巴中市中心醫院檔案管理存在的問題及對策

李 明

（巴中市中心醫院，四川 巴中 636600）

檔案作為單位人、財、物、事的真實記錄，是單位治理的工具，是協調機關各項事務和各方面利益的憑據，是領導決策、工作查考、病歷查詢、單位和職工維權的依據，是提高行政效能、提高管理水平的必要條件，是完善自我監督、推行依法治院、依法從業的重要保障。檔案管理的好壞直接關系到單位的發展是否良性有序。隨著人們對美好生活的追求，健康意識的增強，患者對醫院的服務水平和管理水平要求也越來越高。巴中市中心醫院是全市唯一一家國家三級甲等綜合醫院。為提高醫院的檔案管理水平，更好地服務于人民，我們調查、梳理了我院在檔案管理中存在的一些問題，并提出這些問題的解決策略，以期提高醫院的服務質量和管理水平。

1 醫院檔案管理的基本特征

1.1 醫院檔案管理的具有復雜性

醫院檔案管理的首要問題是對醫院的文書檔案進行分類。分類是一切管理的首要問題，看似簡單，而醫院文書檔案的分類是非常復雜。一是分類標準的界定較為復雜，很多文書檔案無法明確分類；二是文書檔案的內容豐富、龐雜；三是文書檔案的載體較多。由于醫院不同于其他單位，我院的檔案載體樣式繁多，很多文書檔案記錄和反映的是本單位各項實際工作，特別是與具體患者相關的病歷不僅多而且繁雜，所以在對檔案管理進行整理的時候，除了要整理紙質檔案，還有很多膠片、圖片、影音文件以及其它類型的電子檔案都是醫院檔案管理工作中的重要資料。很多醫療糾紛中，醫院是否能夠免責，就在于我們是否重視運用好檔案作為論據。

1.2 醫院檔案管理對管理人員的要求高

醫院檔案管理工作要求檔案管理人員不僅細心還要有責任心；既要熟悉醫院各項工作的分工、分類，還要能將交叉分類的內容了然于心，同時對業務能力要求比較高。醫院檔案數量不僅多而且類別也比較復雜。比如各級各類的文件、規章制度、病歷書、膠片、照片、影音文件、電子檔案等，不僅不需要核對數量而且要清楚是屬于文書檔案、病歷檔案、基建檔案等類別中的那一類，有很多檔案既屬于病歷檔案又屬于科技檔案。遇到這種情況檔案管理人員應當主動向醫生請教、解讀，才能熟悉了解，進行分門別類，也才能更好地、科學地進行檔案管理。

1.3 醫院檔案管理的信息化程度越來越高

隨著技術的發展，特別是信息化水平的提高，醫院的檔案管理工作信息化程度也越來越高，巴中市中心醫院的無紙化辦公以后，原來的紙質檔案逐漸被電子檔案所替代。而一些原有的紙質檔案的電子化又是一項繁雜的工程。要全面實現醫院檔案信息化管理，就必須要求檔案管理人員能熟練使用辦公軟件，具備一定的網絡技術專業知識。而檔案管理工作的信息化程度越高，信息安全、保密等問題逐漸凸顯。醫院文書檔案、人事檔案、設備檔案、醫藥檔案、病歷檔案、財務檔案、基建檔案等需要專人管理的檔案繁多，又是醫院行政管理的重要軌跡，信息化、安全性、便捷性是醫院現代化管理質量、管理水平的體現。

