關于提高醫院人事檔案管理水平的思考

萬 麗

（單縣中醫醫院，山東 菏澤 274300）

通過醫院人事檔案可以得到聘用、考核、了解和評價人才的參考性信息，其中包含著有關醫院工作人員福利、薪酬待遇、職位晉升等實際利益的各種信息，由此不難看出醫院人事檔案管理對整個醫院管理工作的重要性，其對行政后勤管理而言也是關鍵的基礎性工作。全新的發展背景下，醫院要致力于創新人事檔案管理模式，為醫院優秀人才的選拔和培養助力，實現醫院健康持續發展。

1 醫院檔案管理現狀

1）醫院檔案管理工作模式和制度落后。從管理體系層面分析，醫院檔案管理工作在管理方式、管理手段和管理制度方面都存在相對落后的現象。有些醫院檔案管理工作局限于計算機的檢索功能，而忽視了計算機的數據存儲功能、識別功能和運算功能等。另外，現有的檔案管理制度不夠完善，缺乏具有統一性的管理標準和收檔制度，由于醫院沒有科學合理的人事檔案鑒定核查制度，所以在人事檔案資料信息中時常出現真實性不高的問題。

2）醫院對人事檔案管理的重視度不夠。從思想層面分析，因為檔案工作不同于其他工作能給醫院創造直接的經濟效益，加之業務知識具有一定局限性，所以導致醫院上層管理人員沒有正確認識檔案管理工作的意義，在缺乏上層思想重視和帶動作用的情況下，部門管理人員也沒有對人事檔案管理工作有所關注。建檔是檔案工作的首要需求，做好檔案管理是為醫院各項工作開展提供服務的重要基礎。

3）缺乏專業的人事檔案管理人才。從人才隊伍層面分析，一是從事于人事檔案管理工作的專職人員較少，所以很容易出現專業知識匱乏、主動服務意識薄弱、整體隊伍綜合素質水平不高等問題；二是當前從事檔案管理工作的人員缺乏良好的法律意識，難以在工作中做到嚴格的依法辦事。另外，人事檔案管理工作人員平日里缺乏學習和進修的機會，沒經歷過太多系統性的檔案知識培訓，不管是管理經驗、水平還是思想觀念相較于這個時代都顯得有些落后，缺乏活力和創新，因此醫院檔案工作始終處于被動、應付的狀態。

2 提高醫院人事檔案管理工作水平的策略

1）根據醫院人員類別進行分組化管理。醫院人員構成具有一定的復雜性，有護理人員、醫療人員、財務人員和后勤人員等，職稱結構又分為主任醫師、副主任醫師、高級會計師、會計師、高級工程師和中級工程師等不同的類別，所以為了方便后期管理工作，在人事檔案整理環節就可以進行合理的歸類，將人員和職稱作為兩種類型進行分類，以便于橫向對比專業人員和同等職稱人員，給醫院人才選拔提供有價值的參考資料[1]。關于人事檔案信息查詢系統，要通過進一步完善設計，讓不同的檔案使用者快速得到自己需要的數據信息，在明確查詢字段的前提下，動態化的掌握醫院工作人員基本信息的所有變動記錄，接著在分組管理中設置多種查詢方式以供選擇，比如精確查詢和模糊查詢兩種。

2）致力于創新醫院人事檔案服務模式。以往的檔案管理工作更重視檔案管理，而忽視檔案資料的應用。這種管理理念極大的限制了檔案信息的二次使用，因此，醫院人事檔案管理部門要調整轉變傳統服務模式，以充分發揮人事檔案利用價值為目的創建主動服務模式。首先，人事檔案管理人員要善于利用信息化服務平臺，保證檔案管理服務工作效率；其次，人事檔案管理人員要主動提供查詢、咨詢檔案信息的服務。比如向有檔案信息使用需求的人，主動講解人事檔案有哪些分類以及哪種查詢方法，在檔案信息使用需求者遇到問題的時候要積極的幫助其解決問題[2]。最后，人事檔案管理部門要強化信息維護意識，對于每一次人員調動都要從管理系統中調出檔案資料并做好修改，確保人事檔案信息的全面真實。總之，在致力于提升醫院人事檔案管理水平的過程中，檔案管理部門應積極創新檔案服務模式。

3）建立科學合理的檔案管理規范制度。要想進一步提升醫院人事檔案管理工作質量，就需要立足于醫院實際情況建立一套科學合理的檔案管理規范制度，并要求工作人員在實踐工作中將其貫徹落實。人事檔案的日常管理工作要嚴格遵照國家關于人事檔案要求和規定開展，保證原始檔案的真實性和完整性，不可出現信息遺漏、虛假的問題[3]。人事檔案管理人員要定期復核所有檔案信息，如若發現有遺漏問題要立刻補充，與此同時要將檔案資料覆蓋范圍進一步擴大，只要是能反映職工學歷、工作經歷、特長等各種資料都將其規整到人事檔案中以備后期使用，醫院在條件允許的情況下還可以使用掃描設備，以電子文檔的形式存儲人事檔案信息，方便后期資料的保存、存儲、查詢和傳遞。

4）加強專業化人事檔案管理隊伍建設。建立專業化的檔案管理人才隊伍，提供隊伍綜合素質，樹立良好服務意識。檔案管理人員的專業能力與職業素養在很大程度上決定了檔案管理工作質量，在醫療衛生體制改革深入的過程中，檔案管理內容的內容隨著新行業、新領域和新載體的出現越來越豐富，有必要加速檔案管理工作人員素質建設。其一，要樹立積極正確的工作意識，帶著高度責任感開展工作，高質量的完成本職工作；其二，要樹立終身學習的目標，通過進修、培訓等機會不斷充實自身專業知識，提升工作技能和方式；其三，要培養創新意識，時刻關注有關醫院檔案管理研究的最新變化和趨勢，用與時俱進的態度在工作中做到推陳出新。總體來說，就是要打造一支復合型、創新型、主動型的專業管理隊伍。

5）夯實醫院人事檔案工作的細節管理。醫院人事檔案管理工作是一項長期性的系統工作，要想提升工作質量和水平，就需要不斷從細節處入手。首先，細化人事檔案管理工作內容，為了避免管理人員面對繁雜的管理工作感到無從下手，可根據管理標準找出管理工作的重難點和薄弱點，然后有計劃、有步驟循序漸進的開展工作；其次，細化人事檔案管理工作流程，主要在于讓管理人員明確自身工作的目標、內容和方法，降低出現工作疏漏的情況[4]；再次，強化醫院人事檔案管理工作的監督力度，提升管理制度的執行力，確保檔案管理工作的優化效果；最后，將責任制嚴格落實到位，實現人事檔案管理責任細節化、具體化，對檔案管理人員日常工作提出重細節、重落實、重過程和重效果的要求，以此來提升人事檔案管理人員的積極性和責任心。

3 結語

總而言之，醫院管理工作要提高對人事檔案管理的重視，圍繞當下存在的問題提出相對的策略和優化發展建議，盡早實現標準化管理目標。日常工作中要從整理、收集、保管等方面進行標準化操作，提高檔案管理工作質量，在具體應用中要主動積極的提供檔案服務，最大化的發揮人事檔案價值與作用。