新時代人事檔案管理人員的綜合素養提升策略分析

蔡建平

（沅陵縣人力資源服務中心，湖南 懷化 419600）

在新時代背景下，各行各業的發展都與信息技術息息相關。而在各行業發展的過程之中，人事檔案管理工作也一直是發展的首要前提及保障。在此基礎上，對為人才服務的檔案管理工作提出了新的發展需求，對人事檔案管理人員的綜合素養也更加重視。因此，為進一步做好人事人才工作，人事檔案管理人員綜合素養的提升就是勢在必行的。

1 人事檔案管理人員綜合素養發展闡釋

1）人事檔案管理人員綜合素養提升的重要性。首先，人事檔案管理是一項基礎保障性工作，其服務于機關團體、企事業單位及社會各行各業，為用人單位選人用人提供全面真實的檔案信息和有價值的參考依據。在此背景下，人事檔案管理人員政治素養及綜合素質就非常重要。特別是機關團體、事業單位人事檔案工作人員要求政治堅定、堅持原則、忠于職守、甘于奉獻、嚴守紀律。檔案工作人員若具有高水平的專業素養，就可以更好地服務于單位和社會，服務于高校畢業生的檔案管理工作，以高效的方式為學生提供服務，做好學生邁進社會的第一個中轉站。其次，在如今，各行各業的競爭最終體現在人才競爭，人才已成為社會及行業發展的重要保障。所以，作為為人才提供服務的人事檔案管理部門，其工作人員的政治、專業素養及綜合能力就顯得尤為重要，在一定程度上影響了單位人事檔案管理的水平[1]。最后，進入新時代，信息技術已成為制約社會各行各業的發展的瓶頸。這也意味著，人事檔案管理工作要適應現代化、信息化、數據化的發展，引入信息化管理模式勢在必行。為此，2020年6月20日第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議對《中華共和國檔案法》進行修訂[2]，增加了檔案的信息建設內容。因此，人事檔案管理人員的專業素質、知識水平、信息技術能力已成為勝任崗位的重要依據。

2）新時代下人事檔案管理人員綜合素養發展要求。在新時代指引下，人事檔案管理人員要具備如下綜合素養：第一，正確的工作理念及價值觀點。檔案管理工作與個人工作的升遷調動息息相關，所以工作人員必須要具備良好的政治素養與價值觀念。用正確的觀念嚴格要求自己的工作，堅持正確的政治導向。人事檔案管理工作人員還要強烈的愛崗精神，熱愛檔案工作，盡職盡責做好檔案服務工作。在具體工作中，檔案管理人員就要堅定黨的指導方針，堅持貫徹落實我黨的政治路線與相關政策。用有用正確的知識武裝自己，理論聯系實際，提升檔案管理工作的質量。與此同時，檔案管理人員還必須具備嚴格的保密意識，避免出現認識檔案信息泄露問題。第二，專業扎實的工作技能。一個人的工作能力不僅與具體工作態度、工作理念相互聯系，還與工作人員的專業水平及素養直接關聯。檔案管理工作需要較強的專業性和技術性，這就要求工作人員在實際工作時要將每一個工作步驟落實，細化工作流程，掌握專業理論和技術能力，確保檔案管理工作的質量。而且檔案管理工作是一項非常瑣碎細致、程序繁雜的工作，涉及內容較多，如檔案資料收集、整理、編目、裝訂、歸類等等，整個工作流程中需要以認真、細致、負責的態度，加之專業的工作素養，才能保證工作不出現差錯[3]。檔案管理人員要變被動為主動，積極收集、鑒別、整理檔案資料。與此同時，信息化的發展不僅要求檔案管理人員具備專業的工作技能以及素養，還要求管理人員具備一定的電腦水平。面對信息化法，法治化時代，人事檔案管理人員應具有較強的法律意識、專業知識、計算機操作能力，檔案專業的信息技術應用操作能力。第三，檔案管理人員還要具備一定的探索創新精神。在實際檔案管理工作中，工作人員要結合新時代的發展要求進行創新，具備樂于奉獻的精神，有效發展人事檔案管理的創造性，進一步優化檔案管理流程，提升管理效率，提高檔案利用效率，為未來的檔案管理探索出新方式、新思路、新機制，使檔案資源發揮出更大效能。

3）現階段人事檔案管理人員綜合素養培育存在不足。在新時代背景下的人事檔案管理工作提出了更多的要求，使檔案管理工作向自動化、信息化、集約化的方向發展。但是在實際管理過程中仍然存在宏觀層面與微觀層面的問題。從宏觀角度來看，人事檔案管理工作沒有及時跟進時代前進的步伐，在管理工作中的信息化轉變不徹底，沒有將信息資源有效合理開發，致使檔案管理工作無法與國際接軌。從微觀角度來看，基層檔案管理單位因為領導人員的忽視或者檔案管理人員自身能力的問題，導致人事檔案管理無法向信息化及時過渡，具體表現如下：第一，從思想形態來看，許多基層檔案管理人員沒有及時轉變思維，更新工作方式。工作人員積極進取的意識不強，缺乏創新意識，無法適應時代發展要求，在實際工作求穩求保。與此同時，因長期的“常態化”檔案管理工作的影響下，一些工作人員對于以往的工作模式習以為常，被動地接受檔案信息，缺乏主動積極性，影響了整體工作效率。對信息化管理的理解與認識不到位，難以適應現代信息化管理要求；第二，檔案管理人員整體隊伍專業性不強，綜合素質較低，專業技術人才較少，專業知識普遍不高，且年齡普遍偏大。這種現象就導致檔案管理人員綜合素養的培育延緩，使工作能力無法與社會檔案需求相互匹配，工作管理效率低下；第三，檔案管理人員職業道德急需提升。現如今許多檔案管理工作人員對于檔案管理缺乏正確認識，也沒有相應的職業政治敏感性。特別是一些機關單位工作的檔案管理人員由于工作沒有得到領導的重視，所以對待工作也更加懈怠，缺少正確的工作態度；第四，人事檔案管理工作基礎設施不完善。新時代下，大數據管理已經成為社會各方面發展的風向標。在實際人事檔案管理中，因資金、場地、人員的局限，仍然沿用傳統的管理模式。沒有建立相應的數據庫，沒有根據工作的實際需求加強硬軟件建設，致使在檔案借調過程中花費過多時間環節[4]。

