藥物臨床試驗(yàn)檔案管理初探

施婭妮 吳安超

（云南省中醫(yī)醫(yī)院，云南 昆明 650000）

藥物臨床試驗(yàn)是驗(yàn)證藥物安全性和有效性的有效方法，是新藥上市前必不可少的重要步驟，藥物臨床試驗(yàn)檔案作為試驗(yàn)過程中的原始材料，是證明藥品是否安全有效、藥物臨床試驗(yàn)是否科學(xué)規(guī)范的重要證明材料，因此，管理和利用好藥物臨床試驗(yàn)檔案具有十分重要的意義。

1 藥物臨床試驗(yàn)檔案的特點(diǎn)

1.1 檔案專業(yè)性較強(qiáng)

藥物臨床試驗(yàn)是指在人體進(jìn)行的藥物系統(tǒng)性研究，一般分為I期、II期、III期和IV期，I期試驗(yàn)是藥品的早期試驗(yàn)階段，主要研究人體對藥物的耐受程度以及藥物的吸收和代謝情況，為制定下一階段的給藥方案提供依據(jù)，II期試驗(yàn)的研究重點(diǎn)是藥物的療效及安全性，III期是試驗(yàn)中最關(guān)鍵的階段，需要通過大量的臨床試驗(yàn)來證明藥物對適應(yīng)癥的總體療效和安全性，IV期試驗(yàn)是在新藥上市后，對藥物在廣泛應(yīng)用時的療效和不良反應(yīng)進(jìn)行持續(xù)研究，以便于改進(jìn)藥物療效。從臨床藥物試驗(yàn)的四個階段可以看出，整個研究需要具有專業(yè)知識的醫(yī)生、護(hù)士、藥師團(tuán)隊才能順利完成。同時，各個試驗(yàn)階段的檔案資料均需連續(xù)、完整進(jìn)行保存，而且隨著藥物臨床試驗(yàn)檔案管理的精細(xì)化要求，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料外，還要求保存大量的電子信息資料、音像資料，因此，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，必須具備一定的醫(yī)藥學(xué)專業(yè)知識以及專業(yè)的檔案學(xué)知識才能完成檔案管理工作。

1.2 檔案保密性較高

藥物臨床試驗(yàn)檔案涉及藥物處方、制備工藝技術(shù)、試驗(yàn)數(shù)據(jù)息等內(nèi)容，是申辦方的試驗(yàn)成果，更是申報新藥的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，為了保證申辦方權(quán)益，參與試驗(yàn)者必須者簽署保密協(xié)議，嚴(yán)格遵守保密相關(guān)規(guī)定。此外，按照國家頒布的《藥物臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理規(guī)范》，為了保護(hù)受試者的權(quán)益，受試者的病歷資料、個人信息等內(nèi)容也屬于保密資料的重要部分。因此，只有在不違反保密原則和相關(guān)法規(guī)的情況下，監(jiān)查員、稽查員、倫理委員會和藥品監(jiān)督管理部門檢查人員才可以查閱臨床藥物試驗(yàn)檔案，不得對外泄露，具有高度的保密性。

1.3 檔案內(nèi)容較復(fù)雜

一項完整的藥物臨床試驗(yàn)歷時較長，周期短的為2-3年，有的甚至歷時數(shù)年，試驗(yàn)中產(chǎn)生的大量資料更新頻繁，檔案資料數(shù)量之大可想而知。根據(jù)《藥物臨床試驗(yàn)必備文件保存指導(dǎo)原則》，必備文件包括研究者手冊、受試者信息、檢驗(yàn)報告、原始醫(yī)療文件、監(jiān)察報告等五十多項核心內(nèi)容，還包括各個階段試驗(yàn)過程中產(chǎn)生的具有查考利用價值的各項資料，因此，檔案內(nèi)容涉及面廣、種類繁多。同時，參與試驗(yàn)的人員眾多，如申辦者、研究者、倫理委員會成員、受試者、督查員、藥品監(jiān)督管理部門人員等，需要各方配合才能確保藥物臨床試驗(yàn)檔案齊全完整。另外，根據(jù)國家規(guī)定，藥物臨床試驗(yàn)檔案至少在新藥批準(zhǔn)上市后或臨床試驗(yàn)終止后保存5年，保存期限也較長，加大了藥物臨床試驗(yàn)檔案資料的管理難度。

2 藥物臨床試驗(yàn)檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

近年來，隨著藥品審批制度改革的不斷深化，為了進(jìn)一步推動我國藥物臨床試驗(yàn)規(guī)范研究和提升研究質(zhì)量，國家藥品監(jiān)督管理局、國家衛(wèi)生健康委員會在2020年組織修訂了《藥物臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理規(guī)范》，同年，又組織制定了《藥物臨床試驗(yàn)必備文件保存指導(dǎo)原則》，為指導(dǎo)和規(guī)范藥物臨床試驗(yàn)必備文件的保存提供了依據(jù)，進(jìn)一步規(guī)范了臨床試驗(yàn)檔案管理工作。但是，由于受一些主客觀因素的影響，目前臨床試驗(yàn)檔案管理仍然存在一些問題。

