新形勢下教育人事檔案動(dòng)態(tài)管理

朱碧雯

（廣東省肇慶市龍禧小學(xué)，廣東 肇慶 526040）

目前，我國教育人事檔案動(dòng)態(tài)管理工作中依舊存在不少問題，這問題對(duì)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展起到了負(fù)面作用。根據(jù)新形勢下檔案管理解決辦法，相關(guān)行業(yè)應(yīng)該進(jìn)一步提高工作效率和質(zhì)量，促進(jìn)教育部門順應(yīng)時(shí)代要求可持續(xù)發(fā)展。因此，在新形勢下進(jìn)一步研究教育人事檔案管理問題有著深遠(yuǎn)的意義和作用。

1 新形勢下教育人事檔案動(dòng)態(tài)管理存在的問題

1）檔案更新不及時(shí)，檔案內(nèi)容陳舊。在許多教育單位人事檔案動(dòng)態(tài)管理中許多檔案因?yàn)楦虏患皶r(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)檔案內(nèi)容缺項(xiàng)少項(xiàng)問題，現(xiàn)有的檔案內(nèi)容已經(jīng)過時(shí)，對(duì)于新補(bǔ)充的個(gè)人檔案信息沒有及時(shí)更新和上傳，失去了人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義和作用[1]。對(duì)于一些教育人才的學(xué)歷、獎(jiǎng)勵(lì)以及近期參與過的培訓(xùn)資料檔案管理員很少主動(dòng)找其進(jìn)行存檔，大部分都是教育人員自己送來人事檔案管理部進(jìn)行保存存檔，難免會(huì)遇到有些人嫌麻煩或各種原因不愿意主動(dòng)來人事檔案管理部門報(bào)到，久而久之，導(dǎo)致教育部人事檔案管理出現(xiàn)人事檔案內(nèi)容陳舊，資料不全，更新不及時(shí)等問題。

2）人事檔案動(dòng)態(tài)管理的相應(yīng)配套設(shè)施不夠全面。有些教育部人事檔案管理的庫房設(shè)施不健全，如防火、防盜、防潮、防蟲蟻、防污染等基礎(chǔ)設(shè)施不全面，導(dǎo)致在檔案保管和存放上存在安全隱患，同時(shí)有些辦公機(jī)器如復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)等設(shè)備陳舊，嚴(yán)重影響了人事檔案動(dòng)態(tài)管理的工作效率和質(zhì)量。除此之外，有些存放檔案的柜組，未能集中放置，在整理和儲(chǔ)存和查找檔案時(shí)工作效率低。

3）人事檔案管理人才選拔和培訓(xùn)存在問題。教育人事檔案動(dòng)態(tài)管理是一項(xiàng)專業(yè)的工作，關(guān)系到每一位教育單位工作人員的利益，在人事檔案管理中應(yīng)該嚴(yán)肅認(rèn)真對(duì)待檔案管理，但實(shí)際上，許多教育人事動(dòng)態(tài)管理部門對(duì)檔案管理人才的選拔和培訓(xùn)工作的重視度不高，認(rèn)為檔案只需要看管好就可以，忽視對(duì)檔案的管理，對(duì)部門人才專業(yè)度要求不高認(rèn)為工作簡單沒必要引進(jìn)檔案管理高技術(shù)人才[2]。有的教育人事檔案動(dòng)態(tài)管理部門從來不進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致許多管理人員綜合能力不高，專業(yè)技術(shù)不強(qiáng)，加上相關(guān)人員主動(dòng)學(xué)習(xí)意識(shí)淺薄，積極性不高，整個(gè)部門工作氛圍懶散，業(yè)務(wù)水平低。

4）人事檔案管理人員技能有待提高。人事檔案動(dòng)態(tài)管理需要專業(yè)的人員進(jìn)行工作，這對(duì)人事檔案動(dòng)態(tài)管理人員的綜合能力和技術(shù)水平有著一定的要求，但是目前許多教育部人事檔案管理人員有的是其他部門轉(zhuǎn)崗并不是檔案管理專業(yè)人員，也沒有進(jìn)行過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，相應(yīng)的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)不足和培訓(xùn)意識(shí)不夠，直接影響了人事檔案管理人員工作專業(yè)度和工作效率，在檔案管理中難免出現(xiàn)不規(guī)范的工作行為，不利于教育部人事檔案動(dòng)態(tài)管理工作的正常開展。

5）教育人事檔案動(dòng)態(tài)管理缺乏時(shí)效性。在教育人事檔案動(dòng)態(tài)管理過程中，由于檔案管理工作人員在保存歸檔人事信息時(shí)不夠規(guī)范化，調(diào)度人事檔案不及時(shí)，短時(shí)間內(nèi)沒有做好歸檔工作，使一些檔案內(nèi)容信息與實(shí)際要解決的人事問題存在偏差，存放檔案的柜組比較分散，查找不方便，用的時(shí)候招不到相應(yīng)的檔案，導(dǎo)致人事檔案動(dòng)態(tài)管理缺乏時(shí)效性。除此之外，依舊采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，對(duì)信息化檔案管理模式接受度不高，相關(guān)計(jì)算機(jī)技能欠缺，嚴(yán)重影響工作效率和質(zhì)量。

