論科學管理檔案的重要性

李彥秋

（達州職業技術學院，四川 達州 635001）

1 做好檔案管理工作的重要意義

做好檔案管理工作一個社會健康發展的需要，檔案管理工作是社會發展的重要的部門，是提高社會發展工作效率，維護社會歷史真實性的一項重要作用。如何科學規范的管理檔案，是衡量一個單位是否科學高效、正規管理的重要尺度。科學的管理檔案、科學的利用檔案就證明這個單位能夠為科學發展提供一手真實的資料，單位作出的研究是經過科學分析、能夠揚長避短、制定出合理合規的政策法規。在現階段我國經濟全面發展的大背景下，認真做好檔案管理工作，不斷探索新的檔案管理手段，不斷的規范檔案管理觀念，以期能夠更規范、合理的制定各項政策，能促進社會經濟全面發展。

檔案是伴隨著人類文明的產生而產生的，是人類文明的記錄和見證，是維護歷史的真實性的偉大事業，檔案在人類社會生活中有著不可磨滅的作用，人們通過對檔案的研究可以讓我們在工作中不走彎路。

2 檔案的價值

從檔案社會的要求來看，檔案的價值就是用于記錄和查閱，讓人們利用的價值，檔案是記錄最真實的社會生活，就最原始、最可靠、最真實的依據，綜合來說，檔案的價值一般有以下幾個方面。

1）檔案的真實歷史記錄。檔案的作用就是記錄最真實的社會活動，它是歷史發展的見證者，它具有最公平、客觀、準確地記錄著當時社會發展的真實情況，它通過文字、圖表、圖案以及現在更高級別的電子檔案作為載體，都是用于記錄當時的社會情況。

2）檔案的利用價值。檔案的利用多種多面，可以說和我們生活息息相關，例如我們常常遇到的人事、會計、基建等都需要相應的檔案資料作為支撐。（1）人事檔案的利用價值。人事檔案是記錄著我們每一個人的經歷、政治面貌、品德等個人情況的文件材料。人事檔案起著憑證、依據和參考的作用，在我們每一個人的轉正定級、職稱申報、醫療保險、子女教育、養老保險等相關證明時，都需要使用人事檔案。如果本人的人事檔案丟失會影響到入黨、升學等，成人后影響自己的評定職稱、考研政審、勞動保險及日后的離退休手續辦理，如果有出國的情況，人事檔案丟失，更加會影響到自己出國留學。如果有考公務員人事檔案更是重中之重，檔案必須保管好。這里可以看出，人事檔案從我們出生、上學、畢業、工作等都有直接的關聯。（2）會計檔案的利用價值。會計檔案是國家檔案的重要組成部分，更是各個單位的重要檔案，它是一個單位經濟活動的真實記錄和反映，通過查閱會計檔案，我們可以了解本單位的每項經濟業務的來龍去脈；可以真實的反映本單位經濟活動是否遵守財經紀律，在財務活動中，每一項會計記錄都是當下經濟活動的生動記錄和客觀寫照。一個單位對本單位的會計檔案重視程度也反映了該單位是否要求嚴格，是否履行了廉政自律。（3）基建檔案的利用價值。基建檔案是在基建過程中形成的對單位有保存價值的文字、圖片、聲響等各種載體的文件材料，是真實反映基建活動的材料，它是項目工程建設和竣工時驗收的必要條件，也為以后工程的投入生產后運行、檢修、擴建等提供原始的可支撐材料，如果基建檔案不齊全、不規范、相關材料不準備就為后續一系列工作帶來很大的麻煩。第一，基建檔案利用好可以實現可持續發展。基建工程一般歷時很久，涉及的單位和人員也很多，而基建檔案作為工程的第一手資料，為建筑工程的施工、設備的維修、技術的改進等都有著重大的作用。第二，基建檔案利用好可以提高工程質量，因為基建檔案是真實的基建工程一手資料，一個標準規范的基建檔案可以更好地為工程提供各種參考，工程人員可以通過查閱基建檔案來提高工程效率，更高效的施工。第三，利用好基建檔案能夠保證工程創先爭優。一個好的基建工作要竣工，常常是離不開支撐它的基建檔案，只有基建檔案齊全、規范才能為竣工驗收提供最準確的資料，才能為工程優質化提供幫助。

3 檔案管理工作的難點

1）對檔案工作的重要性認識不夠。由于長期人們對檔案的不重視，覺得檔案可有可無，再加上很多的部門負責人覺得檔案工作也不重要，這些就導致很多檔案工作人員在工作中也對檔案不重視，在工作中有時會缺乏一些業務素質，對待前來查詢檔案的同志也缺乏耐心，工作得過且過，對業務也缺乏上進心和樂于奉獻的精神。缺乏良好的職業道德，缺乏工作中良好的辦事工作態度，又缺乏樂于奉獻的工作精神，在工作中遇到難點也不想去想辦理處理。

2）檔案基礎設施配套不夠。由于對檔案的重要性認識不夠，一些單位的領導也檔案工作的投入也不強，檔案工作的一些基礎設備沒有，比如：基本的檔案柜、溫濕度計、檔案室、庫房建立不規范等。其次，一些單位檔案工作人員配置也不夠，檔案工作人員進一步業務培訓很少。這些都大大的制約了檔案的發展。

4 做好檔案管理工作的幾個方面

1）制定科學規范的制度。沒有制度不成方圓，要科學的檔案管理，就必須制定出科學的制度。檔案要科學規范的發展，依法管理檔案是基礎，法治化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。要科學規范的管理檔案，就要根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》等國家相關政策法規，因地制宜的制定出適合本單位的檔案管理辦法，利用科學化、制度化來管理檔案。而且隨著社會的發展，檔案事業的發展最終也是必須走上依法治檔的道路，只有這樣才能讓檔案更好的服務社會、發揮出它應有的作用。

2）建立一系列檔案獎勵機制。要把檔案管理好、檔案工作更進一步最關鍵的還是人，所有在科學發展的指導下，各單位的領導應該以人為本、除了制定規范檔案管理的制度之外，還應該創立一些檔案獎勵機制。最大限度地激發檔案工作人員的積極性和業務主動性。在平時工作中，大家形成良好的工作作風、積極進取的工作思想，激發檔案人員最大的工作熱情。

3）實現科學檔案管理同現代技術相結合。隨著社會的發展、科學技術的進一步加強，檔案信息化是必然的，而檔案管理人員在隨著信息進一步發展的過程中如何把握機遇、接受挑戰也是很重要的。隨著社會的發展檔案管理工作不是以前的單一保管紙質檔案就算完成，現在檔案載體豐富，紙質、音響、錄像、聲頻、視頻等各類新型檔案越來越多，檔案工作是一項專業性很強的工作，要求檔案管理人員既要有基本的檔案管理者應具備服務意識，又要與時俱進掌握現代化科學技術。

檔案工作是一個國家興旺發展的重要標志，也是一個國家記錄歷史的重要依據，在現階段，只有認識到檔案的重要性，不斷科學規范檔案、科學管理檔案才能最大化的讓檔案工作適應新的環境。也只能這樣才能發揮出檔案最大的作用。