人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

楊 昆

（國能寶日希勒能源有限公司，內(nèi)蒙古 呼倫貝爾 021122）

人才是企業(yè)進(jìn)步與發(fā)展的關(guān)鍵因素，是企業(yè)建設(shè)與發(fā)展諸多因素中最為活躍的因素。大量客觀現(xiàn)實(shí)表明，單純重視人力資源管理不足以滿足企業(yè)的建設(shè)需求，還應(yīng)該從更精細(xì)化的人事檔案管理入手方能取得更大實(shí)效。但是，目前人事檔案的作用經(jīng)常被忽略，加強(qiáng)其重視程度實(shí)為促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的一個重要方面。因?yàn)椋耸聶n案中包含了員工個人情況、工作經(jīng)歷、職業(yè)生涯規(guī)劃等多種重要信息，能夠助力企業(yè)篩選出合適的人才。只有“人盡其才，物盡其用”，才是企業(yè)加快發(fā)展的重要支撐。

1 人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系分析

現(xiàn)代企業(yè)中，人力資源管理主要是對人才的合理開發(fā)、配置和利用等方面進(jìn)行研究，使其可以在企業(yè)中發(fā)揮應(yīng)有的價值，促進(jìn)企業(yè)完成生產(chǎn)、銷售等任務(wù)。人力資源管理，會涉及很多的學(xué)科，如管理學(xué)、心理學(xué)、社會學(xué)等。企業(yè)在用人的時候，會對人才進(jìn)行崗前培訓(xùn)，對人才進(jìn)行職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，并對人才的業(yè)績進(jìn)行考核與評估，滿足企業(yè)對人才的需求和要求。在企業(yè)發(fā)展過程中，人才的支撐是基礎(chǔ)，也是企業(yè)人力資源管理的主體和客體。在市場競爭中，人才的競爭也是非常激烈的，企業(yè)人才的流動性不斷加強(qiáng)，人才流失越來越嚴(yán)重，對于企業(yè)發(fā)展不利，因此應(yīng)重視對人才的管理，人才的管理水平。在企業(yè)人力資源管理中，人事檔案管理主要是工作人員的信息、資料等進(jìn)行管理，從而更好地考察員工，對員工進(jìn)行更合理的安置，這是錄用和使用的非常重要的依據(jù)，在人事檔案管理工作中，發(fā)揮著非常重要的作用，可以發(fā)揮人力資源管理的職能，推動人力資源的配置，可以有效地對人力資源管理進(jìn)行預(yù)測。因此，在企業(yè)發(fā)展過程中人力資源管理和人事檔案管理是協(xié)調(diào)統(tǒng)一的。

2 企業(yè)人力資源管理中人事檔案管理的作用

2.1 構(gòu)建人才信息數(shù)據(jù)庫

在整個人資管理工作當(dāng)中，人事檔案管理是一項(xiàng)非常基礎(chǔ)的工作，因?yàn)樗梢詾槿速Y管理提供必要的信息數(shù)據(jù)，構(gòu)建出一個完整的人才數(shù)據(jù)庫，這樣企業(yè)在進(jìn)行人資管理的過程當(dāng)中，能夠通過閱讀人才數(shù)據(jù)信息，來對其員工進(jìn)行分類，同時做出良好的人資管理決策。例如，人事檔案管理中會記錄每一個企業(yè)員工的優(yōu)點(diǎn)和工作情況，在對這些檔案進(jìn)行閱讀的過程當(dāng)中，人資管理人員可以對人才有更加明確地了解。一旦企業(yè)需要進(jìn)行戰(zhàn)略調(diào)整和戰(zhàn)略部署，需要調(diào)用人才支持，可以根據(jù)這些報(bào)告來進(jìn)行工作分配決定，以便于保證員工的工作效率和工作效果。而對員工而言，做自己擅長的工作，更有利于發(fā)揮自己的優(yōu)勢，不僅能夠幫助企業(yè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的生產(chǎn)目標(biāo)和發(fā)展目標(biāo)還能夠幫助員工，完成自己的個人目標(biāo)。工作的合理性不斷增強(qiáng)，也能夠幫助企業(yè)留住更多的人才。

