淺談學校人事檔案管理的現狀及對策

盛艷輝

（濟南西城實驗中學，山東 濟南 250000）

1 概述

學校人事檔案是真實和客觀的反映教職工成長記錄的憑證，全方面記錄了教職工的工作經歷、教學科研、工作能力、工作表現、繼續教育、個人品德等方面的真實情況和材料匯總，他在學校資源的優化配置、單位選拔、人才培養、職務提升、退休手續、學校管理等方面的重要依據，發揮著不可或缺的作用。但是，目前人事檔案管理當中存在很多漏洞，制約著學校的發展。

2 學校人事檔案管理工作現狀與問題

學校人事檔案管理的工作在學校與教職工的成長是環環相扣的。檔案管理的工作，每一個環節都要按照明確的規章制度和流程來執行，但是傳統的管理方式和理念，開始暴露出不足之處，與現代化的教學理念和方式不符，已經成為學校管理工作高效運行的阻礙之一。總體來說，學校人事檔案管理的工作，主要存在在以下三個方面的不足。

1）學校領導層對檔案管理工作缺少足夠的關注和資金支持。目前很多檔案存放的環境很差，有的直接把庫房作為檔案室檔案，儲藏的基礎條件差，潮濕的環境或者直接吧人事檔案隨便放在某個柜子里。這些現象對人事檔案的管理極其不利，一方面容易使他人輕易接觸到人事檔案，造成人事檔案的丟失和篡改，對于需要保密的內容也無法做到嚴格保密程度；另一方面，由于缺乏相應的檔案管理設備比如干燥防潮的設備和滅火器，這就對人事檔案的長久保存造成了威脅。沒有專項的資金對這方面進行投入，這種狀態已經不能適應學校發展和教學工作的實際需求，使得檔案價值得不到有效的發揮。

2）缺乏檔案管理專業人才，管理方式較為落后。學校的人事檔案管理工作具有較強的專業性，需要管理人員對檔案材料具備一定的識別、分類、歸納、鑒別等方面的能力。目前很多學校人事檔案管理工作從業人員，專業不對口，而是從其他崗位調過來的，也有可能身兼數職或者年齡比較大快退休的工作人員，不具備專業的知識也沒有系統化的培訓，完全不具備檔案管理的常識，只能擔任材料收集和裝訂的工作，人事檔案材料不能實現較為完整的歸檔，保存不完善，為后期相關工作的順利開展埋下很大的隱患。很多學校主要是采用“堆放式”存放，查閱和調取費時費力。嚴重影響工作的效率，在交接檔案手續時，不安嚴格的執行檔案流程，該檢查的沒有檢查，忽略交接流程等問題極容易造成檔案遺失。很多有價值的材料，在不同的部門或者分散的個人手中掌握，破壞了學校人事檔案的完整性，直接降低了他的使用價值，從而導致人事材料分類混亂，無法為學校提供準確的數據支持。

3）學校檔案管理的基礎設施建設滯后以及沒有明確的工作流程。目前很多數學校的人事檔案管理工作還在使用紙張對資料登記和管理，沒有采用電子數據庫管理，學校的人事檔案內容比較多，龐大的人事資料通過人工不能有效地記錄，歸納和整理。很多學校沒有設立獨立的檔案管理室，缺乏科學的、系統的檔案管理流程，嚴重缺乏完善的工作流程。信息化水平較低導致其中部分工作的開展受到限制，在收集和處理信息、數據的過程中難以實現分類歸納。一些學校在開展信息化管理過程中，過于注重學生成績的提高，對有關人事檔案的管理重視不夠，對人事相關工作的檔案整理也重視程度不足，職工在查找相關資料時耗時耗力，達不到信息化建設要求。

3 解決學校人事檔案管理困境的解決措施的對策

1）引進專業檔案管理人才，經常性對現有工作人員進行培訓和專業提升。（1）檔案工作人員是檔案工作中具有能動性的主體，教育局應該聘用不同類型的專業人才從專業的角度來說優化專業結構：例如：檔案管理專業、外語專業、計算機等專業，同時充分考慮檔案工作人員的學歷、年齡、工作年限等方面的內容，有利于良好有序梯隊建設，尤其現階段及時招聘一些專業性的人才，盡快讓學校的檔案管理工作盡早步入正軌。（2）另外，目前有很多檔案管理人員從不同的部門借調過來或者學歷比較低，不具備專業檔案業務知識和，同時對現代化管理技能更無從談起，因此，經常對這些工作人員組織不定期的培訓。通過定期知識培訓的方式，促使人員改變傳統的檔案管理偏見，不斷地學習新的知識，提高每個工作人員的業務水平。

2）推動學校人事檔案管理的標準化和精細化。加強學校人事檔案管理工作步驟和流程都標準化，這樣不僅使不同的工作人員有章可依，同時提供便捷、高效的服務。在每一個工作環節都要有標準化的管理方案，例如：明確細化歸檔的范圍，明確手續是否符合規范等方面的內容，做到有據可依，避免資源浪費，避免大量的重復性的勞動，因此，標準化和精細化的檔案管理是社會發展的必要趨勢。

3）提高專項資金的支持是傳統的檔案管理方式和現代化相結合。提高學校人事檔案專項資金的支持，引進一些現代化的設備和管理系統，沒有這方面的支持，相關領導對這方面還是不重視，管理水平有可能嚴重滯后他的發展。傳統的檔案管理方式，工作內容簡單，服務范圍也十分有限，傳統檔案服務方式并不是一無是處，但是對檔案信息泄密，工作效率低下，檔案原件的重復利用容易丟失等防方面的問題。學校應基于自身的發展狀態，引入現代化的科技手段，為工作人員的無紙化辦公提供有利的物質環境，盡可能克服原本落后的管理辦法。對現有的現代化管理系統予以優化，促使各個部門之間加強合作，將校內的所有檔案進行統一管理，降低檔案信息遺漏或者重復的可能性。

4）學校人事檔案信息化和數字化。學校人事檔案管理信息化是指管理手段的信息化，具體地說選擇專門的人事檔案軟件，用以采集、分類、檢索、存儲、開發等，將信息化應用于人事檔案每一個環節。將傳統的紙質檔案轉化成數字化信息，并且建立相應的人事檔案管理數據庫。這樣改變原先通過人工操作，查詢和調閱效率非常低下，人事檔案信息化和數字化后，只需要在客戶端輸入“關鍵詞”，即可自動查閱到相關信息，為人事檔案提供便利。

4 結論

綜上所述，學校人事檔案管理工作在新時期面臨諸多挑戰和機遇，成為此項工作進行轉型的重要節點。檔案管理在學校發展過程中扮演著重要角色，是學校選拔、任用、培養、考察等方面的重要依據和材料。新的形勢下，改變傳統觀念的影響，對人事檔案的重要性認識并不深刻，同時改變傳統的管理模式，加強人事檔案管理的工作人員培訓，注重人才梯隊的建設，引進先進的管理理念，是檔案管理慢慢信息化、標準化，提高工作的效率，從制度、人才和資金等方面加以扶持。學校人事檔案管理水平的提升有利于人事制度改革深入、管理效率提升、利于人事檔案原件保護等。使學校人事檔案為人才的發展和流動提供更加高效、便捷的服務。