淺談事業單位檔案管理中的電子檔案管理

史江霞

（范縣檔案館，河南 濮陽 457506）

隨著科技的發展、理念的革新，事業單位的檔案管理理念正進一步的創新。電子檔案管理的提出、應用，打破了傳統的管理手段，而且在長期管控的過程中，能夠提升管理的水平，對于固有的矛盾、沖突更好地解決。但是，電子檔案管理的融入，要對既有的方式、方法進行系統化的變革，掌握好今后可能遇到的挑戰、風險，要對電子檔案管理的方案不斷的完善，最終在管理的價值上取得卓越的成果。

1 事業單位檔案管理的問題

1.1 管理制度不健全

事業單位的發展速度不斷加快，但是在檔案管理方面并沒有按照預期設想來完善，一系列工作的開展，更多的是按照傳統理念來實施，缺少足夠的保障和支持。檔案管理制度不健全，是最常見的問題。檔案管理的責任分配表現出不均衡的情況，有些崗位責任多、待遇低；有些崗位責任低、待遇好，這種差異的廣泛存在，導致很多人對于檔案管理的任務分配并不認同，因此在日常工作的開展上，未能夠按照負責任的態度來開展，造成的潛在性漏洞不斷增加。管理制度的設定、執行，未能夠跟隨時代的發展來前進，管理措施本身表現出粗放、極端的特點，此時對于檔案管理的形象造成了較大的破壞。

1.2 資金投入較少

目前，事業單位的檔案管理問題，表現出長期積累的現象，各類資金的投入并不多，雖然整體上有很多的想法，但是具體執行的時候得不到資金的充足供應，各類想法也僅僅是停留在理論層面上。檔案管理實際上是對各類信息進行有效的整理、把控，資金投入對于檔案管理的設備優化、環境改善、人才聘用等，均存在決定性的影響。一般而言，資金投入較少的情況下，檔案管理的很多工作完全是按照局限性的策略來實施，沒有辦法掌握好管理的可靠性、可行性，促使管理的漏洞進一步增加。另外，資金沒有充足供應的時候，檔案管理的一系列問題始終存在，并且沒有從根源來解決，最終造成的隱患也在不斷地積累。

1.3 管理人員不專業

對于事業單位檔案管理，從業人員不專業的問題也是比較常見的，并且在問題的處置和解決方面，必須按照全新的路線來改變。一部分管理人員并非科班出身，而且在從業的過程中，沒有對專業的知識、技能做出系統化的學習，總是按照個人經驗來開展工作，不僅缺少足夠的可靠性、可行性，還對工作的效率造成了較大的影響，無法提升檔案管理的綜合價值。另一部分管理人員雖然擁有理論，但實際工作能力較差，而且存在嚴重的責任推卸情況，更多的是逃避責任，導致檔案管理工作，始終沒有辦法對任務進行合理的分配。由于從業人員不專業，因此在檔案管理的預期目標實現上沒有辦法得到優良的成果，各項工作的進行很容易出現較多的缺失、漏洞，必須在未來的解決措施上進一步增加。

2 電子檔案管理的優勢

隨著時代的發展、科技的進步，檔案管理正不斷的朝著電子化的方向來開展。傳統的紙質管理手段并不能取得較好的效果，但如果是電子檔案管理，則能夠借助各類先進的技術、設備來完成，再加上虛擬空間的開發，能夠迅速的完善管理體系。電子檔案管理的操作，可以更好地按照規范標準來完成，所有的程序都是提前設定好的，大家沒有辦法輕易地去更改，而且在管理的機制方面擁有嚴格的限制，這對于檔案管理的平臺做出了較好的改善，整體上得到的發展成績較高。電子檔案管理的應用，打破了傳統的管理不足，能夠讓事業單位在檔案管理方面，朝著全新的方向來開展，并且在行業內得到了高度的認同，是值得推廣的。

3 電子檔案管理的應用策略

3.1 完善管理的規章制度

我國的事業單位發展速度不斷加快，同時在電子檔案管理的推廣、應用方面，要迅速的完成過渡，促使各方面的工作開展，能夠站在全新的角度來思考。電子檔案管理的應用，的確是非常好的選擇，但是在具體的應用層面，還是要考慮到未來可能產生的影響。電子檔案管理的規章制度應不斷的完善，對各方面的工作開展進行系統化的調整，促使全局工作的進行取得更大的突破。例如，電子檔案管理的責任分配要進一步的完善，大家都要從正確的角度來思考，并且開展密切的合作，減少內部矛盾。電子檔案管理的流程，應按照簡潔的標準來實施，不同類型的檔案要匹配專業的管理技術來操作，禁止違規操作。

3.2 加大資金投入

由于電子檔案管理的影響力較高，因此在具體的投入過程中，必須擁有龐大的資金支持，這樣才能在未來的工作開展上取得更好的成績。電子檔案管理的設備要求非常高，此時在設備的采購費用上會比較多，應進一步的在資金投入方面合理的增加，把握好資金的階段性投入額度，確保在設備的體系上不斷的完善，促使電子檔案管理的后續支持與保障取得更好的成果。另一方面，資金投入的增加，還要對電子檔案管理的系統更好的優化。事業單位對于電子檔案管理的認可程度較高，而且自身的檔案數量、檔案類型比較豐富，此時對于電子檔案管理的系統改善，一定要按照先進的標準來選用，在資金方面也會隨之增加，需要站在可持續發展的角度來思考，確保資金按時到位。

