新形勢下高校人事檔案管理人員的職業素養提升思考

宋方圓

（三門峽職業技術學院，河南 三門峽 472000）

為了能夠詳細、具體地將高校發展歷程記錄下來，每所高校都會十分重視檔案人事管理工作，其中高校人事檔案管理人員的職業素養也被所有人關注。對此，在高校人事檔案管理過程中，檔案管理人員自身必須要具備良好的職業素養和專業技能，消除負面情緒，以積極向上、認真負責的工作態度來開展檔案管理工作。唯有如此，才能提高檔案管理的質量和效率。

1 新形勢下高校人事檔案管理人員職業素養的內容

其一，道德素養。高校人事檔案管理人員自身必須要嚴格按照檔案管理工作的相關制度來執行，同時在這個過程中，也需要遵守其道德規范準則，以積極向上、認真負責的工作態度來落實檔案管理工作[1]。另外，遵守檔案管理法的規章制度也是必須要遵守的，在工作中，不能錯錄檔案，要保障檔案信息的安全可靠性，唯有如此，才能使其具備高尚的道德品質和職業精神。

其二，業務素養。高校檔案管理工作具有一定的專業性，檔案管理人員自身必須要十分熟練掌握與之相關的專業知識和政策法規，同時也要緊跟時代發展的步伐，利用現代化信息技術建立電子檔案，以此來實現檔案建設信息化。對此，作為一名優秀的高校檔案管理人員，不僅要對國家政策的方向和發展有一個全面地了解，也需要優化自身的道德思維和專業技能，站在宏觀、微觀等角度滿足高校檔案管理的實際需求。另外還需要將檔案管理工作與政策法規相結合，了解檔案管理工作的規章制度，選擇適合的檔案政策，從而提高自身的業務素養。

其三，能力素養。以能力素養為例，主要是調整、規劃檔案收集、決策等方面的水平，以此來提高檔案管理工作的效率和質量，并在這個過程中，為各項決策的決定提供強有力的支持。

其四，文化素養。文化素養的關鍵是提升檔案管理人員的文化素養水平，使其能夠在工作中以人文本，發揮自身在檔案管理工作中的優勢和作用，從而對檔案文化有一個更好地認知，進而推動檔案文化傳播的力度，強化對檔案文化的了解和學習，并在這個過程中提高自身的文化素養和專業素養。對此，文化素養也是高校檔案管理人員必須要具備的職業素養之一。

2 新形勢下高校人事檔案管理人員的現狀

1）缺乏職業道德素養和人格教育。在新形勢下，高校檔案管理人員可以說是高校檔案管理工作的中流砥柱，他們的職業道德素養也是確保高校檔案信息資源質量的根本。但結合當前的實際情況來看，高校檔案管理人員出現了老齡化、三高人才家屬等情況[2]。這樣的管理人員團隊不僅缺乏職業道德素養和職業道德教育，對職業價值也沒有較多的追求，通常以得過且過、敷衍了事的態度來服務，試問這樣的工作態度，如何能夠服務于大眾？另外，人格教育也不到位，他們在工作中根本達不到高校檔案管理人員德才兼備的任職要求，也不利于檔案管理信息化建設。若是不對其加以優化，定會影響高校人事檔案管理工作的進一步發展。

2）缺乏專業素質，容易產生倦怠情緒。當前一些檔案管理人員自身缺乏專業背景，大多數都不是正經檔案管理學專業的，缺乏專業素質，在工作中容易產生倦怠情緒。再加上高校辦校規模也在不斷地擴大，檔案管理工作也變得十分復雜，如檔案信息整理、收藏、保存等等，這些都需要檔案管理人員向復合型人才的方向去發展，使其在具備檔案專業知識的基礎上，還要了解自己從事檔案管理的規律和要求，唯有如此，才能提高自身的工作質量和效率，從而滿足當啊新形勢下高校檔案管理工作的基本要求。但事實卻是一些檔案管理人員不僅缺乏專業知識和專業技能，也沒有從事高校檔案管理工作的積極性和主動性，不利于高校轉型發展，也無法提高檔案管理的服務質量。

3）缺乏職業自信心，信息素質能力較為薄弱。高校檔案管理工作比較傳統，一些高校也并不重視檔案管理人員的隊伍建設，久而久之，檔案管理工作便成為高校“老弱病殘”的收容所，經常人來人去，且檔案管理工作人員的信息素養能力也較為薄弱，缺乏對信息知識的了解和認知，也沒有信息處理的技能和意識，只知道借助傳統手段來整理、歸納檔案文獻資源，無法運用信息技術來對其加以整合和優化，甚至沒有危機意識，自然也不會對檔案管理工作產生一定的自信心，這些負面因素若是不加以解決定會影響檔案管理工作的效率和質量，同時也會對高校檔案文獻資源信息化建設產生較大的影響。

4）缺乏高質量的服務水平，無法引起職業認同感。檔案文獻資源在檔案管理工作中至關重要。檔案文獻資源存在的目的不僅能夠快速幫助用戶獲取信息，也能決策管理等方面的要求，因此檔案文獻資源管理必須要具備高質量的服務意識、方式和特色。但由于檔案高校檔案管理人員的服務意識并不濃郁，也不具備現代化的服務理念，同時也沒有將其真正付出行動，導致檔案管理工作成為表面形式。再加上高校的轉型發展，檔案文獻資源也迎來了新的機遇和挑戰，在工作過程中也需要加以創新和改革，但檔案管理人員并未正確認識檔案資源的開發和運用，甚至錯誤理解，使得檔案管理工作人員對檔案管理工作的價值產生了偏差，自身在工作中也容易氣餒，甚至還有一些工作人員對檔案管理工作萌發了抵觸情緒，久而久之，也就無法認同檔案管理事業的使命感和責任。

