淺談電子檔案的利用意義與原則

麥潔瑜

（廣州市建設工程拆遷有限公司，廣東 廣州 510000）

2021年1月1日，《中華人民共和國檔案法》正式施行，對比1987年頒發(fā)的《中華人民共和國檔案法》，內(nèi)容上新增了不少。新增加的信息化的內(nèi)容和利用的條款，明確了黨和國家對推進檔案收管存用等方面的決心，以及國家對檔案利用的重視。今后，檔案信息化和對檔案的利用與服務將更加規(guī)范，為中國特色社會主義下的檔案工作提供了堅實的法律基礎。

1 電子檔案利用的意義

隨著大數(shù)據(jù)時代的降臨，檔案信息化已經(jīng)成為時代的需要，《中華人民共和國檔案法》第37條規(guī)定，“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。”

1）電子檔案的廣泛應用，使查找利用檔案更加便利。目前，社會各單位都在進行檔案信息化工作，不僅把紙質檔案進行掃描，且更注重檔案信息的錄入。檔案信息的錄入，包括件號、題名、文號、責任者、問題、文種、頁數(shù)、備注等多項信息，每一項均可在系統(tǒng)里聯(lián)合檢索，減少檔案工作者和檔案利用者的工作難度，讓查檔的工作事半功倍。譬如，責任者加題名關鍵詞作為檢索條件，能最大限度找出文件，而系統(tǒng)內(nèi)電子檔案模塊的上傳加上互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用，也不用擔心電腦硬件、軟件的“死機”、“崩潰”，而且可以以最快的速度，找到需要的檔案和各項信息。

2）電子檔案的廣泛應用，使數(shù)據(jù)傳播更加廣泛。數(shù)據(jù)已經(jīng)不是固守在硬盤，或存儲在軟盤、光盤里，而是可以隨時通過光纖傳播出去。同時，利用局域網(wǎng)，檔案的查找也很便捷。過往，傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)注重的“利用”通常都是查檔部門到檔案部門查詢，而檔案部門很少主動“出擊”，實現(xiàn)“服務”功能。鑒于此，我們作為檔案部門，在信息化新時代里，應主動利用好互聯(lián)網(wǎng)，提供檔案服務，讓電子檔案能更好地服務群眾。

3）電子檔案的廣泛應用，使獲得的信息更加海量。在數(shù)據(jù)大爆炸的時代，通過互聯(lián)網(wǎng)搜索，我們所獲得的信息以冪次方增長。而具有真實性、完整性、可靠性、可用性的電子檔案，在被群眾瀏覽、利用過程中能起到“去偽存真”的作用，讓群眾免受謠言或不實信息的影響和危害。近年來，各地頻發(fā)的綠豆能治萬病等謠言，雖然傳播甚廣，但是檔案可迅速辟謠，為及時發(fā)現(xiàn)真相提供理論支撐。再如，一些走失兒童的檔案，可為公安機關和群眾提供更多幫助。

4）電子檔案的廣泛應用，使檔案開放的平臺更加廣泛。傳統(tǒng)的檔案開放平臺一般只有各單位內(nèi)部和各級檔案館。不少人認為檔案館“不接地氣”，連其大門也沒踏進過。然而，電子檔案廣泛應用的今天，我們即可隨時在互聯(lián)網(wǎng)上找到海量需要的信息，內(nèi)容包括且不限于傳統(tǒng)的文字資料、圖片、圖紙，甚至是音頻、視頻等素材。而且，還能根據(jù)數(shù)據(jù)作出統(tǒng)計分析，提供各種圖表，輔助篩選、分類、匯總。這些便利性是以前傳統(tǒng)檔案不可類比的。

2 電子檔案的利用與服務的原則

隨著時代的發(fā)展，電子檔案的利用率也將越來越多。電子檔案的利用和服務的原則應該與紙質檔案、傳統(tǒng)檔案的利用原則相同。依法開放、簡化便利、復制品替代、保守秘密、主動及時、全面覆蓋的6個原則，能讓電子檔案開放利用更加有章可循。

1）依法開放原則。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，將檔案開放的年限縮短至25年。這是一個重要信號，說明國家更加重視檔案開放工作，且講求合法依規(guī)，為利用者提供便利。

