人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用

楊 昆

（國能寶日希勒能源有限公司，內蒙古 呼倫貝爾 021122）

人才是企業進步與發展的關鍵因素，是企業建設與發展諸多因素中最為活躍的因素。大量客觀現實表明，單純重視人力資源管理不足以滿足企業的建設需求，還應該從更精細化的人事檔案管理入手方能取得更大實效。但是，目前人事檔案的作用經常被忽略，加強其重視程度實為促進企業發展的一個重要方面。因為，人事檔案中包含了員工個人情況、工作經歷、職業生涯規劃等多種重要信息，能夠助力企業篩選出合適的人才。只有“人盡其才，物盡其用”，才是企業加快發展的重要支撐。

1 人力資源管理與人事檔案管理的關系分析

現代企業中，人力資源管理主要是對人才的合理開發、配置和利用等方面進行研究，使其可以在企業中發揮應有的價值，促進企業完成生產、銷售等任務。人力資源管理，會涉及很多的學科，如管理學、心理學、社會學等。企業在用人的時候，會對人才進行崗前培訓，對人才進行職業生涯發展規劃，并對人才的業績進行考核與評估，滿足企業對人才的需求和要求。在企業發展過程中，人才的支撐是基礎，也是企業人力資源管理的主體和客體。在市場競爭中，人才的競爭也是非常激烈的，企業人才的流動性不斷加強，人才流失越來越嚴重，對于企業發展不利，因此應重視對人才的管理，人才的管理水平。在企業人力資源管理中，人事檔案管理主要是工作人員的信息、資料等進行管理，從而更好地考察員工，對員工進行更合理的安置，這是錄用和使用的非常重要的依據，在人事檔案管理工作中，發揮著非常重要的作用，可以發揮人力資源管理的職能，推動人力資源的配置，可以有效地對人力資源管理進行預測。因此，在企業發展過程中人力資源管理和人事檔案管理是協調統一的。

2 企業人力資源管理中人事檔案管理的作用

2.1 構建人才信息數據庫

在整個人資管理工作當中，人事檔案管理是一項非常基礎的工作，因為它可以為人資管理提供必要的信息數據，構建出一個完整的人才數據庫，這樣企業在進行人資管理的過程當中，能夠通過閱讀人才數據信息，來對其員工進行分類，同時做出良好的人資管理決策。例如，人事檔案管理中會記錄每一個企業員工的優點和工作情況，在對這些檔案進行閱讀的過程當中，人資管理人員可以對人才有更加明確地了解。一旦企業需要進行戰略調整和戰略部署，需要調用人才支持，可以根據這些報告來進行工作分配決定，以便于保證員工的工作效率和工作效果。而對員工而言，做自己擅長的工作，更有利于發揮自己的優勢，不僅能夠幫助企業，實現企業的生產目標和發展目標還能夠幫助員工，完成自己的個人目標。工作的合理性不斷增強，也能夠幫助企業留住更多的人才。

2.2 協助企業高層決策

一個企業的發展，離不開企業高層的良好決策，而企業高層在決策的過程當中，必須考慮到企業本身的發展情況，而企業的人才發展情況也是企業高層在決策過程當中所必須考慮到的關鍵性部分。例如，企業在發展的過程當中，必然需要思考企業需要什么樣的人才，企業未來的發展過程中又需要多少人才等，而這些內容都需要通過人事檔案管理工作來進行配合。除此之外，企業在進行戰略決策的過程當中，必須要對企業的人才情況進行一定的考量。例如，某企業決定進行項目合作之時，必然要對項目的數量進行一定的限制，否則超出企業的承受能力，則會導致項目合作失敗。此時，企業就需要借助人事檔案管理工作來對企業的人才進行評估，以便于衡量出企業在一段時間內的項目合作數量限度。而對于人資管理工作而言，正是因為有了人事檔案管理工作，才能夠良好地預測出企業所需要的人才，同時對企業現有的人才，進行一定的評估。一旦發現目前企業現有的人才出現問題，還可以進一步進行解決，避免企業出現人才損失。

2.3 優化人資管理薄弱環節

人資管理工作當中的人事檔案管理，不僅為人資管理工作提供基礎的數據信息，更重要的是它能夠促進企業中不同部門之間的信息共享。現代化的人事檔案管理工作并不是傳統的紙質文檔的存儲，許多企業在人資管理系統當中，都單獨開辟了人事檔案管理區域。人資管理系統當中的人事檔案管理，讓各個部門之間的信息不再閉塞，信息的交流能夠讓各個部門和各個組織之間更加自由和快速地進行人員的調配。例如，某公司的產品部要舉辦新品發布會，而在這一過程當中，產品部門需要合適的人才來進行新品發布會的策劃。因此，產品部門可以在系統上進行策劃人才的遴選，然后通過合適的流程來進行策劃人員的調配。現代化的人事檔案管理工作，能夠讓企業在發展的過程當中，快速地集中人才，從而支援不同部門的工作，不僅提升了人資管理的工作效率，還有效地促進了企業的統籌發展。

3 現階段企業人事檔案管理存在的主要問題

3.1 人事檔案管理重視度不足

以前，在人事檔案管理工作中，還存在著片面化的認識，認為人事檔案管理不夠重要，從而導致人事檔案管理工作滯后不前，不能跟隨時代的發展步伐，難以發揮人事檔案管理的重要作用，人事檔案管理方式急需改革。一方面，一些單位的人事檔案管理工作中，管理流程不夠規范，管理職責不夠明確，導致人事檔案管理不能達到預期效果：另一方面，在人事檔案管理中，由于不夠重視，因此投入的人力資源、資金等不足，嚴重影響人事檔案管理的質量。在這種情況下，人事檔案管理沒有發揮應有的價值，不能有效地服務于人力資源管理。

