淺談國有企業文書檔案管理效率的提升策略

李擇琦

（上海市城市排水有限公司，上海 200233）

社會的發展不斷推動著國有企業的飛速發展，同時，企業不斷進行組織結構的完善，出于長遠發展所考慮，企業開始進行各項事務活動。可喜的是，事務活動開展之后企業呈現出了新的發展局面。而在活動進行時所產生的資料越來越多，將這些資料進行保存整理形成了文書檔案。文書檔案具有豐富化特點，這些文書檔案具有非常高的價值，就價值而言，很難有其他能夠與之相比擬。如今的外部環境已經發生了較大的變化，其中最顯著的特征在于辦公自動化浪潮出現。目前，企業內部存在制度性約束，企業需要增加對文書檔案管理的重視，重新調整思路。

1 情況分析

企業經營管理的過程中加快了自身發展的進程，伴隨著企業的發展可能會因為企業規模的擴大而不斷吸收人員，企業人員數量不斷增加，而具體事務活動開展更加頻繁，不可置疑的是在這樣的形勢下職工個人信息的內容變得越來越多，這也就意味著會有大量的文書檔案資料積累。當然，文書檔案資料內容并不單單包括職工個人信息，其還會涉及行政管理以及財務活動等各項信息。對于企業來講，需要對這些文件進行收集保存與管理。這些在各項事務活動中產生的資料統一保管之后后期還可以根據需要進行資料的調用，文書檔案管理是一個非常重要的工作。隨著經濟的發展，各個行業與領域開始進行創新，形勢發展如此，國有企業不能夠固守傳統，不能夠停留在不變的發展水平上，在了解到文書檔案管理方式具有滯后性的情況下應當積極探索新方法，做好文書檔案管理工作創新，從而提高企業文書檔案管理效果，進一步支撐企業經營與發展。

2 文書檔案管理的重要性

文書檔案管理對于企業的發展可謂影響較大，因為有著最直接的關聯企業的經營與發展與此相關所以在現實中需要針對文書檔案管理產生正確的認識，充分意識到文書檔案管理是一項極具重要性、不得不開展的工作。國有企業與一般單位有所不同，國有企業特性使然，部門儲存有黨務資料，這些資料是需要長久保存的。另外，企業經營發展中會出現一些會議記錄以及發文原件等等。這些資料的保存價值可想而知，對于企業來講，絕對不能夠忽略這項工作。如果對于文書檔案管理不夠重視將會對企業產生一定的發展約束，使得企業處于發展瓶頸無法突破。日常中相關人員進行文書檔案整理，堅持記錄一些具體的工作進展。文書檔案真實記錄著各項內容，我們進行文書檔案查閱能夠掌握重要信息，并且還能夠了解到單位或企業的發展過程。文書檔案具有完整性和真實性的特點，它具有一定的法律效應。作為企業的第一手資料它的重要性自然不言而喻。進行文書檔案管理能夠將所收集的工作內容進行調整，其對于企業的后續發展起著至關重要的作用。由于國有企業的特點，每一個文件都有著重要價值，對于企業而言，文書檔案的價值非同一般，文書檔案管理需要放在重要工作位置。

3 文書檔案管理的特征

國家對國有企業關注，也為國有企業的發展提供了重要支撐。前文中已經提到過國有企業和普通的事業單位是存在根本性差距的。市場經濟下私營單位事業單位數量增多，但這些單位初步成型，發展時間較短。反之，國有企業的發展歷程較長，國有企業正在穩步前進。而在企業經營的過程中各項資料需要進行特殊保存。企業不同事務由具體的部門負責，各個部門在開展活動的過程中形成了相應的文件，這些文件就是文書檔案資料。文書檔案資料往往并不是統一收集統一保管的，這些重要資料是由不同的部門負責保管。文書檔案的內容一定是繁多而雜亂的，其所記錄的內容涉及企業的方方面面。換句話講，文書檔案內容豐富。隨著時間的推移，國有企業繼續發展，而相應的文書檔案內容將會變得越來越豐富化，除此以外文書檔案載體也將呈現出多樣化特點。在具體分析之后就會發現文書檔案管理并不是一項簡單的事情，面對繁瑣復雜的工程需要花費非常多的精力和時間。因為文書檔案分類眾多管理難度是一定的，作為管理人員有必要借助專業的知識和已有工作經驗開展工作。

4 文書檔案在管理過程中出現的問題

4.1 缺乏先進的文書檔案管理理念

進行文書檔案規范管理有利于解決潛在問題，促進企業的健康發展。本以為文書檔案管理關系到企業的發展命運應該被重視，本想著現實中文書檔案管理一定會落到實處，應當有先進技術作為支撐但是現實情況并不理想，實際效果與預期相差較大。當然，問題的出現并不能完全歸咎于某一單一的方面，但不可否認的是問題出自當前文書檔案管理理念的缺失，因為對工作的認識不夠深刻以至于現實開展工作中出現了諸多問題。領導人員應該系統規劃，圍繞文書檔案管理工作進行指令的下達，但是現實情況并不是這樣，目前的問題在于領導人員缺乏正確認知，并沒有意識到文書檔案管理是一項非常重要、必須要開展的工作。領導人員觀念落后導致了企業內部人員缺乏相應的認識，對文書檔案管理工作不夠重視。一直以來，人員錯誤地認為文書檔案管理可做可不做，根本沒有在此方面提出較高的要求。

