新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑分析

馮 娟

（山東省青島市嶗山區(qū)暫住人口管理辦公室，山東 青島 266000）

1 創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值

檔案可以說是事業(yè)單位健康發(fā)展的基礎(chǔ)，如果沒有完善的檔案管理方式，那么事業(yè)單位各環(huán)節(jié)管理就形同一盤散沙，發(fā)展也會落后。基于此，事業(yè)單位在新發(fā)展形勢下應(yīng)重視檔案的創(chuàng)新管理。在過程中有效的檔案管理可以詳細(xì)記錄員工信息，檔案需要設(shè)置一個專業(yè)的部門，檔案記錄要做到有條不紊，所以說，創(chuàng)新的管理載體是推動檔案管理有效性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。有了員工的對應(yīng)信息，單位管理人員才可以對不同表現(xiàn)的員工進(jìn)行獎懲。另外，有了完善的檔案管理模式，管理人員可以依照相關(guān)信息科學(xué)調(diào)整和分配人力資源，使員工各盡所能，發(fā)揮自己的作用和價(jià)值。最為重要的是創(chuàng)新檔案管理模式，可以使事業(yè)單位查缺補(bǔ)漏，找到影響自身發(fā)展的問題，進(jìn)而創(chuàng)建行之有效的方式，實(shí)現(xiàn)檔案的良性管理，以此讓檔案更好地為事業(yè)單位發(fā)展提供服務(wù)和幫助。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

2.1 事業(yè)單位檔案建設(shè)認(rèn)識不足

在信息化時(shí)代，各行各業(yè)的檔案管理都有了不小的進(jìn)展，事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在信息化建設(shè)意識不足的情況。一方面事業(yè)單位過于重視事務(wù)性工作，忽視了檔案建設(shè)工作，在軟件應(yīng)用和檔案信息管理方法創(chuàng)新方面缺乏積極性和主動性，沒有達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)對于檔案信息的有效性、真實(shí)性、完整性的要求。另一方面，由于中高層管理者的重視不足，事業(yè)單位內(nèi)沒有形成比較專業(yè)的文件檔案管理氛圍。

2.2 檔案信息存在安全隱患

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種信息技術(shù)不斷發(fā)展，并逐漸被應(yīng)用到生產(chǎn)與生活的各個方面。信息技術(shù)在帶給人們諸多便利的同時(shí)，也引發(fā)了一系列問題，其中最令人關(guān)注的問題便是信息安全問題。從當(dāng)前我國事業(yè)單位信息化管理現(xiàn)狀不難發(fā)現(xiàn)，在檔案管理這一環(huán)節(jié)上，事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員整體信息安全意識有待提高，這勢必會影響檔案信息的安全性，稍有不慎便容易被不法分子鉆空子，導(dǎo)致檔案信息被竊取或者數(shù)據(jù)被泄露等等。另外，還有一些不法分子通過木馬或者病毒攻擊檔案系統(tǒng)，致使事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)發(fā)生癱瘓，造成嚴(yán)重后果。

2.3 缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才

大部分事業(yè)單位并沒有專門的檔案管理科，所謂檔案管理就是對于人員信息、單位發(fā)展史、資質(zhì)證件、經(jīng)受材料等進(jìn)行簡單的歸檔和登記工作，換言之就是信息的錄入，只是檔案管理的一個簡單環(huán)節(jié)。而檔案管理的人員大多由事業(yè)單位內(nèi)已經(jīng)臨近退休的人員進(jìn)行兼職工作，他們并不懂得如何發(fā)揮檔案管理在企業(yè)管理中的優(yōu)勢，甚至工作較為懶散，導(dǎo)致檔案信息的真實(shí)性難以保障。目前市場中，專業(yè)的檔案管理人員較為稀缺，而成熟的檔案管理人員需要同時(shí)具備專業(yè)的理論知識和豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，高校內(nèi)的檔案管理人員并不具備成形的管理理念，只能對于國外的檔案管理案例進(jìn)行模仿和借鑒，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作難以從實(shí)際出發(fā)，很難達(dá)到預(yù)期效果，無法為領(lǐng)導(dǎo)決策等提供依據(jù)。

