新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化

張澤軍

（武漢市江夏區(qū)第一人民醫(yī)院，湖北 武漢 430200）

醫(yī)院檔案主要包括醫(yī)院在運營過程中所產(chǎn)生的文件、病例、科研成果、人事檔案等材料，檔案管理就是做好上述材料的收集、整理、分類、存儲、借閱等工作，是醫(yī)院管理的重要組成部分，涉及日常運營、醫(yī)學(xué)科研、設(shè)備引進、人才儲備、醫(yī)療糾紛記錄等多方面內(nèi)容。而隨著醫(yī)療體制改革的持續(xù)推進，醫(yī)院檔案管理工作面臨新局面，要求必須要推進檔案規(guī)范化管理，助力醫(yī)療體制轉(zhuǎn)型升級。

1 醫(yī)院檔案管理的重要性

醫(yī)院檔案涉及方面較多，加強檔案管理工作是推進醫(yī)院各項工作有序進行的重要手段。科研檔案能夠為臨床治療、醫(yī)學(xué)研究等提供更加詳實的參考資料，為醫(yī)院科研人員課題研究指明方向。人事檔案涉及醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員個人信息，是醫(yī)院人事變動、獎懲實施的重要依據(jù)，加強人事檔案管理可提高人力資源管理效應(yīng)，為后續(xù)醫(yī)院管理體系轉(zhuǎn)型儲備更多人才。病例資料具有真實性、合法性、關(guān)聯(lián)性等特征，是處理醫(yī)療糾紛的重要依據(jù)，維護醫(yī)院合法權(quán)益的重要證據(jù)。

2 新形勢下醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的路徑

2.1 建立完善的檔案管理制度

醫(yī)院開展檔案管理工作時，要想提高管理水平與成效，就必須要建立完善、健全的檔案管理制度，立足醫(yī)院發(fā)展實際，制定與醫(yī)院相符的管理機制，確保醫(yī)院各項工作有序進行。一是完善合規(guī)機制，構(gòu)建“大風(fēng)控”格局。圍繞醫(yī)院檔案管理，建立權(quán)責(zé)分明、流程清晰、監(jiān)督有力、運行高效的合規(guī)管理機制。檔案作為合規(guī)管理的載體，加強檔案管理是醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的重要基石，是確保醫(yī)院各項工作有例可循、經(jīng)營決策有據(jù)可依、內(nèi)部審查有證可循、各項科研成果推介有史可溯的重要前提。二是規(guī)范檔案收集、移交、借閱、存儲等流程，明確歸檔范圍與歸檔要求，明確檔案歸檔時間、整理原則；構(gòu)建檔案管理考核機制，確保檔案管理的時效性。三是落實獎懲機制。通過激勵措施來帶動工作人員的積極性，激發(fā)其創(chuàng)新思維，為檔案管理提供更有價值的意見；將檔案管理納入績效考核范疇，直接與年終績效掛鉤。四是健全檔案安全管理制度，完善檔案審批流程，制定檔案管理保密機制、檔案管理安全應(yīng)急預(yù)案等，定期對檔案工作進行抽查，積極借力現(xiàn)代科技提高對檔案實體的保護力度[1]。持續(xù)加強電子檔案安全管理，以形成源頭為切入點，妥善解決好電子檔案丟失、被盜等安全問題。對于重要檔案應(yīng)采取“異地異質(zhì)”方式進行備份。

2.2 加強醫(yī)院檔案室建設(shè)

檔案室是存放醫(yī)院檔案資料的重要場所，加強檔案室建設(shè)是保證檔案資料安全的重要舉措。因此，必須要定期對檔案室進行安全隱患排查，如若檔案室設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)損壞要及時維修。在檔案室建設(shè)過程中，還需要從防水、防火、防盜、防霉等方面出發(fā)，做好檔案室布局；定期更換防蟲鼠蟻藥物，做好檔案室溫度、濕度調(diào)節(jié)，合理配備空調(diào)、除濕機、光電設(shè)備等；對于一些對光源比較敏感的檔案，還可以通過安裝防光窗簾，構(gòu)建無光環(huán)境，提高醫(yī)院紙質(zhì)檔案的保存期限；檔案管理人員應(yīng)做好檔案室清潔工作，減少霉菌、蟲害的發(fā)生，全面落實檔案室“八防”要求。

