軌道交通合約檔案管理無紙化研究

李丹妹

（成都軌道建設管理有限公司，四川 成都 610000）

城市軌道交通在進行合約檔案管理的過程當中，有著顯著的鏈條長、人手多的特點。因此，為了充分保證城市軌道交通合約檔案管理工作的準確高效，必須展開無紙化的管理模式。隨著社會快速發(fā)展，信息化技術已經普遍應用到各行各業(yè)，因此在城市軌道交通合約檔案管理過程當中也可以與時俱進，借用計算機技術、網絡技術等。只有這樣才可以在檔案管理過程當中，針對目前存在的現狀問題進行優(yōu)化改良，從而保證檔案管理的真實完整性，為城市軌道交通做決策或宏觀調控時提供真實可靠的信息數據。

1 城市軌道交通合約檔案管理無紙化實施的必要性

1.1 提高管理工作效率

城市軌道交通合約檔案管理的主要內容包括，招標投標、合約簽訂、內部審計、項目決算、政府審計、概算回歸、計量支付、合約履行、可行性研究、項目概算、項目后評價等等一系列內容。面對這樣紛繁復雜的工作想要達到合約檔案管理的理想目標。就必須實施無紙化管理。借用信息化的技術對合約檔案可以進行資源信息庫的建立，從而在管理過程當中達到資源共享、協同辦公的高效模式。并且在相關文件進行傳遞和提供利用的時候，對一些需要審批的流程也可以極大地進行簡化，從而節(jié)省城市軌道交通合約檔案管理工作的人力、物力、財力等多方面資源。并且在平常對合約檔案進行維護與處理的過程當中也可以借用電腦自動化辦公系統對相關資料進行權限的設計，從而在對相關資料進行查閱、批注和修改的時候也可以充分保證合約檔案可以安全儲存而不被流失。因此，實施無紙化管理模式，可以極大地提高檔案管理的高效性和便捷性[1]。

1.2 促進綠色環(huán)保

隨著我國不斷落實環(huán)境保護的國家戰(zhàn)略之后，對城市軌道交通合約檔案管理進行無紙化管理辦法的實施也可以極大地促進紙張的節(jié)約，從而為環(huán)境保護事業(yè)作出貢獻。隨著無紙化檔案管理模式逐步推進，在信息進行收集、整合和處理的過程當中，所需的紙張就會越來越少，不僅從當前就可以看到對紙張的節(jié)約，從較為長遠的可持續(xù)發(fā)展層面來說，無紙化的合約管理辦法也是保護珍貴森林資源的重要舉措。傳統檔案管理其信息量巨大，因此在以紙為媒的管理過程當中所耗費紙品資源頗巨，極大地增加了合約檔案管理的投資成本。無紙化合約檔案管理辦法不僅可以極大地降低投資成本，而且在檔案信息進行最重要的傳遞環(huán)節(jié)過程中，可以一觸即發(fā)，從而保證辦公效率。就目前城市交通軌道建設新浪潮之中采用無紙化的合約檔案管理辦法意義重大[2]。

2 城市交通合約檔案管理無紙化的不足

2.1 存儲方面的不足

隨著科學技術的不斷發(fā)展，我國信息資源的存儲技術也得到了迅速的提升。雖然在目前情況來看，通過儲存媒介進行信息數據的保管具有很高的可靠性和安全性。但是因為科學技術日新月異，一些當前看來較為先進的儲存辦法在不久的將來很有可能就會被淘汰，而且在那時，如果儲存媒介的格式與更為先進的讀取技術不匹配，就會影響信息數據的讀取，從而造成合約檔案嚴重丟失。同時在對合約檔案進行無紙化管理辦法之中。一些電子媒介雖然方便高效，但是卻極易受到相關物質的沖擊而造成質變。無論這個影響因素是化學的還是物理的，都會導致電子媒介在發(fā)生質變之后對存儲文件無法打開，這是對城市軌道交通合約檔案管理無紙化過程中存在的最為嚴重的隱患[3]。

2.2 在安全方面

將合約檔案進行無紙化管理，對其信息化的文檔進行保密是最為關鍵的環(huán)節(jié)。因為網絡化技術的飛速發(fā)展，一些別有用心的人或許會掌握相關先進技術，從而可以利用職位之便對信息化檔案進行竊取以作他用。而且就算是在日常的辦公過程當中，因為需要對檔案管理進行權限開放，如果相關工作人員的職業(yè)素養(yǎng)較為欠缺，就會借用電子郵件或者是優(yōu)盤對檔案信息進行傳播與轉移。同時，部分。思想不夠端正的員工在進行辦公的時候，一旦出現情緒化，很有可能意氣用事對檔案信息進行。一鍵刪除。或者胡亂修改。這就會導致城市軌道交通的合約檔案出現泄露，刪除或者被篡改，從而造成極為嚴重的商業(yè)損失。為了避免這種不利現象的出現，在進行無紙化檔案管理的過程當中應該嚴格制定及規(guī)章制度，并且采用強制性的法律保護手段，以此確保合約檔案，電子信息的安全性和保密性。