3.2 人事檔案管理手段落后

傳統人事檔案管理工作中，檔案管理的方法和設施比較落后，信息技術利用率不夠高，不利于提升人事檔案管理的效率。一方面，人事檔案管理系統的功能較為單一，在工作中只是簡單地記錄，無法更好地利用這些信息資源，對這些信息數據進行加工；另一方面，一些單位數字化管理效率低下，采用的是紙質方式進行檔案管理，不利于提升檔案管理的效率。

3.3 檔案管理人員的專業素質有待提高

科學的檔案管理模式離不開高素質的檔案管理人員，因此提高檔案管理人員的素質非常關鍵。但多數企業并沒有意識到這一點，不僅沒有要求檔案管理人員學習檔案管理知識，也沒有過多提倡電子化的檔案管理流程，致使多數檔案管理人員依舊堅持著傳統的紙質檔案管理，整體管理效率非常低。同時，由于缺乏科學化檔案管理觀念，因而所能提供的人事檔案服務非常不健全，即便是基礎的檔案查詢也需要較長的時間，且許多檔案都存在遺漏缺失，實際利用價值很低。

3.4 人事檔案管理未能迎合市場經濟的流動需求

在市場經濟的競爭環境下，優化人力資源配置對企業的發展顯得愈加重要，人才更是成為企業關注的重點。但如今的企業員工存在流動性特征，如果企業的發展、文化或者薪資不符合員工的內心需求，那么很容易出現“跳槽”現象。而在企業員工的跳轉過程中，一些企業為了確保自身利益不會受到傷害，因而不愿意將員工的人事檔案調出。不少員工的檔案意識薄弱，也沒有認識到調出人事檔案的重要性，直接導致了檔案記錄不完善的狀況，給企業的人事檔案管理帶來了諸多不便。

4 優化人事檔案管理在人力資源管理中有效途徑

4.1 建立完善人事檔案管理制度

人事檔案管理工作中，應不斷完善和健全制度，建立信息化的資料庫，這有利于對人事檔案的查詢和管理，提高操作效率，并實現對人事檔案的分類和整理。在精細化管理過程中，分開管理企業在職人員和非在職人員，對人才的招聘、提拔、離職等環節進行合理地安排，重視引進高素質人才。對非在職人員的退休、離職、去世信息等情況進行保管和分析。在管理中，可以逐漸解決檔案中存在的資料不齊、資料重復，工作效率低等問題，檔案管理人員應該提升服務意識，提高自身的專業管理能力，從而更好地為企業服務。在人事檔案管理中要對在職人員和非在職人員檔案進行詳細的核查、統一管理，提升管理的效率。

4.2 規范人事檔案分類系統

當前，企業在人力資源管理工作中，其方式和內容與以往有非常大的差別。在管理工作中應做好檔案的整理和分析，反映員工的詳情，這可以在使用過程中作為非常好的資料和依據。在收集信息過程中，需要對這些數據信息進行定性分析和定量分析，提高人事檔案管理的創新性。當前在人事檔案管理中需要及時補充已有的信息，刪除重復信息和無意義信息，通過整理與更新，體現出人事檔案的價值，也反映出工作人員的態度和思想水平，對人才的興趣、性格、工作能力等方面有全面掌握，為人才在評選榮譽稱號、反映工作業績以及保險與職稱評定等方面作為非常重要的數據依據。在人事檔案管理中，應不斷提升管理的規范性、人性化與可操作性，提升人力資源管理的效率。

4.3 完善人事檔案信息管理系統

數字信息時代的發展，對于檔案管理工作來說是非常大的契機，建立信息化管理系統刻不容緩。首先，應建立完善的人事檔案數據庫，分析和整理數據，整合資料數據，使得這些數據信息可以在企業人力資源管理中得到運用。其次，通過先進的信息技術強化人事檔案信息化建設，加強人事檔案工作人才的交流與服務，實現資源共享。最后，利用先進的數字技術，實現人事檔案的數字化處理，提升檔案的準確性，保證檔案的真實性，有效提升檔案管理的效率。

4.4 提升人事檔案的利用價值

企業不僅要重視人事檔案管理，更要重視對這些人事檔案的應用，體現出人事檔案管理的意義和價值。首先，在人事選拔過程中，豐富與優化人事檔案，將人事檔案作為人才選拔的重要依據，豐富人事檔案內容，增加人事檔案價值，保證企業可以錄用更多高素質，思想政治覺悟高，專業能力和心理健康狀況良好的人才。其次，在人事檔案管理過程中，工作人員應積極轉變思路，在人事檔案管理工作中應不斷創新，積極主動做出改變，使得人事檔案可以更好地為企業提供服務。

5 結束語

總之，人力資源在企業日益競爭的環境中發揮越來越大的作用，人事檔案管理作為人力資源管理中非常重要的組成部分，其價值也不斷提升，人事檔案管理在企業中發揮的作用越來越大。因此，應該采用新的人事檔案管理理念，總結經驗，利用新的技術和方法，提升管理人員整體素質，促進人事檔案管理質量的提升。