2.3 規(guī)范醫(yī)院檔案借閱流程

醫(yī)院在運營過程中每天都出產(chǎn)生大量的檔案資料，因此對于檔案管理人員而言其工作量較大，為提高管理成效，就必須要落實檔案規(guī)范化管理。在檔案整理過程中，需要對各類檔案進行編號，形成規(guī)范化的檔案體系，為日后查閱、借調(diào)提供便利，從而也能提高工作效率[2]。以病例資料為例，其涉及患者隱私，規(guī)范病例資料查閱可降低患者隱私泄露的風(fēng)險。同時，嚴格管理檔案室人員出入，設(shè)置權(quán)限，除管理人員外，任何人借閱檔案資料都必須出具相關(guān)手續(xù)，而對于患者病例資料則需要在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱，且不得隨意翻閱其他患者資料。若需要外出借閱，則必須要嚴格按照檔案借閱制度按流程進行，做好借閱人姓名、聯(lián)系方式、借還時間及方式等信息，保證檔案資料的安全性。

2.4 加強醫(yī)院檔案管理信息化水平

隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案資料呈海量增長態(tài)勢，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已不再適用，檔案信息化、智能化管理成為必然趨勢。在此背景下，醫(yī)院要與時俱進，利用好現(xiàn)代信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理水平。如醫(yī)院可以借助計算機檢索工具，對數(shù)字檔案進行分類歸檔，其他人員只需要通過檢索關(guān)鍵詞就可查閱到所需檔案。當(dāng)然，在推進檔案管理信息化的同時，還是要按照檔案管理要求，規(guī)范化操作紙質(zhì)檔案，保證醫(yī)院檔案信息的通用性。在檔案室門禁上，可以引進指紋識別、人臉識別技術(shù)，提高檔案的安全性[3]。同時，醫(yī)院也需要進一步加強硬件設(shè)施的投入，優(yōu)化計算機系統(tǒng)，確保醫(yī)院檔案管理能夠高效開展。此外，聚焦“十四五”發(fā)展規(guī)劃，推進覆蓋面廣、服務(wù)便利、管理有效、網(wǎng)絡(luò)健全的醫(yī)院智慧檔案室，深化智慧檔案體系，提高檔案管理信息化水平。

2.5 建設(shè)醫(yī)院高素質(zhì)檔案管理隊伍

隨著時代的不斷發(fā)展，對醫(yī)院檔案管理人員提出了全新要求，一是要掌握專業(yè)的檔案管理知識，二是要掌握醫(yī)療行業(yè)信息，了解臨床相關(guān)知識，三是要具有計算機知識，能熟練操作和運用計算機及相關(guān)軟件。對此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視人才培養(yǎng)，加強建設(shè)一支高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理隊伍。具體可以從以下入手：首先，加強人才培訓(xùn)。定期組織召開檔案管理專題講座，宣傳檔案管理事業(yè)的最新政策及要求，確保檔案管理人員了解行業(yè)前沿信息，及時完善檔案管理工作；其次，組織檔案管理人員到兄弟醫(yī)院參觀學(xué)習(xí)，通過交流汲取成功經(jīng)驗；再者，加大人才引進力度。加強對檔案管理復(fù)合型高層次人才的引進，建立良性的人才晉升機制，提供廣闊的發(fā)展平臺，通過政策吸引人才加入，為醫(yī)院檔案管理注入更多新鮮血液，以激發(fā)檔案管理活力。

3 結(jié)語

時代發(fā)展不止，思想解放不息。檔案管理人員必須要緊跟時代步伐，開拓進取，實踐創(chuàng)新，讓檔案在新時代發(fā)展潮流中大聲發(fā)聲，助力檔案管理提質(zhì)增效，為醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展提供參考、為臨床治療提供詳實依據(jù)，從而提高醫(yī)院在社會中的影響力，提高臨床診斷率，有效保證廣大患者的生命安全，為醫(yī)院發(fā)展添磚加瓦。因此，作為一名檔案管理人員，必須要轉(zhuǎn)變思想，做好檔案規(guī)范化管理工作，提高檔案管理水平，助力醫(yī)院各項工作有序開展，為醫(yī)院社會經(jīng)濟地位的提升提供全面保障。