事業(yè)單位檔案管理工作深化改革的措施

肖璐璐

（海倫市衛(wèi)生健康宣傳服務(wù)中心，黑龍江 海倫 152300）

檔案在事業(yè)單位管理體系中占有重要的地位，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)發(fā)揮信息化檔案資源的實(shí)用價(jià)值，著力發(fā)揮專業(yè)檔案管理人員的重要作用，優(yōu)化檔案管理工作制度規(guī)范，基于檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題提出改革路徑，發(fā)揮檔案資源的實(shí)用價(jià)值，達(dá)到高效、科學(xué)、系統(tǒng)化的開(kāi)展檔案管理工作的目標(biāo)。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的問(wèn)題

1）檔案管理方式陳舊。目前，事業(yè)單位檔案管理還主要以質(zhì)紙檔案管理為主，檔案管理具有人工化特征，傳統(tǒng)的檔案管理方式與現(xiàn)代化的辦公手段不適應(yīng)，不足以發(fā)揮檔案的實(shí)用價(jià)值。事業(yè)單位檔案管理工作的方式較為固定，檔案管理制度傳統(tǒng)，檔案管理工作的效率較低，檔案管理工作中的失誤概率較高，一些事業(yè)單位存在著檔案信息泄露和丟失的較高風(fēng)險(xiǎn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式往往存在較大問(wèn)題。

2）檔案管理設(shè)施落后。信息化時(shí)代需要構(gòu)建高質(zhì)量、高效率、高水平的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。有些事業(yè)單位檔案管理缺乏專業(yè)的庫(kù)房，沒(méi)能基于檔案管理信息化引進(jìn)專業(yè)的檔案管理設(shè)備。一方面，紙質(zhì)檔案未能全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，紙質(zhì)檔案掃描水平較低，檔案管理工作仍使用陳舊的展柜。另一方面，事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)速度較慢，檔案管理軟件更新不足，檔案管理工作缺乏智能化的技術(shù)手段，不足以提高檔案的使用效率。而且，事業(yè)單位檔案管理的防護(hù)設(shè)備不足，缺乏安全防控系統(tǒng)，現(xiàn)有的檔案信息化安全防護(hù)能力較低，不足以有效應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)傳遞共享檔案的現(xiàn)實(shí)工作需要。

3）管理人員素質(zhì)較低。事業(yè)單位檔案管理工作落后，檔案管理改革的步伐較慢，主要原因在于缺乏專業(yè)的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，檔案管理人員的工作能力有限，檔案管理缺乏必要的部分配合機(jī)制，相關(guān)從業(yè)人員難以適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理工作的需要。首先，事業(yè)單位缺乏先進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理方式方法較為僵化。其次，事業(yè)單位檔案資源浪費(fèi)嚴(yán)重，檔案管理人員不熟悉新型的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)方式，檔案管理專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)不足，難以滿足新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)的需要。

2 事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化路徑

1）建立專業(yè)人才隊(duì)伍。事業(yè)單位還要積極采用多種方式打造現(xiàn)代化的檔案管理工作隊(duì)伍，著力提高檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)。首先，事業(yè)單位檔案應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案管理工作方式，基于現(xiàn)代化的檔案管理工作需要配置專業(yè)的檔案管理人才，積極優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)，按照信息化、智能化檔案管理的需要配置專業(yè)技術(shù)人才，通過(guò)特殊人才引進(jìn)、人才招聘、人才交流的方式充分檔案管理工作隊(duì)伍。其次，大力的培訓(xùn)現(xiàn)有的檔案管理人員，積極的組織開(kāi)展專題性、長(zhǎng)期性或創(chuàng)新性的培訓(xùn)活動(dòng)，根據(jù)檔案員的發(fā)展需要與本職工作開(kāi)展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的工作效能。第三，還要完善人才交流機(jī)制，依托為事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理軟件開(kāi)發(fā)的單位或企業(yè)進(jìn)行人才委托培養(yǎng)，強(qiáng)調(diào)通過(guò)專業(yè)的技術(shù)人員指導(dǎo)，服務(wù)團(tuán)隊(duì)的介入，提高檔案管理人才配置水平。

2）強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。事業(yè)單位為了滿足新時(shí)代檔案管理與使用的需要，還要提高檔案管理專業(yè)設(shè)施水平，著力加強(qiáng)信息技術(shù)與資金的投入。首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，給檔案管理人員提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作環(huán)境，著力滿足信息化時(shí)代檔案管理必要的設(shè)施設(shè)備，大力強(qiáng)化信息基礎(chǔ)建設(shè)工作。其次，還要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展需要大力引進(jìn)電子信息技術(shù)設(shè)備，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、電子簽到系統(tǒng)、監(jiān)管系統(tǒng)的配置，盡可能的成立專職檔案管理中心，形成一個(gè)更加統(tǒng)一的廣闊的檔案管理工作環(huán)境。第三，發(fā)揮各部門(mén)的配合作用，積極完善檔案管理存儲(chǔ)利用機(jī)制，大力提高檔案的保存效率，從而達(dá)到提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和效率的目標(biāo)。事業(yè)單位必須加大檔案管理資金的投入，強(qiáng)調(diào)擬定充分的檔案管理設(shè)施設(shè)備的更新計(jì)劃，積極的爭(zhēng)取財(cái)政資金的支持，從而加強(qiáng)檔案管理設(shè)備的配置水平，提高檔案管理設(shè)備配置有效性。

