藥物臨床試驗檔案管理初探

施婭妮 吳安超

（云南省中醫醫院，云南 昆明 650000）

藥物臨床試驗是驗證藥物安全性和有效性的有效方法，是新藥上市前必不可少的重要步驟，藥物臨床試驗檔案作為試驗過程中的原始材料，是證明藥品是否安全有效、藥物臨床試驗是否科學規范的重要證明材料，因此，管理和利用好藥物臨床試驗檔案具有十分重要的意義。

1 藥物臨床試驗檔案的特點

1.1 檔案專業性較強

藥物臨床試驗是指在人體進行的藥物系統性研究，一般分為I期、II期、III期和IV期，I期試驗是藥品的早期試驗階段，主要研究人體對藥物的耐受程度以及藥物的吸收和代謝情況，為制定下一階段的給藥方案提供依據，II期試驗的研究重點是藥物的療效及安全性，III期是試驗中最關鍵的階段，需要通過大量的臨床試驗來證明藥物對適應癥的總體療效和安全性，IV期試驗是在新藥上市后，對藥物在廣泛應用時的療效和不良反應進行持續研究，以便于改進藥物療效。從臨床藥物試驗的四個階段可以看出，整個研究需要具有專業知識的醫生、護士、藥師團隊才能順利完成。同時，各個試驗階段的檔案資料均需連續、完整進行保存，而且隨著藥物臨床試驗檔案管理的精細化要求，除傳統的紙質資料外，還要求保存大量的電子信息資料、音像資料，因此，對檔案管理人員的專業要求較高，必須具備一定的醫藥學專業知識以及專業的檔案學知識才能完成檔案管理工作。

1.2 檔案保密性較高

藥物臨床試驗檔案涉及藥物處方、制備工藝技術、試驗數據息等內容，是申辦方的試驗成果，更是申報新藥的關鍵數據，為了保證申辦方權益，參與試驗者必須者簽署保密協議，嚴格遵守保密相關規定。此外，按照國家頒布的《藥物臨床試驗質量管理規范》，為了保護受試者的權益，受試者的病歷資料、個人信息等內容也屬于保密資料的重要部分。因此，只有在不違反保密原則和相關法規的情況下，監查員、稽查員、倫理委員會和藥品監督管理部門檢查人員才可以查閱臨床藥物試驗檔案，不得對外泄露，具有高度的保密性。

1.3 檔案內容較復雜

一項完整的藥物臨床試驗歷時較長，周期短的為2-3年，有的甚至歷時數年，試驗中產生的大量資料更新頻繁，檔案資料數量之大可想而知。根據《藥物臨床試驗必備文件保存指導原則》，必備文件包括研究者手冊、受試者信息、檢驗報告、原始醫療文件、監察報告等五十多項核心內容，還包括各個階段試驗過程中產生的具有查考利用價值的各項資料，因此，檔案內容涉及面廣、種類繁多。同時，參與試驗的人員眾多，如申辦者、研究者、倫理委員會成員、受試者、督查員、藥品監督管理部門人員等，需要各方配合才能確保藥物臨床試驗檔案齊全完整。另外，根據國家規定，藥物臨床試驗檔案至少在新藥批準上市后或臨床試驗終止后保存5年，保存期限也較長，加大了藥物臨床試驗檔案資料的管理難度。

2 藥物臨床試驗檔案管理現狀及存在問題

近年來，隨著藥品審批制度改革的不斷深化，為了進一步推動我國藥物臨床試驗規范研究和提升研究質量，國家藥品監督管理局、國家衛生健康委員會在2020年組織修訂了《藥物臨床試驗質量管理規范》，同年，又組織制定了《藥物臨床試驗必備文件保存指導原則》，為指導和規范藥物臨床試驗必備文件的保存提供了依據，進一步規范了臨床試驗檔案管理工作。但是，由于受一些主客觀因素的影響，目前臨床試驗檔案管理仍然存在一些問題。

2.1 藥物臨床試驗檔案資料管理不夠規范

首先，檔案管理制度不完善。國家雖然制定了關于藥物臨床試驗檔案管理的相關法規，但大多只是綱領性的規定，很多試驗機構并未制定更為具體細化的檔案管理制度，導致檔案的收集和管理缺乏規范的流程，出現人員職責不明確、歸檔材料混亂、檔案遺失等情況，不利于檔案的規范保管和合理利用。

其次，歸檔不及時、不完整。藥物臨床試驗檔案的歸檔范圍比較廣泛，很容易出現材料不齊全的情況。一些研究者歸檔意識不強，為了便于隨手查找資料，沒有及時移交檔案室；一些研究者工作繁忙，存在“重研究、輕檔案”的思想，沒有認真對檔案進行收集整理；一些研究者不重視檔案收集工作，甚至出現檔案遺失的情況。

再次，檔案質量不高。大部分試驗機構沒有專職的檔案管理員，檔案管理員往往由科研人員兼任，科研人員并不具備檔案專業背景，且很少有機會參加檔案業務培訓，檔案專業水平不高。一些檔案管理人員僅限于將收集到的檔案裝盒上架，沒有對檔案進行細化管理，容易出現資料不齊全的情況；有些檔案甚至還出現事后謄寫、遺失補記的情況，喪失了檔案的原始性和真實性。

2.2 檔案保管條件差

藥物臨床試驗機構大多設立在醫院，大多數醫院本身就面臨業務用房緊缺的困難，一般來說，藥物臨床試驗檔案保管室都比較狹小，加之藥物臨床試驗檔案具有收集范圍廣、歷時長、保管年限長的特點，一些臨床試驗機構甚至出現檔案存放不下的情況，檔案保管條件較差，無法滿足藥物臨床試驗檔案的規范化管理需求。