3.3 培養專業管理人員

電子檔案管理的應用，實現了檔案管理的全面創新，對于經濟效益、社會效益的創造特別顯著。為了在將來的發展上得到更好的成果，應堅持在專業的管理人員方面做出合理的培養，這樣才能對今后的工作開展進行全面的革新。首先，電子檔案管理的所有從業人員，都要進行有效的培訓、指導，對于個人經驗的融合力度應不斷增加，嚴格按照國家規范、行業標準、單位要求進行操作，促使電子檔案管理的效率、質量能夠快速的提升，為事業單位的發展作出更大的貢獻。其次，電子檔案管理的人員，要對他們的權限合理的劃分，大家在日常的管理過程中，不可能繼續按照單一的思路來完成，在個人的權限上做出全新分配后，應堅持提高管理的可靠性，減少相互影響。

3.4 完善軟件、硬件設施

近幾年的電子檔案管理應用，能夠站在全新的角度來思考，并且促使長期工作的開展有了更多的選擇。電子檔案管理的影響因素較多，軟件、硬件設施的完善，應不斷地強化。電子檔案的平穩運轉建立在高質量的軟件、硬件設施基礎上，要配置技術成熟、性能穩定，安全性高的軟件和系統，避免是使用盜版和來自未知市場的軟件、系統。養成良好的安全體檢、殺毒習慣，定期升級防火墻和殺毒軟件。除此之外，關于軟件、硬件設施的更新必須頂起開展，當前的科技研發速度不斷加快，新的產品不僅功能豐富，還可以按照定制化的服務來開展，這對于電子檔案管理的轉變能夠取得更好的成果，整體上的進步空間非常大。

3.5 保證檔案的安全

隨著電子檔案管理的大量應用，事業單位迎來了新的挑戰，那就是檔案的安全。所有的電子檔案管理都是處于網絡化、數字化的環境下，此時的檔案安全標準必須全面的提升。首先，電子檔案管理人員及相關職能部門要對檔案中私密內容嚴格監控，禁止外流，一旦發現及時制止。其次，對絕密檔案的使用要控制使用時間和使用范圍。最后，設置訪客權限，開啟電子檔案管理系統自動記錄和監控功能。另一方面，電子檔案管理的保密方法，還要通過警報系統來完成，任何通過不法手段侵入的行為，都要及時的追查，要讓電子檔案管理的防護體系不斷的完善，對各方面的問題解決從根源來開展，這樣才能在后續工作的安排上取得更好的成果，推動行業向前發展。

4 電子檔案管理的注意事項

我國在電子檔案管理方面是比較支持的，這是大勢所趨，并且在先進技術的幫助下，能夠一步步的讓電子檔案管理的穩定性提升，促使整體上的規劃擁有更多的選擇。電子檔案管理的難度并不低，但是繼續按照傳統的檔案管理手段來執行，必定無法得到優良的成果，還會由此產生更多的隱患。所以，電子檔案管理的實施具有較強的必要性，事業單位應對電子檔案管理有一個正確的認知，對電子檔案管理的思路、方法結合自身的訴求來不斷的改變。

第一，電子檔案管理的方案設計，應掌握好事業單位的檔案數量、類型，對于不同檔案的類別、層級進行全新劃分。電子檔案管理的過渡，是一個漫長的過程，而且部分檔案的特殊性較高，開展電子檔案管理的變革，需要得到上級的審批和同意，在整個過程中涉及的影響因素和權限分配比較多，應謹慎的開展。電子檔案管理的方案設計時，應進一步的考慮到電子檔案的風險，一步步的過渡和變革，不能操之過急。

第二，電子檔案管理的機制要合理的調整，盡量按照多元化的機制來落實。例如，電子檔案管理雖然擁有先進的技術保護，但是當前的電子技術、網絡技術、平臺技術具有較強的開放性，可以作為防御手段，也可以作為攻擊手段。關于在于如何設定電子檔案管理的具體操作機制，針對日常的工作、特殊情況的防護、檔案泄露的止損等等，均要站在不同的條件下開展深入的分析，要保持居安思危的觀點，促使電子檔案管理的前進擁有更多的保障。

第三，電子檔案管理的團隊建設要不斷地加強，不僅要在日常的培訓力度上提升，還要貫徹落實專業化的考核手段，針對電子檔案管理的團隊素養進行大幅度的提升，讓大家在各項工作的安排上，能夠從全新的層面來研討，不能總是采用固定的方式來操作。而且，電子檔案管理的內部分工要明確化，杜絕重復性的工作。

5 總結

我國的事業單位檔案管理，正不斷加強電子檔案管理的引入、落實，無論是在平臺建設，還是在系統優化方面，亦或者是對于檔案管理的思路，都能夠站在時代的前沿來開展，全局工作的進行取得了不錯的成果，整體上是擁有較多保障的。但是，電子檔案管理的各類風險因素是長期存在的，此時對于管理的可靠性、可行性要做出系統化的評估，提升電子檔案管理的綜合水平，與事業單位的工作規范、準則做出良好的融合，最終對電子檔案管理的內涵更好的豐富。