基于信息化時(shí)代下的人社系統(tǒng)檔案管理探析

趙國英

（內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市寧城縣社會(huì)保險(xiǎn)事務(wù)服務(wù)中心，內(nèi)蒙古 赤峰 024200）

人社系統(tǒng)檔案指的是人類資源與社會(huì)保障檔案，其屬于社會(huì)民生檔案的主要構(gòu)成部分之一，涉及醫(yī)療、就業(yè)、社保、仲裁、人才、生育等相關(guān)民生信息。在信息化時(shí)代下，要想實(shí)現(xiàn)惠民的目標(biāo)，應(yīng)加強(qiáng)對人社系統(tǒng)檔案的管理，進(jìn)而向人民群眾提供更好的服務(wù)。因?yàn)槿松缦到y(tǒng)檔案管理工作存在涵蓋范圍廣、部門多、專業(yè)性強(qiáng)等相關(guān)特點(diǎn)，所以要想確保檔案管理工作的效率與質(zhì)量，應(yīng)重視對信息化技術(shù)的運(yùn)用。

1 人社系統(tǒng)基本職能分析

人社系統(tǒng)，即人力資源和社會(huì)保障部，其作用在于整合勞動(dòng)力和人才市場，進(jìn)而對規(guī)范、統(tǒng)一的人力資源市場進(jìn)行建立，確保人力資源流動(dòng)與配置的科學(xué)性[1]。并且，人社系統(tǒng)的組建，能夠促進(jìn)行政事業(yè)單位人員管理效果的提高，并健全收入分配制度，順利實(shí)現(xiàn)人才強(qiáng)國的戰(zhàn)略，提高人力資源優(yōu)勢，以堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)助推我國人力資源良好發(fā)展。此系統(tǒng)會(huì)根據(jù)勞動(dòng)糾紛仲裁、人力資源、社會(huì)保障等相關(guān)方案或政策進(jìn)行制定，加強(qiáng)對企事業(yè)單位的全面管理，健全社會(huì)保障體系和構(gòu)建良好人才市場。對于人社系統(tǒng)檔案而言，指的是包含以上各個(gè)方面的材料，由于傳統(tǒng)人社系統(tǒng)檔案管理主要對象為紙質(zhì)檔案，就算是數(shù)字檔案已得到全面普及，受檔案數(shù)量的影響，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下也難以整理清楚。

2 人社系統(tǒng)檔案信息化管理的重要性

2.1 提高社會(huì)就業(yè)率

在市場經(jīng)濟(jì)條件持續(xù)發(fā)展的背景下，我國勞動(dòng)力持續(xù)增長，進(jìn)而導(dǎo)致人員分配產(chǎn)生了不平衡的問題。對人社系統(tǒng)檔案開展信息化管理，可以使我國當(dāng)前就業(yè)形勢嚴(yán)峻的問題得到有效緩解，促進(jìn)就業(yè)率的提高，并降低失業(yè)率。信息化時(shí)代背景下，檔案管理網(wǎng)絡(luò)的形成將更多便捷的通道提供給了用工者和求職者，雙方能夠及時(shí)、高效地進(jìn)行溝通和聯(lián)系。檔案信息化管理不僅為求職者提供了方便，同時(shí)對用工者而言也十分有利，進(jìn)而有效提高了社會(huì)保障水平和就業(yè)率。

2.2 有效提供人力社保依據(jù)

現(xiàn)階段，我在人力資源市場方面，主要運(yùn)用市場配置機(jī)制。同時(shí)，在實(shí)際生活過程中，人力隨時(shí)都在發(fā)生著變化。人社系統(tǒng)檔案管理信息化，可以確保政府全面掌握人力展現(xiàn)出來的變動(dòng)狀況，以便于及時(shí)地進(jìn)行宏觀調(diào)控和管理，并對人力資源配置進(jìn)行優(yōu)化。要想有效落實(shí)人力資源市場資源配置機(jī)制，需要政府部門制定相關(guān)政策與法律進(jìn)行引導(dǎo)和管理。例如，怎樣指導(dǎo)下崗工人再就業(yè)、怎樣協(xié)調(diào)勞動(dòng)力關(guān)系、怎樣提高就業(yè)率等，上述問題需要政府深入地進(jìn)行調(diào)研和論證，然后構(gòu)建針對性強(qiáng)的社會(huì)就業(yè)、人才隊(duì)伍建設(shè)以及工資收入分配政策，同時(shí)確保人力社保有據(jù)可循，為政府部門作出科學(xué)決策提供幫助。