3 新形勢下高校人事檔案管理人員的職業素養提升策略

1）加強職業自信，提高服務質量。“用戶第一，服務至上”是高校進行檔案管理工作需要堅守的基本理念，為了能夠落實這一理念，高校檔案管理人員必須要提高自身的職業素養和專業水平，同時也要加強職業自信，并根據檔案管理工作的實際情況來優化自身的服務質量。檔案用戶作為檔案管理工作的對象，高校檔案管理者要結合高校的管理運行情況，了解檔案用戶的實際需求，以此來完善自身服務的不足之處，改變服務的形式，舍棄以往單一、被動的服務形式，將其轉變成人性化、多元化的服務模式[3]。另外，高校檔案管理人員也需要按時按期審查自身的工作情況，及時了解自身的問題，學習現代化的專業種思，提高自身的專業技能，在平日的工作中也要樹立不放棄的工作精神，遇到困難更要積極尋找解決方法，以此來提高自身的工作水平。

2）提升管理人員的職業素養，強化職業認同感。當前高校檔案管理人員普遍缺乏工作熱情和積極性，在工作中也時常出現負面情緒等，這些都不利于高校檔案管理工作的有效發展。另外，檔案管理人員的職業素養不僅是能夠看出其工作表現，也能對其加以約束和管理，使管理人員能夠更好地了解自身的工作內容和責任。但由于一些檔案管理人員的專業水平和文化水平具有一定的差異性，在工作中無法較好地協調，唯有提高管理人員的職業素養，才能解決這一問題。對此，高校管理層可以采取定期舉辦工作交流會的形式來激發優秀檔案管理人員的工作熱情和積極性，以此來加強檔案管理人員的職業人同時。除此之外，也可以在平常的工作中融入相應的德育教育，讓檔案管理人員能夠真正了解到職業素養和道德品質的重要性，進而提高檔案管理人員的職業認知水平，促進高校更好地發展。

3）實施心理健康疏導，增強職業責任感。當前一些高校檔案管理人員極其容易產生工作倦怠等負面情緒。基于這一情況，高校可以定時定期開展心理健康教育講座，鼓勵檔案管理人員參與到講座中，以此來調節自身的情緒，舒緩負面壓力，并以積極向上的態度來認真面對自身的工作，同時高校也可以借助這樣的方式來了解為什么會產生負面情緒的原因，這樣也能采取針對性地解決措施，消除倦怠情緒[4]。比如一些檔案管理人員的心理壓力特別大，高校便可邀請專家進行一對一的心理疏導，使其能夠緩解倦怠情緒，從而更加熱愛工作，并優化工作理念，正確面對自身存在的不足之處，積極主動地學習現代化的專業知識，借助信息技術來完成工作人員，同時也能樹立良好的工作責任心，提高高校檔案管理的效率。

4）培養檔案管理人員的創新意識。創新作為民族的根本和靈魂，更是國家興盛不衰的源動力。當今人類所擁有的文明成果，都離不開創新，創新也是民族發展的基礎。高校檔案管理工作是一項文明創新的工程，因此檔案管理人員也必須要具備創新意識和動機，這樣才能敢于提出質疑、想法和意見，從而才能更好地完善傳統觀念，打破習慣勢力的限制。在日常的檔案管理過程中，我們需要從四個創新做起：一是觀念創新。觀念創新可以說各個方面創新根本，只有具備了創新的想法，才能將其轉變成行動。所以，唯有觀念創新，才能使工作有新的招數和思路，檔案管理工作才能得到更好的發展；二是檔案管理方式的創新。高校檔案管理人員需要不斷學習現代化的管理知識和專業技能，了解現代化信息技術，并借助現代化信息技術、手段和設備來管理高校檔案；三是服務模式創新。高校檔案管理人員需要借助檔案管理信息系統，使其走向信息化建設，以此來提供科學有效、正確規范的信息服務，同時在運用網絡技術將資源能夠共享，把被動服務轉變成主動服務，從而建立全新的檔案管理服務模式；四是編研、開發、運用上的創新[5]。在日常檔案管理工作中，我們需要根據檔案管理的實際情況和規律發展，主動編研各項資料，及時給領導的決策提供真實有效的信息資料，以此來提高檔案利用工作的效率。

5）制定績效管理，優化職業素養。在企業單位組織中都會運用到績效管理制度體系，高校檔案管理也同時適用。績效管理不僅能夠激發檔案管理人員的職業素養和工作能力，也能調動檔案管理人員之間的良性競爭力。對于當前高校檔案管理人員產生的職業倦怠也可以嘗試著運用績效管理方式，以績效管理來測評，將每位檔案管理人員的工作情況如實記錄到績效管理中，獎勵工作優秀的，懲罰工作完成不好的，實現真正的獎勤罰懶，借此來激發檔案管理人員的工作熱情和積極性。同時也可以讓檔案管理人員自己設置短期、長期的工作目標，以職稱、績效反饋等方式來提高工作主動性，使其形成良好的工作責任心和認同感，從而提高檔案管理工作的效率。

4 結束語

總而言之，為了能夠如實將高校發展的歷程記錄下來，一般高校都會建立高校檔案管理，同時它不僅能夠給高校領導層呈現多方面精準的數據，還能給高校師資建設、職稱評選等方面提供強有力的依據。對此，為了能夠確保該工作的準確無誤，我們需要提高檔案管理人員的職業素養、專業水平和技能，畢竟檔案管理人員的職業素養在一定程度上會對檔案事業的順利發展產生較大的影響。因此，加強檔案管理人員的職業素養迫在眉睫。