數字化檔案開放鑒定工作的實踐與思考

韓瑛蕾

（青島市城陽區海洋發展局，山東 青島 266000）

隨著我國經濟的發展，市場競爭速度逐漸加快。為有效的穩定市場和諧穩定的局面，國家單位必須制定有效的政策，并針對社會發展的各個方面調查分析，組織人員參與實踐，落實政務工作的方案。各區域政府單位所管轄的檔案館主要就是負責將本地的政務信息有效存儲和館藏，從而確保政務工作有可探查和對照的依據，為相關政務工作作出合理性評價。然而隨著時代變化，政務工作量逐漸擴大，且因為開展政務工作的人員活動變得復雜，從而需要檔案館全方位的考量政務信息，不能再按照傳統的工作模式整理檔案，而應保持敏銳的分析能力，對政務信息的各部分內容妥善處理和梳理出工作環節，使檔案變得真實可靠。數字化的引入滿足了這一條件，能幫檔案工作人員匹配檢索和數據分析功能，更快的將錯誤和有漏洞的信息內容排除，提升工作效率，從而消除單純對接檔案資料的弊端。現如今，數字化檔案在鑒定方面有著一定效果,開放鑒定工作具有信息共享和實時傳達的功能，越來越受到重視。而當前的開放鑒定工作卻仍然存在大量問題，必須予以解決。

1 數字化檔案開放鑒定工作實踐過程存在的不足

1.1 檔案開放鑒定時機比較單一滯后

雖然數字化檔案將傳統鑒定工作中的納入檔案的形成、進館以及歸檔等流程能夠技術化的展現，使工作人員快速的處理，從而解決了以往分工不明確、人員調配困難的問題。但是數字化檔案在存檔和建立數據庫的過程中同樣需要專業人員進行處理，而且要根據檔案進館的時間及時更正和補充，并將大量的檔案以一定清晰的網格狀態呈現出來，從而能夠快速的開展鑒定工作。由于檔案鑒定并沒有納入這一流程，往往是人員建立了檔案數據庫許久再被要求開始鑒定，而且雖然開放鑒定需要工作人員將所有實時的政務信息都處理，但是這些政務信息與實際的聯系層次和重要性有一個標準，因而需要工作人員以一定的順序展開鑒定。因此工作人員必須找到先鑒定的政務信息，再以此類推。即便工作人員之前已經將政務信息分類存儲了，但是由于兩個問題，造成工作人員的鑒定開放工作相對滯后。

一是工作人員欠缺對各政務信息的人力調查和分析，對各歸檔信息并不熟悉，在分類和整理時沒有建立較為清晰的調配數據，在鑒定時需要花大量時間重新摸索。二是由于政務信息數量太多，且歸檔時間不一，而鑒定的時間又相對較晚，從而導致一些信息在沒有鑒定之前就被銷毀，使信息之間的序列性出現了缺口。雖然數字化檔案不像紙質檔案需要銷毀紙質材料，但是數字化設備的存儲量同樣會影響著操作速度的質量，從而在一定時間內不予保留[1]。盡管數字化檔案能夠借助搜素和修復工具將丟失的數據重新找回，但卻不夠完整，難以成為可行性的依據。同樣，雖然數字化檔案館可以利用數據的特性，在鑒定的日期傳輸實時的數據，但是由于政務信息的內容不一，有的政務信息在數字化處理鑒定中較快，有的卻因為數據量較大因而鑒定較慢，從而造成本該第一順序鑒定的內容卻因為數據量較大而耗時較久，而解決這一問題就必須提前將這相對重要的鑒定信息通知檔案館，但是大多數單位人員并沒有提前通知檔案館人員。

1.2 檔案鑒定人員不足，難具備專業化水平

由于開放鑒定工作量日益增加，所需的鑒定人員也需要增加，而且必須具備數字化應用的專業水平。由于館藏到期檔案數量不斷增多，更提出了新要求。雖然各級檔案館不斷加強檔案資源體系建設，能提升效率，但是每年到期需鑒定的檔案內容也在逐年增加，增加了復雜性，導致檔案開放鑒定的數字化應用模塊不斷增加。隨著時代的變化，開放鑒定的內容也在拓展，不但要鑒定原有的內容，還要鑒定政務信息內容各部分的合理性以及人員在活動中的情況是否精確，因而需要相關人員搜集和查閱有關政務信息開展全過程的價值內容，不再是單純的拿到部門人員所給的信息進行鑒定。尤其是區縣檔案館館藏量大，檔案內容涉及面廣、專業性強，開放鑒定工作需要專人負責。但目前大部分區縣檔案館都未設置開放鑒定科室，缺少專職人員。雖然數字化檔案相比于紙質檔案效率更快，但是很多檔案館由于編制的限制,專業工作人員本來就少，在接到開放鑒定的通知后帶有個人的主觀性，拖延處理和排列政務信息的工作，導致依然缺乏工作的實效性。

