新形勢下高校人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)提升思考

宋方圓

（三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 三門峽 472000）

為了能夠詳細、具體地將高校發(fā)展歷程記錄下來，每所高校都會十分重視檔案人事管理工作，其中高校人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)也被所有人關(guān)注。對此，在高校人事檔案管理過程中，檔案管理人員自身必須要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，消除負面情緒，以積極向上、認真負責的工作態(tài)度來開展檔案管理工作。唯有如此，才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

1 新形勢下高校人事檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的內(nèi)容

其一，道德素養(yǎng)。高校人事檔案管理人員自身必須要嚴格按照檔案管理工作的相關(guān)制度來執(zhí)行，同時在這個過程中，也需要遵守其道德規(guī)范準則，以積極向上、認真負責的工作態(tài)度來落實檔案管理工作[1]。另外，遵守檔案管理法的規(guī)章制度也是必須要遵守的，在工作中，不能錯錄檔案，要保障檔案信息的安全可靠性，唯有如此，才能使其具備高尚的道德品質(zhì)和職業(yè)精神。

其二，業(yè)務(wù)素養(yǎng)。高校檔案管理工作具有一定的專業(yè)性，檔案管理人員自身必須要十分熟練掌握與之相關(guān)的專業(yè)知識和政策法規(guī)，同時也要緊跟時代發(fā)展的步伐，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建立電子檔案，以此來實現(xiàn)檔案建設(shè)信息化。對此，作為一名優(yōu)秀的高校檔案管理人員，不僅要對國家政策的方向和發(fā)展有一個全面地了解，也需要優(yōu)化自身的道德思維和專業(yè)技能，站在宏觀、微觀等角度滿足高校檔案管理的實際需求。另外還需要將檔案管理工作與政策法規(guī)相結(jié)合，了解檔案管理工作的規(guī)章制度，選擇適合的檔案政策，從而提高自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

其三，能力素養(yǎng)。以能力素養(yǎng)為例，主要是調(diào)整、規(guī)劃檔案收集、決策等方面的水平，以此來提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，并在這個過程中，為各項決策的決定提供強有力的支持。

其四，文化素養(yǎng)。文化素養(yǎng)的關(guān)鍵是提升檔案管理人員的文化素養(yǎng)水平，使其能夠在工作中以人文本，發(fā)揮自身在檔案管理工作中的優(yōu)勢和作用，從而對檔案文化有一個更好地認知，進而推動檔案文化傳播的力度，強化對檔案文化的了解和學(xué)習(xí)，并在這個過程中提高自身的文化素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)。對此，文化素養(yǎng)也是高校檔案管理人員必須要具備的職業(yè)素養(yǎng)之一。

2 新形勢下高校人事檔案管理人員的現(xiàn)狀

1）缺乏職業(yè)道德素養(yǎng)和人格教育。在新形勢下，高校檔案管理人員可以說是高校檔案管理工作的中流砥柱，他們的職業(yè)道德素養(yǎng)也是確保高校檔案信息資源質(zhì)量的根本。但結(jié)合當前的實際情況來看，高校檔案管理人員出現(xiàn)了老齡化、三高人才家屬等情況[2]。這樣的管理人員團隊不僅缺乏職業(yè)道德素養(yǎng)和職業(yè)道德教育，對職業(yè)價值也沒有較多的追求，通常以得過且過、敷衍了事的態(tài)度來服務(wù)，試問這樣的工作態(tài)度，如何能夠服務(wù)于大眾？另外，人格教育也不到位，他們在工作中根本達不到高校檔案管理人員德才兼?zhèn)涞娜温氁螅膊焕跈n案管理信息化建設(shè)。若是不對其加以優(yōu)化，定會影響高校人事檔案管理工作的進一步發(fā)展。

2）缺乏專業(yè)素質(zhì)，容易產(chǎn)生倦怠情緒。當前一些檔案管理人員自身缺乏專業(yè)背景，大多數(shù)都不是正經(jīng)檔案管理學(xué)專業(yè)的，缺乏專業(yè)素質(zhì)，在工作中容易產(chǎn)生倦怠情緒。再加上高校辦校規(guī)模也在不斷地擴大，檔案管理工作也變得十分復(fù)雜，如檔案信息整理、收藏、保存等等，這些都需要檔案管理人員向復(fù)合型人才的方向去發(fā)展，使其在具備檔案專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，還要了解自己從事檔案管理的規(guī)律和要求，唯有如此，才能提高自身的工作質(zhì)量和效率，從而滿足當啊新形勢下高校檔案管理工作的基本要求。但事實卻是一些檔案管理人員不僅缺乏專業(yè)知識和專業(yè)技能，也沒有從事高校檔案管理工作的積極性和主動性，不利于高校轉(zhuǎn)型發(fā)展，也無法提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

