圖書資料檔案信息化管理優勢與策略

俞 洋

（江蘇省新沂市市政府辦公室，江蘇 新沂 221400）

在大數據時代下，傳統檔案管理模式比較落后，技術手段也不先進，很難達到圖書資料檔案管理與利用要求。通過圖書資料檔案信息化建設，能夠發揮計算機技術和數據庫技術的作用，打造網絡化、數字化檔案管理體系，確保圖書資料檔案的價值真正得到體現。因此在辦公室圖書檔案管理過程中，我們要建立信息化管理制度，保證圖書資料檔案管理規范、有序開展，將信息技術的優勢真正體現出來。

1 圖書資料檔案信息化管理的優勢

第一，實行信息化管理模式，有利于保護好圖書資料檔案原件，借助互聯網平臺可以快速獲取所需圖書資料檔案，不僅能夠隨時隨地滿足查閱要求，也避免圖書資料檔案原件出現破損與丟失的問題。在互聯網中查閱辦公室圖書資料檔案，不用直接將檔案原件借閱出去，也防止出現人為胡亂涂鴉等現象，讓辦公室圖書資料檔案原件更加安全。同時圖書資料檔案的查閱過程也更加高效與便捷。第二，在傳統圖書資料檔案管理模式下，由于涉及事項較多，檔案數量龐大，投入的人力與物力也非常大，且大量的圖書檔案會占據較大空間，辦公室人員必須花費大量時間對圖書資料檔案分類。由于人為上的疏忽，在圖書資料檔案管理中容易出現錯誤操作，從而嚴重影響了檔案管理工作質量。現在引入信息化技術后，提升了圖書資料檔案管理工作水平，在計算機上能夠完成圖書資料檔案的登記與查詢工作，減輕了工作負擔，工作效率也顯著提升。第三，以前圖書資料檔案主要在辦公室專門的地方存儲，每次借閱都需要花費一定時間進行翻找，顯得非常麻煩，導致圖書檔案利用率不高。實行信息化管理方式，可以利用互聯網查詢圖書資料檔案，借助電子產品能夠隨時隨地查閱所需檔案，突破了時間與空間上的限制，讓圖書資料檔案的利用更加便捷。

2 圖書資料檔案信息化管理的策略

2.1 增強圖書檔案信息化管理意識

在很多單位與部門中，對一些領導與圖書資料檔案管理工作人員來說，經常出現忽視圖書檔案信息化管理工作的情況[1]。因此任何一個單位或部門要想發揮圖書資料檔案的價值，需要領導和檔案管理人員都轉變思想認識，提高對圖書檔案管理工作的重視程度，不斷改進圖書檔案管理工作方式，提升管理能力，才能推動圖書資料檔案信息化建設的順利進行。在辦公室圖書檔案信息化建設中，需要通過先進的管理理念與具體管理工作相結合，在圖書檔案信息化管理制度上給予保障，確保檔案管理效率與質量實現大幅度提升。以辦公室圖書資料檔案日常管理工為例，檔案管理工作人員需要了解具體的檔案管理工作流程，讓圖書檔案管理工作各操作程序更加規范。尤其是要發揮現代化信息技術的作用，讓所要管理的檔案能夠分門別類，貼上標簽，在信息技術支持下推動圖書資料檔案管理高效進行。部分圖書資料檔案的級別較高，還必須關注加密工作，在計算機系統中將圖書檔案管理與使用權限確定下來。

2.2 優化信息化檔案管理基礎

以前辦公室圖書資料檔案選用紙質載體，長期儲存中容易引起紙張受潮、蟲蛀等現象，尤其是文字被光照氧化后，會讓字跡變得非常模糊。這要求辦公室人員主動優化圖書資料檔案管理模式，發揮出信息化技術的作用，增加資金投入，建立集信息輸入、存儲、分析、編輯和輸出等為一體的系統。通過制定完善的信息化管理制度，確保各種電子存儲介質在適當位置進行存放，如計算機硬盤、磁盤和光盤等。要從時間、種類、機密程度等出發，做到分類存放，儲存室溫度維持在17℃～20℃之間，濕度也處于35%～45%的范圍內。同時還要落實防火防水措施，讓圖書資料檔案完整性得到保護。應用數字處理技術，讓圖書資料檔案轉變為電子資源后儲存，打造完善的數據庫，為檔案信息異地儲存創造條件，保證圖書資料檔案得到充分利用。

2.3 配置信息化檔案管理設備

通過辦公室圖書資料檔案信息化建設，是提高檔案管理質量的有效手段。辦公室工作人員要結合日常業務需求，轉變傳統圖書資料檔案管理模式，優化檔案信息采集、存儲、調閱以及輸出方式[2]。要將辦公室圖書資料管理工作流程進行規范，將信息技術的作用體現出來，尤其是要配置先進的軟硬件設備，為信息化建設的順利推進打牢基礎，這樣才能保證圖書資料檔案管理更加高效，滿足安全性與科學性要求。因此我們要提高對辦公室圖書資料檔案信息化建設的重視程度，盡快購置計算機、掃描儀、除濕柜、打印機等先進設備，夯實硬件基礎。同時還要采用先進的檔案管理軟件，保證圖書資料檔案信息儲存更加安全，能夠為今后檔案充分利用創造條件。

2.4 加強圖書資料檔案安全管理

圖書資料檔案管理應該體現安全性，這是因為信息化優勢較多，然而處在網絡環境下，容易引起重要信息泄露的風險，需要采取有效措施保證圖書資料檔案的完整性與可靠性。第一，應該結合辦公室圖書資料檔案利用需求，及時確定開放利用程序，實行差異化等級權限制度，并將責任追究制度履行到位[3]。尤其是對于個人隱私與組織機密的內容，只能向需知情的合法利用者提供。第二，要發揮科技手段與技術設備的作用，為圖書資料檔案安全提供可靠保障，這樣能夠讓原始檔案唯一性得到維護。對當事人親筆手稿、簽名以及公章來說，需要發揮出法律效用憑證的作用。第三，針對重要的圖書資料檔案，還應該及時進行電子檔案備份，設置計算機防火墻，防止計算機發生故障。這樣在遇到電腦黑客、病毒入侵等現象后，電子檔案也不會發生泄密與丟失問題。

2.5 培養檔案人員信息化技術水平

為提高辦公室圖書資料檔案管理信息化建設效果，需要培養足夠的專業人才，對此要積極引進專業人才，并對在崗管理人員提供更多培訓的機會。要采取引導自學、現場指導和專業培訓等模式，促使檔案管理人員能力、素養等都實現提升。對培訓內容來說，也要盡量做到有針對性，與圖書資料檔案信息化管理工作要求相符，保證實現全面覆蓋的目標[4]。既要包括辦公室檔案管理信息化知識，也涉及計算機網絡知識、互聯網技術等，讓檔案管理員在培訓中轉變思想理念，充分認識到圖書資料管理的重要性，也能認真學習新知識和新技能，不斷提高自身管理水平，為圖書資料檔案信息化管理打牢人才基礎。

3 結語

總之，進入信息化時代后，在辦公室圖書資料管理中也開始應用計算機技術、網絡技術和數據庫技術。對此檔案管理人員也要跟上時代發展腳步，積極應用先進的信息技術，能夠熟練操作各種技術設施。同時還要構建辦公室圖書資料信息化管理平臺，逐步增加資金投入發揮信息技術的作用，優化軟硬件設施，并培養更多懂信息技術的檔案管理人才，確保圖書資料檔案信息化管理水平實現提升。