2.1 藥物臨床試驗(yàn)檔案資料管理不夠規(guī)范

首先，檔案管理制度不完善。國家雖然制定了關(guān)于藥物臨床試驗(yàn)檔案管理的相關(guān)法規(guī)，但大多只是綱領(lǐng)性的規(guī)定，很多試驗(yàn)機(jī)構(gòu)并未制定更為具體細(xì)化的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案的收集和管理缺乏規(guī)范的流程，出現(xiàn)人員職責(zé)不明確、歸檔材料混亂、檔案遺失等情況，不利于檔案的規(guī)范保管和合理利用。

其次，歸檔不及時、不完整。藥物臨床試驗(yàn)檔案的歸檔范圍比較廣泛，很容易出現(xiàn)材料不齊全的情況。一些研究者歸檔意識不強(qiáng)，為了便于隨手查找資料，沒有及時移交檔案室；一些研究者工作繁忙，存在“重研究、輕檔案”的思想，沒有認(rèn)真對檔案進(jìn)行收集整理；一些研究者不重視檔案收集工作，甚至出現(xiàn)檔案遺失的情況。

再次，檔案質(zhì)量不高。大部分試驗(yàn)機(jī)構(gòu)沒有專職的檔案管理員，檔案管理員往往由科研人員兼任，科研人員并不具備檔案專業(yè)背景，且很少有機(jī)會參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案專業(yè)水平不高。一些檔案管理人員僅限于將收集到的檔案裝盒上架，沒有對檔案進(jìn)行細(xì)化管理，容易出現(xiàn)資料不齊全的情況；有些檔案甚至還出現(xiàn)事后謄寫、遺失補(bǔ)記的情況，喪失了檔案的原始性和真實(shí)性。

2.2 檔案保管條件差

藥物臨床試驗(yàn)機(jī)構(gòu)大多設(shè)立在醫(yī)院，大多數(shù)醫(yī)院本身就面臨業(yè)務(wù)用房緊缺的困難，一般來說，藥物臨床試驗(yàn)檔案保管室都比較狹小，加之藥物臨床試驗(yàn)檔案具有收集范圍廣、歷時長、保管年限長的特點(diǎn)，一些臨床試驗(yàn)機(jī)構(gòu)甚至出現(xiàn)檔案存放不下的情況，檔案保管條件較差，無法滿足藥物臨床試驗(yàn)檔案的規(guī)范化管理需求。

2.3 檔案信息化水平較低

目前多數(shù)藥物臨床試驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檔案仍然以紙質(zhì)形式存檔，并且還停留在人工檢索階段，不能快速、準(zhǔn)確地查詢檔案，導(dǎo)致檔案使用率較低。同時，檔案信息管理系統(tǒng)的使用情況參差不齊，在一些經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的地區(qū)，信息化管理情況相對較好，但目前我國的很多試驗(yàn)機(jī)構(gòu)都還沒有使用信息軟件對檔案進(jìn)行管理，信息化管理水平較低。

3 藥物臨床試驗(yàn)檔案管理及利用的對策建議

3.1 不斷完善檔案管理制度

首先，臨床試驗(yàn)機(jī)構(gòu)建立健全檔案管理制度。根據(jù)國家頒布的《藥物臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理規(guī)范》《藥物臨床試驗(yàn)必備文件保存指導(dǎo)原則》等有關(guān)法規(guī)要求，制定本單位的藥物臨床試驗(yàn)檔案管理制度，按階段詳細(xì)列出必備文件目錄，一些不是必備文件的資料，也應(yīng)當(dāng)根據(jù)必要性和關(guān)聯(lián)性將其進(jìn)行妥善保存。同時，明確臨床專業(yè)組、檔案管理員、申辦方監(jiān)察員三方職責(zé)，臨床專業(yè)組在試驗(yàn)開始前建立研究者文件夾，詳細(xì)列出需保存資料的目錄，以提醒臨床醫(yī)生按時保存試驗(yàn)資料，防止出現(xiàn)遺漏檔案的情況；申辦方監(jiān)察員要定期檢查臨床專業(yè)組資料情況，提醒臨床醫(yī)生及時填寫、記錄，并把檢查發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給檔案管理員，檔案管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督臨床科室整改到位。