4.2 辦公室文書檔案的管理建設力度不夠

國有企業現實事務開展是十分有必要的，每次事務活動的開展都會有相應的文件記錄。這些重要的文件被應該被合理放置，但現實與預期之間具有一定的差距。這些資料很容易潮濕受損，失去保存價值。企業將所有的精力投入到其他方面，沒有意識到儲存辦公室文件檔案的空間過于狹小，應該擴大。絕大多數企業沒有重點進行相關建設，放置空間不僅狹小而且通風一般。文書檔案在這樣的環境下長期放置會出現各種各樣的問題。一些只是檔案本身就已經非常陳舊，更需要進行特殊保管，因為沒有進行檔案的分類，這些檔案放置在最底層，這導致檔案受損。而這一問題的出現可以歸咎于文書檔案管理力度建設不夠。

4.3 文書檔案管理工作缺乏規范和積極性

總得來講，經過多年的發展，國有企業呈現出了良好的發展態勢。不過快速的發展以及龐大的規模無法掩蓋現存的問題，雖然說國有企業在整體發展上取得了令人滿意的成果，但是實際中在管理方面矛盾依然突出，尤其是在文書檔案管理上還有很大的進步空間。實際問題在于負責文字檔案管理工作的人員不一定能夠經受住考驗，這些人員根本沒有系統的理論體系，專業素養和工作能力有待考量。在工作中這些人員的工作意識非常差，根本不能夠做好角色與職責的統一。檔案管理人員調動頻繁，這是一個不可更改的事實，也正是因為這樣的原因以至于工作人員在本職工作中存在嚴重的懈怠情緒，根本不具有工作積極性。

5 文書檔案管理效率提升對策

5.1 增強對文書檔案管理工作的重視，增加資金投入

在企業發展過程中有大量的文書檔案資料形成，實在過于龐雜。因為對于文書檔案管理工作的忽略以至于絕大多數有用資料的價值無法發揮，甚至會有一些重要資料遭到破壞。問題的出現是因為實際工作中文書檔案管理工作流于形式。而文書檔案管理工作之所以流于形式是因為缺乏對文書檔案管理工作重要性的正確認識。事實上，文書檔案管理工作的缺失對企業發展產生的危害是非常大的，領導者如果只關注工作的開展而忽略檔案工作那么將會出現一系列的問題，這對于企業的發展百害而無一利。在我看來，對于文書檔案的認識應更加認可，所采用的策略也應當更加具體。企業應當制定出更具針對性的方案，使得文書檔案管理得到更好的保障。有效開展文書檔案管理是需要具備一定條件的，如果不進行資金的投入必然不會出現良好的效果。如今，文書檔案管理工作需要受到格外的關注，需要投入專項資金，積極利用信息化技術開展工作，將文書檔案管理信息化工作做到位。

5.2 構建完善的文書檔案管理工作制度

進行文書檔案管理建設應當更具體化、全面化，目前最突出的問題是文書檔案管理工作制度不完善。并不是說沒有工作制度作為支撐而是目前所應用的制度已經不符合當前的要求。我們要知道管理工作制度的不完善會帶來不利后果，負面影響是顯而易見的。文書檔案管理工作本身就不是一項簡單的事情，由于體系龐雜相應的資料數量非常多所以在管理中更容易出現問題。有了制度作為依托能夠避免工作的無序化與盲目性。文書檔案管理工作制度的構建必須要提到議事日程上來。企業應當鼓勵全體員工參與制度的指定，采納一些有用信息，之后完成新規章制度的添加，確保所用制度的科學性。

5.3 增強文書檔案管理人員的綜合素質

針對文書檔案管理人員素質有待考量、不具有技能的問題應當引起高度重視。因為文書檔案管理人員的能力以及工作態度直接影響檔案管理質量和效率所有國有企業有必要針對相應的管理人員進行技能提升與綜合素質培養。國有企業在招聘人員的時候應當提高門檻，提升檔案管理技術人員的招聘條件。在招聘的過程中應當進行考核。在職培訓工作不可少，切不可認為這是一項浪費時間和精力的事情不可認為這是無用功。企業應當認真做好在職培訓，并且將人員的待遇與培訓結構掛鉤，從而調動人員的積極性，確保他們積極學習，進行技能提升，在實際中保質保量的開展工作，避免企業經營受到文書檔案管理方面的制約。

6 結束語

隨著時間的發展，企業經營事務變得越來越復雜化，文書檔案龐雜，現實中檔案管理工作的難度可想而知。對于企業來講，關于文書檔案管理的認知應當更深刻更具體，在如今現代化社會背景下國有企業應當進行積極地探究，從全面出發落實策略，從而形成一個很好的管理局面，確保文書檔案信息的應有價值達到最大程度地發揮，更好地促進企業的發展。