1.3 不夠規范到位檔案開放鑒定標識

目前許多檔案館因為缺乏和單位人員就政務形成的情況交流溝通，缺少挖掘與政務信息相關資料的意識。這也就造成很多政務資料陷入同一種標準鑒定的困境，大多數部門單位將政務信息傳達給檔案館后，檔案館開放鑒定就意味著需要公開透明，但是公開透明并不等于公布，并不能完全將機密內容共享和傳遞。但是檔案館人員沒有梳理清楚，導致許多檔案內容僅僅是單一的采用了文獻標識，卻沒有圍繞著政務信息的價值資料確定政務信息的等級和可追溯的部門單位，因此在標識中并沒有將所屬單位和明確的政務工作網站等元素引入，也沒有建立相關部門單位新聞的超鏈接，僅僅是將政務信息鑒定完成，這就造成很多可以查閱檔案的人員又將檔案重新傳輸到其它地方，促使部門單位的權利受到了損害。一般來說，檔案鑒定必須要將所有權這一要素確定，不能單純鑒定完就丟到一邊，由于數字化檔案借助網絡技術傳播更快且覆蓋面更廣，更需要注重合法權利的保護，必須健全和完善檔案開放鑒定的防護體系。由于這一塊法律和制度并沒有明確而規范的提出，也沒有形成一定的公知行為，因而絕不能忽視。

1.4 檔案數字化作用發揮不夠，開放工作效率較低

從一些檔案館應用數字化平臺的過程來看，欠缺對數字化平臺的更新和養護，導致很多數字平臺根本難以支持大量檔案的鑒定工作。有的數字化平臺質量差，造成接收數據和處理分析較慢，一旦業務量加大，就會導致卡頓的問題，延誤工作時間。有些數字化平臺在處理數據的功能上有著缺失，工作人員開展鑒定后面臨檔案題名三要素缺失和會議記錄議題不全等重要問題，往往還需要自行錄入，從而耽誤了時間。許多區縣檔案館并沒有真正投入固定成本在數字化檔案的制定工作上。

2 數字化檔案開放鑒定工作的具體策略

2.1 制定切實可行的工作標準，使政務工作與檔案無縫對接

開放數字化鑒定工作絕不僅僅是讓檔案館按部就班的鑒定內容，而應該讓檔案館具備開放的素養。主管部門應當提前將數字化檔案鑒定的標準和形式制定，督促檔案館的內部完善數字化檔案資源整合和人員調配的組織形式，同時對每一階段所需鑒定的內容都應具備審慎的意識，以嚴謹、科學的態度對數字化鑒定應具備的各要素明確，同時對鑒定應達成的效果和目標理解，能夠建立標準評估體系，應該以序列和全面性的標準對相關的檔案信息進行思維上的補充和更正，從而能懂得利用數字化工具匹配其它資源核對和查驗，為最終的鑒定結果提供更多可視化依據。因而，相關上級單位應該以科學預案的方式將這一整套的行為文化標準設計出來，讓檔案館的工作人員接受培訓，對他們的專業能力和綜合素養提出要求，并且對數字化鑒定的結果與人員的獎懲掛鉤，從而杜絕人員的隨意性。同時對數字化檔案技術引入的標準和投入成本的規劃，必須督促檔案館準確的執行，將開放鑒定工作落到實處。

部門單位必須明確宏觀調控的意識：首先，政務信息在傳達至檔案館時，需聯絡檔案館主管人員立即安排人手進行鑒定。盡管數字化鑒定工作產生了效果，但是如果僅僅在內部封閉式的鑒定，隨即將衍生的結果傳達和反饋，無法保證政務工作的信息正確性是公開透明的[2]。為推進政務工作一體化的窗口機制，檔案館同樣應該負有開放的屬性，將工作的流程落到實處，從而使政府單位的公信力增強。目前在檔案館內部并沒有主動開放檔案鑒定工作的意識，大部分工作人員為了降低工作難度，反而更傾向于將鑒定工作停留在封閉的狀態，不愿意開放和共享。而在政府單位方面又只能受限于一些國家政策，無法對開放鑒定工作提出更高要求。開放檔案本身就有著限制，必須是各級國家檔案館保存期限滿足了30年這一條件，才能予以開放，而且開放的主體只能是國家檔案館。在這種情況下，很多地方檔案館根本沒有權利開放檔案，也就無法將鑒定工作開放。因而，相關工作單位必須申請上級政府，對這一真實情況反映，并且尋找解決方法。其次，數字化檔案又有著無法比擬紙質檔案的缺點，那便是數字化檔案要開放主要是借助數字化平臺傳輸和共享，但是數字化平臺數據同樣有泄露的風險，在開放鑒定的過程中容易因為數據較多而操作不當，因而產生保密信息流失的結果[3]。因此在數字化檔案開放鑒定的范圍標定下，數字化檔案同樣需要開放某一部分，再陸續開放其他部分，從而保證數據傳輸的可操作性，同樣能及時對信息傳達過程檢驗。主管單位應該對檔案館人員的細節流程制定，也需具備數字化檔案鑒定的技能，從而能模擬出大量鑒定信息傳輸的流程，示范性的建設數字化檔案實驗基地，親自開發周期帶檔案館的人員進入探討和交流成果。最后，雖然數字化檔案接收較快且分析和鑒定速度較平穩，能夠在政務信息20個工作日之內開放和公開，但是由于檔案館的工作模式并未有效改進，檔案工作人員只是被動的將信息導入數字化設備開展鑒定，并沒有對信息準確的分析，從而在鑒定中缺乏多元角度的思維，依賴于技術鑒定，因而往往等到鑒定結果出來再予以開放，鑒定過程中卻并不進行判斷。當有些檔案牽扯到國家人員利益時，往往在這個過程中被相關人員重新調配和歸檔，控制起來利用，導致數字化鑒定雖然是開放了，但是開放鑒定的內容并不健全和完備，失去了合理性和科學性。大部分工作人員本身缺乏開放意識，也沒有意識到開放鑒定的重要性，從而對相關人員的做法不置可否，甚至于在數字化鑒定時隨意的挑選幾份內容鑒定，停留在形式化階段，并沒有真正的落實檔案鑒定開放工作。這些問題都導致檔案開放鑒定的結果與開放透明的政務目標脫軌，難以真正實現目標價值。必須將檔案鑒定全方位的開放特征打造出來，相關人員必須對所有參與傳達政務信息人員的素質進行提升，而且必須保證整套流程中不能有外人私自妨礙檔案鑒定流程，制定政策條例對這些行為作出規劃。