3）缺乏職業(yè)自信心，信息素質(zhì)能力較為薄弱。高校檔案管理工作比較傳統(tǒng)，一些高校也并不重視檔案管理人員的隊伍建設(shè)，久而久之，檔案管理工作便成為高校“老弱病殘”的收容所，經(jīng)常人來人去，且檔案管理工作人員的信息素養(yǎng)能力也較為薄弱，缺乏對信息知識的了解和認知，也沒有信息處理的技能和意識，只知道借助傳統(tǒng)手段來整理、歸納檔案文獻資源，無法運用信息技術(shù)來對其加以整合和優(yōu)化，甚至沒有危機意識，自然也不會對檔案管理工作產(chǎn)生一定的自信心，這些負面因素若是不加以解決定會影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時也會對高校檔案文獻資源信息化建設(shè)產(chǎn)生較大的影響。

4）缺乏高質(zhì)量的服務(wù)水平，無法引起職業(yè)認同感。檔案文獻資源在檔案管理工作中至關(guān)重要。檔案文獻資源存在的目的不僅能夠快速幫助用戶獲取信息，也能決策管理等方面的要求，因此檔案文獻資源管理必須要具備高質(zhì)量的服務(wù)意識、方式和特色。但由于檔案高校檔案管理人員的服務(wù)意識并不濃郁，也不具備現(xiàn)代化的服務(wù)理念，同時也沒有將其真正付出行動，導(dǎo)致檔案管理工作成為表面形式。再加上高校的轉(zhuǎn)型發(fā)展，檔案文獻資源也迎來了新的機遇和挑戰(zhàn)，在工作過程中也需要加以創(chuàng)新和改革，但檔案管理人員并未正確認識檔案資源的開發(fā)和運用，甚至錯誤理解，使得檔案管理工作人員對檔案管理工作的價值產(chǎn)生了偏差，自身在工作中也容易氣餒，甚至還有一些工作人員對檔案管理工作萌發(fā)了抵觸情緒，久而久之，也就無法認同檔案管理事業(yè)的使命感和責任。

3 新形勢下高校人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)提升策略

1）加強職業(yè)自信，提高服務(wù)質(zhì)量。“用戶第一，服務(wù)至上”是高校進行檔案管理工作需要堅守的基本理念，為了能夠落實這一理念，高校檔案管理人員必須要提高自身的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平，同時也要加強職業(yè)自信，并根據(jù)檔案管理工作的實際情況來優(yōu)化自身的服務(wù)質(zhì)量。檔案用戶作為檔案管理工作的對象，高校檔案管理者要結(jié)合高校的管理運行情況，了解檔案用戶的實際需求，以此來完善自身服務(wù)的不足之處，改變服務(wù)的形式，舍棄以往單一、被動的服務(wù)形式，將其轉(zhuǎn)變成人性化、多元化的服務(wù)模式[3]。另外，高校檔案管理人員也需要按時按期審查自身的工作情況，及時了解自身的問題，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的專業(yè)種思，提高自身的專業(yè)技能，在平日的工作中也要樹立不放棄的工作精神，遇到困難更要積極尋找解決方法，以此來提高自身的工作水平。

2）提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，強化職業(yè)認同感。當前高校檔案管理人員普遍缺乏工作熱情和積極性，在工作中也時常出現(xiàn)負面情緒等，這些都不利于高校檔案管理工作的有效發(fā)展。另外，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不僅是能夠看出其工作表現(xiàn)，也能對其加以約束和管理，使管理人員能夠更好地了解自身的工作內(nèi)容和責任。但由于一些檔案管理人員的專業(yè)水平和文化水平具有一定的差異性，在工作中無法較好地協(xié)調(diào)，唯有提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，才能解決這一問題。對此，高校管理層可以采取定期舉辦工作交流會的形式來激發(fā)優(yōu)秀檔案管理人員的工作熱情和積極性，以此來加強檔案管理人員的職業(yè)人同時。除此之外，也可以在平常的工作中融入相應(yīng)的德育教育，讓檔案管理人員能夠真正了解到職業(yè)素養(yǎng)和道德品質(zhì)的重要性，進而提高檔案管理人員的職業(yè)認知水平，促進高校更好地發(fā)展。