2.3 節(jié)省資源

傳統(tǒng)人社系統(tǒng)檔案管理一般需要運(yùn)用眾多的人力、物力對材料進(jìn)行整理、分類以及安置，并且還需要設(shè)置專門空間與人員對紙質(zhì)材料進(jìn)行存儲(chǔ)和看管[2]。出現(xiàn)火災(zāi)等狀況時(shí)，紙質(zhì)材料極易損壞與丟失，進(jìn)而影響人社系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。通過對信息化技術(shù)的運(yùn)用，能夠讓人社系統(tǒng)檔案管理變得更加的便捷和高效，省去了紙質(zhì)化檔案管理工作的麻煩，節(jié)約人力、紙質(zhì)與空間資源，讓人社系統(tǒng)可以利用更多的精力對業(yè)務(wù)服務(wù)空間進(jìn)行拓展，推動(dòng)人社系統(tǒng)穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。在風(fēng)險(xiǎn)方面，人社系統(tǒng)檔案管理不必過于關(guān)注消防問題，而是把重心向信息化管理系統(tǒng)維護(hù)方面進(jìn)行轉(zhuǎn)變，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)良好管理效果。

3 信息化建設(shè)應(yīng)用于人社檔案管理工作存在的問題

3.1 管理制度的不完善

人社系統(tǒng)中的檔案類型豐富，數(shù)量龐大，包含社會(huì)各個(gè)方面的信息。受傳統(tǒng)管理體制影響，檔案管理制度并不健全，且分管檔案的部門較多，工作量大，進(jìn)而妨礙了管理制度作用的良好發(fā)展，不同部門因?yàn)樾畔⒔涣魅狈?shí)時(shí)性，難以迅速地對工作信息進(jìn)行對接。同時(shí)，在傳統(tǒng)管理模式中，人社系統(tǒng)各部門均涉及巨大的工作量，同時(shí)需要保證所有結(jié)果準(zhǔn)確，但因?yàn)楣芾砟Ｊ讲唤∪畔⑦z漏等情況十分常見。

3.2 工作人員的專業(yè)素養(yǎng)程度不高

以傳統(tǒng)的工作管理制度為基礎(chǔ)，針對員工計(jì)算機(jī)技術(shù)，單位并沒有做出明確要求，不注重掌握信息技術(shù)，各級部門人員仍未摒棄傳統(tǒng)的工作措施，同時(shí)因?yàn)闀r(shí)間有限，只要求工作人員簡單地歸類統(tǒng)計(jì)檔案，只有少部分員工接受過系統(tǒng)、專業(yè)的教育培訓(xùn)，同時(shí)因?yàn)閱挝缓苌僖胄迈r血液，大部分員工年齡較大，難以掌握現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，這些均造成檔案管理工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率不高。

3.3 安全意識和防范能力有待提高

人社系統(tǒng)檔案安全性與人民群眾的利益之間存在著緊密地聯(lián)系。在信息化時(shí)代下，檔案安全涉及網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)安全兩個(gè)方面。其中，網(wǎng)絡(luò)安全主要體現(xiàn)在信息被病毒和黑客等竊取；系統(tǒng)安全則是軟硬件的安全性，相關(guān)管理工作人員需要具備良好專業(yè)運(yùn)用與維護(hù)能力。所以，人社系統(tǒng)需不斷加強(qiáng)安全意識，立足于軟硬件建設(shè)，避免出現(xiàn)信息泄露、丟失等情況。

4 人力資源與社會(huì)保障檔案信息化管理的途徑

4.1 加強(qiáng)硬件和軟件基礎(chǔ)建設(shè)

科學(xué)完整地保存紙質(zhì)檔案材料是實(shí)現(xiàn)人社系統(tǒng)檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)，可靠安全的軟硬件設(shè)備是關(guān) 鍵[3]。這就需要人社系統(tǒng)在工作中，一方面，要對專用經(jīng)費(fèi)予以建立，積極構(gòu)建檔案室，要充分認(rèn)識到并非實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，便可以忽視檔案實(shí)體管理；另一方面，在對檔案室進(jìn)行專業(yè)化、高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)中，應(yīng)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶I(yè)態(tài)度，借助諸多媒介輸入紙質(zhì)信息。同時(shí)，投入充足的經(jīng)費(fèi)，第一時(shí)間對軟硬件設(shè)備進(jìn)行更新，實(shí)現(xiàn)信息化管理水平最佳化。其中，硬件設(shè)備包括多元終端、存儲(chǔ)硬盤網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器和其他資源；軟件系統(tǒng)包括支撐信息管理、調(diào)閱、查詢、索引、輸入等各子系統(tǒng)，各系統(tǒng)之間相互分享、相互融合，必須確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全、暢通。