3）充分保障檔案安全。檔案管理工作還要把重點(diǎn)放在保證檔案安全方面，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)基于信息化的檔案管理工作理念完善檔案管理的監(jiān)管機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理安全防控，保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性和完整性。首先，進(jìn)一步修訂事業(yè)單位檔案管理工作的制度，強(qiáng)調(diào)采用科學(xué)的模式保證檔案管理的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的程序，明確檔案管理安全責(zé)任制度，提高檔案數(shù)據(jù)信息的備份水平。其次，大力的研發(fā)符合事業(yè)單位需要的檔案管理工作系統(tǒng)，積極的建設(shè)和引進(jìn)檔案管理防盜系統(tǒng)，按照分類存儲(chǔ)的方式進(jìn)行檔案管理，從而達(dá)到提高檔案管理工作效率和質(zhì)量的目標(biāo)。第三，還要采用現(xiàn)代與傳統(tǒng)相結(jié)合的方式，重視優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)信息備份管理的工作方式，大力保證檔案數(shù)據(jù)信息完整性，從而發(fā)揮檔案資源的實(shí)用價(jià)值，達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量目標(biāo)。

4）構(gòu)建專業(yè)重平臺(tái)。事業(yè)單位還要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)構(gòu)建專業(yè)的檔案管理平臺(tái)，強(qiáng)調(diào)采用一體化的方式提高檔案管理的整體效率。現(xiàn)代檔案管理平臺(tái)需要面向移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)調(diào)發(fā)揮多媒體在檔案管理中的積極作用。首先，開(kāi)發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)站與APP的緊密結(jié)合，構(gòu)建專業(yè)的檔案存儲(chǔ)使用系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化，讓員工積極地參與到檔案管理實(shí)踐當(dāng)中。其次，加強(qiáng)檔案管理權(quán)限設(shè)備，不僅要明確各級(jí)檔案管理人員的工作權(quán)限，優(yōu)化檔案管理的級(jí)別設(shè)置，這樣才能有效提高的使用質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化控制。第三，檔案管理信息平臺(tái)應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)發(fā)揮信息庫(kù)的作用，強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)檔案管理數(shù)據(jù)信息的深度管理，積極的分析檔案數(shù)據(jù)信息的實(shí)用價(jià)值，從而達(dá)到構(gòu)建科學(xué)化、智能化檔案管理體系的目標(biāo)。

5）完善工作評(píng)價(jià)機(jī)制。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高檔案管理評(píng)價(jià)的科學(xué)性，注重建立完善的獎(jiǎng)懲制度，優(yōu)化檔案管理工作的評(píng)價(jià)機(jī)制在，從而達(dá)到提高檔案管理工作效率的目標(biāo)。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)保證檔案管理工作的規(guī)范性，掌握員工的工作動(dòng)態(tài)，激發(fā)員工的工作動(dòng)力，從而達(dá)到提高檔案管理工作效率與質(zhì)量的目標(biāo)。完善檔案管理評(píng)價(jià)機(jī)制，建立檔案管理的獎(jiǎng)懲制度，主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行積極的評(píng)價(jià)，指出檔案管理人員的問(wèn)題，明確優(yōu)化改進(jìn)的方式，從而提高檔案員管理創(chuàng)新的水平。第三，應(yīng)當(dāng)建立有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，強(qiáng)調(diào)完善檔案管理的激勵(lì)機(jī)制，從而提升檔案管理的整體質(zhì)量。應(yīng)當(dāng)通過(guò)職稱等制度提高檔案管理員的奉獻(xiàn)意識(shí)，促進(jìn)檔案管理員積極的研究檔案管理中的新課程，達(dá)到以全面提高檔案管理制度，消除檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，滿足檔案管理需要的目標(biāo)。事業(yè)單位還要從整體上評(píng)估檔案管理的問(wèn)題，按照質(zhì)量管理的方式加強(qiáng)檔案管理建設(shè)效率的審核，從而指出檔案管理人員能力提升的著眼點(diǎn)，滿足新時(shí)代檔案管理工作的需要。

3 結(jié)論

事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有深化改革的意識(shí)，強(qiáng)調(diào)從事業(yè)單位改革的基本理念出發(fā)，創(chuàng)新檔案管理工作的方式，優(yōu)化檔案管理的體系，著力加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人才配置，從而達(dá)到提高檔案管理工作質(zhì)量的目標(biāo)。新時(shí)代還要優(yōu)化檔案管理的方式，達(dá)到系統(tǒng)化的開(kāi)展檔案管理的目標(biāo)。