淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

史江霞

（范縣檔案館，河南 濮陽 457506）

隨著科技的發(fā)展、理念的革新，事業(yè)單位的檔案管理理念正進(jìn)一步的創(chuàng)新。電子檔案管理的提出、應(yīng)用，打破了傳統(tǒng)的管理手段，而且在長期管控的過程中，能夠提升管理的水平，對于固有的矛盾、沖突更好地解決。但是，電子檔案管理的融入，要對既有的方式、方法進(jìn)行系統(tǒng)化的變革，掌握好今后可能遇到的挑戰(zhàn)、風(fēng)險，要對電子檔案管理的方案不斷的完善，最終在管理的價值上取得卓越的成果。

1 事業(yè)單位檔案管理的問題

1.1 管理制度不健全

事業(yè)單位的發(fā)展速度不斷加快，但是在檔案管理方面并沒有按照預(yù)期設(shè)想來完善，一系列工作的開展，更多的是按照傳統(tǒng)理念來實施，缺少足夠的保障和支持。檔案管理制度不健全，是最常見的問題。檔案管理的責(zé)任分配表現(xiàn)出不均衡的情況，有些崗位責(zé)任多、待遇低；有些崗位責(zé)任低、待遇好，這種差異的廣泛存在，導(dǎo)致很多人對于檔案管理的任務(wù)分配并不認(rèn)同，因此在日常工作的開展上，未能夠按照負(fù)責(zé)任的態(tài)度來開展，造成的潛在性漏洞不斷增加。管理制度的設(shè)定、執(zhí)行，未能夠跟隨時代的發(fā)展來前進(jìn)，管理措施本身表現(xiàn)出粗放、極端的特點，此時對于檔案管理的形象造成了較大的破壞。

1.2 資金投入較少

目前，事業(yè)單位的檔案管理問題，表現(xiàn)出長期積累的現(xiàn)象，各類資金的投入并不多，雖然整體上有很多的想法，但是具體執(zhí)行的時候得不到資金的充足供應(yīng)，各類想法也僅僅是停留在理論層面上。檔案管理實際上是對各類信息進(jìn)行有效的整理、把控，資金投入對于檔案管理的設(shè)備優(yōu)化、環(huán)境改善、人才聘用等，均存在決定性的影響。一般而言，資金投入較少的情況下，檔案管理的很多工作完全是按照局限性的策略來實施，沒有辦法掌握好管理的可靠性、可行性，促使管理的漏洞進(jìn)一步增加。另外，資金沒有充足供應(yīng)的時候，檔案管理的一系列問題始終存在，并且沒有從根源來解決，最終造成的隱患也在不斷地積累。

1.3 管理人員不專業(yè)

對于事業(yè)單位檔案管理，從業(yè)人員不專業(yè)的問題也是比較常見的，并且在問題的處置和解決方面，必須按照全新的路線來改變。一部分管理人員并非科班出身，而且在從業(yè)的過程中，沒有對專業(yè)的知識、技能做出系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)，總是按照個人經(jīng)驗來開展工作，不僅缺少足夠的可靠性、可行性，還對工作的效率造成了較大的影響，無法提升檔案管理的綜合價值。另一部分管理人員雖然擁有理論，但實際工作能力較差，而且存在嚴(yán)重的責(zé)任推卸情況，更多的是逃避責(zé)任，導(dǎo)致檔案管理工作，始終沒有辦法對任務(wù)進(jìn)行合理的分配。由于從業(yè)人員不專業(yè)，因此在檔案管理的預(yù)期目標(biāo)實現(xiàn)上沒有辦法得到優(yōu)良的成果，各項工作的進(jìn)行很容易出現(xiàn)較多的缺失、漏洞，必須在未來的解決措施上進(jìn)一步增加。

2 電子檔案管理的優(yōu)勢

隨著時代的發(fā)展、科技的進(jìn)步，檔案管理正不斷的朝著電子化的方向來開展。傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理手段并不能取得較好的效果，但如果是電子檔案管理，則能夠借助各類先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備來完成，再加上虛擬空間的開發(fā)，能夠迅速的完善管理體系。電子檔案管理的操作，可以更好地按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來完成，所有的程序都是提前設(shè)定好的，大家沒有辦法輕易地去更改，而且在管理的機制方面擁有嚴(yán)格的限制，這對于檔案管理的平臺做出了較好的改善，整體上得到的發(fā)展成績較高。電子檔案管理的應(yīng)用，打破了傳統(tǒng)的管理不足，能夠讓事業(yè)單位在檔案管理方面，朝著全新的方向來開展，并且在行業(yè)內(nèi)得到了高度的認(rèn)同，是值得推廣的。

