事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考

付 林

（濱州市沾化區(qū)下河鄉(xiāng)農(nóng)業(yè)綜合服務(wù)中心，山東 濱州 256600）

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的蓬勃發(fā)展，人事管理制度也持續(xù)深入改革，健全的人事檔案管理制度對事業(yè)單位工作質(zhì)量提升有著至關(guān)重要的作用。

1 人事檔案管理的價(jià)值

對于企業(yè)來說，他們所進(jìn)行的每一項(xiàng)投入都是為了實(shí)現(xiàn)利益最大化；人事檔案管理是價(jià)值為上，只有準(zhǔn)確了解該管理的價(jià)值，才能讓單位的管理高層重視人事檔案管理。

1.1 改善單位的人事結(jié)構(gòu)

事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容組成，一般包含了員工的學(xué)歷、身體健康狀況、政治面貌、工作經(jīng)歷、家庭基本信息等等。目前大部分事業(yè)單位或者機(jī)構(gòu)在招聘人才時(shí)，都會(huì)審核和檢查與之相關(guān)的檔案管理詳情。然而，為了保證單位在招聘時(shí)不失公正和準(zhǔn)確度，還需將單位自身的人事管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善和優(yōu)化。在管理過程中，管理系統(tǒng)能夠有效幫助其進(jìn)行檔案資料的了解和匯總編寫，將復(fù)雜的管理模式轉(zhuǎn)化為簡便的。除此之外，單位應(yīng)該結(jié)合自身工作人員位置的轉(zhuǎn)變，為其人事檔案管理進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)動(dòng)安排。在人事檔案管理中，若有素質(zhì)不高的工作人員，應(yīng)該對其進(jìn)行懲戒和清理，避免單位的運(yùn)營混亂。

1.2 提高單位內(nèi)部管制

目前大部分單位將內(nèi)部的財(cái)務(wù)、人事和工作調(diào)動(dòng)等方面內(nèi)容融合成一個(gè)大的體系，但是這樣的整合是否可以有效進(jìn)行還需要商榷。比如，事業(yè)單位是否可以正確實(shí)現(xiàn)其社會(huì)職能，這與單位人事管理規(guī)劃和制度的全面性和整體性有很大的關(guān)系。除此之外，事業(yè)單位的內(nèi)部管理重點(diǎn)是人員，若事業(yè)單位可以實(shí)時(shí)優(yōu)化和提高人事管理制度，那么對于人事管理能力和工作的成果都有很大的強(qiáng)化作用。因此，提高單位的內(nèi)部管理，就能夠提高工作人員的熱情和積極性。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的不足

2.1 對人事檔案管理有一定的忽視

人事檔案管理對于事業(yè)單位來講，不僅是工作組成部分還是維護(hù)其人才的關(guān)鍵方式。因此，要一直強(qiáng)化人事檔案的整個(gè)管理力度，才可以符合單位未來發(fā)展的方向和目標(biāo)。然而，目前有個(gè)別單位忽視人事檔案管理，將發(fā)展的目光和重點(diǎn)放在了業(yè)務(wù)上，沒有重視人事檔案管理對其產(chǎn)生的積極影響，這就對其發(fā)展產(chǎn)生一定程度的阻礙作用。同時(shí)，一些單位的高層自身對人事檔案管理的整體了解甚少，只是知道其管理工作的大概情況，對于實(shí)質(zhì)性的具體內(nèi)容缺少全面認(rèn)知，所以造成其管理工作效率低下，工作人員的態(tài)度不端正，管理質(zhì)量不佳。

2.2 人事檔案記錄不夠周詳

記錄太片面，不夠全面，這是個(gè)別單位人事檔案管理存在的問題，這不僅造成人事檔案的殘缺，也不利于檔案的提取和使用，對其管理和薪酬方面的工作開展有不良影響。除此之外，還有部分相關(guān)的管理人員在工作上比較敷衍，將一些不符合實(shí)際情況的資料錄入檔案，這就造成人事檔案失真的情況，不利于對單位員工的考核。

2.3 管理智能化落后

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，一般都是使用紙質(zhì)對單位工作人員的資料和信息進(jìn)行記錄管理，這在一定程度上阻礙了其管理的智能化和信息化。還有一部分單位雖然引進(jìn)了信息化的管理系統(tǒng)，但是由于很多檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了原有的管理方式，所以并沒有將信息化的管理落到實(shí)處。在需要記錄單位員工信息時(shí)，核心的數(shù)據(jù)資料依舊使用紙質(zhì)化的記錄方式；在需要提取相關(guān)資料時(shí)，不僅要在管理系統(tǒng)中進(jìn)行查找，還要在大量的紙質(zhì)文件中進(jìn)行查找，這樣的方式不但浪費(fèi)時(shí)間、精力，還降低了其工作的質(zhì)量和效率。

