改進提升高職人事檔案管理的必要性及路徑

王敏儀

（惠州城市職業學院，廣東 惠州 516001）

高職屬于從事教育行業科研工作的重要區域，是面向全社會提供公益性服務而設定的機構組織。在國家對事業單位人事制度全面改革的背景下，高職內部的人事管理工作制度改革工作陸續開展。隨著高職人事制度改革工作的進一步開展，對人事檔案管理工作也提出了更高的要求，需要對傳統的人事檔案管理工作當中存在的各種問題和缺陷進行有效改進，充分保證人事檔案管理工作需要和社會的發展相適應，要做到整個人事檔案管理工作與時俱進，充分適應全新的管理工作體制，保證人事檔案管理工作符合新時代的發展工作要求。因此，這一問題已經成為高職人事檔案管理工作中的一個重點，引起了相關工作人員的高度關注和重視。

1 高職人事檔案管理的必要性

1.1 有助于提高人事檔案利用率和效能

高職院校人才隊伍集中，近年來，隨著事業單位人事制度改革不斷深入，招才引智力度不斷加大，人才流動日趨頻繁。高職院校要加大人才培養力度，對人事檔案管理便捷化、信息化提出更高的要求。對高職院校人事檔案工作來說，其人事檔案的保管形式應當緊跟時代發展的潮流，更新保管模式，提高人事檔案管理的綜合效能。

1.2 有助于保證人事檔案真實性完整性

干部人事檔案是記錄干部個人從事各種社會活動的文件，是高職院校組織人事部門對干部管理的重要憑證和開展各種工作的基礎，加強干部人事檔案信息化管理，對學?？疾旌妥R別干部、選拔優秀人才，加強高職師資隊伍建設，促進教學、科研、黨政管理的開展具有重大作用。雖然我國的信息化發展已經達到一定程度，但是許多高職院校并沒有將人事檔案管理工作重視起來，目前高職急需加強人事檔案信息化建設，建立檔案數據庫，高效完整地保存有價值的資料。

1.3 有助于提升檔案管理規范化科學化水平

高職院校相對于機關仍存在重視不夠，專職人員不到位，沒有按照《檔案法》《干部人事檔案工作條例》要求建立健全人事檔案管理各項制度。存入資料的收集和審核也存在著標準不嚴、把關不嚴，甚至還存在檔案丟失的情形，且高校人事檔案信息管理系統也不健全。對此，加強人事檔案信息化建設，必然要完善制度、規范工作流程和創新工作方式。

2 提升高職人事檔案管理的策略

2.1 保證檔案管理工作的規范性

高職內部的人事檔案管理工作要想高質量開展必須要具備一支素質更高的人事檔案管理工作隊伍，因此，人才隊伍的建設對推動整個人事檔案管理工作的快速開展打下了良好的基礎。人事檔案是人才信息的重要載體，要充分重視人事檔案管理工作的規范化以及整體性。在整個高職的發展工作中，需要合理運用人事檔案當中的人才信息，為學校提供出更多優秀人才的個人信息依據，為整個高校的教育事業發展提供出良好的工作基礎。

2.2 保證信息檔案的及時補充

檔案信息資料屬于一個人在成長過程中的重要記錄。對于高校內部的人事檔案管理工作來講，必須要進行及時的信息更新以及檔案信息填充，隨著時間的不斷延長，檔案內部的信息內容也會不斷增加，因此如果沒有對檔案信息內容進行及時更新，會直接造成人事檔案管理工作存在混亂以及個人信息不準確等諸多問題。由于相關工作體制的不斷改革和深化，高校內部的工作職位變化非常頻繁，造成了很多個人檔案信息內容無法進行及時跟進和補充，因此這要求相關工作單位根據高校內部人員流動的具體狀況，對各種人事檔案信息進行實時性跟進和完善，有效保證重要的人事信息可以得到及時的補充，并且規避信息泄露以及信息失真等相關問題，有效保證整個人事檔案管理工作的質量和效果。

2.3 對現代信息化技術手段進行合理應用

需要充分使用電子信息化技術，有效實現高校人事檔案的信息化管理，有效建立起人事檔案、信息傳遞以及檔案資源數據庫的共享，將計算機網絡以及更加先進的科學技術，有效融入人事檔案管理工作當中，充分發揮先進的信息化技術對人事檔案管理工作所帶來的推動性作用，不斷提高人事檔案信息化管理的效率和質量。通過互聯網之間的相互銜接，合理運用加密技術方法，充分保證人事檔案信息管理的安全性，防止一些重要的信息資料泄露。

2.4 全面強化檔案管理工作隊伍建設

在高職內部的人事檔案管理工作中，相關工作人員必須具備良好的政治素養以及更高的工作責任心，這是保證人事檔案管理工作順利開展的重要保障。對于高職內部的人事制度改革工作來講，相關工作人員需要對自身傳統管理工作理念進行有效轉變，并且對從事檔案管理工作人員的技能進行有效提高，要周期性參加一些人事檔案管理工作和培訓工作，全面提高人事檔案管理工作人員的工作技能以及工作素養，提高工作人員的工作崗位意識以及服務創新意識等。在實踐工作當中，不斷轉變人事檔案管理工作理念和方法，并且對所有類別的人事檔案資料同等對待，有效保證各種人事資料信息收集的準確度以及實時性，同時充分落實人事檔案的功能定位，對不同的人事檔案信息進行合理劃分，有效賦予人事檔案對應的民主權利。實現檔案的管理工作由被動的服務工作模式轉化成主動服務，以此來充分發揮出高職人事制度改革發展背景下人事檔案管理工作的優勢。

2.5 強化思想保障

各級黨委和有關部門應嚴格落實黨和國家關于干部及干部檔案管理的相關部署和要求，解決干部人事檔案工作中的經費保障問題、條件配置問題、機構建設問題。按照相關要求，高職領導應充分重視干部人事檔案管理工作，為干部人事檔案管理工作配足經費，人員，添置必要的軟硬件設施。同時，還應該結合干部人事檔案管理實際需要，加強人事檔案管理工作重要性的宣傳，明確干部人事檔案管理與高職教職工隊伍建設，與每一位教職工都密切相關，主動參與到人事管理之中。

3 結束語

總而言之，在新時代背景下，高職人事檔案管理信息系統的設計與實現意義重大，而且勢在必行，因此需要高職方面對其加強重視。不過必須得注意的一點，人事檔案管理系統的設計與實現是一項系統且復雜性的工作，在具體開展中需要高職綜合考慮多方面因素，同時，設計人員在具體工作開展中，還應該根據高職具體情況最大程度進行系統設計優化，以便切實強化高職人事檔案管理效率，為高職持續穩定的發展提供有力支持。