3 新形勢下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施

3.1 要從根本上重視檔案管理工作

要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作在事業(yè)單位管理中的重要作用，要從根本上提高管理人員對檔案工作的認(rèn)識。在事業(yè)單位檔案管理工作開展中，管理人員作為主體要提高自身的思想認(rèn)識，形成檔案管理意識，才能保證檔案管理工作順利的開展，為檔案管理工作的進(jìn)步提供基本的條件，通過科學(xué)的方法讓員工認(rèn)識到檔案管理的重要性，在日常工作中增強(qiáng)認(rèn)識，從上到下都全身心投入到檔案管理的建設(shè)當(dāng)中，同時(shí)最大程度地提高工作效率。要通過了解檔案管理工作對事業(yè)單位運(yùn)行產(chǎn)生的影響，意識到檔案工作的積極作用和價(jià)值。同時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范化地開展檔案管理工作，為科學(xué)合理的管理方法提供支持。在事業(yè)單位內(nèi)從領(lǐng)導(dǎo)到各級員工，從各個部門的角度出發(fā)，都要正確地認(rèn)識到檔案管理工作發(fā)揮的價(jià)值，不同的部門也要了解檔案管理的意義，配合工作的順利開展，從思想層面重視起來，為貫徹落實(shí)檔案工作的高效管理奠定基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)也要加強(qiáng)重視，在事業(yè)單位起到積極引導(dǎo)的表率作用，在這樣的氛圍下，員工也會加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，不斷規(guī)范自身的行為，增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任意識。

3.2 進(jìn)行檔案管理信息化創(chuàng)新建設(shè)工作

其一，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)自身掌握信息的水平，保持信息的成效性，確保方案信息被實(shí)時(shí)傳遞。其二，引進(jìn)新型技術(shù)和設(shè)備來管理檔案工作，比如，使用電子計(jì)算機(jī)和數(shù)碼掃描儀，在應(yīng)用新型技術(shù)和各項(xiàng)設(shè)備的過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)檔案錄入電子計(jì)算機(jī)內(nèi)，開展檔案電子化工作，或者是借助信息化技術(shù)加以處理，具體包含影像和文字，這樣的話，可以確保檔案內(nèi)容的豐富性以及完善性，為后期查閱工作的正常開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其三，創(chuàng)建規(guī)范性的信息管理平臺，適當(dāng)?shù)毓_構(gòu)建保密屬性的信息和檔案，該項(xiàng)信息化網(wǎng)絡(luò)管理和共享平臺的制定能夠幫助檔案管理人員獲取諸多的信息，提升檔案管理工作的便捷性，為人民群眾提供最佳的服務(wù)。其四，在檔案管理工作開展期間，相關(guān)人員務(wù)必強(qiáng)化系統(tǒng)安全程度的維護(hù)力度，動態(tài)性檢驗(yàn)檔案管理系統(tǒng)和周期。

3.3 打造專業(yè)的學(xué)習(xí)型檔案管理團(tuán)隊(duì)

在信息化建設(shè)時(shí)期，人力資源、人才戰(zhàn)略就是在激烈的市場競爭中的決勝關(guān)鍵，對于事業(yè)單位同樣如此。關(guān)注檔案管理信息化進(jìn)度，必須要保障檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)性。作為專業(yè)性人才培養(yǎng)和輸出的育人單位，高校教育承擔(dān)著為企事業(yè)單位和社會培育優(yōu)秀人才的重?fù)?dān)。結(jié)合目前市場內(nèi)的行業(yè)缺口情況，國家教育部應(yīng)明確重視信息管理和檔案建設(shè)等專業(yè)人才的培養(yǎng)，鼓勵高校設(shè)定相關(guān)專業(yè)，在校教育期間，不僅僅提供理論知識體系構(gòu)建和學(xué)習(xí)，還需要和檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)初具雛形的單位達(dá)成戰(zhàn)略合作，一方面提高該事業(yè)單位的檔案管理水平，融入新鮮的管理血液；另一方面，可以幫助檔案管理、信息管理相關(guān)的學(xué)生，提供理論與實(shí)踐知識相結(jié)合的機(jī)會，幫助他們更好地理解掌握專業(yè)知識，為日后的工作積累寶貴的工作經(jīng)驗(yàn)。

4 結(jié)束語

為了更高效地開展檔案管理工作，要不斷地在實(shí)踐中學(xué)習(xí)和進(jìn)步，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位管理中存在的問題和不足之處，改變傳統(tǒng)單位檔案管理的模式和形式，解決新形勢下檔案管理上的矛盾，便于單位工作的開展和利用，為事業(yè)單位長遠(yuǎn)的發(fā)展提供重要的支持條件，也能夠提高事業(yè)單位的綜合實(shí)力。