關于如何提升園林檔案管理實效性的探討

楊智霞

（四川省威遠縣園林管理所，四川 內江 642450）

園林檔案包括投中標文件、工程文件、建設文件等多種文件類型，有紙質、視頻、圖表等多種形式，貫穿了整個園林建設的全過程。這些檔案資料對園林工作者、園林管理單位、社會和國家來說都是寶貴的資產，不光能為其他園林項目提供參考，還具有史料價值和文化價值，因此園林檔案管理制度應該逐步完善起來，尤其是對于重大園林工程，建設過程中所產生的資料都應該保存起來。但園林檔案管理的水平參差不齊，導致很多寶貴資料都被損毀，因此有必要對園林檔案管理工作進行完善，全面提升園林檔案管理工作的實效性，從而使園林檔案資料能夠繼續發揮自身的價值。

1 園林檔案管理工作中的問題

1）檔案管理機制不完善。當前園林檔案管理過程比較隨意，缺乏專人專崗收集材料、建檔立案，導致很多材料都遭到損毀或丟失，從而造成檔案資料不夠全面的情況。另外很多資料的真實性和可信度都無法確定，很多無效資料都被當作正常資料添加到檔案中，從而造成了信息的混亂。這主要是因為園林檔案管理資金投入不到位，缺乏專業檔案管理人員，或管理人員的水平較低、意識淡薄所造成的。檔案管理機制的完善需要相關專家或經驗豐富的工作人員的建議，從而避免機制在完善之后無法順利運用。

2）檔案管理信息化程度不足。現在是信息時代，任何紙質材料都可以備份上傳到服務器或數據庫中形成電子檔案，這樣既能防止檔案意外丟失或損毀，又方便查閱和管理。但在實際的園林檔案管理當中，受限于檔案管理員的信息化水平或資金投入力度，檔案管理的信息化程度不高，仍然以紙質材料為主，并未進行專門的備份，這樣落后的檔案管理方式在圖書館中都很難見到。這不光會影響到檔案的儲存管理，還會影響到檔案的正常使用，會為用戶帶來較差的使用體驗，而檔案一旦無法得到有效使用，就會造成極大的浪費。

3）檔案利用率較低。園林檔案的保存并不只是為了儲存起來，而是為了給其他園林工作人員提供參考，使其能夠運用已有園林檔案中的資料，從而提升自己的工作效率。但目前很少有人會使用到園林檔案，一方面是因為查閱園林檔案的渠道較少，很難有機會找到自己需要的檔案，另一方面則是園林檔案的資料太過繁雜，如果沒有方便的查閱方式，也很難吸引到其他園林工作者來主動使用園林檔案資料。這些資料如果不被利用起來，那單方面地收集和儲存就沒有任何的意義，所以務必要解決檔案利用率低的問題，使更多人來主動使用檔案資料。

4）檔案管理人員水平較低。園林檔案管理需要專人負責，但這個崗位的待遇并不高，發展性有限，因此只能找到部分能力較差的人員來進行管理。但檔案管理是一項需要專業知識的工作，這樣才能對檔案進行科學管理，如果管理人員的專業水平較低，又不主動學習相關技能和知識，就會導致園林檔案管理工作的低效和混亂。部分檔案管理人員甚至都并不專門負責園林檔案管理，只是兼職而已，這樣整體的檔案管理水平很難得到提升。

2 提升園林檔案管理實效性的措施

1）完善檔案管理機制。園林檔案管理是一項系統性、長期性的工作，需要構建出完善的檔案管理機制，才能確保園林檔案管理的高效開展，包括資料收集、資料分類、資料確認等工作，都要按照流程和制度進行展開，這樣園林檔案才能被合理地存檔。同時也需要撥付專項資金供園林檔案的管理工作使用，這樣才能有足夠的資源和資金支持檔案管理機制的正常運行，并防止園林檔案的損毀和丟失。相關領導也應加強對檔案管理工作的監督，及時檢查檔案管理人員的工作成果，發現其中的不足，從而使檔案管理機制更加完善。對于不同類型的材料，也要區分出對應的檔案管理流程和方法，盡量使各項材料的收集和管理都有一整套流程，并要及時申請資金支持，配備齊全檔案儲存管理設備，確保檔案不會因惡劣天氣等因素而遭到損毀。

2）加強信息化建設。如今檔案管理方面的信息技術已經十分成熟，像公共圖書館、檔案館都會積極開展信息化建設，從而使資料的收集和查閱更加方便，并確保資料的安全。信息化建設應該成為園林檔案管理的重點工作，在信息化的過程中，需要安排專門的辦公場地，購買專業的設備，招聘有經驗的檔案管理人員或計算機人員，使其能夠將紙質檔案全部轉化為電子檔案，還可以建設專門的網站，將資料放到網站上供所有人使用。在信息化的過程中，管理人員應按照線上閱讀方式進行分類，補全相關鏈接，優化搜索效果，確保查閱時能夠快速準確地找到所學資料，從而將園林檔案的價值最大化地發揮出來。對于已有的檔案管理人員，也應加強信息化培訓，使其能夠掌握基本的信息技術，并將其應用到檔案管理當中。

3）利用新媒體平臺推廣。新媒體已經成為當今的主流傳播渠道，通過制作優秀內容，將其放在新媒體平臺上進行傳播，可以在極短時間內吸引大量用戶的關注，從而提升品牌或機構的影響，這同樣也可以應用到檔案管理當中。提升檔案資源利用率的前提是讓有需求的用戶了解到這些檔案，除了建設專門網站，優化網站在搜索引擎當中的排名，新媒體平臺應該成為主要宣傳平臺，檔案管理人員可以注冊個平臺的賬號，在平臺上以文字、圖片或視頻形式發布關于園林檔案的優質內容，從而吸引更多人的觀看或閱讀，達到網絡傳播的目的。這樣就會有越來越多的人關注到園林檔案，其中也會有需要查閱檔案的園林工作人員，此時就可以引導他們到專門的網站上進行查閱，從而切實提升園林檔案的利用率，使儲存起來的園林檔案能夠得到更多人的使用。網絡上有很多新媒體傳播的教學內容，檔案管理人員可以積極學習，并在實踐過程中積累新媒體平臺使用經驗，在了解平臺規則之后就可以有針對性地制作更加優秀的內容。

4）提升管理人員專業水平。園林檔案管理必須安排專業人員，除了從社會上招聘有經驗的檔案管理人員之外，還可以進行內部培養，對感興趣或具備一定檔案管理經驗的員工進行培訓，使其快速具備園林檔案管理所需的各項技能和能力，并熟悉園林檔案管理工作的流程，在不斷的工作過程中提升自己的管理水平。另外，園林檔案管理應制定相應的管理細則，讓管理人員按照流程和規則進行管理，避免因制度不完善而導致檔案管理出現問題。為激發檔案管理人員的工作熱情，使其能夠更加認真和努力的對待工作，可以適當設置激勵機制，對于工作表現良好的員工要表揚并獎勵，也可以展開內部競聘，使有能力的員工擔任更重要的職位，從而使管理人員為獲取獎勵而不斷提升自己。

3 結語

隨著行業的不斷規范，園林檔案管理也越來越專業化，并且需要一定的專業知識和管理經驗，也需要專人進行負責，為提升檔案管理的實效性，通過完善檔案管理機制，加強檔案信息化建設，利用新媒體平臺推廣，提升管理人員專業水平等措施的實行，有效提升了園林檔案管理的水平，充分發揮出了園林檔案的使用價值，使園林檔案能夠被更多人查閱，并保證了園林檔案不會被輕易遺失或損壞。