提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑探索

陳 佳

（四川外國(guó)語大學(xué)，重慶 400031）

檔案管理科學(xué)化水平的提升，促進(jìn)檔案管理工作更加規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，也能夠推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展以及精神文明的發(fā)展。檔案記錄企業(yè)或事業(yè)單位中的信息，同時(shí)也會(huì)記錄時(shí)代的信息以及社會(huì)信息，對(duì)人類社會(huì)發(fā)展歷程進(jìn)行記錄。檔案在不同時(shí)代中有著一定的差異性，但是其作用是相同的，為歷史研究提供借鑒，為以后的發(fā)展提供支撐。在當(dāng)前社會(huì)下，檔案是現(xiàn)代化社會(huì)建設(shè)中最為重要的信息資源，因此需要對(duì)其檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理，提升檔案管理的效率以及質(zhì)量，同時(shí)提升檔案管理的科學(xué)化水平。文中對(duì)新時(shí)代中檔案管理的科學(xué)化進(jìn)行分析，針對(duì)檔案管理中存在的問題進(jìn)行解決，提出能夠提升檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑。

1 檔案管理科學(xué)化是新時(shí)代的重點(diǎn)要求

1.1 提升國(guó)家文化軟實(shí)力的必然支撐

歷史檔案中所記錄的信息數(shù)據(jù)能夠真實(shí)地反映出歷史活動(dòng)中面貌，在對(duì)歷史進(jìn)行研究時(shí)，能夠通過檔案信息對(duì)歷史事件進(jìn)行還原，同時(shí)檔案中也包含有不同民族以及不同地區(qū)中的文化信息[1]。經(jīng)濟(jì)全球化的背景下，外來思潮對(duì)青少年群體有著巨大的影響，這對(duì)這種現(xiàn)象，需要實(shí)現(xiàn)文化競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)應(yīng)占領(lǐng)文化的制高點(diǎn)。這就需要我國(guó)應(yīng)對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)模式進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，使其能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)化的檔案管理，將檔案中的作用充分地發(fā)揮出來，使得不同的文化價(jià)值都能夠得到發(fā)揮，以此來推動(dòng)我國(guó)社會(huì)的建設(shè)。

1.2 提升國(guó)家信息技術(shù)發(fā)展水準(zhǔn)的基礎(chǔ)

在現(xiàn)代化社會(huì)的背景下，科學(xué)技術(shù)與信息化技術(shù)也在快速的進(jìn)步，已經(jīng)在檔案管理中得到了應(yīng)用，改善了傳統(tǒng)檔案管理的形態(tài)。信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使其檔案管理中對(duì)資料的收集、整理以及應(yīng)用能夠高效地完成，有效地提升了檔案管理的質(zhì)量。在新時(shí)代的發(fā)展下，檔案管理中的需求也是越來越多，檔案管理在開展中需要結(jié)合當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程，重視檔案管理科學(xué)化建設(shè)，提升檔案管理的準(zhǔn)確性以及有效性，推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的建設(shè)。

結(jié)合我國(guó)社會(huì)的現(xiàn)狀，能夠發(fā)現(xiàn)檔案管理工作還需要不斷的進(jìn)行優(yōu)化，將檔案管理工作中的矛盾與問題進(jìn)行解決[2]。檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)較差，雖然檔案管理工作還在正常的運(yùn)行，但是其內(nèi)部還是存在有部分的矛盾，這些問題與矛盾影響著檔案管理的科學(xué)化建設(shè)。檔案管理中的信息化水平也較差，使得檔案管理工作還是采用的傳統(tǒng)的管理模式，被傳統(tǒng)管理理念所束縛，這就導(dǎo)致檔案管理的效率與質(zhì)量都較低。同時(shí)檔案管理的安全問題也是目前檔案管理中需要重視的，安全性影響著檔案管理工作的正常運(yùn)行。

