關于辦公室日常工作效率的提高策略探討

沈衛沖

（啟東市科學技術局，江蘇 啟東 226200）

作為辦公室工作人員，自身最主要的工作職責就是實現保證企業各項工作運轉的有效性，而且要以高質量、高效率為目標來完成上級領導所布置的所有任務，并輔助領導開展檢查工作，這樣才能保證各部門在執行任務時能夠提升執行質量，進而通過發揮好自身的職來并提高企業的效益。對此，如果辦公室人員無法有效保證自身的工作效率，必然也會影響到企業的正常發展。

1 日常工作中辦公室存有的薄弱環節

1）工作目標不明確。對于部分企業而言，辦公室各項工作的開展并沒有實現依據上級領導指示目標來實現各項工作的接洽，這就導致辦公室在各項工作開展前，沒有通過工作計劃的有效落實來保證各項工作開展的有效性。而且，對于辦公室的整體運作情況來看，如果干部職工沒有接到領導的命令，往往會讓辦公室其他職員進行待命，這也導致很多工作的開展并沒有起到實質性作用，甚至根本就沒有開展。與此同時，這種長期處于待命狀態的工作模式，也必然導致只有領導安排任務才能讓辦公室工作有序進行，所以這也導致辦公室工作就無法通過制定長期計劃來實現保障各項工作開展的有序性[1]。此外，對于很多企業而言，其辦公室的成立主要以輔助角色出現，這就導致很多辦公室職員自身沒有建立個人的長期發展目標，并且對于自身的崗位工作也沒有進行全面分析，這樣就缺乏了合理定位，從而也會導致各項工作的開展具有盲目性。

2）職員定位較模糊。很多企業當中的辦公室職員其實沒有弄清楚辦公室工作開展的意義，而且也沒有認識到辦公室的主要工作職能就是實現為企業各項活動的開展提供有效服務。同時，很多辦公室工作人員在各項工作開展時，會臨時充當輔助部門，這就導致各項工作的開展，往往會隨著決策層決定的改變而出現變化，這也使得這種主觀性較強的工作模式就無法實現保障辦公室工作的效率。此外，在各項工作開展中，由于辦公室職員只能聽從辦公室領導層的指揮，而并沒有實現對一線員工實際工作需求進行調查與反饋，這就導致很多臨時制定出來的工作制度以及運行機制，無法得到其他職工部門的有效支持，進而就會導致整體工作的運轉出現不良情況，這也會使企業在運轉中出現各種危機。

3）工作形式較單一。由于辦公室的工作十分單一，這就導致很多長期在辦公室工作的人員會出現工作沒有激情的問題。而且，很多企業當中的辦公室工作制度一般也是沿用過去所遺留下來的老舊工作制度及管理方式，這就導致在整體運轉的過程中，忽略了現代社會的發展情況，從而就會使一些新鮮血液無法對此種管理模式進行認同[2]。并且，很多企業在運轉的過程中，沒有依據自身行業變化來實現對辦公室制度的有效改善，這種工作模式也會使很多辦公室工作人員感到壓抑。此外，由于當前針對辦公室運行制度的制定也是由企業管理人員來進行操作，這就導致很多注重效益的企業往往會忽略辦公室工作形勢的改變，進而就導致很多辦公室工作人員在工作中無法發揮自身的職能作用，從而就逐漸使其喪失工作的激情，最終也無法實現由辦公室人員發展出全新的工作形式，這就會對企業造成不良影響。同時，辦公室人員的服務對象是企業整體，如果其自身缺乏了工作激情以及創新的能力，那么在發生問題時就無法實現有效反饋，還會出現責任推諉的現象，這也會制約辦公室整體的工作效率。

4）服務對象不清晰。一般來講，企業辦公室職工通常都屬于行政崗位，這也導致很多工作員工認為自身就是為企業領導提供服務的，而且只要在各項工作開展中，將上級領導所布置的工作全部做完即可，這就導致在實際工作開展時，辦公室很難實現對基層干部的需求進行有效反饋，所以這也導致這種沒有深入了解的工作形式，就會導致辦公室在各項工作開展中，出現了上下銜接不當的問題。對此，這種管理嚴重脫軌的工作形式，必然就會抑制辦公室工作的效率，并且長此以往也會嚴重影響到企業的實際運轉情況。

2 提高辦公室日常工作效率的策略

1）制定標準運轉流程。對于辦公室工作開展來看，為提高其工作效率，必須要保證其工作流程能夠實現標準化處理，這樣才能防止各項功能出現交叉，而且也能有效保證在管理工作開展中降低成本。因此，這就需要依據企業實際運轉需求來實現制定工作程序，更要依據辦公室特色為主來實現保障辦公室全體員工能夠對自身所負責的工作進行全面總結，這樣才能依據現實情況制定工作制度，并以詳細流程羅列為主來保證各項工作的工作方法以及工作內容能夠通過精細化管理進行優化[3]。同時，對于不同員工所負責的信息傳遞內容以及對接部門的工作開展來看，也要做好整理工作，這樣才能提高專注性，并且要保證辦公室工作人員能夠依據工作內容進行反思整理，這樣才能將實際問題進行妥善處理，并通過有效反饋來實現共同解決，以此才能提高整體辦公室工作的效率，還也能為企業運轉打下良性基礎。

2）做好宣傳保障工作。為保證辦公室日常工作可以通過合理分配來保證辦公室職員能夠實現對自身工作的有效開展，則必須要保證在辦公室人員入職時做好一系列的宣傳工作，這樣才能讓辦公室員工更加了解自身工作的內容。而且，辦公室人員在開展工作前也要做好宣傳工作，更要保證在各項基本工作開展中，能夠使企業上下都能夠對辦公室工作的開展有著絕對性的重視程度，這樣才能得到其他部門的充分配合，以此才能提高其工作效率。

3）全面落實信息建設。為保證創新工作的開展能夠有效提高辦公室工作的效率，也需要實現以現代化建設工作的開展來完善現有工作方式，更要保證在各項工作開展中，既重視質量，也要重視效率，以此才能通過活化工作的開展點燃工作員工的激情。同時，網絡平臺的有效建設也能夠使辦公室職員工作開展更加便捷，更能夠依據其自身需求來實現對接部門網絡功能的模塊化處理，以此既能夠實現簡單操作，也能降低錯誤問題的發生，更能保證各項工作開展的透明性與連續性。

4）明確工作服務對象。對于辦公室工作開展來看，辦公室員工必須認識到自身工作的服務對象不僅僅是企業領導層，更是要將整個企業看作一個整體來進行服務，這樣才能減少弊端問題的發生。而且，在基本工作開展中，辦公室也要定期實現輪崗工作，這樣讓一線員工到部門進行工作，并由辦公人員到一線生產部門進行工作，這樣就能以輪換的方式來讓辦公室員工認識到不同崗位之間的差異性，從而就能保證在各項工作開展中，提高一線生產部門與辦公室工作銜接的有效性。

3 總結

對于辦公室來看，它是企業當中的重要管理職能部門，所以如果無法實現提高其工作效率，并保證其工作質量，就會導致企業在運轉中出現各種各樣的問題。因此，只有辦公室員工認清自身的崗位職能作用，并有效發揮好自身的職能，才能保證企業的蓬勃發展。