2.3 檔案信息化水平較低

目前多數藥物臨床試驗機構的檔案仍然以紙質形式存檔，并且還停留在人工檢索階段，不能快速、準確地查詢檔案，導致檔案使用率較低。同時，檔案信息管理系統的使用情況參差不齊，在一些經濟較為發達的地區，信息化管理情況相對較好，但目前我國的很多試驗機構都還沒有使用信息軟件對檔案進行管理，信息化管理水平較低。

3 藥物臨床試驗檔案管理及利用的對策建議

3.1 不斷完善檔案管理制度

首先，臨床試驗機構建立健全檔案管理制度。根據國家頒布的《藥物臨床試驗質量管理規范》《藥物臨床試驗必備文件保存指導原則》等有關法規要求，制定本單位的藥物臨床試驗檔案管理制度，按階段詳細列出必備文件目錄，一些不是必備文件的資料，也應當根據必要性和關聯性將其進行妥善保存。同時，明確臨床專業組、檔案管理員、申辦方監察員三方職責，臨床專業組在試驗開始前建立研究者文件夾，詳細列出需保存資料的目錄，以提醒臨床醫生按時保存試驗資料，防止出現遺漏檔案的情況；申辦方監察員要定期檢查臨床專業組資料情況，提醒臨床醫生及時填寫、記錄，并把檢查發現的問題及時反饋給檔案管理員，檔案管理員負責監督臨床科室整改到位。

第二，加強臨床試驗檔案全過程質量管理。可分階段對臨床試驗檔案進行收集整理，當某一階段試驗活動結束后，應在一定時限內將這一階段的檔案資料進行整理歸檔。同時，檔案管理的質量控制應貫穿在整個試驗過程中，要加強機構內部監管，并定期對不同階段的檔案收集整理工作進行質量控制檢查，細化考核指標，兌現獎懲，對考核不合格的進行限期整改，未整改的進行處罰，對考核優秀的項目予以獎勵，從而有效提高檔案管理質量。

第三，規范檔案查閱流程。藥物臨床試驗檔案具有保密性，檔案資料查閱僅限于本試驗的研究者、監查人員或稽查人員，凡與本試驗無關的人員不得查閱檔案，如需要查閱檔案，需征得項目負責人和檔案管理員的同意，填寫查閱登記表，詳細登記查閱原因、時間、查閱內容等，且不能將檔案帶出檔案室，只能在檔案室進行查閱，不能對檔案進行拍照、掃描、復印等，目的是確保試驗資料的保密性。

3.2 提升檔案管理員的專業素養

首先，鼓勵有條件的臨床試驗機構可以引進專業的檔案管理人員；如果由醫藥專業的人員承擔檔案管理工作，需要制定相應的檔案知識培訓計劃，定期外出學習、實地觀摩交流或聘請院外專家進行專項培訓，不斷提高檔案管理人員的專業素養和業務能力。其次，藥物臨床試驗檔案管理人員應當包括參與臨床試驗檔案形成、收集、保管和歸檔的所有相關人員，如機構項目質量管理人員、研究者、檔案管理員、稽查員等，這些人員也應當接受檔案資料收集與管理的培訓，在項目啟動培訓會上，要對檔案管理工作進行專題說明，提高參與試驗人員的檔案意識，以便于在整個試驗過程中各方人員能及時有效地與檔案管理員溝通，以減少不合規的檔案資料產生。

3.3 改善檔案保管條件

首先，設立專門的檔案室，將藥物臨床試驗檔案進行集中放置，檔案室應按功能劃分區域，設立檔案存放區、閱覽區、待歸檔區，這樣不僅能保證檔案的安全，還方便第一時間進行查找利用。其次，采用專業的保管設備，檔案室應當配備專業檔案柜進行存放，根據工作需要還應配置音像防磁柜，用于保存聲像檔案。第三，創造良好、安全的保管條件，檔案室應當做到防火、防潮、防盜、防霉、防蟲，并定期對檔案室的保管條件進行檢查，對保管設備進行維護。

3.4 加強數字化檔案建設

紙質檔案管理和人工檢索效率都比較低，不符合當今的信息化發展趨勢，建設數字化藥物臨床試驗檔案已是勢在必行。首先，充分利用醫院內部計算機網絡平臺，建立臨床試驗檔案信息管理系統，一些受試者檢查檢驗信息可通過醫院內網傳送，便于保存和整理。另外，將翻拍、掃描、刻錄、縮微等技術充分運用于收集信息化檔案，并做好各項數據的整理歸檔和備份工作，逐步實現檔案存儲與檢索信息化，提升檔案管理效率。其次，采取分級授權、密鑰登陸等措施，提高信息化臨床試驗檔案的安全性，防止出現檔案內容泄露的情況，促進檔案管理的標準化、規范化。

綜上所述，隨著我國藥物臨床試驗的快速發展，國家對藥物臨床試驗監管力度的加大，對藥物臨床試驗檔案管理提出了更高的要求，只有不斷地增強檔案管理意識，嚴格遵守檔案管理制度和操作規程，加強檔案管理質量控制，加大數字化檔案建設，從而保證藥物臨床試驗檔案更加完整、規范，才能真正做好藥物臨床試驗檔案管理工作，更好地適應藥物臨床試驗工作的新形勢、新要求。