淺談做好事業單位新進人員人事檔案管理工作的幾點思考

陳仁發

（四川省鹽源縣勞動人事爭議仲裁院，四川 涼山彝族自治州 615700）

1 事業單位新進人員人事檔案管理工作的基本要點

事業單位的新進人員的人事檔案管理工作和普通企業的新入職人員的人事檔案管理工作有很大的不同，其人員在招聘時除了滿足基本的崗位要求以外，還必須具備良好的思想道德素質，才能更好地為國家和為人民群眾服務，真正地發揮其作為公益性單位的價值。因此在對于新進人員的人事檔案管理上要求也是比較嚴格的，從對新進人員的人事檔案在未聘用前就已經開始展開跟蹤調查直到聘用完成之后也有相關的補充。而具體展開的工作基本要點可以分為聘用之前、聘用之時中和聘用之后三個階段來看：

1.1 聘用之前的人事檔案管理工作

事業單位是由國家財政部門撥款成立的公益性單位組織，其一切的工作出發點均要體現黨的意志和方針，其具體的工作流程也必須根據黨的政策來進行開展，其中，事業單位的新進人員的人事檔案管理工作作為事業單位基礎性的工作，是直接關系到整個事業單位職能的有效發揮，所以必須在聘用之前就得做好相關的人事檔案工作，以此來保障對新進人員的人事檔案管理工作的嚴謹。具體而言，就是要在對新進人員的聘用之前進行一定的政治審查，這是進入事業單位必不可少的一步，主要是為了在聘用前加強對新進人員實際情況的了解，通過對新進人員之前的生活工作經驗，了解其基本素養和社會關系，確定新進人員能夠勝任招聘崗位的工作，這里只是對新進人員人事檔案材料的完整度和真實性做初步的一個審查，審查達標后方可進入下一步[1]。而在進行對新進人員的人事檔案材料的查看必須遵循一定相關的人事檔案轉接的流程，只能是借閱并且是有一定時間限制的，為了防止檔案的丟失和損壞，在轉接的過程中必須由專職人員進行傳遞，如果事業單位確定其新進人員的聘用，也必須向人事檔案傳遞部門出示相關的證明。

1.2 聘用之時的人事檔案管理工作

聘用期，對新進人員的人事檔案的工作主要是查漏補缺，具體而言，就是指對新進人員聘用前的人事檔案材料初步審核通過以后并且按照相關人事轉接流程進行簡單的整理建檔以后，相關的人事檔案管理部門還必須再對新進人員的檔案資料進行多次審核檢查，保證其材料的完整性和真實性，并且要按照一定的規則進行整理歸檔，以此來保障人事檔案管理工作的規范性。在進行對事業單位新進人員的人事檔案資料的二次審核時，一旦發現資料不完整，必須馬上通知相關人員進行及時地補充，特別是相關的入團入黨的證明資料、學歷證明以及學習工作經歷等資料，必須要齊全，倘若是在轉遞過程中遺失的，要找到相關人事轉接部門進行檢查核對，以此來確保材料的完整度；而對于出現整理歸檔時，發現新進人員的人事檔案材料不真實，必須與相關人員進行溝通詢問其原因，如果是中途有所更改而未及時補充到檔案材料中去的，可以給定相關時間進行新材料的補充；而如果出現完全謊報不真實的，必須嚴格按照相關法律規定取消聘（錄）用資格，解除聘用關系，以此來保證事業單位對新進人員在聘用時期的規范性。

1.3 聘用之后的人事檔案管理工作

事業單位的人事檔案管理工作一項長期而不斷完善的工作，在前兩個時期對新進人員的人事檔案資料的完整性和可靠性進行審核達標以后，確定新進人員的聘用，在新進人員入職后就是對其相關的人事檔案資料進行一個整理、歸檔和保管，確保新進人員檔案資料安全性，以防檔案資料的丟失和泄露，倘若有其他部門想要查閱相關人員的人事檔案資料必須要有所簽字證明才可以，在人事檔案管理工作中除了基本的紙質歸檔以外，還會以電子建檔的方式進行對檔案的保管，這是為了方便聘用之后產生新檔案資料的填補或者在中途進行一個更改，電子建檔的管理是伴隨著信息化時代下信息技術的發展而來的，在人事檔案管理工作中起到了很大的作用，我們可以充分發揮相關的技術對新進人員的人事檔案進行信息化的處理，提高整體人事檔案管理工作的質量和效率。

2 事業單位新進人員人事檔案管理工作的現狀分析

然而縱觀當下很多事業單位新進人員人事檔案管理工作的現狀來看，仍存在著很大的問題，以至于影響了整個工作的質量，這直接關系到事業單位的其他工作的正常開展，具體的問題主要有以下幾點：

2.1 重視力度不夠

由于新進人員的人事檔案管理工作是作為事業單位里基本輔助性的工作，很多單位的領導都只是走走過場，沒有引起高度的重視，很多都是在依賴國家的法律條文進行簡單的政治審核流程之后，就把符合招聘要求的人員檔案進行調動管理，一般的在拿來之后沒有后期的多次審核或者更新完善的，甚至有的沒有進行相關電子化的整理、分析和建檔，以至于在后期其他工作中出現相應的問題。對新進人員的人事檔案管理工作重要性的意識整體都不高，從單位領導那里就沒有得到很好的重視，都只是認為只要保證檔案資料不丟失即可，而對于檔案資料的真實性或者完整性一點都不在乎，這樣也就導致了相關的人事檔案管理部門工作人員整體工作積極性不高，工作上處于應付的態度，長此以往，檔案管理工作就容易出現問題，從而不能為其他工作提供應有的保障。