3）實施心理健康疏導(dǎo)，增強職業(yè)責任感。當前一些高校檔案管理人員極其容易產(chǎn)生工作倦怠等負面情緒。基于這一情況，高校可以定時定期開展心理健康教育講座，鼓勵檔案管理人員參與到講座中，以此來調(diào)節(jié)自身的情緒，舒緩負面壓力，并以積極向上的態(tài)度來認真面對自身的工作，同時高校也可以借助這樣的方式來了解為什么會產(chǎn)生負面情緒的原因，這樣也能采取針對性地解決措施，消除倦怠情緒[4]。比如一些檔案管理人員的心理壓力特別大，高校便可邀請專家進行一對一的心理疏導(dǎo)，使其能夠緩解倦怠情緒，從而更加熱愛工作，并優(yōu)化工作理念，正確面對自身存在的不足之處，積極主動地學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的專業(yè)知識，借助信息技術(shù)來完成工作人員，同時也能樹立良好的工作責任心，提高高校檔案管理的效率。

4）培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識。創(chuàng)新作為民族的根本和靈魂，更是國家興盛不衰的源動力。當今人類所擁有的文明成果，都離不開創(chuàng)新，創(chuàng)新也是民族發(fā)展的基礎(chǔ)。高校檔案管理工作是一項文明創(chuàng)新的工程，因此檔案管理人員也必須要具備創(chuàng)新意識和動機，這樣才能敢于提出質(zhì)疑、想法和意見，從而才能更好地完善傳統(tǒng)觀念，打破習(xí)慣勢力的限制。在日常的檔案管理過程中，我們需要從四個創(chuàng)新做起：一是觀念創(chuàng)新。觀念創(chuàng)新可以說各個方面創(chuàng)新根本，只有具備了創(chuàng)新的想法，才能將其轉(zhuǎn)變成行動。所以，唯有觀念創(chuàng)新，才能使工作有新的招數(shù)和思路，檔案管理工作才能得到更好的發(fā)展；二是檔案管理方式的創(chuàng)新。高校檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理知識和專業(yè)技能，了解現(xiàn)代化信息技術(shù)，并借助現(xiàn)代化信息技術(shù)、手段和設(shè)備來管理高校檔案；三是服務(wù)模式創(chuàng)新。高校檔案管理人員需要借助檔案管理信息系統(tǒng)，使其走向信息化建設(shè)，以此來提供科學(xué)有效、正確規(guī)范的信息服務(wù)，同時在運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將資源能夠共享，把被動服務(wù)轉(zhuǎn)變成主動服務(wù)，從而建立全新的檔案管理服務(wù)模式；四是編研、開發(fā)、運用上的創(chuàng)新[5]。在日常檔案管理工作中，我們需要根據(jù)檔案管理的實際情況和規(guī)律發(fā)展，主動編研各項資料，及時給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實有效的信息資料，以此來提高檔案利用工作的效率。

5）制定績效管理，優(yōu)化職業(yè)素養(yǎng)。在企業(yè)單位組織中都會運用到績效管理制度體系，高校檔案管理也同時適用。績效管理不僅能夠激發(fā)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力，也能調(diào)動檔案管理人員之間的良性競爭力。對于當前高校檔案管理人員產(chǎn)生的職業(yè)倦怠也可以嘗試著運用績效管理方式，以績效管理來測評，將每位檔案管理人員的工作情況如實記錄到績效管理中，獎勵工作優(yōu)秀的，懲罰工作完成不好的，實現(xiàn)真正的獎勤罰懶，借此來激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和積極性。同時也可以讓檔案管理人員自己設(shè)置短期、長期的工作目標，以職稱、績效反饋等方式來提高工作主動性，使其形成良好的工作責任心和認同感，從而提高檔案管理工作的效率。

4 結(jié)束語

總而言之，為了能夠如實將高校發(fā)展的歷程記錄下來，一般高校都會建立高校檔案管理，同時它不僅能夠給高校領(lǐng)導(dǎo)層呈現(xiàn)多方面精準的數(shù)據(jù)，還能給高校師資建設(shè)、職稱評選等方面提供強有力的依據(jù)。對此，為了能夠確保該工作的準確無誤，我們需要提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)水平和技能，畢竟檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)在一定程度上會對檔案事業(yè)的順利發(fā)展產(chǎn)生較大的影響。因此，加強檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)迫在眉睫。