境檔案已經不僅只是通過文字記錄，還包括技術手段、圖片、視頻等方式的內容記錄，更好地將過去時間段發生的事情、環境情況的變化做記錄，并把其中存在的缺陷與不足更好地體現出來，從而增加了監測機構的預防能力，提高監測和水平；第四，很多先進的監測理念與技術等等都可以在檔案中查找到，提供更好的依據便于后續監測工作的開展；第五，除了上述提到的內容，還有各個時期的學術思想，對于生態環境的認知等等，對各種監測數據進行了統計、分析、整理、并編制成檔案，為了現代以及未來的科學家們提供了環境研究數據與依據，可見，環境監測檔案還具有學術價值[2]。

2 生態環境檔案的規范管理

1）完善相關管理制度。生態檔案的管理制度是開展生態檔案管理工作的重要依據。因此，相關部門應當依據相關法律法規標準對管理工作進行規范，依據《中華人民共和國檔案法》等制定適用于實際工作管理的制度開會管理生態檔案的工作。立足于《中華人民共和國檔案法》相關法規規定，優化生態部門檔案管理制度，爭取做到完善。在制定生態環境監測部分的發展戰略時，要將生態檔案管理工作納入其中，對各項制度進行明確，比如：定期歸檔制度、定期銷毀、實行一企一檔制度等等，盡最大程度讓檔案信息的完整度、真實度得以保證，從而實現檔案的科學化管理。

2）明確檔案歸檔范疇。具體來講，所謂歸檔范圍是指對生態環境監測工作與活動有直接記載、反映，且具有利用價值被保留下來的文件與數據。其中包括：相關工作執行方案、計劃以及總結；質量保證的要求、計劃與考察情況；質量報告、專題報告與數據等等。

3）執行檔案歸檔要求。為了能夠確保責任可追溯，在整理生態環境檔案文件材料的時候，應當按照誰承辦，誰承擔的原則開展，按照階段進行生態環境工作分配，收集、整理材料的工作應當由專門檔案管理人員負責。如果涉及多個部門的，就應當按照工作需要推舉出一個主要負責部門[4]。對于生態環境檔案的案卷，應當對其進行真實性、完整性、保密性等多方面的要求，以此保證案卷的嚴謹[3]。在文字方面，應當保證落在檔案上的字跡工整、清晰等等，符合材料的要求。按照國家要求的文件標準，進行電子文件的歸檔，確保文件保存格式具有長期性。錄入為電子文件的檔案內容，必須要確保與紙質檔案文件內容相一致，并建立相關的搜索功能，以便于日后查閱。

4）提升管理人員素質。檔案管理人員是檔案管理工作的直接執行者，也就是說，人員素質決定著檔案管理工作的質量。因此，有必要提高檔案管理人員的自身素質。對于檔案管理人員，必須要求其明確自身的工作職能以及材料形成的過程，對材料的建立進行有效的指導、監督、管理、歸檔等工作。具有足夠的理論知識，明確檔案在使用方面的要求，比如：檔案標簽的書寫、如何存放檔案等等，要詳細了解檔案相關內容[5]。另外，生態環境檔案管理工作不僅枯燥且重復度高，作為檔案管理專職人員，需要有足夠的責任心與耐心，對于檔案管理的態度，必須要認真、仔細，盡量避免出現檔案破損、丟失的情況，做到妥善管理。

5）加強思想認知程度。意識決定行為，要切實開展生態環境檔案管理工作，必須要意識到檔案管理工作有效落實的重要性。對于生態環境檔案管理的職能部門的領導者而言，首先要加強自身意識，以身作則，帶領相關工作者要加強自身意識，認識到在對生態環境保護和問題解決的過程中，要以環境檔案為依據，確保相關工作開展的規范性與針對性，如此才能夠充分發揮環境工作檔案的作用。同時，還要加強環境監測體系的建設與發展，優化人員配置，合理安排管理經費，對于落后的監測設備及時更新、更換，提高環境檔案工作成效[6]。

6）提高檔案利用概率。環境監測工作檔案是用圖片、聲音等各種形式與載體記錄相關活動中形成的具有保存價值的歷史記錄。由此可見，在環境監測工作中，對檔案的開發與利用具有重要意義。在評估、預測環境質量變化趨勢，為該項工作進行可持續發展規劃時，可以通過檢測環境質量得出的數據分析結果為基本依據，從而提高分析效果，更準確地判斷出環境質量變化走向[7]。與此同時，在加強檔案利用率時，管理人員也可以通過多次利用，提高自身的業務素養，為政府部門、上級領導及時提供該地區的環境質量變化情況報告，給相關部門的宏觀調控提供了有力依據。

3 結束語

在生態文明建設推進的過程中，實行有效的生態環境監測工作，要從基礎性工作做起，而生態環境檔案監測作為基礎性工作之一，記錄著環境質量變化、環境建設過程等一切相關內容。伴隨著我國環境監測工作逐漸深入，需要錄入在檔案中的內容也愈發多元化，為日后的環境管理工作提供了更好的服務，也是支撐各單位決策主要力量。因此，對環境監測檔案工作的重要性要加強認識，并不斷對自身使命感加以增強，做到與時俱進，對當前生態環境檔案監測工作的特點清晰認識，在推進該項工作發展中穩步前行。