2 巴中市中心醫院檔案管理中存在的一些問題

2.1 對檔案管理的重視程度尚不夠

治病救人是醫院的中心工作，檔案管理服務于中心工作。相對而言，檔案管理工作沒有那么容易取得顯性的、可量化的業績，它是一項幕后的、默默無聞的工作，常會被人們誤認為是不重要的、可有可無的。只有在需要時才著急上火，想要立等可取，不需要時，零落成泥也無人問津。檔案管理人員自然而然也被無視。其實，醫院的檔案管理工作對于單位的發展起著非常重要的作用，醫院始建于1943年，歷經幾代醫務人員的艱苦創業，開拓進取，創建成為集醫療、教學、科研、預防、保健、康養為一體，這一切都有著歷史的痕跡，都有檔案人的辛苦汗水。從檔案中可見，巴中市中心醫院發展至今，一是有豐厚的文化的積淀，二是體現了歷代管理者的輝煌業績，三是政策文件和救治患者的處置措施為免責的依據，四是醫院的辦院理念為發展的基石。長期的思維固化，理念的滯后，認識的誤區，從而導致檔案管理人員自身對檔案管理工作的產生一些懈怠，也漸漸認為檔案管理工作沒有太大的作用，久而久之，檔案管理工作人員的積極性就大大降低，從而降低了醫院檔案管理的工作效率，影響了我院檔案管理工作的規范化、標準化建設。

2.2 醫院檔案管理硬件設施較為滯后

目前我院檔案管理工作的硬件設施相對比較的落后，雖然有設立專門的檔案室，但檔案室容積率不夠，管理區塊較為分散，各類檔案管理尚需整合，部分資料存放的雜亂無章，通風和保濕不符合規范，久了會導致紙質檔案資料霉變、鼠咬、蟲蛀、破損等情況，也容易出現資料不全，無法復制。

2.3 我院檔案管理人員缺乏相對穩定性

從單位了解到，我院檔案管理人員流動性較。造成人員不穩定因素主要有，一是檔案管理枯燥性，由于長時間與檔案打交道，找不到工作的樂趣，會覺得工作乏味，產生職業倦怠感；二是責任心，缺乏崗位責任心的時有將檔案資料分類不清，隨意擺放，不及時檢查、打掃和整理，缺乏管理規劃。三是從業人員心態，部分人員認為檔案管理就是養老，抱有做一天和尚撞一天鐘的心態。如果醫院的檔案管理人員變動頻繁，缺乏必要的穩定性就更有可能導致工作作風不實，檔案管理混亂。

3 對我院檔案管理問題的思考與對策

3.1 提高認識，加強對檔案管理領導

要做好巴中市中心醫院的檔案管理工作，一是醫院領導要高度重視，制定和完善檔案管理工作制度；二是獎懲分明，對在檔案工作中做出極積貢獻的人員要給予必要的肯定和獎勵；三是定期組織檔案管理人員參加必要的專業技能培訓，及時更新專業知識與管理理念；四是檔案管理人員要積極主動匯報，爭取領導的支持，將檔案工作的重要性和管理時出現的問題要及時上報醫院領導及相關部門，以獲得足夠的重視，協調解決問題。

3.2 不斷學習，提高管理人員的素質

醫院檔案管理工作需要有具備檔案管理知識，因此檔案管理人員就要不斷學習檔案管理法規和先進的管理理念，更新管理措施，規范檔案管理。創新管理思路，借鑒先進的管理經驗，解決實際遇到的一些新問題。積極參加各類檔案專題培訓，提升管理專業素養。

3.3 科學管理，規范檔案管理的操作

科學規范的檔案管理不僅需要制度，而且需要專業的管理技術和必要的硬件設施。對于我院的檔案管理，首先要建立健全單位檔案管理的相關制度，科學管理，規范檔案管理操作；其次，要提升檔案管理的相關硬件設施，提升檔案管理的工作效率；再次，要利用醫院管理系統的升級換代，將醫院的檔案管理納入系統化管理，從而有效地提升檔案管理的專業化水平。

信息技術不斷發展的今天，人工智能為我們檔案管理提供了更多的可能，以往的手抄式進行檔案的管理工作已經無法滿足現階段檔案管理工作的需求。改革創新檔案管理工作方式，用信息化、數字化、智能化手段來系統地開展檔案管理工作必將成為新的檔案管理方式。如何在確保醫院的信息安全的前提下，更一步提高單位行政管理的效率，積淀單位文化，必將成為檔案管理新的課題。路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索。