2.3 在轉換方面

無紙化的檔案管理辦法不能完全替代傳統的紙質檔案管理。這是因為目前無紙化的管理辦法仍然處于一個較為初始的探索階段。因此在各部門之間進行無紙化管理的過程當中，主要還是采用紙質檔案的收集整理和統計。政府對無紙化管理辦法的普及力度較為薄弱。這也極大地制約了無紙化檔案管理的工作進度。傳統檔案在向無紙化檔案進行轉換的過程當中，缺乏科學的規(guī)劃與協調，從而在目前的檔案管理過程當中依然是各部門基層進行收集，逐級遞交，并且簽字蓋章確認其真實有效性。

3 城市軌道交通合約檔案管理實現無紙化的提升策略

3.1 提供無紙化管理平臺

在對城市軌道交通合約檔案進行無紙化管理的過程當中，首先應該為無紙化管理提供一個可以充分容納和管理的平臺。就像一些大型的知識數據庫一樣。需要通過一些計算機開發(fā)人員設計出功能強大，便于操作的軟件系統同時配備以先進的硬件設施對所需管理的檔案進行平臺的搭建，從而檔案管理人員可以基于此平臺，根據相關部門為自己所開放的權限對數據庫的信息進行補充整理等。此外，也可以為檔案信息所需要的人員提供便捷的服務，極大地增強了城市軌道交通合約檔案管理的可行性，為逐步推行無紙化檔案管理奠定堅實的可發(fā)展基礎。并且通過數據平臺的建立可以極大地實現重要信息的資源共享。

3.2 構建檔案信息安全管理辦法

在城市交通軌道合約檔案管理實施無紙化的過程當中最為重要的環(huán)節(jié)就是保證其信息數據的安全可靠性，因此在這一方面必須制定嚴格的安全管理機制。這一環(huán)節(jié)最為突出的兩個重要因素，第一是對信息安全利用，第二是保證檔案數據平臺的安全運行。對于信息安全管理規(guī)章的制定必須責任到人，細化到點。檔案信息由儲存到校驗或者調用等各個環(huán)節(jié)，對于相關工作人員進行具體權限的劃分[4]。使整個管理辦法具有極高的條理脈絡，堅決保證合約檔案的信息安全性。此外是對信息檔案管理平臺的安全管理在這一方面主要關注的是硬件設施和所搭建的數據平臺軟件系統，對于硬件方面主要是配備可以高效處理信息數據的服務器與電腦，對于軟件系統主要是在于對信息的及時更新以及對系統的維護與升級，從而可以保證城市軌道交通合約檔案信息安全，在這一過程當中，最重要的一點是要對合約檔案信息進行備份或者云端儲存甚至進行多級備份，從而充分提高合約檔案無紙化信息管理的安全性能。

3.3 提高檔案人員的綜合素質

在城市軌道交通合約檔案進行無紙化管理辦法推行的過程當中，檔案管理人員依然扮演著最重要的管理角色，所以企事業(yè)單位的相關管培人員應該對合約檔案管理從業(yè)者進行周期性的培訓與專業(yè)指導，從而充分提高檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)和管理技能，并且在培訓過程當中通過對于相關法律法規(guī)的學習和明確提高檔案管理的責任意識，提高檔案管理的職業(yè)道德素養(yǎng)。并且在不斷地培訓和學習過程當中，使檔案管理人員對于新時代的新型辦公理念與技術不斷地進行學習與優(yōu)化，從而加強高效率辦公管理的自主學習，以保證合約檔案管理在進行數字化、信息化和網絡化管理實現的過程當中，始終具備合法性。通過管理人員的綜合素質提升，促進無紙化檔案管理，在轉型過程當中更加高效。

4 結束語

綜上所述，在對城市軌道交通合約檔案進行無紙化管理辦法的推進過程當中，無紙化管理的確有著其傳統管理辦法無可比擬的優(yōu)勢與巨大潛能，不僅可以充分的提高管理工作的效率，而且還響應了國家環(huán)境保護政策的號召。但是在用無紙化辦法進行管理過程當中依然存在著較大的隱患與亟待解決的不足使無紙化檔案管理，面臨著嚴峻挑戰(zhàn)。為了解決這些問題，文中所提出的相關建議性策略，可以在具體的落實過程當中更加凸顯無紙化管理的效果。