2 現(xiàn)代檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理重要性受到忽略

檔案記錄著人類發(fā)展歷程中的重要信息，檔案管理就是對(duì)這些歷史文化資源進(jìn)行記錄以及管理，檔案管理工作在我國(guó)社會(huì)發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展中都有著重要的作用。但是我國(guó)企業(yè)以及事業(yè)單位中的檔案管理工作水平較為落后，對(duì)檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致企業(yè)或者事業(yè)單位中的檔案管理工作沒有形成一種科學(xué)、客觀的認(rèn)知，這也使得檔案管理工作較為形式化，影響對(duì)檔案信息的正常記錄以及使用，嚴(yán)重將影響到企業(yè)或者事業(yè)單位的發(fā)展。在事業(yè)單位或者企業(yè)中檔案管理中存在的問題主要表現(xiàn)為：企業(yè)在檔案管理中更為重視的是對(duì)信息資源的記錄以及存儲(chǔ)，對(duì)檔案管理中的完整性以及合理性并未進(jìn)行重視[3]。企業(yè)以及事業(yè)單位中的檔案管理工作也并未應(yīng)用于自身的生產(chǎn)活動(dòng)中，導(dǎo)致企業(yè)或者事業(yè)單位中的經(jīng)濟(jì)效益受到影響，長(zhǎng)久為之將會(huì)影響到檔案管理的工作態(tài)度，降低檔案管理中的有效性，企業(yè)以及事業(yè)單位的發(fā)展也會(huì)受到影響。

2.2 檔案管理規(guī)范性相對(duì)較低

檔案管理工作人員決定著檔案管理的質(zhì)量以及效率，也是保證檔案信息能夠被完整有效記錄的關(guān)鍵因素。在新時(shí)代的背景下，各種科學(xué)技術(shù)與信息化技術(shù)在不斷的發(fā)展，這些新型技術(shù)影響著社會(huì)的發(fā)展[4]。人力資源也已經(jīng)成為國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要支撐，因此國(guó)家也已對(duì)人力資源進(jìn)行重視。企業(yè)以及事業(yè)單位在檔案管理工作中，沒有尋找到檔案管理專業(yè)的高素質(zhì)優(yōu)質(zhì)人才，所選擇的檔案管理工作人員都是一些兼職人員或者是非本職人員，其兼職人員的職業(yè)素養(yǎng)較差，對(duì)檔案管理工作意識(shí)以及工作理念也不了解，導(dǎo)致工作人員在檔案管理工作中不能按其規(guī)定進(jìn)行操作執(zhí)行，對(duì)檔案管理中手續(xù)交接工作也不重視，企業(yè)與事業(yè)單位就經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案丟失的問題。上述問題都影響檔案管理的發(fā)展，同時(shí)檔案信息的時(shí)效性也會(huì)受到影響。

2.3 檔案管理技術(shù)支持落后

在現(xiàn)代化社會(huì)中信息化技術(shù)與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也趨于成熟，其中技術(shù)軟件也已經(jīng)在檔案管理中得到了應(yīng)用，減輕了檔案管理工作人員的工作壓力以及工作內(nèi)容，但是也提升了檔案管理中的管理質(zhì)量以及管理效率。目前我國(guó)企業(yè)以及事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作還是不夠重視，也不了解檔案管理的管理理念，導(dǎo)致檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)較差[5]。企業(yè)與事業(yè)單位在檔案管理工作的開展中，未對(duì)檔案管理工作人員開展培訓(xùn)工作，同時(shí)也并未重視工作人員的思想教育。這些因素都影響著檔案管理的工作效率，同案管理的真實(shí)性也會(huì)受到質(zhì)疑，檔案與實(shí)際存在差異性，導(dǎo)致檔案管理中的真實(shí)性與實(shí)效性都無法得到保障。

2.4 檔案管理宣傳教育力度較低

企業(yè)與事業(yè)單位中的檔案管理人員在檔案管理工作中，并未對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行宣傳，導(dǎo)致企業(yè)以及事業(yè)單位中的普通工作人員對(duì)檔案管理沒有正確的認(rèn)知，同時(shí)群眾對(duì)檔案管理工作也并不了解。檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，在管理工作管理人員需要有充沛的時(shí)間以及精力對(duì)檔案進(jìn)行管理，使其檔案管理工作能夠有效地完成。但是由于相關(guān)工作人員并未對(duì)檔案管理的重要性積極地進(jìn)行宣傳，檔案管理中的管理人員的自身知識(shí)儲(chǔ)備較為落后，檔案管理的管理方法也是較少的，這些都導(dǎo)致檔案管理工作水平無法得到提升。