2.2 缺乏完善的人事檔案管理制度

要想真正有效地運行事業單位新進人員的人事檔案管理工作，在思想上引起高度的重視以外，就要建立起一套完整嚴格的人事檔案管理的制度，使得一切管理工作的環節都有法可依，保障管理工作的科學規范性，而目前很多事業單位由于檔案管理工作的不重視，在其制度上往往不夠健全，有很多的漏洞。比如在聘用之前的檔案管理工作上，事業單位的招聘由于都是統一的考核標準要求，很多事業單位在進行招聘時就只是簡單按照國家標準進行一個考查，簡化了招聘的流程，沒有根據相關部門或者崗位的具體要求來進行，缺乏針對性，這樣就大大降低了新進人員的整體水平。

2.3 人事檔案管理工作人員的素質低下

人事檔案管理工作人員的整體素質是直接影響工作有效開展的關鍵性因素，相關管理工作人員除了必須具備相關的檔案管理的專業知識以外，還要有相應的職業道德修養，要有對工作認真負責的態度，人事檔案工作涉及工作人員的私密性的問題，管理工作人員一定要保證檔案資料的完好無損，以防在管理過程中出現資料的丟失或者損壞，而目前事業單位里的管理工作人員這塊整體素質水平不高，很多都是兼職人員，缺乏相應的檔案管理的專業知識和檔案管理的經驗，進來之后，也沒有對他們進行一個專業的培訓，導致很多管理工作人員工作積極性不高，對于檔案管理工作認知不夠，具體的管理操作流程不夠熟練，工作服務意識不高，影響了人事檔案管理工作的有序開展。

2.4 缺乏相應的管理設施條件和信息化處理技術

由于紙質文件的檔案資料有存放時間上的種種的條件限制，所以在進行建檔時會采用相關的電子版進行建檔管理，現如今很多事業單位的檔案管理資料室的設施配備比較低下，在人事檔案管理上投入的經費少，很多紙質的資料已經發黃甚至有的字跡不夠清晰，還有的檔案資料隨意的擺放；先進的信息化處理技術的引進也不夠。比如，運用相關的信息技術在檔案資料管理中進行資料檢索的應用不夠，這就導致了整體數據在前期錄入工作的繁瑣，容易發生混亂，直接影響了后續管理其他工作的進程，不能確保整體人事檔案管理工作的嚴謹性。

3 做好事業單位新進人員人事檔案管理工作的對策

針對以上事業單位新進人員人事檔案管理工作中出現的問題，這有些具體有效地對策進行解決：

3.1 提高對人事檔案管理工作的重視程度

首先，要想使得事業單位新進人員的人事檔案管理工作有效地開展，在思想上我們就得對它有個高度的重視，要認識到它的重要性，端正態度，只有把基礎性的工作做好了其他的工作才能順利地開展，單位的領導要發揮其引導示范的作用，從制度、硬件設施條件等方面都要有所投入，以此來體現出對人事檔案管理工作的重視，對相關管理人員也要時刻提醒管理工作的重要性，并且可以進行相關的考核，以此來體現出對管理工作的重視。

3.2 建立健全相應的人事管理工作制度

建立完善的一個新進人員的人事檔案管理工作制度，使得每個管理工作都有法可依，各司其職，以確保新進人員的人事檔案管理工作的科學性、規范性，對于新進人員正式聘用前，要認真仔細地檢查具體的崗位要求和新進人員的資料進行合理的匹配，進行合理的分析整理，而在穩進開展后，可以根據具體的管理情況[2]，可以引進先進的管理設備，全面的改進檔案管理的工作環境，健全檔案管理制度，另外，可以加大日常管理工作人員的考核力度，加大責任追究制度的建設和完善，以防止新進人員的檔案資料在管理中出現丟失或者損壞，關于新進人員的檔案資料在添加、查看都要有一定詳細的規則，并且有所記錄，保證管理工作制度化科學化。

3.3 組織一支專業綜合素質高的檔案管理隊伍

針對目前管理工作人員的素質不高的問題，事業單位可以對相關的管理工作人員進行定期的專業培訓，并且以相應的考核標準進行檢查培訓的效果，同時，在整個檔案管理工作中加大對管理人員的監督，防止出現偽造徇私舞弊的行為，而對于檔案管理人員的招聘上，也應該認真對待，不是簡單的請些會電腦操作的社會人員進行，而是要有專業學歷文憑、相關的技術能力以及具備一定的政治素養的人，這樣才能保證對新進人員的人事管理工作的準確性，提高整體管理工作的效率和質量。

3.4 加大人事檔案管理信息技術的應用

現代信息技術的發展給人事檔案管理工作上帶來了很大的便利，事業單位應該積極地進行利用，通過對相關技術的應用對新進人員的檔案進行深入的整理分析，為了保證其檔案的完整和安全，可以對新進人員的人事檔案保管上進行一定的信息數據安全的設置，促使人事檔案管理工作向信息化和數字化發展，從而提升整個人事檔案管理工作的信息技術水平，提高管理工作效率。

4 小結

總之，要想確保事業單位的其他工作的有效順利開展，就得在新進人員的人事檔案管理工作上下功夫，保證新進人員能夠真正地勝任工作崗位，以此來提高整體事業單位人員的整體綜合素質，保障事業單位職能的發揮。