淺談中學(xué)教學(xué)檔案的建設(shè)與管理

張 妍

（華中師范大學(xué)第一附屬中學(xué)，湖北 武漢 430223）

現(xiàn)代基礎(chǔ)教育管理，要求學(xué)校的管理工作愈加的規(guī)范化，而其中，教學(xué)檔案管理作為學(xué)校教學(xué)管理的重要組成部分，有助于加強(qiáng)和提高學(xué)校科學(xué)管理的質(zhì)量和水平。有效發(fā)揮教學(xué)檔案的作用能促進(jìn)學(xué)校健康有序快速的發(fā)展。所謂教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中直接形成的，以文字材料、圖表、錄音、影像等形式存在，具有保存價(jià)值的教學(xué)文件材料的總稱，是記載和反映學(xué)校教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究、教學(xué)管理主要職能活動和基本歷史面貌的，在學(xué)校的教學(xué)工作中有一定參考利用價(jià)值的文件材料[1]。教學(xué)檔案的科學(xué)規(guī)范化整理，有助于提升學(xué)校的教學(xué)評估和教學(xué)質(zhì)量。

1 中學(xué)教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

教學(xué)檔案主要是學(xué)生學(xué)籍表，學(xué)生基本信息表，月考、期中考、期末考、八校聯(lián)考、會考、高考、二月調(diào)考、四月調(diào)考試卷及分析表組成，一般需三年時(shí)間收集，學(xué)生畢業(yè)后集中存檔。文件材料形成的時(shí)間跨度較大，材料收集周期相應(yīng)也較長。文件材料形式多樣，有紙質(zhì)、照片、圖表及各種電子文件。這就加大了教學(xué)檔案管理人員的工作量及收集整理工作的難度。

學(xué)校方面對教學(xué)檔案管理缺乏足夠的重視，認(rèn)為不必花費(fèi)太多的時(shí)間和精力在這上面。檔案管理人員對其認(rèn)識也不夠深入，管理理念十分落后，管理的手段過于單一、老舊，甚至容易出現(xiàn)管理漏洞從而造成檔案信息泄露、丟失、混亂等。這不僅不利于教育教學(xué)檔案管理工作的開展，更給學(xué)校帶來了不必要的損失。

2 中學(xué)教學(xué)檔案的建設(shè)與管理

2.1 正視現(xiàn)狀，轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)教學(xué)檔案管理意識

學(xué)校的教學(xué)檔案是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好教學(xué)材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實(shí)績的有力證明[2]。首先學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視，強(qiáng)化規(guī)范管理，制定一套完整規(guī)范的教學(xué)檔案管理制度，從材料收集、整理、歸檔等各個(gè)方面實(shí)行嚴(yán)格且行之有效的管理方案，保證教學(xué)檔案的順利整理和歸檔。教學(xué)檔案的整理需要學(xué)校其他相關(guān)部門的配合，確保教學(xué)檔案順利、有效，依法依規(guī)的整理歸檔。

2.2 加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理信息化

雖然已經(jīng)步入21世紀(jì)，信息化、數(shù)字化的大潮已經(jīng)席卷了各個(gè)行業(yè)，但是目前大部分中學(xué)教學(xué)檔案收錄的還是以紙質(zhì)檔案為主，音頻和視頻等數(shù)字化文件僅占一小部分。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對教學(xué)領(lǐng)域的滲透，加上特殊時(shí)期的影響，網(wǎng)絡(luò)教學(xué)，網(wǎng)絡(luò)課程，網(wǎng)絡(luò)考試等已經(jīng)成為新形態(tài)教學(xué)的一部分了。因此，學(xué)校也要充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理方面的基礎(chǔ)工作，加大教學(xué)檔案的信息化，數(shù)字化建設(shè)，擴(kuò)寬檔案收集類型，加快檔案收集效率。學(xué)校方面要加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，立足教學(xué)檔案的特性，設(shè)立一個(gè)獨(dú)立的現(xiàn)代化檔案管理室，從而更方便的對教學(xué)檔案進(jìn)行保存和管理。與此同時(shí)，學(xué)校還要研發(fā)符合學(xué)校實(shí)際情況的檔案管理系統(tǒng)，如學(xué)生成績管理系統(tǒng)、試卷管理系統(tǒng)、教學(xué)視頻管理系統(tǒng)等，這樣管理人員在檢索與查詢學(xué)校教學(xué)檔案時(shí)，才變得更加高效與準(zhǔn)確。此外，學(xué)校方面還要運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理的安全防護(hù)意識，提高檔案信息化體系的安全性能。進(jìn)行實(shí)時(shí)備份，這樣不僅杜絕了檔案信息的泄露、丟失等情況的出現(xiàn)，也便捷于學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的進(jìn)一步開展。