3 提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑

3.1 明確檔案管理工作的基礎(chǔ)定位

檔案管理工作人員應(yīng)了解到檔案管理工作能夠促進(jìn)企業(yè)與事業(yè)單位的發(fā)展，這就需要檔案管理應(yīng)提升科學(xué)化管理水平，同時(shí)工作人員還應(yīng)意識(shí)到檔案的意義。檔案管理人員在管理工作開展中，應(yīng)掌握到社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)以及市場(chǎng)的發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理工作在開展中需要與現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展進(jìn)行進(jìn)行貼合，保證檔案管理能夠與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)企業(yè)和事業(yè)單位的發(fā)展[6]。在提升檔案管理科學(xué)化水平時(shí)，需要從細(xì)節(jié)進(jìn)行操作，對(duì)檔案管理一步步進(jìn)行優(yōu)化，還應(yīng)對(duì)管理的技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的同時(shí)應(yīng)吸取傳統(tǒng)檔案管理模式中的優(yōu)點(diǎn)，將傳統(tǒng)模式與信息化管理模式相融合，提升檔案管理收集信息資源的效率，同時(shí)還能通過信息化技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行快速的整理。

3.2 貫徹落實(shí)檔案管理科學(xué)化理念

在對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，首先需要對(duì)檔案管理的管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，相關(guān)的專業(yè)部門以及專業(yè)人員應(yīng)對(duì)檔案管理的意義以及檔案管理理念進(jìn)行宣傳[7]。企業(yè)以及事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)中，需要對(duì)檔案管理進(jìn)行重視，使得檔案管理工作能夠形成一種主動(dòng)性意識(shí)，企業(yè)或事業(yè)單位中的財(cái)務(wù)管理工作能夠有效地進(jìn)行開展。工作人員還應(yīng)對(duì)檔案管理中的自身責(zé)任意識(shí)加強(qiáng)，對(duì)信息資源的安全性以及完整性進(jìn)行科學(xué)性的管理，將檔案管理的科學(xué)化理念應(yīng)用到管理工作中，提升檔案管理工作中的質(zhì)量以及管理效率，促進(jìn)企業(yè)與事業(yè)單位的正常運(yùn)行，同時(shí)還能夠推動(dòng)我國(guó)社會(huì)建設(shè)。

3.3 提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理科學(xué)化水平的提升，主要還是需要提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，只有檔案管理人員的工作態(tài)度以及管理意識(shí)進(jìn)行增強(qiáng)，檔案管理的管理水平才能夠得到提升。檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)的提升，提升企業(yè)與事業(yè)單位中的檔案管理效率與質(zhì)量，使其對(duì)檔案資料的收集、整理以及存儲(chǔ)能夠更加準(zhǔn)確以及安全。企業(yè)或單位在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行選擇時(shí)，需要對(duì)具有優(yōu)秀的管理人才進(jìn)行優(yōu)先選擇，或者選擇有相關(guān)專業(yè)經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀人才。在信息化技術(shù)的發(fā)展下，信息化技術(shù)也已經(jīng)應(yīng)用在檔案管理工作中，這就需要檔案管理工作人員能夠?qū)π畔⒓夹g(shù)進(jìn)行熟練的應(yīng)用。在對(duì)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提升時(shí)，需要企業(yè)或單位對(duì)工作人員定期地進(jìn)行培訓(xùn)。

3.4 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

信息化時(shí)代背景下，檔案管理應(yīng)朝著信息化、數(shù)字化以及智能化的方向發(fā)展。但是檔案管理工作中，需要對(duì)電子檔案的安全性進(jìn)行重視，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展下，電子檔案的范圍也在不斷的正大，檔案在管理存儲(chǔ)中需要預(yù)防病毒或黑客的侵害，保證電子檔案的安全性[8]。同時(shí)檔案管理中電子檔案的真實(shí)性也需要進(jìn)行重視，目前企業(yè)以及事業(yè)單位中的電子文件中的數(shù)據(jù)還無法保證能夠全部完整歸檔，這就需要工作人員應(yīng)重視檔案管理的信息化建設(shè)。

4 結(jié)語

綜上所述，在新時(shí)代的發(fā)展下，傳統(tǒng)的檔案管理在對(duì)檔案進(jìn)行管理中，還是存在一定的問題，針對(duì)這種現(xiàn)象，應(yīng)提升檔案管理的科學(xué)化水平。隨著科學(xué)技術(shù)與信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理中也應(yīng)將其技術(shù)應(yīng)用其中，以此來提升檔案管理中的管理質(zhì)量以及效率，提升檔案信息的真實(shí)性與完整性。檔案管理質(zhì)量與效率的提升，促進(jìn)企業(yè)與事業(yè)單位發(fā)展的同時(shí)也能促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。