大數據時代檔案管理模式創新研究

劉天華

（中國電子科技集團公司第十研究所，四川 成都 610036）

隨著社會的進步和科技的不斷發展，我國已經進入了大數據時代。而對于檔案管理的工作而言，要緊隨時代潮流并創新檔案管理的模式，充分利用大數據的優勢發展大數據管理機制。但是，由于大數據在我國眾多大數據管理模式中運用的時間較短，導致管理方法落后、管理理念不先進等問題開始暴露。因此，對大數據時代檔案管理模式進行創新十分有必要。

1 大數據時代給檔案管理帶來的挑戰

在大數據背景下，檔案管理主要來源于人事、財務、設備等等方面，而對于部分特殊的機構或事業單位而言，也包括教務和學工等等。大數據時代的到來，使得檔案管理工作面對更多的挑戰，而主要挑戰包括以下兩點。

首先，大數據時代給檔案數據資源管理帶來了挑戰。大數據的到來使得數據檔案由多個方面組成，具有難以統一和來源廣泛的特點，這對于相關的管理人員來說難度更大。而面對多種多樣的數據檔案，如何進行保存和分類也是一大問題。其次，大數據時代給檔案管理人員信息化的水平帶來了挑戰。大數據背景下，檔案管理人員可以借助信息技術來處理檔案的數據，增加了工作人員的工作效率。但是，這也要求檔案管理人員需要更高的信息化處理能力和水平。

2 大數據時代檔案管理模式的變化

1）技術手段的變化。大數據時代在技術手段上改變了傳統的檔案管理模式。以往的檔案管理是傳統手工操作，手動在計算機上實施單向的輸入檢出，這樣的模式已經跟不上數據增長以及使用者數據要求提高的步伐[1]。而云計算的出現為檔案管理工作者提供了技術上的便利，使得云計算技術應用于檔案管理，提高了檔案輸入和輸出的效率，提高了使用者的體驗。但由于IT云計算領域的人才儲備不足，檔案管理的技術不能實現自主研發，需要與服務商進行配合，開發專屬于檔案管理的系統。同時，網絡環境存在被黑客攻擊獲取數據的風險，也會有很多數據上的漏洞，導致檔案數據受損、丟失甚至被不法分子利用。因此，在檔案管理的技術使用的過程中需要格外關注系統的安全防護，解決技術團隊自主研發的問題，控制云計算系統應用于檔案管理的風險[2]。

2）檔案收集方式的變化。處于大數據時代環境下，云計算技術的應用在收集方式上極大程度便利了管理者的收集過程。傳統的檔案都是文字記錄，紙質版保存在檔案館中不利于查找。人工記錄過程中如果出現錯誤和遺漏也不便于發現和查找，導致錯誤長期留存，影響檔案使用者的體驗。除此之外，紙質版的檔案會由于環境的變化，如潮濕、暴曬、書蟲撕咬導致損壞，不利于長期保存，時光流轉，紙質檔案紙張發黃、有異味、字跡不清，給檔案保存帶來不可估量的損失。由于紙張的易毀壞性，在保存過程中也要付出更高的人力物力財力成本；其次，由于空間限制，紙質檔案保存數量有一定的限制。因此，在現代技術條件支持下，利用電子信息進行收集和記錄檔案信息，既有利于長期保存，又具有很高的便利性和靈活性，打破了時間和空間的限制，可以隨時隨地調閱查詢檔案[3]。

3）檔案管理部門職能義務的加重。檔案館的管理職能不僅是在于檔案的收集和調取，還在于做好大量數據的分類整理，方便大多數使用者進行查閱和調取。并且大數據時代帶來的技術變革，要求管理人員學習技術操作方式方法，培養管理人員的網絡信息安全意識和保密意識。這對于檔案管理工作而言，任重而道遠。

3 大數據時代檔案管理模式創新策略

1）創新檔案信息資源的建設方式，構建大數據集群。實現原生電子文檔的“電子增量化”。對每一個種類的電子文檔的歸檔范圍以及保管期限形成詳細地記錄，明確電子文檔的歸檔和接收條件。歸檔和接收的電子文檔收集齊全、條理清晰、命名合理、格式規范、數據有效，這將是以后檔案管理工作的重點內容。我國已經有一部分省份開始使用電子檔案管理模式，而且在這些省份中有的地區已經開始進行電子檔案的歸檔和移交工作。許多時間較長的文檔歸檔和接收問題還沒有整理清楚，電子文檔帶來了更多的新問題和新要求。在2014年年底，國家檔案局明確提出了要將網絡信息，特別是能體現政府職能工作的相關網站信息劃入歸檔范圍，這也表明網絡信息歸檔工作也正式展開。

做好傳統文檔的“數字化存量”。根據我國2012年的報告數據顯示，我國副省級市以上的檔案館已經開展了傳統載體檔案數字化工作。但是到目前為止，傳統載體檔案數字化工作只進行到檔案目錄數據庫和檔案全文掃描這一步驟，而且很多傳統載體檔案還只是以圖片的形式保存，沒有全文識別。傳統載體檔案的數字化工作僅僅做到檔案數據庫和檔案全文掃描遠遠不能滿足大數據時代需求，只有將檔案數字化存量工作進行得更加深入才能真正實現檔案的數據化。

2）創新檔案信息資源的整合，搭建云平臺。搭建全國范圍或者是區域性的檔案數據云平臺，能大大減少檔案管理系的統內部運轉維護費用，使得上層應用將注意力放在業務邏輯上，從而幫助電子檔案管理快速進入低成本、高共享性、高安全性的新模式。構建檔案數據云平臺，首先要明確保證歸檔上傳的檔案資源的范圍和密度，將檔案館的內部資源進行合理的劃分，把適合公開的資源放置在檔案數據云平臺的公共部分，以供社會使用。將保密性較強的檔案放置于云平臺的專用部分，只對特定的人群開放。其次，文檔數據云平臺要能做到覆蓋到不同的行業、地區、人員的數據集成，做到文檔資源的超大整合。最后將檔案和數據視為一體，從主體、附體、要素等等不同的方面進行充分的整合，為人民群眾的公共文化體系打造堅實的基礎。

3）實現檔案信息智慧管理，挖掘大數據的功能。大數據時代，檔案管理的工作人員需要利用大數據充分開發相關的信息資源，實現檔案信息的智慧管理。依靠大數據的挖掘技術，相關工作人員需要構建智慧化的搜索引擎，實現對文本、音頻等數據的深度挖掘。并且還需要對檔案信息進行組織和分析，這樣有便于形成社會信息服務、專題分析報告等知識增值產品。而這些行為不僅可以幫助檔案的利用者實現知識的創新，還能通過知識的加工形成行管的文化產品，從而滿足不同層次的需求。另外，相關的工作人員還要充分挖掘大數據的功能，如大數據的預測分析等，對碎片化的數據進行收集和報告，這樣有助于智慧管理的實現。

4 結束語

大數據時代的到來使得我國的檔案管理工作發生了巨大的變化，需要相關的工作人員積極進行應對。而對于相關的管理人員來說，需要在了解大數據時代檔案管理模式的變化的基礎之上，創新檔案信息資源的建設方式并構建大數據集群，創新檔案信息資源的整合并積極搭建云平臺，實現檔案信息智慧管理并挖掘大數據的功能。只有科學合理地落實相關創新模式，才能推動我國檔案管理更快的發展。