2）簡化便利原則。作為中國大陸公民和組織，本單位/外單位對一般檔案的查閱，需填寫《借閱檔案登記表》，報部門領導/主要領導審批通過后，再填寫《檔案利用效果登記表》；如要借閱國家已開放的檔案，現(xiàn)在只需持有介紹信或工作證、身份證等合法證明，就可直接到檔案館辦理手續(xù)。簡便的手續(xù)，不僅讓檔案利用方式能更加便利，還降低了查檔的門檻。然而電子檔案畢竟是個“新生兒”，我們需加快檔案存量的電子化工作，加強每年檔案增量電子化的工作，借閱手續(xù)才能夠更加簡便。

3）復制品替代原則。珍貴檔案文獻如需要長期或重復展示，應以復制品替代，這就是復制品代替原則。復制品的管理也應當和原件一樣嚴格。對于紙質檔案來說，可通過復印機、照相機等對原件進行“復制”，但對于電子檔案來說，復制一個文檔和原件沒有任何差別。由此，電子檔案開放的過程中，復制品替代的情況較多，需要謹防信息泄露等情況。

4）保守秘密原則。保守國家秘密，是每個公民的義務，保守商業(yè)秘密，是每個員工的職責。電子檔案的傳播必須嚴格按照《檔案法》規(guī)定的，涉及保密和國家安全的檔案，禁止私自傳播出境。除此之外，各方還需要關注檔案數(shù)據(jù)被篡改等問題。有見及此，我們要更加注意保密。

5）主動及時原則。利用檔案，檔案部門是一個被動者；檔案服務，檔案部門就成了主動者。檔案服務不僅包括查詢檔案出處以及調檔等工作，還有一些細節(jié)，需要檔案工作者們留意。例如，對于大張圖紙的折疊問題，非檔案部門人員直接對折再對折，沒有考慮到存檔、調檔、查閱時的方便與否，甚至直接裝訂，使得檔案整理者、查檔者需要拆釘才能打開圖紙，為檔案的存放、查閱增加難度。鑒于此，檔案部門可向各業(yè)務部門普及大張圖紙的折疊方法，主動解決問題。如何更好地掃描檔案、減少信息損失等問題，將是檔案工作者應思考的問題。

6）全面覆蓋原則。讓更多人能更好地利用檔案，是檔案部門“存管用”的最終方向。目前，中國移動全國行政村4G網(wǎng)絡覆蓋率超過98%，意味著全國還有約2%的地方還未有網(wǎng)絡聯(lián)通，在這些地方談檔案電子化，就有點不切實際。互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展日新月異，我們期待著網(wǎng)絡全面覆蓋的一天，同時，也能讓檔案服務覆蓋到全國各地。

3 電子檔案利用與服務主要方式

1）展覽。從古到今，檔案利用的方法一般還包括閱覽、展出。通過將檔案原件提供利用，或者檔案復制品借出等形式線下展出。而在電子化時代，隨著AI技術發(fā)展、全景技術的多方位呈現(xiàn)，展覽也可線上進行。電子檔案館讓觀展者足不出戶即可看盡萬千檔案展出。

2）編研。從開展檔案編研工作，各種編研成果給檔案利用者們起到不少重要作用。組織沿革讓單位擁有清晰的“來龍去脈”；大事記讓檔案“為企業(yè)立傳”；基礎數(shù)字梳理讓領導對單位情況一目了然。各種匯編的成果，不僅僅為單位所用，更能體現(xiàn)社會發(fā)展現(xiàn)狀。海珠湖發(fā)展的檔案史是一部檔案微型史，2011年的她還是一片爛泥地，經(jīng)過多年開發(fā)興建，如今她已綠蔭環(huán)繞，成為“金鑲玉”般的生態(tài)美景。這些變化，由專業(yè)攝影師在同一位置拍下，就能做成一幀幀動人的變遷圖。這些素材不僅屬于是檔案編研的一部分，更見證了廣州的歷史變遷。

3）新式服務。新式檔案的利用可以作為中小學生愛國主義教育的一部分，在下一代心里埋下檔案的種子，讓他們了解我國歷史長河上的璀璨文明，懂得現(xiàn)在的生活來之不易。讓檔案滲透到下一代的日常生活和成長中，讓檔案的利用和服務在下一代心里扎根。

大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，檔案存量電子化工作、無紙化辦公逐步推進，我們對電子檔案的“存管用”在新時代有著新的要求和期待，堅持電子檔案的利用與服務的原則，為我們的未來，努力開創(chuàng)一個檔案利用和服務的新紀元。