改進(jìn)提升高職人事檔案管理的必要性及路徑

王敏儀

（惠州城市職業(yè)學(xué)院，廣東 惠州 516001）

高職屬于從事教育行業(yè)科研工作的重要區(qū)域，是面向全社會(huì)提供公益性服務(wù)而設(shè)定的機(jī)構(gòu)組織。在國家對(duì)事業(yè)單位人事制度全面改革的背景下，高職內(nèi)部的人事管理工作制度改革工作陸續(xù)開展。隨著高職人事制度改革工作的進(jìn)一步開展，對(duì)人事檔案管理工作也提出了更高的要求，需要對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理工作當(dāng)中存在的各種問題和缺陷進(jìn)行有效改進(jìn)，充分保證人事檔案管理工作需要和社會(huì)的發(fā)展相適應(yīng)，要做到整個(gè)人事檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，充分適應(yīng)全新的管理工作體制，保證人事檔案管理工作符合新時(shí)代的發(fā)展工作要求。因此，這一問題已經(jīng)成為高職人事檔案管理工作中的一個(gè)重點(diǎn)，引起了相關(guān)工作人員的高度關(guān)注和重視。

1 高職人事檔案管理的必要性

1.1 有助于提高人事檔案利用率和效能

高職院校人才隊(duì)伍集中，近年來，隨著事業(yè)單位人事制度改革不斷深入，招才引智力度不斷加大，人才流動(dòng)日趨頻繁。高職院校要加大人才培養(yǎng)力度，對(duì)人事檔案管理便捷化、信息化提出更高的要求。對(duì)高職院校人事檔案工作來說，其人事檔案的保管形式應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，更新保管模式，提高人事檔案管理的綜合效能。

1.2 有助于保證人事檔案真實(shí)性完整性

干部人事檔案是記錄干部個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的文件，是高職院校組織人事部門對(duì)干部管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ)，加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理，對(duì)學(xué)校考察和識(shí)別干部、選拔優(yōu)秀人才，加強(qiáng)高職師資隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)教學(xué)、科研、黨政管理的開展具有重大作用。雖然我國的信息化發(fā)展已經(jīng)達(dá)到一定程度，但是許多高職院校并沒有將人事檔案管理工作重視起來，目前高職急需加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，高效完整地保存有價(jià)值的資料。

1.3 有助于提升檔案管理規(guī)范化科學(xué)化水平

高職院校相對(duì)于機(jī)關(guān)仍存在重視不夠，專職人員不到位，沒有按照《檔案法》《干部人事檔案工作條例》要求建立健全人事檔案管理各項(xiàng)制度。存入資料的收集和審核也存在著標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)、把關(guān)不嚴(yán)，甚至還存在檔案丟失的情形，且高校人事檔案信息管理系統(tǒng)也不健全。對(duì)此，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，必然要完善制度、規(guī)范工作流程和創(chuàng)新工作方式。

2 提升高職人事檔案管理的策略

2.1 保證檔案管理工作的規(guī)范性

高職內(nèi)部的人事檔案管理工作要想高質(zhì)量開展必須要具備一支素質(zhì)更高的人事檔案管理工作隊(duì)伍，因此，人才隊(duì)伍的建設(shè)對(duì)推動(dòng)整個(gè)人事檔案管理工作的快速開展打下了良好的基礎(chǔ)。人事檔案是人才信息的重要載體，要充分重視人事檔案管理工作的規(guī)范化以及整體性。在整個(gè)高職的發(fā)展工作中，需要合理運(yùn)用人事檔案當(dāng)中的人才信息，為學(xué)校提供出更多優(yōu)秀人才的個(gè)人信息依據(jù)，為整個(gè)高校的教育事業(yè)發(fā)展提供出良好的工作基礎(chǔ)。