2 在時代背景下提升人事檔案管理人員綜合素養舉措分析

1）注重人事檔案管理人員思想法律意識教育。“思想是行動的先導”，要提高檔案管理水平，就要先加強檔案管理人員的思想教育、法律法規教育，從思想內化為行動。首先，讓檔案管理人員認識檔案管理工作的重要性。只有檔案管理工作人員理解認識到這份工作的實質，認識到檔案管理工作與社會企業發展競爭息息相關，才會從“內因角度”重視自身綜合素養的提升。其次，檔案管理部門要加強對工作人員的業務知識培訓，讓工作人員充分了解學習《檔案法》相關法律法規及人力資源相關檔案業務知識。與此同時，管理部門要根據本單位本部門發展情況，結合時代發展，制定出符合自身實際需要的檔案管理辦法。最后，管理部門要將檔案工作人員職業道德、愛崗敬業意識培育作為常態化工作開展，提升工作人員的思想素質，讓工作人員積極提供檔案服務[5]。

2）注重檔案管理人員專業素養的提升。檔案管理人員要緊隨新時代工作要求發展，不斷提升專業水平，適應現代化的發展要求。現在檔案管理工作由過去的人工管理轉變為信息化管理，工作內容也由單一的文件管理轉變為電子化歸檔整理，這就意味著檔案管理人員要不斷提升自身專業水平和技能，進一步提高檔案管理工作的質量。一方面，掌握基本的電腦工作。目前檔案管理工作的每一流程都需要借助計算機實現，所以檔案管理人員要學習基本的計算機使用常識，便于在檔案收集、歸檔、編目、儲存時提升工作效率。另一方面，檔案管理人員要緊隨時代發展潮流，積極學習新興網絡信息管理技能，正確使用互聯網工具，學會基本的網絡檢索操作，用新技術助力檔案管理工作的升級。

3）加強檔案管理人員之間的交流培訓。在實際工作中，由于信息化高速發展，政策變換因素影響，人事檔案管理工作為適應需要應不斷改進創新。因此，人力資源管理部門可以通過交流培訓的方式，優化管理模式，提升管理人員綜合素養。首先，管理部門加強信息技術應用培訓。讓人事檔案管理人員對新技術、大數據、多媒體等進行深入了解，從而不斷提高現代信息技術的應用能力，為檔案管理的信息化提供保障。其次，由于人事檔案管理工作變化較快，政策變化也根據時代要求不斷改進。所以，管理部門在面對新政策時，要及時將政策下達到各基層部門，讓工作人員及時開展學習領悟，提高政策與當地檔案管理發展，讓檔案管理工作更上一層樓。最后，管理部門還要加強外部交流培訓。通過業務討論交流會議，不斷取長補短，學習他人優秀先進的管理方式方法。與此同時，外部交流培訓還能夠幫助管理工作人員開拓知識，增長見識，改進提升技能，不斷提高適崗能力，提升綜合素養[6]。

4）加強完善檔案管理工作的基礎設施。在時代發展要求下，人事檔案管理也正朝著技術性與信息性的方向發展。所以信息技術就成為檔案管理工作的基礎設施。因此，人力檔案管理部門要完善基礎設施，為檔案管理工作做好軟硬件設備、現代通訊技術的投入使用，加強檔案管理的信息化建設。在此基礎上，管理工作人員可以借助信息化發展為契機，使檔案管理工作更好地服務于人事人才工作[7]。

5）注重自身知識學習。檔案管理工作是專業性很高的一項內容，為了提高管理人員綜合素養，優化人力資源管理服務模式，改進人力資源管理問題，檔案管理人員必須持續學習，豐富檔案管理知識結構，增強自身知識儲備，全面發展自身能力，在知識保障的前提下，不斷做好工作創新，提升管理水平[8]。

6）做好信息化的提高與創新。新時代的發展特征在于信息技術的不斷發展，社會結構的多元發展。在此背景下，人事檔案管理工作需要處理的文件以及管理的數量不斷上升，傳統的檔案管理模式也無法滿足現代化的發展要求，因此檔案管理工作必須創新升級。在此過程中，檔案管理人員要在工作過程中不斷提高自身信息化水平，在管理過程中運用新興信息化技術創新檔案管理。為此，人事檔案管理人員要積極借助現代互聯網資源，學習更多先進、科學的管理方法與技術，也可以積極參與對外交流討論，讓人事管理工作人員接觸到更多先進的管理手段。拓寬專業知識與技能，提升自身信息化水平。此外，檔案管理單位也要定期與工作人員溝通，了解實際工作中出現的問題，幫助他們解決不了的難題，激發員工的工作熱情，讓他們在工作中有積極探索與創新的熱情，助力檔案工作的全面升級。

3 結束語

綜上所述，在新時代的發展要求下，人事檔案管理工作直接關乎人力資源的應用開發，關乎企業發展的持續升級，關乎整體社會的就業民生。因此，人力資源服務部門要做好檔案管理工作人員的綜合素養提升，讓管理人員緊隨時代要求，提升管理水平，助力社會發展。