環保檔案的收、管、用

央 青

（四川省涼山州木里生態環境局，四川 涼山彝族自治州 615000）

隨著國家、社會、經濟的不斷發展，環境保護工作已走上法治的軌道，并向著管理現代化目標發展。因而做好環保檔案工作，科學地管理環保檔案，并充分地發揮環保檔案在環保工作中的作用，是實現環保工作管理現代化的必要條件。環保檔案工作，從實質上講可以概括為“收、管、用”三個環節。

1 收——環保檔案的收集

“收”包括文件材料的收集、整理、歸檔等工作內容。“收”是基礎，做好環保檔案的收集整理，是環保檔案工作的前提。環保檔案的收集，是環保檔案的前期工作，主要包括對以下文件的收集：環境政策、法規文件、環境規劃文件、環境統計文件、建設項目環境管理文件、征收使用排污費文件、環境糾紛處理文件、環境監測文件、環境質量評價文件、自然保護文件、環境科學研究文件、環境工程建設文件。這些文件共同組成了環保檔案，做好以上文件的收集工作，有利于環保檔案的分類整理。方法如下：

1.1 形成與歸檔

環保工作是按照一定的程序和規則有規律、有秩序地進行的，要使環保科技文件材料達到完整、精煉、準確，無論是環保科技工作的各業務部門、業務人員，還是各部門檔案工作人員，都必須熟悉環保各項工作程序。檔案部門了解環保科技文件材料形成情況，以便隨著環保工作各程序的進程，監督、檢查有關環保科技文件材料的形成與積累，隨時提示環保各業務部門和業務人員形成和積累哪些材料，事先才能提出應形成積累材料的“安民告示”，歸檔時才能提出哪些材料尚未歸來，促進應歸檔的科技文件材料在環保科技工作結束或告一段落時按時歸檔。

1.2 歸檔有依據

環保工作有自己的標準與規范。如有關污染物排放標準、環保管理條例、暫行規定，對環保工作的職能范圍、環保工作的內容及要形成的信息都作了規范，實質上也對其應形成、積累歸檔哪些內容的文件材料作了原則的規定，甚至對一些數據、污染物的指標、涵義、表達方式等也都作了規定。這對于檢查環保科技文件材料的標準化、規范化及其準確性均提供了依據。各級環保檔案部門和業務部門的有關人員，應該對違反條例、標準及規定的行為進行教育、批評，或報有關部門予以紀律處分或追究法律責任。

2 管——環保檔案的保管

環保檔案工作的“管”包括環保檔案的保管、鑒定、統計、銷毀等工作內容。“管”是手段，做好環保檔案的鑒定保管，是環保檔案工作的橋梁。

歸檔保管。環保檔案的鑒定保管是非常重要的。沒有科學的保管工作，環保檔案就失去存在的條件，不僅收集來的檔案材料有可能散失，而且對檔案的利用也得不到保證目的也無法達到。所以，保管工作在檔案工作中具有十分重要的地位和作用，保管方法如下：

2.1 環保文字材料

1）案卷的排列順序，應遵循自左至右，自上而下的原則。并使之與檔案的系統化整理保持一致，與案卷分類目錄，保持一致，以便查找利用。

2）排架的飽和度要適宜，不能過擠。如果排得太擠不僅調閱不方便，而且容易將案卷封面擦傷，甚至撕裂。

2.2 環保底圖的保管方法

環保科技檔案的保管條件與其他檔案大致相同，但在保管方法上由于有的與其他檔案材料的介質不完全相同，應有所區別。尤其環保檔案的原始底圖的制成材料相對特殊，易破易碎，不宜裝訂，還不可折疊保管。只能采取“平放”和“卷放”兩種保管方法：平放是把底圖按順序存放在多層抽屜的底圖柜內；卷放是將底圖按套卷起來，大張卷在理面，小張卷在外面，卷后呈塔形，用繩捆上，放上標簽，依次排放。為保存好這些原始底圖，還應用縫紉機為底圖扎邊或用貼邊機為底圖貼邊。有條件可存入圖筒(有鐵制的、紙制的兩種)。

2.3 藍圖的保管方法

藍圖可以折疊保管，折疊的要求是：折疊的幅面以機械制圖的A4幅面為標準；圖紙的標題欄要露在右下角，藍圖折疊方式為手風琴風箱式；四邊整齊美觀。用冊式裝訂保管的左面要留出裝訂線；用盒式散裝保管的不用留裝訂線，依目錄排放即可。