3 管理問題的解決辦法

3.1 提高對人事管理的重視

為了保證檔案管理工作的有效實(shí)施和開展，首先要轉(zhuǎn)換對管理工作的看法。單位的高層需要提高對人事管理的重視程度，這樣才可以加強(qiáng)其工作的效果和質(zhì)量，充分發(fā)揮出其管理的作用和價(jià)值。單位高層可以將其工作歸到日常工作內(nèi)容之中，再根據(jù)單位自身的實(shí)際情況來進(jìn)行具有針對性的優(yōu)化和改進(jìn)計(jì)劃，加強(qiáng)單位的全面管理力度，為單位的持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，還可以讓單位的每一位員工都意識到檔案管理的意義，創(chuàng)設(shè)良好的管理氛圍和環(huán)境。

3.2 強(qiáng)化檔案管理的有效性

人事檔案管理，工作重點(diǎn)在于將相關(guān)的人才資料信息進(jìn)行匯集和保存，將其作為管理的憑據(jù)，因此在檔案信息方面要具有實(shí)際實(shí)用性和全面性，這樣才可以實(shí)現(xiàn)其管理的意義和價(jià)值。檔案管理人員不僅要具備腳踏實(shí)地的管理思想，還要掌握單位員工的基本信息，及時(shí)整理員工的檔案信息，禁止檔案作假的情況出現(xiàn)，以此來強(qiáng)化其管理工作的有效性。除此之外，還要注意加強(qiáng)管理人員對檔案了解的全面性，從各個(gè)方面對員工的信息和資料進(jìn)行完善。如此一來，可以強(qiáng)化檔案的實(shí)際使用效果，為員工的考核提供比較可靠的參照。

3.3 促進(jìn)管理現(xiàn)代信息化發(fā)展

由于我國的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展迅速，所以其在各行各業(yè)的實(shí)際使用性都很強(qiáng)，所以在單位的人事檔案管理過程之中，也應(yīng)該加強(qiáng)對現(xiàn)代信息化的應(yīng)用。如此一來，不僅可以方便單位員工的資料提取，也節(jié)約了提取的時(shí)間。另外，在此過程中需要注意的是，要將此種管理方式行之有效地實(shí)施在檔案管理中，堅(jiān)決杜絕管理表面化的現(xiàn)象出現(xiàn)，還要保障信息的時(shí)效性。將信息進(jìn)行記錄后，要做好保密工作，設(shè)置相應(yīng)的查詢權(quán)限。

3.4 建立和強(qiáng)化管理人才團(tuán)隊(duì)

檔案管理人員的專業(yè)能力很大程度上決定著其管理的效果和質(zhì)量，因此單位需要建立和強(qiáng)化管理人才團(tuán)隊(duì)，不斷強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)的專業(yè)素養(yǎng)和管理水平，使他們可以在其職位上發(fā)光發(fā)熱，為單位的發(fā)展和進(jìn)步提供堅(jiān)實(shí)的力量。在錄用相關(guān)管理人員的過程中，也可以提高對人才專業(yè)能力的選擇，讓他們將自己合理的管理思想和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，落實(shí)到單位的檔案管理之中。在檔案之中，會(huì)涉及單位員工的很多隱私資料和信息，所以其管理人員的素質(zhì)比較高。在進(jìn)行信息收集的時(shí)候，要求管理人員注意和單位員工的溝通方式。

3.5 對管理制度予以進(jìn)一步優(yōu)化

在事業(yè)單位進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理過程中，需要進(jìn)一步對人事檔案管理制度進(jìn)行有效的優(yōu)化，傳統(tǒng)的檔案管理制度往往在具體的應(yīng)用過程中已經(jīng)無法與創(chuàng)新時(shí)代的發(fā)展特征相符合。因此，相應(yīng)的事業(yè)單位需要充分對當(dāng)前單位自身的發(fā)展特性以及單位人力資源自身所擁有的特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)的探究，并以此對相應(yīng)的管理制度進(jìn)行有效的制定，使整體管理制度能夠深入人事檔案管理的諸多角度，使相應(yīng)的檔案管理工作得以有效細(xì)化。由此，使檔案管理在發(fā)展過程中所擁有的管理制度得以進(jìn)一步健全。此外，在建立優(yōu)質(zhì)的檔案管理制度時(shí)，需要進(jìn)一步對整體檔案管理的考核激勵(lì)機(jī)制予以有效確立，進(jìn)而以考核與激勵(lì)的手段促進(jìn)檔案管理人員端正工作態(tài)度，并且將相應(yīng)的檔案管理責(zé)任落實(shí)到人，使事業(yè)單位檔案管理的綜合效率得以大幅度提升。

4 結(jié)束語

健全、完善的人事檔案管理制度，對事業(yè)單位工作的開展有著重要的作用。完善的人事檔案管理工作能提高事業(yè)單位工作的工作水準(zhǔn)，發(fā)掘工作的潛在力量進(jìn)而保證工作效率。