當前基層事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考

王 強

（德陽市羅江區人力資源和社會保障局，四川 德陽 618500）

1 前言

目前，我國大多數機構正在進行各種改革，對原有的人事管理模式形成了巨大的挑戰。我國人事制度改革力度持續加大，對基層事業單位人事檔案管理工作提出了一系列新要求，同時也使其存在的問題益發凸顯出來。加強人事檔案管理，不僅能夠裨益單位的人才規劃決策，還可以完善單位自身的人才信息庫建設，有基于此，需要對當前基層事業單位人事檔案管理存在的主要問題予以透徹分析，通過針對性的策略加以解決，從而促使新時期的人事檔案管理工作邁向全新的發展階段。

2 當前基層事業單位人事檔案管理中存在的主要問題

1）尚未科學認知人事檔案管理的重要性。部分基層事業單位將人事檔案管理視作一般的事務性工作，并未引起足夠的重視，認為只要能夠保證人事檔案不丟失、滿足外調查檔等要求即可。實際的單位議事日程之中，更是鮮見人事檔案管理工作的身影，在主流工作忙碌時往往對其予以忽視，只有在實際需求產生時才進行象征性地管理。由于始終處在被忽視的狀態下，人事檔案管理工作的開展一直以來均較為被動，相關工作人員的積極性較低，管理水平亦較差，人事檔案管理本應起到的服務基層事業單位人才開發、建設、服務的作用受到較大程度的抑制。

2）人事檔案管理工作機制不夠健全。人事檔案管理工作機制不健全的問題具體表現在以下幾個方面：第一，人事檔案轉遞交接環節存在著時效性、完備性、協調性、程序性不足的問題，極易引起人檔分離、個人信息泄露、移交材料不齊全以及責任不明晰等問題；第二，及時將人事檔案相關材料進行收集歸檔的工作落實不到位，造成檔案材料內容完整性的欠缺，檔案管理人員在進行材料收集工作時較為被動，時常出現材料不齊全的情況，且并未進行及時處理，增加了日后材料檔案對應工作的難度；第三，針對人事檔案管理的資源投入不足，配套的基礎設施建設不夠完善，檔案保管環境不佳。

3）人事檔案管理人員專業素養亟待提升。現階段，基層事業單位在人事檔案管理人員的配備方面存在著明顯的不足之處，或是讓其他崗位的員工兼管人事檔案，或是以極少的專職管理人員應付大量的人事檔案。這造成了兩個方面的問題：首先，人事檔案管理效率低下，兼管人事檔案的員工會將大部分的時間花在自身工作上，對人事檔案管理簡單應付了事，專職人事檔案管理人員過少，則人均管理檔案數量過大，工作效率化開展受到很大影響；其次，人事檔案管理質量不高，檔案管理通常需要具備一定專業知識與基本技能，當前很多的管理人員無法滿足這一要求，致使實際開展人事檔案管理工作的質量欠佳。

4）人事檔案管理的信息化建設滯后。以計算機為代表的信息技術深刻地變革了社會當中的各行各業，極大地增強了人們工作生活的便利性與效率性，這對于檔案管理工作亦然，部分行業率先將信息技術引入到自身檔案管理之中，取得了顯著的成效。然而，審視基層事業單位人事檔案管理信息化建設現狀可以看到，一方面，信息化人事檔案管理所需要的相關基礎設施建設不到位，部分單位的計算機等硬件設施老舊，引入先進管理系統的嘗試亦較為少見；另一方面，人事檔案電子化的推進力度明顯不足，無法使得檔案的調取查閱更為便捷化，且阻礙了使用互聯網進行共享的發展。

3 優化當前基層事業單位人事檔案管理的對策探析

1）轉變思想觀念，樹立科學的人事檔案管理意識。欲優化基層事業單位人事檔案管理工作，首要的一點在于解決好相關領導的思想觀念問題，提升其對人事檔案管理重要性的認知，以領導的支持促進相關工作的高效開展。具體而言，單位日常議事的內容中應囊括人事檔案管理工作，對其發展予以科學規劃，領導則應做到定期監督、檢查、指導；此外，加強對人事檔案管理人員工作意識的教育與培養，提振其人事檔案管理的積極性，強化其崗位責任意識，使其明晰自身所從事的工作對于單位人才建設、開發、流動服務等方面的重要作用，自覺投身于其中，從而實現人事檔案管理水平的提升。

2）建立健全人事檔案管理制度，提升管理水平。人事檔案管理工作的高效開展，離不開健全的工作制度加以支撐，為此，需要加強制度化建設，其中，最重要的是明確人事檔案管理工作的各項規章，讓實際工作皆有規可循，從而使得工作更加規范化，杜絕了管理工作中的任意性。再者，需要建立起人事檔案管理工作責任落實制度，將工作責任明確到個人，實行責任追究，切實保障人事檔案管理質量，約束管理人員的行為。最后，需要建立起高效率的人事檔案收集歸檔工作機制，人事檔案務求齊全、準確、安全，人事檔案管理工作就應側重檔案材料的收集歸檔工作，避免遺留問題的出現。

3）建立常態化的人事檔案管理人員持續培訓機制。人事檔案管理工作集服務性與保密性于一體，對管理人員的專業素養要求較高，提升基層事業單位人事檔案管理工作質量與效率，就必須打造一支高素質的人事檔案管理人才隊伍。為此，單位需要重視對管理人員的業務技能培訓，通過建立常態化的持續培訓機制，促進人事檔案管理人員專業素養的提升，培訓的內容設置務求科學合理，通常可以分為下述兩個方面：其一，專業知識及技能的培訓，旨在提升其檔案管理技術水平，并能夠靈活地運用在實際工作之中；其二，思想道德培育，培養員工遵循紀律規范、保守秘密、樂于奉獻的良好品格，為其日后高質高效開展人事檔案管理工作奠定堅實的意識基礎。

4）強化信息技術在人事檔案管理中的應用。信息化是人事檔案管理工作發展的必然趨勢，強化信息技術的應用，是提升人事檔案管理工作質量與工作效率的必由之路。具體而言，推進人事檔案信息化管理，首先應加強信息基礎設施的建設，需要引入先進的檔案管理系統，并加強管理人員的信息技術應用能力，以信息化辦公的方式逐步將手工操作環節淘汰下去；其次，大力推進傳統紙質人事檔案的電子化，將紙質文件電子化能夠極大地節約存儲空間，便于查詢共享，同時能夠實現進一步規范化、科學化的管理，切實提升管理效率，為基層事業單位提供詳實而準確的人才資源信息。

4 結語

總而言之，人事檔案管理工作是服務基層事業單位人才建設、開發流動服務的重要環節，需要引起充分重視。優化人事檔案管理，必須完整而準確地把握當前人事檔案管理所存在的主要問題，并采取針對性的措施。應轉變思想觀念，樹立科學的人事檔案管理意識；建立健全人事檔案管理制度，提升管理水平；建立常態化的人事檔案管理人員持續培訓機制；強化信息技術在人事檔案管理中的應用；這樣才能實現基層事業單位人事檔案管理水平的有效提升。