2.2 協(xié)助企業(yè)高層決策

一個企業(yè)的發(fā)展，離不開企業(yè)高層的良好決策，而企業(yè)高層在決策的過程當(dāng)中，必須考慮到企業(yè)本身的發(fā)展情況，而企業(yè)的人才發(fā)展情況也是企業(yè)高層在決策過程當(dāng)中所必須考慮到的關(guān)鍵性部分。例如，企業(yè)在發(fā)展的過程當(dāng)中，必然需要思考企業(yè)需要什么樣的人才，企業(yè)未來的發(fā)展過程中又需要多少人才等，而這些內(nèi)容都需要通過人事檔案管理工作來進(jìn)行配合。除此之外，企業(yè)在進(jìn)行戰(zhàn)略決策的過程當(dāng)中，必須要對企業(yè)的人才情況進(jìn)行一定的考量。例如，某企業(yè)決定進(jìn)行項(xiàng)目合作之時，必然要對項(xiàng)目的數(shù)量進(jìn)行一定的限制，否則超出企業(yè)的承受能力，則會導(dǎo)致項(xiàng)目合作失敗。此時，企業(yè)就需要借助人事檔案管理工作來對企業(yè)的人才進(jìn)行評估，以便于衡量出企業(yè)在一段時間內(nèi)的項(xiàng)目合作數(shù)量限度。而對于人資管理工作而言，正是因?yàn)橛辛巳耸聶n案管理工作，才能夠良好地預(yù)測出企業(yè)所需要的人才，同時對企業(yè)現(xiàn)有的人才，進(jìn)行一定的評估。一旦發(fā)現(xiàn)目前企業(yè)現(xiàn)有的人才出現(xiàn)問題，還可以進(jìn)一步進(jìn)行解決，避免企業(yè)出現(xiàn)人才損失。

2.3 優(yōu)化人資管理薄弱環(huán)節(jié)

人資管理工作當(dāng)中的人事檔案管理，不僅為人資管理工作提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)信息，更重要的是它能夠促進(jìn)企業(yè)中不同部門之間的信息共享。現(xiàn)代化的人事檔案管理工作并不是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的存儲，許多企業(yè)在人資管理系統(tǒng)當(dāng)中，都單獨(dú)開辟了人事檔案管理區(qū)域。人資管理系統(tǒng)當(dāng)中的人事檔案管理，讓各個部門之間的信息不再閉塞，信息的交流能夠讓各個部門和各個組織之間更加自由和快速地進(jìn)行人員的調(diào)配。例如，某公司的產(chǎn)品部要舉辦新品發(fā)布會，而在這一過程當(dāng)中，產(chǎn)品部門需要合適的人才來進(jìn)行新品發(fā)布會的策劃。因此，產(chǎn)品部門可以在系統(tǒng)上進(jìn)行策劃人才的遴選，然后通過合適的流程來進(jìn)行策劃人員的調(diào)配。現(xiàn)代化的人事檔案管理工作，能夠讓企業(yè)在發(fā)展的過程當(dāng)中，快速地集中人才，從而支援不同部門的工作，不僅提升了人資管理的工作效率，還有效地促進(jìn)了企業(yè)的統(tǒng)籌發(fā)展。

3 現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理存在的主要問題

3.1 人事檔案管理重視度不足

以前，在人事檔案管理工作中，還存在著片面化的認(rèn)識，認(rèn)為人事檔案管理不夠重要，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作滯后不前，不能跟隨時代的發(fā)展步伐，難以發(fā)揮人事檔案管理的重要作用，人事檔案管理方式急需改革。一方面，一些單位的人事檔案管理工作中，管理流程不夠規(guī)范，管理職責(zé)不夠明確，導(dǎo)致人事檔案管理不能達(dá)到預(yù)期效果：另一方面，在人事檔案管理中，由于不夠重視，因此投入的人力資源、資金等不足，嚴(yán)重影響人事檔案管理的質(zhì)量。在這種情況下，人事檔案管理沒有發(fā)揮應(yīng)有的價值，不能有效地服務(wù)于人力資源管理。

3.2 人事檔案管理手段落后

傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，檔案管理的方法和設(shè)施比較落后，信息技術(shù)利用率不夠高，不利于提升人事檔案管理的效率。一方面，人事檔案管理系統(tǒng)的功能較為單一，在工作中只是簡單地記錄，無法更好地利用這些信息資源，對這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加工；另一方面，一些單位數(shù)字化管理效率低下，采用的是紙質(zhì)方式進(jìn)行檔案管理，不利于提升檔案管理的效率。

3.3 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

科學(xué)的檔案管理模式離不開高素質(zhì)的檔案管理人員，因此提高檔案管理人員的素質(zhì)非常關(guān)鍵。但多數(shù)企業(yè)并沒有意識到這一點(diǎn)，不僅沒有要求檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理知識，也沒有過多提倡電子化的檔案管理流程，致使多數(shù)檔案管理人員依舊堅(jiān)持著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，整體管理效率非常低。同時，由于缺乏科學(xué)化檔案管理觀念，因而所能提供的人事檔案服務(wù)非常不健全，即便是基礎(chǔ)的檔案查詢也需要較長的時間，且許多檔案都存在遺漏缺失，實(shí)際利用價值很低。