2.2 轉變思維，提高檔案開放率

檔案館工作人員的開放意識格外重要，數字化的引入只是促使人員工作效率有所提升，若停留在傳統的思維，就難以挖掘出數字化檔案鑒定的創新成果。在相關政策宣傳行為文化的同時，也需要將檔案館的開放屬性渲染出來，讓檔案館的人員能和社會大眾互動。本身政務工作就是為了人民服務，因而部門單位竭力于打造光明政府和陽光窗口。由于傳統的視野下，檔案館欠缺發揮應有的職能，沒有和公眾產生聯系，因而往往難以激發出責任感[4]。必須讓社會大眾有機會了解檔案館的實際價值，也要讓檔案館有機會實現更多的價值，才能使檔案館在開放鑒定的工作中愿意契合社會發展，從而對數字化平臺產生更多精神享受，拓展個人的開放視野，使數字化檔案的效果有效提升。

2.3 多措并舉，提高檔案開放工作效率與質量

相應單位必須意識到檔案館人手不足的情況，因此即便愿意開展培訓，依然無法形成效果，因此必須擴充人手，使檔案館的鑒定更加開放而科學。必須擴充具備數字化先進意識和專業技能的優秀人才，并且成立組織，從而能夠保障標準目標流程體系的制定，防止人手技能經驗不對等且工作分散帶來的矛盾。需要專門將開放鑒定這一工作引入專業教育和企業工作中，使相應的高校檔案管理與企業檔案管理同樣具備鑒定意識，從而開設和推進實踐課程體系的深化，從中培養專業對口的系統人才，使數字化檔案的鑒定工作更加快速。加強培訓交流的力度，提升工作人員的專業能力。市級檔案部門定期開展開放鑒定的業務培訓，講授鑒定工作的最新要求，介紹先進工作方法；區縣檔案館可邀請檔案行業專家傳授經驗、拓寬思路，多措并舉，逐步建立適應數字化檔案事業發展需要的檔案鑒定專家隊伍。還應加強館際間、同行間的交流。各級檔案館可定期組織館際之間的業務交流活動，通過參觀、座談、學術研討等形式，使工作人員互通有無，取長補短，不斷提升檔案開放鑒定工作水平。

2.4 不斷深化數字化融合進程，摸索數字化檔案鑒定多元功能

一是摸索和利用計算機批量處理功能，對部分檔案進行批量處理。為更方便、快捷地服務群眾，在館藏檔案數字化過程中，可建立若干個檔案專題數據庫，包括文書、房產、婚姻、知青、招工等[5]。可以借助數字化成果對這些專題數據庫中涉及個人隱私的檔案進行批量處理，全部鑒定為延期開放檔案，避免一件件鑒定，以節省時間，有效提高鑒定效率。二是探索開發計算機軟件，通過檢索敏感詞進行初步篩選。可以借鑒青島市檔案館的做法，開發軟件，設定敏感詞庫，對文件級目錄及數字化全文進行檢索掃描，借助信息化手段進行初步審查，再由工作人員進行復核，確定開放還是延期。這樣既可以減少工作量，也可以大大提高工作效率和準確率。

3 結語

綜上所述，隨著我國經濟的發展，信息技術也在不斷運用，從而促使資源整合，提升檔案管理現代化水平。數字化的引入能提升檔案鑒定的效率，提升檔案信息化建設。檔案管理是各社會活動中衡量標準的關鍵部分，必須引起重視。檔案館的檔案鑒定工作直接對接著政府信息，需保證其準確高效再公開，從而能幫助政府打造陽光窗口，提升檔案管理的社會效益和經濟效益，更好地為民服務。