3 用——環保檔案的利用

環保檔案工作的“用”包括借閱、咨詢、文獻公布、技術交流、信息化建設等內容。“用”是目的。做好環保檔案的利用開發，是環保檔案工作的終極目標。

環保檔案的利用開發。環保檔案信息的利用開發極為重要，是對環保檔案信息采集、加工、貯存和輸出價值的直接體現。是深入挖掘環保檔案的潛力，真正實現環保檔案的價值，全面發揮環保檔案重要作用，更好地為環保事業發展及社會各項實踐服務。辦法如下：

3.1 環保檔案的借閱

環保檔案借閱也有相應的制度，檔案管理人員應提高思想道德水平，認真履行制度的各項要求。環保檔案的借閱包括內部借閱和外部借閱。以下幾點需要特別注意：

1）應工作需要，環保檔案被借閱的時候，需要借閱人在環保檔案借閱登記簿上登記，并由借閱人簽字，以便證明其真實性和后期的核查工作。

2）借閱檔案在未經領導批準的前提下，不得拿出單位，一般借閱限于在檔案室內查閱。

3）不得隨意在環保檔案上涂抹、勾畫，未經許可更不可以摘抄、拍照和復印。

4）主管領導批準后，方可摘抄、拍照或復印。抄錄者對涉密檔案富有保密的責任和義務。永久保存的環保檔案不可以復印。

5）不得自行披露統計數據和相關內容。

6）針對歸還的檔案經檢查無誤，及時注銷登記。

7）外借的環保檔案要經本單位領導批準，并有相關證明，才可以外借。

3.2 復制供應

環保檔案的復制供應，就是按照檔案的管理等級及相關規定、審批程序，由檔案室根據檔案原件復制的各種復件，提供給利用者進行使用。檔案復制件主要是打印件、影印件、代抄件、靜電復印件、縮微攝影復制件、一般照相復制件等。

3.3 建立環保檔案目錄中心，出版環保檔案目錄

建立環保檔案目錄中心，就是有計劃、有步驟地建立包括條條塊塊相結合的各種環保檔案目錄中心，利用者可從一處獲知數個環保檔案室的檔案信息，便于更大范圍地利用檔案。

3.4 咨詢服務

咨詢服務，是檔案管理人員為查詢者解答在利用環保檔案時提出的疑難問題的一種服務形式。主要是依據環保檔案內容，如實解答檔案檢索途徑、檔案的產生背景以及檔案業務知識等方面的問題。

3.5 展覽與公布

1）環保檔案展覽就是利用錄像、圖表、文字、數據和環保檔案實物，在特定場所集中陳列展出，對人們進行環境知識教育、環境保護教育、愛國主義教育、革命傳統教育、歷史知識教育和科學知識教育的一種有效形式。可向社會宣傳環保檔案工作情況和環保檔案在政冶經濟體制等改革中所起到的作用和環保檔案在環境建設、環境監督管理及四化建設中所收到的環境效益、生態效益、科技效益、經濟效益和社會效益，使社會各方面的人士認識環保檔案，了解環保檔案工作，從而增強人們的環境意識和檔案意識。

2）環保檔案公布主要是在嚴格執行保密制度的原則下，按照相關等級要求，實現計算機檢索檔案網絡化，應用計算機輸入、處理和輸出，建立計算機和現代通訊技術相結合的處理環保檔案信息系統，更好地使環保檔案信息為廣大用戶服務。

3.6 信息化建設

當前，環保檔案管理信息化的建設各地情況不一，但隨著互聯網和信息技術的發展，環保檔案信息化建設是大勢所趨。要實現環保檔案管理的信息化既需要政治經濟、科學技術等社會條件，更需要引進現代化的人才。環保檔案人員必須具備現代化專業素質，否則環保檔案管理信息化建設將難以實現。某些環保部門配置了計算機，給檔案存貯檢索留有一席之地，檔案部門提出應用方案，可一些檔案干部由于缺少這方面的知識，拿不出辦法，提不出要求，致使一些單位的現代化設備潛力不能充分發揮，因此，現代化人才的培養宜早不宜遲。應該做出現代化知識的培訓計劃，科學地安排教學內容，盡快地培養出一批適應環保檔案現代化工作需要的人才。

環保局在環保檔案管理信息化建設方面，積極從工作中總結經驗，然后再對環保檔案的全息存貯、檢索，環保檔案與其他環境文獻的聯機檢索、環保系統信息的聯網檢索、環保檔案管理信息化與環保辦公自動化等如何實現一體化等，逐一進行試點研究，成熟一個，推廣一個。促進環保檔案管理信息化的穩步發展。

總之，通過環保檔案收集、保管、利用，根據工作實踐來發現環保檔案工作中存在的問題，環保檔案還應從完善制度、細化分類、提高檔案人員素質、加快信息化建設等角度，分別提出可行性措施。進而促進環保檔案管理工作的順利開展，爭取為環保檔案事業開創新局面。