試論當前檔案管理工作中存在的問題及對策

賀 正

（常熟市文體廣電和旅游局，江蘇 常熟 215500）

檔案管理中文書資料的文書檔案類別有很多，行政類、干群類和業務類等，不僅有著很強的工作關聯性，管理流程也相對復雜。新時代下的檔案文書管理需要工作人員明確每個環節的內容以及工作分工的合理性，緊跟時代發展步伐善用信息化設備和技術開展智能化檔案管理模式，有效避開傳統管理模式中的弊端。

1 文體旅事業單位檔案管理的現狀分析

地方文體旅事業單位包含了當地文化、體育、旅游、廣播電視等多個領域的工作計劃與安排，涉及檔案數量眾多且繁雜，不管是人文風光、人力歷史科考、圖像影視資料還是旅游資源，每一項檔案內容都非常珍貴[1]。

第一，檔案管理基礎工作規范性有待提升。在諸多歷史遺留問題和文旅體事業但是改革的影響下，相關的檔案業務基礎不穩，卷宗質量沒有保障，特別是文化、體育和旅游相關單位合并后的梳理歸納不到位，缺乏統一的標準和嚴格的制度，交接環節的銜接工作總是容易出現遺漏。第二，檔案資料存儲方式有待優化。很多地方文體旅的檔案資料一直沿用傳統的紙質存儲方式，在檔案室中不僅會花費更多的精力和時間才能找到目標資料，就過大的存儲空間而言又大大增加了后期維護工作難度，單一化的檔案存儲方式不僅容易出錯，還會耗費更多的人力和物力。第三，檔案管理人員綜合素質有待提升。地方文體旅事業單位的檔案管理人員大多都是從其他科室調撥的，一是沒有接受過對應的專業培訓，二是崗位人員流動性較大。現有的檔案管理人才隊伍中缺乏兼具高水平計算機操作技能和專業檔案管理知識的人員，當前最缺乏的就是復合型人才。

第四，檔案管理有關的軟硬設施建設有待完善。檔案管理這一塊對大部分地區文體旅事業單位而言都是最為薄弱的，但近幾年部分地區已經在軟硬件設施建設方面投入了大量財力、物力和人力，同時與當地檔案局協調，在專業人員指導下對信息化管理模式下的檔案進行全面歸檔和處理。

2 新形勢下機關事業單位人事檔案管理工作的有效改善措施

2.1 致力于創新服務宗旨

在全新的社會背景下，地方文體旅事業單位健康發展的一個重要因素就是做好服務質量，致力于服務宗旨創新有助于文體旅事業單位更好的發展。文體旅事業單位的檔案管理工作可將“服務群眾”作為宗旨，強化檔案工作人員服務意識，推動文體旅事業單位升級，為本地文化、體育和旅游事業的發展提供更好的數據資料支撐力量[2]。如若有檔案信息借出，需要詳細記錄借出時間和歸還時間，通過管理系統權限認定或者管理人員簽字審核后才能借出資料，避免出現檔案信息丟失。在條件允許的情況下可以引入電子掃碼技術到日常的檔案管理中。

2.2 完善檔案資料管理制度

地方文體旅事業單位的檔案資料管理很多環節工作都需要合理的制度發揮約束作用，是否擁有健全的檔案管理制度是新時期衡量管理工作水平的一個重要指標，如若缺乏管理制度或現有的制度不完善就無法確保讓檔案管理價值最大化地發揮出來[3]。此外看，關于檔案資料的整理、歸納、檢索和查閱環節，都需要有一一對應的管理體系，進而確保整個檔案管理工作的規范性和標準性。

2.3 提升檔案管理人員綜合素質

檔案管理人員能力與素質水平在很大程度上反映了檔案管理工作要求的嚴格度，管理人員綜合素質的提升是實現檔案管理工作規范化發展的重要基礎。就現階段情況而言，大部分地方文體旅事業單位檔案管理人員的專業素養并不是很高，也沒有掌握相對熟練的信息化系統操作技術，具體可以從兩個方面入手優化這一問題：一是積極組織針對檔案管理人員的專業培訓活動，重點在于培訓內容除了檔案管理專業知識以外，還要涉及現代信息化系統操作技術[4]；二是嚴格把關人口引進環節，提高聘用人員要求，讓綜合素養良好的人員加入檔案管理人才隊伍中。

2.4 創建專業智能化檔案服務體系

進入大數據時代后的檔案管理工作要致力于創建智能化管理模式，充分利用人工智能、區塊鏈等先進技術帶動檔案利用，深挖檔案信息價值，更好地發揮服務作用。所以要圍繞功能性強、小巧便攜以及高效性的數字檔案建設形成專業智能化檔案服務體系，同時實現使用、管理、服務和價值轉化等環節都更加方便的檔案管理模式。與此同時，要大力引入云技術、人工智能等技術在全新的管理模式中，打造一流的專業化檔案服務體系，所有的創新舉動都要建立在深挖、整理、分析原有信息基礎上，從而形成準確檢索、高效利用的檔案管理流程，最大化的提升檔案服務質量、檔案服務效率以及服務水平。

2.5 使用電子設備改革檔案管理模式

信息化時代下實現檔案管理智能化發展不單單符合事業單位制度改革需求，也能更好地滿足社會日益增加的檔案信息需求，只有合理運用先進技術手段和現代化設備才能讓檔案價值最大化地發揮出來。如若堅持沿用以往陳舊的設備開展檔案管理工作必然會在效率和質量上影響單位發展，所以地方文體旅事業單位有必要緊跟時代步伐積極引入先進設備，處理檔案管理工作朝著信息化、智能化方向發展

3 結語

總而言之，檔案管理工作要結合文書資料的特點以及使用需求，將現代化信息設備與技術融合運用到具體的檔案管理工作中，發揮檢索、查詢、智能歸類等功能價值保證檔案管理工作效率。構建相對應的監督制度和管理機制，保障每個管理環節工作銜接性以及檔案資料完整性，推動檔案管理工作質量提升。