高校大學生檔案流轉安全評價研究

紀愛芹

（安陽師范學院，河南 安陽 455000）

1 高校大學生檔案流轉安全性研究的背景與意義

1.1 研究的背景

大學生檔案是記錄大學生在校成績、各種表現的最直觀、最有效的佐證材料。不僅在大學生就業過程中具有重要作用，而且在其以后的升學考試、工作定級、職稱評審、職務升遷、社會保險的繳納、退休后養老金的發放、以及各種福利待遇的確定等方面都會直接或間接的需要檔案中的相關材料，檔案的重要性不言而喻。對社會而言，從2015年開始，大學生檔案的郵遞由“機要”投遞轉變為“EMS”投遞，因此在投遞過程中存在諸多問題：如有的檔案接收單位不予接收；有的檔案在投遞過程中出現破損、丟失等，種種問題導致高校出現了大量畢業生檔案滯留、堆積的現象；檔案在人才交流市場無人認領、無人問津的現象；由此引發的滯留堆積檔案的保存、管理等系列問題都比較突出。因此加強高校大學生檔案管理尤其是檔案流轉安全管理成為眾多高校檔案館亟待解決的問題。

1.2 研究的意義

1）檔案是保證大學生順利就業、工作的重要前提。如果檔案管理不善出現破損、丟失會在較大程度上影響其就業或以后的工作。據統計僅河南省每年大學生因為檔案不完善而導致不能就業或不能升學的人數高達8千多人。

2）檔案安全流轉是保證人才信息無縫銜接的重要環節。檔案從一個單位流轉進入到下一個單位，在收集、運輸、接收、保存的過程中是人才信息的流轉與傳遞。檔案的安全流轉是實現高校與用人單位以及高校與各地人才市場無縫信息交流與傳遞的重要保證。

3）檔案安全建設是現代檔案管理工作的題中應有之義。檔案的安全化建設是國家檔案局以及各級檔案部門的首要任務，不僅關系到檔案者本人的信息安全，而且是保證社會人事關系和諧穩定的重要基礎。

2 高校大學生檔案流轉現狀研究及存在的主要問題

2.1 大學生檔案流轉研究現狀

目前世界各國都開展了對大學生檔案管理的研究。在國外以英國、加拿大等國家研究較為前沿。他們主要是通過計算機和現代信息技術為輔助，將信息技術運用到檔案信息管理中，在檔案的分類、整理、歸檔、資料收集以及流轉過程中通過信息技術手段做到各環節的有效監控。在中國我們對檔案研究的起步相對較晚，不過隨著信息化建設的推動，檔案管理發展迅速。但是目前的研究主要集中于檔案管理的背景與意義、檔案研究現狀、檔案管理的路徑與方法以及管理措施等，對于檔案流轉過程的研究較少。因此這為本論文的研究提供了重要空間。

2.2 大學生檔案流轉過程中存在的主要問題

1）流轉檔案填寫、收集不規范。很多高校存在大學生檔案信息管理不規范的問題，這導致檔案在信息收集源頭就存在填寫不規范、信息收集程度不高的問題。如有的大學生檔案信息不完整、隨意填寫、涂改或不按要求填寫等導致檔案質量不高。有的學生不重視檔案工作，將檔案放在手里不及時上交。

2）高校檔案管理人員力量薄弱。高校雖然有專門的檔案館，但檔案管理人員數量有限，每年面對數量龐大的學生檔案，學校多通過學生兼職人員進行信息的收集、檢查、分類、歸檔以及借閱與歸還等工作。學生人員存在業務不熟練、專業知識有限等問題導致檔案管理問題頻出。

3）檔案流轉信息不透明。我國檔案管理在流轉過程中目前主要是通過EMS投遞，檔案與其他快遞的查詢流程一樣，只能對簡單的時間、地點進行信息描述。檔案流轉過程中的具體環節、流轉時間限制、服務措施、保障以及流轉中的檔案數量等關鍵信息都不能查詢。

4）流轉檔案接收手續不完善。檔案接收工作目前主要是通過人工完成。接收單位和人才管理市場通過人工驗收的方式，實行前期驗收與后期驗收相結合。在前期驗收中主要是核對檔案的數量與人員信息是否一致，而對檔案內部信息不做檢查；在檔案接收手續完成以后再進行詳細的內部信息檢查。龐大的檔案數量導致后期驗收過程漫長，造成內容信息不完善的檔案難以及時與傳遞單位進行有效溝通；甚至造成了很多無主、無名檔案。

5）流轉檔案管理手段落后。目前我國高校檔案館真正實現信息化場館建設與管理的數量仍然較少，多數檔案館只是進行了簡單的信息化改造，如檔案信息的錄入、查找等能夠通過計算機快速定位。但是檔案的分類、信息完整性檢驗以及檔案的保存、借閱等還是依靠人工進行。因此信息化改造的程度有限，人工智能在檔案管理中難覓蹤跡。

3 構建大學生檔案流轉安全性屏障的有效措施

3.1 嚴格信息搜集的源頭化管理，保證檔案質量

高校應該強化檔案填寫指導，建立檔案填寫協助員制度，可以讓學生擔任兼職人員，通過對他們的短期培訓，在檔案集中填寫時間段內指導相關年級、班級檔案的填寫工作；強化檔案審核檢查制度。采用雙人輪流檢查制度，對同一份檔案采用不同的人員進行輪流檢查，保證檔案的錯誤以及填寫不規范等問題能夠被及時發現，確保信息填寫的準確與規范。加強檔案表格設計的合理化，盡量采用客觀選擇的形式填寫表格，以減少填寫的隨意性與主觀性。

3.2 加強檔案管理部門的信息化建設

檔案管理的信息化建設不僅僅體現在硬件設施方面，還體現在系列流程設計、檔案收集、分類、數據信息化采集、歸檔保存、借閱、歸還以及使用者信息查詢、對檔案材料數量及種類的隨時了解、信息化公開等。因此我們應該加強檔案流程等軟件設施的信息化。如將借閱、使用檔案流程信息化，可以借助指紋識別技術或人臉識別技術支持遠程借閱與使用；支持遠程檔案打印。使用者可以登陸檔案系統，根據需要選擇需要打印的檔案直接進行打印；同時要完善檔案查詢系統。目前高校的檔案查詢必須要到檔案館，而且個人無法知曉個人檔類具體有哪些材料，對檔案處于茫然無解的狀態。因此查詢的信息化與便民化是檔案建設的重點。

3.3 加強檔案管理人員的專業化建設

高校檔案館是高校穩定運轉的重要保障，但是與教學、科研相比，檔案工作沒有受到重視。因此檔案專職人員力量薄弱。高校應該重視檔案管理工作，通過公開招聘一批專業化水平較高的管理人員，采用信息化手段提高檔案管理水平。

3.4 實現檔案流轉過程的公開性與透明性

目前檔案流轉與其他材料流轉過程一樣，沒有體現出人事檔案的重要性與特殊性，因此在流轉過程中很容易出現丟失或損壞。目前應該強化人事檔案流轉環節的公開化、可查詢化以及透明化建設。可以借助于目前的快遞查詢系統，在此基礎上進行信息查詢的詳細化與具體化，如可以清楚地知道檔案是否完好，所在的位置、時間，檔案材料的數量，送達人員與接收人員的詳細信息等等，保證信息的公開性，確保檔案流轉安全。