3 電子檔案管理的應(yīng)用策略

3.1 完善管理的規(guī)章制度

我國的事業(yè)單位發(fā)展速度不斷加快，同時在電子檔案管理的推廣、應(yīng)用方面，要迅速的完成過渡，促使各方面的工作開展，能夠站在全新的角度來思考。電子檔案管理的應(yīng)用，的確是非常好的選擇，但是在具體的應(yīng)用層面，還是要考慮到未來可能產(chǎn)生的影響。電子檔案管理的規(guī)章制度應(yīng)不斷的完善，對各方面的工作開展進(jìn)行系統(tǒng)化的調(diào)整，促使全局工作的進(jìn)行取得更大的突破。例如，電子檔案管理的責(zé)任分配要進(jìn)一步的完善，大家都要從正確的角度來思考，并且開展密切的合作，減少內(nèi)部矛盾。電子檔案管理的流程，應(yīng)按照簡潔的標(biāo)準(zhǔn)來實施，不同類型的檔案要匹配專業(yè)的管理技術(shù)來操作，禁止違規(guī)操作。

3.2 加大資金投入

由于電子檔案管理的影響力較高，因此在具體的投入過程中，必須擁有龐大的資金支持，這樣才能在未來的工作開展上取得更好的成績。電子檔案管理的設(shè)備要求非常高，此時在設(shè)備的采購費用上會比較多，應(yīng)進(jìn)一步的在資金投入方面合理的增加，把握好資金的階段性投入額度，確保在設(shè)備的體系上不斷的完善，促使電子檔案管理的后續(xù)支持與保障取得更好的成果。另一方面，資金投入的增加，還要對電子檔案管理的系統(tǒng)更好的優(yōu)化。事業(yè)單位對于電子檔案管理的認(rèn)可程度較高，而且自身的檔案數(shù)量、檔案類型比較豐富，此時對于電子檔案管理的系統(tǒng)改善，一定要按照先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)來選用，在資金方面也會隨之增加，需要站在可持續(xù)發(fā)展的角度來思考，確保資金按時到位。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)管理人員

電子檔案管理的應(yīng)用，實現(xiàn)了檔案管理的全面創(chuàng)新，對于經(jīng)濟效益、社會效益的創(chuàng)造特別顯著。為了在將來的發(fā)展上得到更好的成果，應(yīng)堅持在專業(yè)的管理人員方面做出合理的培養(yǎng)，這樣才能對今后的工作開展進(jìn)行全面的革新。首先，電子檔案管理的所有從業(yè)人員，都要進(jìn)行有效的培訓(xùn)、指導(dǎo)，對于個人經(jīng)驗的融合力度應(yīng)不斷增加，嚴(yán)格按照國家規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、單位要求進(jìn)行操作，促使電子檔案管理的效率、質(zhì)量能夠快速的提升，為事業(yè)單位的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。其次，電子檔案管理的人員，要對他們的權(quán)限合理的劃分，大家在日常的管理過程中，不可能繼續(xù)按照單一的思路來完成，在個人的權(quán)限上做出全新分配后，應(yīng)堅持提高管理的可靠性，減少相互影響。

3.4 完善軟件、硬件設(shè)施

近幾年的電子檔案管理應(yīng)用，能夠站在全新的角度來思考，并且促使長期工作的開展有了更多的選擇。電子檔案管理的影響因素較多，軟件、硬件設(shè)施的完善，應(yīng)不斷地強化。電子檔案的平穩(wěn)運轉(zhuǎn)建立在高質(zhì)量的軟件、硬件設(shè)施基礎(chǔ)上，要配置技術(shù)成熟、性能穩(wěn)定，安全性高的軟件和系統(tǒng)，避免是使用盜版和來自未知市場的軟件、系統(tǒng)。養(yǎng)成良好的安全體檢、殺毒習(xí)慣，定期升級防火墻和殺毒軟件。除此之外，關(guān)于軟件、硬件設(shè)施的更新必須頂起開展，當(dāng)前的科技研發(fā)速度不斷加快，新的產(chǎn)品不僅功能豐富，還可以按照定制化的服務(wù)來開展，這對于電子檔案管理的轉(zhuǎn)變能夠取得更好的成果，整體上的進(jìn)步空間非常大。