3.4 人事檔案管理未能迎合市場經(jīng)濟(jì)的流動需求

在市場經(jīng)濟(jì)的競爭環(huán)境下，優(yōu)化人力資源配置對企業(yè)的發(fā)展顯得愈加重要，人才更是成為企業(yè)關(guān)注的重點(diǎn)。但如今的企業(yè)員工存在流動性特征，如果企業(yè)的發(fā)展、文化或者薪資不符合員工的內(nèi)心需求，那么很容易出現(xiàn)“跳槽”現(xiàn)象。而在企業(yè)員工的跳轉(zhuǎn)過程中，一些企業(yè)為了確保自身利益不會受到傷害，因而不愿意將員工的人事檔案調(diào)出。不少員工的檔案意識薄弱，也沒有認(rèn)識到調(diào)出人事檔案的重要性，直接導(dǎo)致了檔案記錄不完善的狀況，給企業(yè)的人事檔案管理帶來了諸多不便。

4 優(yōu)化人事檔案管理在人力資源管理中有效途徑

4.1 建立完善人事檔案管理制度

人事檔案管理工作中，應(yīng)不斷完善和健全制度，建立信息化的資料庫，這有利于對人事檔案的查詢和管理，提高操作效率，并實(shí)現(xiàn)對人事檔案的分類和整理。在精細(xì)化管理過程中，分開管理企業(yè)在職人員和非在職人員，對人才的招聘、提拔、離職等環(huán)節(jié)進(jìn)行合理地安排，重視引進(jìn)高素質(zhì)人才。對非在職人員的退休、離職、去世信息等情況進(jìn)行保管和分析。在管理中，可以逐漸解決檔案中存在的資料不齊、資料重復(fù)，工作效率低等問題，檔案管理人員應(yīng)該提升服務(wù)意識，提高自身的專業(yè)管理能力，從而更好地為企業(yè)服務(wù)。在人事檔案管理中要對在職人員和非在職人員檔案進(jìn)行詳細(xì)的核查、統(tǒng)一管理，提升管理的效率。

4.2 規(guī)范人事檔案分類系統(tǒng)

當(dāng)前，企業(yè)在人力資源管理工作中，其方式和內(nèi)容與以往有非常大的差別。在管理工作中應(yīng)做好檔案的整理和分析，反映員工的詳情，這可以在使用過程中作為非常好的資料和依據(jù)。在收集信息過程中，需要對這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行定性分析和定量分析，提高人事檔案管理的創(chuàng)新性。當(dāng)前在人事檔案管理中需要及時補(bǔ)充已有的信息，刪除重復(fù)信息和無意義信息，通過整理與更新，體現(xiàn)出人事檔案的價值，也反映出工作人員的態(tài)度和思想水平，對人才的興趣、性格、工作能力等方面有全面掌握，為人才在評選榮譽(yù)稱號、反映工作業(yè)績以及保險(xiǎn)與職稱評定等方面作為非常重要的數(shù)據(jù)依據(jù)。在人事檔案管理中，應(yīng)不斷提升管理的規(guī)范性、人性化與可操作性，提升人力資源管理的效率。

4.3 完善人事檔案信息管理系統(tǒng)

數(shù)字信息時代的發(fā)展，對于檔案管理工作來說是非常大的契機(jī)，建立信息化管理系統(tǒng)刻不容緩。首先，應(yīng)建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，分析和整理數(shù)據(jù)，整合資料數(shù)據(jù)，使得這些數(shù)據(jù)信息可以在企業(yè)人力資源管理中得到運(yùn)用。其次，通過先進(jìn)的信息技術(shù)強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)人事檔案工作人才的交流與服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。最后，利用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化處理，提升檔案的準(zhǔn)確性，保證檔案的真實(shí)性，有效提升檔案管理的效率。

4.4 提升人事檔案的利用價值

企業(yè)不僅要重視人事檔案管理，更要重視對這些人事檔案的應(yīng)用，體現(xiàn)出人事檔案管理的意義和價值。首先，在人事選拔過程中，豐富與優(yōu)化人事檔案，將人事檔案作為人才選拔的重要依據(jù)，豐富人事檔案內(nèi)容，增加人事檔案價值，保證企業(yè)可以錄用更多高素質(zhì)，思想政治覺悟高，專業(yè)能力和心理健康狀況良好的人才。其次，在人事檔案管理過程中，工作人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思路，在人事檔案管理工作中應(yīng)不斷創(chuàng)新，積極主動做出改變，使得人事檔案可以更好地為企業(yè)提供服務(wù)。

5 結(jié)束語

總之，人力資源在企業(yè)日益競爭的環(huán)境中發(fā)揮越來越大的作用，人事檔案管理作為人力資源管理中非常重要的組成部分，其價值也不斷提升，人事檔案管理在企業(yè)中發(fā)揮的作用越來越大。因此，應(yīng)該采用新的人事檔案管理理念，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，利用新的技術(shù)和方法，提升管理人員整體素質(zhì)，促進(jìn)人事檔案管理質(zhì)量的提升。