2.2 保證信息檔案的及時(shí)補(bǔ)充

檔案信息資料屬于一個(gè)人在成長過程中的重要記錄。對(duì)于高校內(nèi)部的人事檔案管理工作來講，必須要進(jìn)行及時(shí)的信息更新以及檔案信息填充，隨著時(shí)間的不斷延長，檔案內(nèi)部的信息內(nèi)容也會(huì)不斷增加，因此如果沒有對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新，會(huì)直接造成人事檔案管理工作存在混亂以及個(gè)人信息不準(zhǔn)確等諸多問題。由于相關(guān)工作體制的不斷改革和深化，高校內(nèi)部的工作職位變化非常頻繁，造成了很多個(gè)人檔案信息內(nèi)容無法進(jìn)行及時(shí)跟進(jìn)和補(bǔ)充，因此這要求相關(guān)工作單位根據(jù)高校內(nèi)部人員流動(dòng)的具體狀況，對(duì)各種人事檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)性跟進(jìn)和完善，有效保證重要的人事信息可以得到及時(shí)的補(bǔ)充，并且規(guī)避信息泄露以及信息失真等相關(guān)問題，有效保證整個(gè)人事檔案管理工作的質(zhì)量和效果。

2.3 對(duì)現(xiàn)代信息化技術(shù)手段進(jìn)行合理應(yīng)用

需要充分使用電子信息化技術(shù)，有效實(shí)現(xiàn)高校人事檔案的信息化管理，有效建立起人事檔案、信息傳遞以及檔案資源數(shù)據(jù)庫的共享，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及更加先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，有效融入人事檔案管理工作當(dāng)中，充分發(fā)揮先進(jìn)的信息化技術(shù)對(duì)人事檔案管理工作所帶來的推動(dòng)性作用，不斷提高人事檔案信息化管理的效率和質(zhì)量。通過互聯(lián)網(wǎng)之間的相互銜接，合理運(yùn)用加密技術(shù)方法，充分保證人事檔案信息管理的安全性，防止一些重要的信息資料泄露。

2.4 全面強(qiáng)化檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)

在高職內(nèi)部的人事檔案管理工作中，相關(guān)工作人員必須具備良好的政治素養(yǎng)以及更高的工作責(zé)任心，這是保證人事檔案管理工作順利開展的重要保障。對(duì)于高職內(nèi)部的人事制度改革工作來講，相關(guān)工作人員需要對(duì)自身傳統(tǒng)管理工作理念進(jìn)行有效轉(zhuǎn)變，并且對(duì)從事檔案管理工作人員的技能進(jìn)行有效提高，要周期性參加一些人事檔案管理工作和培訓(xùn)工作，全面提高人事檔案管理工作人員的工作技能以及工作素養(yǎng)，提高工作人員的工作崗位意識(shí)以及服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)等。在實(shí)踐工作當(dāng)中，不斷轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理工作理念和方法，并且對(duì)所有類別的人事檔案資料同等對(duì)待，有效保證各種人事資料信息收集的準(zhǔn)確度以及實(shí)時(shí)性，同時(shí)充分落實(shí)人事檔案的功能定位，對(duì)不同的人事檔案信息進(jìn)行合理劃分，有效賦予人事檔案對(duì)應(yīng)的民主權(quán)利。實(shí)現(xiàn)檔案的管理工作由被動(dòng)的服務(wù)工作模式轉(zhuǎn)化成主動(dòng)服務(wù)，以此來充分發(fā)揮出高職人事制度改革發(fā)展背景下人事檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)。

2.5 強(qiáng)化思想保障

各級(jí)黨委和有關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)黨和國家關(guān)于干部及干部檔案管理的相關(guān)部署和要求，解決干部人事檔案工作中的經(jīng)費(fèi)保障問題、條件配置問題、機(jī)構(gòu)建設(shè)問題。按照相關(guān)要求，高職領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視干部人事檔案管理工作，為干部人事檔案管理工作配足經(jīng)費(fèi)，人員，添置必要的軟硬件設(shè)施。同時(shí)，還應(yīng)該結(jié)合干部人事檔案管理實(shí)際需要，加強(qiáng)人事檔案管理工作重要性的宣傳，明確干部人事檔案管理與高職教職工隊(duì)伍建設(shè)，與每一位教職工都密切相關(guān)，主動(dòng)參與到人事管理之中。

3 結(jié)束語

總而言之，在新時(shí)代背景下，高職人事檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)意義重大，而且勢(shì)在必行，因此需要高職方面對(duì)其加強(qiáng)重視。不過必須得注意的一點(diǎn)，人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)是一項(xiàng)系統(tǒng)且復(fù)雜性的工作，在具體開展中需要高職綜合考慮多方面因素，同時(shí)，設(shè)計(jì)人員在具體工作開展中，還應(yīng)該根據(jù)高職具體情況最大程度進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)優(yōu)化，以便切實(shí)強(qiáng)化高職人事檔案管理效率，為高職持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展提供有力支持。