醫院重大建設項目檔案管理的思考與建議

李紅艷

（濱州醫學院煙臺附屬醫院，山東 煙臺 264100）

1 醫院重大建設項目檔案的作用

醫院重大建設項目是“民心工程”，也是“實事工程”，項目建成旨在千萬百姓身心健康服務，關乎百姓切身利益。建設項目檔案記錄了工程項目從立項、建設到驗收的整個過程，不僅檔案數量龐大，檔案的質量要求也相對較高，項目檔案資料真實性、齊全性、及時性反映醫院檔案管理的水平，真實、齊全的項目檔案資料為醫療行業項目建設提供有價值的參考，促進社會民生項目的有序發展。

醫院重大建設項目檔案記載了建筑物最原始、真實的情況，一方面是對建筑物歷史的記錄，是一種可以為日后工作提供依據的見證。有利于后期裝修改擴建等項目建設，是領導層決策合理性、科學性的有力保障[1]。為醫院整體布局規劃、再建設等提供十分必要的基礎依據。另一方面，醫院重大建設項目檔案的建立和管理能夠有效保存醫院區域信息，對醫院的整體建設發展，以及地方醫療事業的長足進步有著重要意義。

2 規范醫院重大建設項目檔案的具體要求

2.1 建設項目檔案收集

明確建設項目檔案資料收集范圍，主要是項目建設過程中的所有資料，包含立項文件、建設用地及拆遷文件、勘察設計文件、招投標文件、開工審批文件、施工驗收文件、監理文件、竣工圖、工程竣工驗收文件等各類批文、會議紀要、證書，合同、圖紙、報告等。

2.2 建設項目檔案整理

建設檔案的整理的基本原則應是遵循形成規律，保持有機聯系，便于保管利用。應體現以下要求：一是將重大建設項目檔案單獨予以管理，在類屬上屬專門檔案；二是重大項目檔案類內以項目為整理的基本單位；三是項目內建設文件按屬類分別組卷，證書、合同、文件類的按問題或保管期限組卷，建設圖紙單獨組卷；四是建設項目檔案保管期限適當延長；五是建設項目形成兩套檔案：歸檔卷（原件）待建設項目驗收投入使用后上交當地檔案館，備案卷（復印件）存入本單位綜合檔案室。

2.3 建設項目流向與保管

建設單位對項目檔案工作負總責，業務方面由上級主管單位進行指導，同時接受檔案行政管理部門的監督，管理方面，實行制度和標準一致下的統一管理。醫院檔案管理部門設專人保管基建檔案，項目立項之前應向當地檔案主管部門報備建設項目，建立項目檔案管理相關制度，編制檔案檢索工具，明確建設項目檔案收集、整理、移交的要求與時限等具體事項，在醫院新建設工程主體投入使用后一次性將建設項目中涉及的檔案資料移交至當地檔案管理部門。

2.4 建設項目檔案利用

醫院建設項目檔案與文書、財務等檔案同樣管理，原則上不向社會開放。需要提供利用，按照檔案借閱手續辦理。

3 醫院重大建設項目檔案存在的問題

1）工程建設項目檔案是建設單位和各參建單位共同形成的整個工程建設的真實記錄，是印證工程建設全過程的原始憑證[2]。項目建設前，參建各方的管理人員和工作人員對項目中涉及資料沒有充分預估，因此沒有檔案建設的意識，在后期的檔案收集過程中，同樣重視不足，檔案管理組織架構不健全，分工不細；在建設施工中重施工、趕工期，忽略了檔案資料的收集工作，在項目結束后，對檔案資料的整理和移交存在應付了事的情況，在醫院的管理系統中，并沒有將建設項目檔案相關工作納入其中，使建設項目檔案的資料收集工作障礙重重，受到嚴重影響。

2）醫院建設檔案管理制度不健全，在很多方面沒有形成統一的制度和標準，比如在歸檔范圍方面，需要歸檔的資料范圍不明確，建設資料散失在各個發包單位或項目建設方；在歸檔時間方面，建設方為了趕工期，犧牲資料整理時間；在檔案權屬方面，建設方將建設資料據為己有；建設方不配合檔案管理人員進行及時、全面的檔案收集工作，檔案管理相關工作常陷入被動局面，進而導致收集的檔案資料存在不齊全、不完整、不及時等各類問題，使醫院檔案資產于無形中流失。

3）醫院建設過程中，涉及的部門和人員復雜，存在諸多影響檔案建立的因素，諸如任務重、建設人員流動大、項目管理人員不固定，且多數的檔案管理專業水平薄弱；建設項目檔案內容多、分散，收集難度大；部分工作人員責任心淡薄，在建設資料的審核過程中存在不嚴謹現象，導致原始記錄不準確，不能保證建設工作的真實過程被有效記載，易造成難以挽回的經濟和社會損失。

4 提高醫院重大建設項目檔案工作水平的建議

4.1 大力宣貫，提高人員檔案意識

加強領導、宣傳力度，牢固樹立檔案意識。建設項目檔案管理工作是一項長期性、復雜性的工作，需要發動所有參與者的積極性[3]。通過定期組織經驗匯報、講座、經驗交流等，提高管理人員的檔案管理意識和水平，尤其是醫院領導的檔案意識，從根本上改變檔案工作可有可無的思想。通過領導的高度重視，實現從上到下全員檔案意識的建立，從而為檔案工作的順利開展和實現提供重要保障。在醫院日常工作中，應把檔案管理相關工作提升至重要議事日程中，在醫院開展建設項目的同時，啟動和規劃檔案工作；在項目建設過程中，定期召開例會，加上檔案資料收集、整理的議題，確保檔案工作得到有效保證和及時開展，形成良好的檔案管理環境，提高檔案管理在建設項目中的地位。同時，在建設項目開展初期，要做好檔案管理的前期準備工作，包括確定人員、資料保管場所、檔案管理制度等，為日后檔案管理工作的開展提供良好的基礎。

4.2 健全制度，強化管理措施

建立工程檔案管理責任制，明確檔案管理責任人，設置專門的檔案管理工作人員，負責工程檔案的收集、整理、歸檔、鑒定、保管、利用等工作。暢通多方檔案管理人員溝通聯絡渠道，使工程建設相關方之間能夠順利、及時得進行溝通和反饋，從而確保工程建設各個環節檔案管理工作的順利開展。另外，由于醫院工程項目建設與其他建筑建設不同，具有一定的特殊性，在檔案文件管理方面，應當統籌規范文件格式、文件整理及歸檔保存等制度，保證檔案的準確性和可靠性。

4.3 完善措施，促進檔案信息化發展

實現建設項目檔案的信息化，建設項目數量大、種類多，在整理過程中可以充分利用計算機、數據庫和云計算等現代化手段，加強醫院建設項目檔案管理信息化建設，使醫院工程檔案管理中存在的問題得到高效解決，提高醫院建設工程項目的檔案管理整體水平。