2.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平

與大學(xué)不同的是，目前大部分高中學(xué)校的檔案管理人員大多是兼職人員，或者非檔案管理專業(yè)人員。教學(xué)檔案管理工作多歸口與教學(xué)管理部門，兼職檔案管理員在完成自身工作的同時(shí)，兼職教學(xué)檔案的收集和整理工作。大部分中學(xué)的教學(xué)檔案管理員都沒有專業(yè)規(guī)范的檔案管理手段，也沒有科學(xué)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，多是憑借自己的理解進(jìn)行檔案管理。在實(shí)際歸檔和調(diào)取資料時(shí)無法達(dá)到預(yù)期的效果。因此，中學(xué)教學(xué)檔案管理員的業(yè)務(wù)水平亟待提高。這就需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案管理工作更加重視，加強(qiáng)對檔案管理員的培訓(xùn)，并順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，在傳統(tǒng)檔案管理培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案管理員的計(jì)算機(jī)水平，做到檔案專業(yè)知識、計(jì)算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及多媒體技術(shù)全方位掌握和交叉應(yīng)用。

2.4 善于利用，主動為教學(xué)提供檔案支持服務(wù)

建立教學(xué)檔案的目的不僅是為了保管好教學(xué)過程中形成的有價(jià)值的文件材料，更主要的是為宏觀的教學(xué)決策和微觀的教學(xué)管理及教學(xué)科研服務(wù)[3]。教學(xué)檔案管理不只是檔案管理員的工作，也需要學(xué)校其他各個(gè)部門的配合。檔案管理員需要隨時(shí)關(guān)注學(xué)校的各項(xiàng)教學(xué)活動，及時(shí)與相關(guān)部門聯(lián)系，催繳各類教學(xué)檔案資料。同時(shí)，也要積極主動的參加到學(xué)校的各項(xiàng)教學(xué)活動中去，不止等待收取材料，同時(shí)也要了解各項(xiàng)教學(xué)活動所需的參考資料，為學(xué)校的教學(xué)管理提供相應(yīng)的檔案材料支持，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的教學(xué)管理提供詳盡有效的參考數(shù)據(jù)和資料。學(xué)校也要支持教學(xué)檔案管理員的工作，對教師提出要求，支持檔案管理員的工作，協(xié)助檔案管理員收集教學(xué)相關(guān)資料，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)檔案管理工作健康有序有效的發(fā)展。

3 結(jié)束語

學(xué)校教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部分，我們要拋棄傳統(tǒng)的檔案管理觀念，學(xué)習(xí)社會上先進(jìn)的檔案管理思想，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況和社會發(fā)展動態(tài)，優(yōu)化和調(diào)整自身的管理手段，不但要做好教學(xué)檔案的收集工作，提高檔案的利用率，還要對平時(shí)教學(xué)檔案工作中的不足加以改進(jìn)。在各方的配合下，提升學(xué)校的教學(xué)檔案管理水平，以檔案促教學(xué)，充分體現(xiàn)教學(xué)檔案管理的價(jià)值，推進(jìn)學(xué)校教學(xué)科學(xué)健康的發(fā)展。