第二，加強(qiáng)臨床試驗(yàn)檔案全過程質(zhì)量管理?？煞蛛A段對臨床試驗(yàn)檔案進(jìn)行收集整理，當(dāng)某一階段試驗(yàn)活動結(jié)束后，應(yīng)在一定時限內(nèi)將這一階段的檔案資料進(jìn)行整理歸檔。同時，檔案管理的質(zhì)量控制應(yīng)貫穿在整個試驗(yàn)過程中，要加強(qiáng)機(jī)構(gòu)內(nèi)部監(jiān)管，并定期對不同階段的檔案收集整理工作進(jìn)行質(zhì)量控制檢查，細(xì)化考核指標(biāo)，兌現(xiàn)獎懲，對考核不合格的進(jìn)行限期整改，未整改的進(jìn)行處罰，對考核優(yōu)秀的項目予以獎勵，從而有效提高檔案管理質(zhì)量。

第三，規(guī)范檔案查閱流程。藥物臨床試驗(yàn)檔案具有保密性，檔案資料查閱僅限于本試驗(yàn)的研究者、監(jiān)查人員或稽查人員，凡與本試驗(yàn)無關(guān)的人員不得查閱檔案，如需要查閱檔案，需征得項目負(fù)責(zé)人和檔案管理員的同意，填寫查閱登記表，詳細(xì)登記查閱原因、時間、查閱內(nèi)容等，且不能將檔案帶出檔案室，只能在檔案室進(jìn)行查閱，不能對檔案進(jìn)行拍照、掃描、復(fù)印等，目的是確保試驗(yàn)資料的保密性。

3.2 提升檔案管理員的專業(yè)素養(yǎng)

首先，鼓勵有條件的臨床試驗(yàn)機(jī)構(gòu)可以引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員；如果由醫(yī)藥專業(yè)的人員承擔(dān)檔案管理工作，需要制定相應(yīng)的檔案知識培訓(xùn)計劃，定期外出學(xué)習(xí)、實(shí)地觀摩交流或聘請院外專家進(jìn)行專項培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。其次，藥物臨床試驗(yàn)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)包括參與臨床試驗(yàn)檔案形成、收集、保管和歸檔的所有相關(guān)人員，如機(jī)構(gòu)項目質(zhì)量管理人員、研究者、檔案管理員、稽查員等，這些人員也應(yīng)當(dāng)接受檔案資料收集與管理的培訓(xùn)，在項目啟動培訓(xùn)會上，要對檔案管理工作進(jìn)行專題說明，提高參與試驗(yàn)人員的檔案意識，以便于在整個試驗(yàn)過程中各方人員能及時有效地與檔案管理員溝通，以減少不合規(guī)的檔案資料產(chǎn)生。

3.3 改善檔案保管條件

首先，設(shè)立專門的檔案室，將藥物臨床試驗(yàn)檔案進(jìn)行集中放置，檔案室應(yīng)按功能劃分區(qū)域，設(shè)立檔案存放區(qū)、閱覽區(qū)、待歸檔區(qū)，這樣不僅能保證檔案的安全，還方便第一時間進(jìn)行查找利用。其次，采用專業(yè)的保管設(shè)備，檔案室應(yīng)當(dāng)配備專業(yè)檔案柜進(jìn)行存放，根據(jù)工作需要還應(yīng)配置音像防磁柜，用于保存聲像檔案。第三，創(chuàng)造良好、安全的保管條件，檔案室應(yīng)當(dāng)做到防火、防潮、防盜、防霉、防蟲，并定期對檔案室的保管條件進(jìn)行檢查，對保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)。

3.4 加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)

紙質(zhì)檔案管理和人工檢索效率都比較低，不符合當(dāng)今的信息化發(fā)展趨勢，建設(shè)數(shù)字化藥物臨床試驗(yàn)檔案已是勢在必行。首先，充分利用醫(yī)院內(nèi)部計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺，建立臨床試驗(yàn)檔案信息管理系統(tǒng)，一些受試者檢查檢驗(yàn)信息可通過醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)傳送，便于保存和整理。另外，將翻拍、掃描、刻錄、縮微等技術(shù)充分運(yùn)用于收集信息化檔案，并做好各項數(shù)據(jù)的整理歸檔和備份工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案存儲與檢索信息化，提升檔案管理效率。其次，采取分級授權(quán)、密鑰登陸等措施，提高信息化臨床試驗(yàn)檔案的安全性，防止出現(xiàn)檔案內(nèi)容泄露的情況，促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

綜上所述，隨著我國藥物臨床試驗(yàn)的快速發(fā)展，國家對藥物臨床試驗(yàn)監(jiān)管力度的加大，對藥物臨床試驗(yàn)檔案管理提出了更高的要求，只有不斷地增強(qiáng)檔案管理意識，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和操作規(guī)程，加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量控制，加大數(shù)字化檔案建設(shè)，從而保證藥物臨床試驗(yàn)檔案更加完整、規(guī)范，才能真正做好藥物臨床試驗(yàn)檔案管理工作，更好地適應(yīng)藥物臨床試驗(yàn)工作的新形勢、新要求。