4.2 完善人社系統(tǒng)檔案信息化管理制度和流程

人社系統(tǒng)在建立健全檔案信息化管理制度與流程的過程中，必須秉持應(yīng)用性、系統(tǒng)性和共享性的原則。就人社等行業(yè)的檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，國家均制定了嚴(yán)格的具體要求以及制度規(guī)范。檔案信息化管理的基本規(guī)范主要囊括檔案數(shù)據(jù)規(guī)范以及檔案信息管理應(yīng)用規(guī)范等。檔案信息化建設(shè)主要立足于檔案數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)囊括了編程專業(yè)語言、圖片、數(shù)字等，在檔案信息化管理中，確保檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性意義極為重大，管理人員要遵循系統(tǒng)軟件要求和國家規(guī)范，將數(shù)據(jù)要素輸入，保證不會(huì)因?yàn)閿?shù)據(jù)輸入不正確，導(dǎo)致檔案信息錯(cuò)誤。檔案信息管理應(yīng)用規(guī)范，也就是檔案管理各環(huán)節(jié)的規(guī)范，在檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了無紙化傳輸數(shù)據(jù)和文件等目的，檔案管理人員必須改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思維，立足于規(guī)范要求，不斷完善檔案信息化管理各環(huán)節(jié)，使檔案信息的準(zhǔn)確性以及條理性得到保證，同時(shí)，將審查部門負(fù)責(zé)制落到實(shí)處，密切聯(lián)系優(yōu)化檔案管理環(huán)節(jié)和細(xì)化責(zé)任要求，使檔案信息提報(bào)速度以及準(zhǔn)確率得到保證。

4.3 加強(qiáng)檔案信息化管理安全保障機(jī)制

在判定信息化管理水平高低中，安全系數(shù)是重要參考指標(biāo)。人社系統(tǒng)工作存在的特殊性，對檔案信息安全要求更高[4]。所以，人社系統(tǒng)需要立足于硬件安全、軟件應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全等相關(guān)方面加強(qiáng)信息化安全水平。對于硬件安全而言，質(zhì)量屬于重點(diǎn)，人社系統(tǒng)對硬件設(shè)備進(jìn)行采購的過程中，需要憑借高標(biāo)準(zhǔn)對信息化管理設(shè)備進(jìn)行配置。具體運(yùn)用時(shí)，需構(gòu)建反饋機(jī)制，及時(shí)上報(bào)硬件設(shè)備存在的問題，全面排除硬件系統(tǒng)存在的安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，要想實(shí)現(xiàn)防患于未然的目的，工作人員還需對資料開展多份存儲(chǔ)，防止突發(fā)原因?qū)е聶n案信息丟失。另外，網(wǎng)絡(luò)安全也屬于信息化管理過程中容易出現(xiàn)的問題，人社系統(tǒng)需要安裝正版、防御能力強(qiáng)以及安全系數(shù)高的相關(guān)防病毒軟件，并對軟件開展定期安全監(jiān)測工作，構(gòu)建電腦病毒預(yù)警機(jī)制，加強(qiáng)和其它部門之間的交流。增強(qiáng)軟件系統(tǒng)安全，系統(tǒng)管理人員需要設(shè)置訪問權(quán)限以及身份驗(yàn)證等，保護(hù)用戶信息，防止由于系統(tǒng)操作錯(cuò)誤，亦或是系統(tǒng)設(shè)置漏洞導(dǎo)致用戶信息被泄露。

4.4 注重檔案管理人才的培養(yǎng)

在信息時(shí)代下，人力資源與社會(huì)保障局的檔案管理需要引入充足的人才[5]。要加大管理人員的日常培訓(xùn)力度，使操作安全性以及員工的準(zhǔn)確性得到保障，以充分掌握相關(guān)操作程序與規(guī)則的信息建設(shè)，可以相應(yīng)的規(guī)章制度為基礎(chǔ)，為日常工作的順利開展提供保障。切實(shí)做好反饋工作，詳細(xì)記錄工作中遇到的實(shí)際問題，如此，便能將實(shí)際工作情況有效體現(xiàn)出來，從而立足于實(shí)際情況有針對性地開展培訓(xùn)管理，有效提高相關(guān)人員的問題解決能力。既需要重視培訓(xùn)內(nèi)部員工，同時(shí)還要加大交流和合作力度，以此給予檔案管理人員幫助，使其積累更多的外部經(jīng)驗(yàn)，充分掌握外部環(huán)境信息化建設(shè)發(fā)展過程，為單位內(nèi)部信息化建設(shè)提供人才保障。應(yīng)對培訓(xùn)工作的評估引起重視，主要可以運(yùn)用兩種形式，即書面形式和實(shí)際工作評估，加大對評估結(jié)果的宣傳力度，對接個(gè)人推廣，充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極主動(dòng)性，確保培訓(xùn)有效性。高度重視培訓(xùn)企業(yè)內(nèi)部信息管理維護(hù)工作，第一時(shí)間有效解決日常故障，防止因?yàn)橛脩粼蛞l(fā)的系統(tǒng)故障出現(xiàn)，為系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供保證。同時(shí)可以第一時(shí)間給予非專業(yè)人員有效指導(dǎo)，將更好的系統(tǒng)維護(hù)狀態(tài)充分發(fā)揮出來。

5 結(jié)語

總而言之，現(xiàn)階段，我國互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展速度日益加快，信息化建設(shè)日益廣泛，但我國人力資源和社會(huì)保障的信息化建設(shè)中仍有很多不足之處，要想有效解決這些問題，首先必須從思想上提高對人社系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)的重視度，對思想觀念予以創(chuàng)新，之后在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，采用科學(xué)合理的檔案管理措施，積極將現(xiàn)實(shí)中的困難克服，竭盡全力促進(jìn)人社系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)順利開展。