6）缺少系統(tǒng)化人事檔案管理模式。目前，隨著我國教育事業(yè)的飛速發(fā)，教育從業(yè)人員激增，教育人事檔案管理部門工作量日益增長，工作內(nèi)容也越來越繁瑣，許多教育人事檔案管理依舊停留在人工分類整理上，難免會(huì)出現(xiàn)工作失誤，對(duì)采用的檔案管理模式比較單一，先進(jìn)的信息化管理技術(shù)不夠扎實(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用不夠嫻熟，落后的管理模式阻礙了教育人事管理部門整體的發(fā)展。

同時(shí)，許多地方教育人事檔案管理比較分散，對(duì)于教育人員的檔案存放不夠集中，對(duì)后期工作人員調(diào)取查找檔案增加了難度，同時(shí)加大了檔案管理工作的人工成本和實(shí)踐成本，嚴(yán)重影響檔案管理人員的工作效率。

2 新形勢下改進(jìn)教育人事檔案動(dòng)態(tài)管理辦法

1）及時(shí)更新教育人事檔案信息，完善檔案動(dòng)態(tài)管理辦法。作為一名教育部人事檔案管理人員應(yīng)該提高工作熱情和積極性，肩負(fù)起工作職責(zé)，明確認(rèn)識(shí)教育單位人事檔案管理的動(dòng)態(tài)性，并不是簡單的存放不變的檔案管理工作，要及時(shí)根據(jù)教育工作人員的檔案更新速度，做出內(nèi)容更新并及時(shí)存檔。對(duì)老干部人員檔案遺留的問題進(jìn)行追查，不斷完善相應(yīng)的檔案資料，補(bǔ)全遺漏信息。

2）注重檔案管理人才的培養(yǎng)。教育人事檔案管理部門應(yīng)該注重培訓(xùn)人事檔案從業(yè)人員的專業(yè)技能，提高檔案管理人員的工作水平和工作效率，在崗位人員招聘中應(yīng)該注重人才的技術(shù)能力方面的篩選，同時(shí)也要致力于后期對(duì)從業(yè)人員專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，使相關(guān)檔案管理人員不斷吸取新的專業(yè)知識(shí)理論，熟練掌握相應(yīng)檔案管理技能，加大對(duì)計(jì)算機(jī)的學(xué)習(xí)和檔案歸納方法的總結(jié)[3]。實(shí)現(xiàn)專業(yè)的人做專業(yè)的事，保障教育人事管理整體部門健康有序的發(fā)展。

3）完善設(shè)施設(shè)備，杜絕安全隱患。在日常教育人事檔案動(dòng)態(tài)管理工作中，對(duì)經(jīng)常使用的辦公電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備進(jìn)行及時(shí)維護(hù)和更換，為檔案管理信息化提供基礎(chǔ)設(shè)施保障[4]。除此之外，對(duì)于紙質(zhì)版檔案存放環(huán)境也要加強(qiáng)安全隱患的防范，使用密集檔案柜和存放環(huán)境應(yīng)該注重防潮、防火、防盜、防蟲鼠等災(zāi)害的發(fā)生，保證檔案存放環(huán)境優(yōu)良，有利于長久完好無損的保存紙質(zhì)檔案。

4）安裝密集柜組進(jìn)行檔案管理，提高工作人員工作效率。傳統(tǒng)的檔案存放比較分散，柜組不集中導(dǎo)致辦公面積使用不合理，有的甚至阻擋了安全通道和走廊，對(duì)工作人員日常工作帶來安全隱患。因?yàn)闄n案存放比較分散，所以對(duì)檔案管理人員在查找檔案時(shí)也增加了工作量和時(shí)間，歸還檔案時(shí)也增加了查找出處的難度。安裝密集柜不僅可以節(jié)約辦公場地面積，提高辦公區(qū)域使用率，同時(shí)方便管理人員進(jìn)行檔案歸納和分類存放，方便檔案查找與歸還，縮短查找時(shí)間，提高工作人員的辦事效率。

3 結(jié)束語

人事檔案動(dòng)態(tài)管理工作要不斷實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，專業(yè)化才能進(jìn)一步提高教育事業(yè)單位的發(fā)展水平，結(jié)合當(dāng)前教育事業(yè)單位的發(fā)展具體情況，相關(guān)教育人事檔案動(dòng)態(tài)管理工作者應(yīng)該不斷提高自身的專業(yè)水平和綜合能力[5]。管理部門完善檔案存儲(chǔ)設(shè)施設(shè)備，改善檔案存放環(huán)境，對(duì)檔案進(jìn)行集中化柜組整理，提高工作人員工作效率，改進(jìn)系統(tǒng)化管理方式和方法，使教育人事檔案動(dòng)態(tài)管理工作有序開展和進(jìn)行，整體部門的業(yè)務(wù)水平得到進(jìn)一步的提升。