3.5 保證檔案的安全

隨著電子檔案管理的大量應(yīng)用，事業(yè)單位迎來了新的挑戰(zhàn)，那就是檔案的安全。所有的電子檔案管理都是處于網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的環(huán)境下，此時的檔案安全標(biāo)準(zhǔn)必須全面的提升。首先，電子檔案管理人員及相關(guān)職能部門要對檔案中私密內(nèi)容嚴(yán)格監(jiān)控，禁止外流，一旦發(fā)現(xiàn)及時制止。其次，對絕密檔案的使用要控制使用時間和使用范圍。最后，設(shè)置訪客權(quán)限，開啟電子檔案管理系統(tǒng)自動記錄和監(jiān)控功能。另一方面，電子檔案管理的保密方法，還要通過警報系統(tǒng)來完成，任何通過不法手段侵入的行為，都要及時的追查，要讓電子檔案管理的防護體系不斷的完善，對各方面的問題解決從根源來開展，這樣才能在后續(xù)工作的安排上取得更好的成果，推動行業(yè)向前發(fā)展。

4 電子檔案管理的注意事項

我國在電子檔案管理方面是比較支持的，這是大勢所趨，并且在先進(jìn)技術(shù)的幫助下，能夠一步步的讓電子檔案管理的穩(wěn)定性提升，促使整體上的規(guī)劃擁有更多的選擇。電子檔案管理的難度并不低，但是繼續(xù)按照傳統(tǒng)的檔案管理手段來執(zhí)行，必定無法得到優(yōu)良的成果，還會由此產(chǎn)生更多的隱患。所以，電子檔案管理的實施具有較強的必要性，事業(yè)單位應(yīng)對電子檔案管理有一個正確的認(rèn)知，對電子檔案管理的思路、方法結(jié)合自身的訴求來不斷的改變。

第一，電子檔案管理的方案設(shè)計，應(yīng)掌握好事業(yè)單位的檔案數(shù)量、類型，對于不同檔案的類別、層級進(jìn)行全新劃分。電子檔案管理的過渡，是一個漫長的過程，而且部分檔案的特殊性較高，開展電子檔案管理的變革，需要得到上級的審批和同意，在整個過程中涉及的影響因素和權(quán)限分配比較多，應(yīng)謹(jǐn)慎的開展。電子檔案管理的方案設(shè)計時，應(yīng)進(jìn)一步的考慮到電子檔案的風(fēng)險，一步步的過渡和變革，不能操之過急。

第二，電子檔案管理的機制要合理的調(diào)整，盡量按照多元化的機制來落實。例如，電子檔案管理雖然擁有先進(jìn)的技術(shù)保護，但是當(dāng)前的電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、平臺技術(shù)具有較強的開放性，可以作為防御手段，也可以作為攻擊手段。關(guān)于在于如何設(shè)定電子檔案管理的具體操作機制，針對日常的工作、特殊情況的防護、檔案泄露的止損等等，均要站在不同的條件下開展深入的分析，要保持居安思危的觀點，促使電子檔案管理的前進(jìn)擁有更多的保障。

第三，電子檔案管理的團隊建設(shè)要不斷地加強，不僅要在日常的培訓(xùn)力度上提升，還要貫徹落實專業(yè)化的考核手段，針對電子檔案管理的團隊素養(yǎng)進(jìn)行大幅度的提升，讓大家在各項工作的安排上，能夠從全新的層面來研討，不能總是采用固定的方式來操作。而且，電子檔案管理的內(nèi)部分工要明確化，杜絕重復(fù)性的工作。

5 總結(jié)

我國的事業(yè)單位檔案管理，正不斷加強電子檔案管理的引入、落實，無論是在平臺建設(shè)，還是在系統(tǒng)優(yōu)化方面，亦或者是對于檔案管理的思路，都能夠站在時代的前沿來開展，全局工作的進(jìn)行取得了不錯的成果，整體上是擁有較多保障的。但是，電子檔案管理的各類風(fēng)險因素是長期存在的，此時對于管理的可靠性、可行性要做出系統(tǒng)化的評估，提升電子檔案管理的綜合水平，與事業(yè)單位的工作規(guī)范、準(zhǔn)則做出良好的融合，最終對電子檔案管理的內(nèi)涵更好的豐富。